Die Rechnungsprüfung ist wichtig, um den Vorsteuerabzug für Ihr Unternehmen zu sichern.
Wir haben für Sie eine Checkliste für die Rechnungsprüfung zusammengestellt, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten können. Dadurch laufen Sie nicht Gefahr, einen wichtigen Punkt zu vergessen und wegen einer fehlerhaften Rechnung Ihr Recht zum Vorsteuerabzug zu verlieren.
1. Schritt: Formelle Prüfung
Hier müssen Sie überprüfen: Entspricht die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen?
Die Pflichtangaben sind:
| Angabe | Gesetzliche Vorschrift (DE) | Rechnung über 250€ (Stand: 2021) | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmens | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG | x | x |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG | x | |
| Steuer- oder UID-Nr. des leistenden Unternehmens | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG | x | |
| Ausstellungsdatum der Rechnung | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG | x | x |
| fortlaufende Rechnungsnummer | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG | x | |
| Menge und Art der Lieferung/Leistung | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG | x | x |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG | x | |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG | x | |
| anzuwendender Steuersatz | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG | x | x |
| Hinweis auf Steuerbefreiungen | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG | x | x |
| auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG | x | |
| Entgelt und USt in einer Summe | x |
Im Fall einer mangelnden sachliche Rechnungsprüfung können enorme finanzielle Risiken entstehen oder das Finanzamt kann Ihnen den Vorsteuerabzug verweigern.
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2. Schritt: Sachliche Prüfung
Im Anschluss an die formelle Prüfung erfolgt die sachliche Prüfung. Diese wird in der Regel von der Person erledigt, die auch die Ware/Dienstleistung empfangen hat. Dabei sollten Sie jedenfalls prüfen, ob die Rechnung gerechtfertigt und ob die Leistung ordnungsgemäß und frei von Mängeln erbracht worden ist. Auch Rechenfehler können vorkommen – deshalb müssen Sie auch darauf achten, ob der Einzelpreis und der daraus berechnete Gesamtpreis stimmt.
3. Schritt: Subprüfung
Dieser Schritt ist vor allem dann wichtig, wenn andere Personen im Unternehmen bei der Klärung und Freigabe der Rechnung miteingebunden wurden. In diesem Schritt sollte die Rücksprache mit diesen Personen erfolgen und eventuelle Fragen geklärt werden.
Unser Praxistipp: Mithilfe einer Buchhaltungssoftware können die Rechnungen bei Fragen den einzelnen Personen zugewiesen werden, auch wenn diese gerade nicht im Büro sind. Mit digitalen Finanz-Workflows bekommen Sie mehr Flexibilität und können Rechnungen schneller in den Freigabeprozess weiterleiten.
4. Schritt: Freigabe und Zahlung
Im letzten Schritt der Rechnungsfreigabe wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Bei größeren Rechnungsbeträgen können zudem weitere Genehmigungsschritte festgelegt werden.
Sie können mit dieser Checkliste zur Rechnungsprüfung sicherstellen, dass Sie keinen wichtigen Punkt übersehen haben. Wenn Sie lieber auf die digitale Rechnungsprüfung umsteigen wollen, weil Sie dadurch weniger Zeit verlieren und die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung nutzen möchten, ist die Buchhaltungssoftware domonda vielleicht das Richtige für Sie. Testen Sie unsere Software kostenlos und unverbindlich – oder vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.
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Auch in der Rechnungsprüfung!
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
