domonda Academy

Lektion 1:

Die Oberfläche im Überblick.
  • Dashboard
  • Belege
  • Offene Posten
  • Bank
  • Hochladen
  • Einstellungen
  • Academy

Der Menüpunkt Belege wird als Belegübersicht bezeichnet. Hier werden die Belege chronologisch nach Rechnungsdatum sortiert angezeigt.

Rote Belege: Beleg ist ausgelesen, allerdings fehlerhaft und es bedarf daher einer manuellen Nachbearbeitung.

Blaue Belege: Belege sind als bezahlt markiert.

Grüne Belege: Beleg ist ausgelesen, alle Merkmale sind vorhanden.

Gelber Balken (Trennen & Reorganisieren): Belege müssen kontrolliert werden und in die Verarbeitung gesendet werden. Der Balken erscheint z.B., wenn Rechnungen per Email an domonda weitergeleitet werden

Grauer Balken (in Verarbeitung): Belege werden derzeit verarbeitet und Daten werden ausgelesen, hier ist noch nichts zutun. Die Verarbeitung der Rechnungen dauert in der Regel 12/h – 24/h.

Gelbes Warndreieck: Es wurde ein mögliches Duplikat entdeckt. Durch klicken auf die Rechnung kann man in einem zweiten Tab das mögliche Duplikat öffnen und gegebenenfalls löschen.

“Punkte”: Die Punkte links unten auf einem Dokument stellen die Anzahl der Seiten dar.

Schloss: Dokumente, welche mit einem Schloss versehen sind, gelten als exportiert und an den Steuerberater übergeben. Es ist nicht mehr möglich sie zu bearbeiten und zu löschen.

INFO: domonda verfügt über eine automatische Duplikatserkennung, bei eindeutig identischen PDF-Dateien. In einem solchen Fall ist der Upload der Datei nicht möglich. Wird die Struktur des PDFs verändert ist ein erneuter Upload möglich, in einem solchen Fall tauchen die gelben Warndreiecke auf.

  • Kunde(n)/Lieferant(en)
  • Kategorie (Eingangs-, Ausgangsrechnung, Kassa, etc.)
  • Tags
  • Zeitraum
  • Rechnungsbetrag (von, bis)
  • Zahlungsstatus
  • Buchhaltungsexportstatus

 

Tipp: Durch die Filterfunktionen lassen sich sehr leicht und schnell Auswertungen über einen csv-Export machen.

Wie klappe ich das Menü aus?

Ganz oben links auf dem Bildschirm befindet sich das Logo von domonda. Direkt rechts daneben ist es möglich, über das Menü-Icon (3 rote Linien untereinander) das Menü zu öffnen oder zu schließen.

Lektion 2:

Bank- und Kreditkartenintegration.

Ein „Neuer Bankimport“ wird mit einem 2-stufigen Verifizierungsprozess durchgeführt, vergleichbar mit dem Login in das Online Banking. Einfach im Menüpunkt Banking rechts auf „BANKEINSTELLUNGEN“ klicken und unter “Bankverbindung hinzufügen” dem Wizard folgen. Das Bankkonto ist in weniger als 1 Minute angeschlossen.

  • Es werden die Banktransaktionen der letzten 12-Monate importiert

 

INFO: Es ist möglich mehrere Bankkonten in domonda anzuschließen.

Es ist möglich Kreditkartentransaktionen per csv in domonda einzuspielen.

Wie spiele ich die Transaktionen ein? Einfach die csv-Datei im Online Banking oder dem Kreditkartenportal herunterladen.

  1. Beim ersten mal machen wir das Import Setup, einfach dazu die csv-Datei an support@domonda.com senden.
  2. Alle weiteren Importe können dann direkt über den Button „NEUER CSV-DATEI IMPORT“ im Menüpunkt Banking gemacht werden.

 

WICHTIG: Die heruntergeladenen CSV-Dateien der Kreditkarte müssen konsistent sein, d.h. immer die gleichen Trennzeichen und Spaltenzuordnungen haben. Am Besten die Einstellungen beim Download nicht verändern und die Datei nicht öffnen vor dem Import.

INFO: Wie beim Bankkonto werden auch die Kreditkartentransaktionen mit den Belegen abgeglichen.

In unserem Blogbeitrag: Kreditkartenzahlungen in der laufenden Buchhaltung erfahrt Ihr mehr zum Thema Handling von Kreditkartenbelegen mit domonda.

Lektion 3:

Die Funktion des Beleguploads.

Menüleiste „Hochladen“

  • Auswahl des Belegkreises
  • Drag & Drop von PDF Dateien
  • alternativ: Auswahl eines Ordners mit Belegen aus dem Speicher
  • anschließend den Vorgang über das Icon “Dokumente überprüfen” den Vorgang abschließen

 

INFO:

  • Es können PDF und Bild-Dateiformate hochgeladen werden.
  • Duplikate werden schon in diesem Schritt automatisch erkannt.

 

Tipp: Meistens ist es einfacher, Belege direkt aus dem E-Mail-Postfach ohne Zwischenspeicherung an Domonda weiterzuleiten.

Menüleiste: „Einstellungen“ > „E-Mail Import“

Hier können Sie die eigenen domonda E-Mail-Adressen nachschlagen und kopieren. Jeder Belegkreis besitzt seine eigene E-Mail Import Adresse.

Nach dem Upload: Trennen und Reorganisieren.

Profi-TIPP 1: Teilen Sie Ihre E-Mail Adressen:

  • Bei Lieferanten direkt hinterlegen.
  • Automatische Weiterleitungen mittels Regeln im E-Mail Postfach einrichten.
  • Mitarbeitern eine persönliche Kreditkarten– oder Spesen-E-Mail-Adresse zuweisen.

 

Profi-TIPP 2: E-mail Betreffzeile nutzen für Tags und Buchungstexte

  • „#“ erzeugt einen Tag
  • „!“ erzeugt einen Buchungstext (sofern Ihr Buchhalter mit unserer Abacus-Integration arbeitet)
  • Beispiel: (Betreff) !Geschäftsessen Max Maier #Barauslage #Projekt Maier GmbH

 

Profi-TIPP 3:

Mit unserem Partner Get-My-Invoices können Sie problemlos Rechnungen aus über 4.500 Online Portalen automatisiert in domonda wandern lassen, um dort Zahlungsabgleiche und Vorkontierung vorzunehmen.

Fotografieren sie die Rechnungen gleich mit dem Smartphone. Wir empfehlen dazu für iOS Geräte Scannable und und für Android Scanbot. Die Belege können dann direkt in die Domonda Software importiert werden. Sogar ein Buchungstext oder eine Notiz bzw. ein Tag kann sofort vergeben werden, womit die Zuordnung zu Mitarbeitern oder Projekten ganz einfach möglich ist.

INFO E-mail Betreffzeile:

  • „#“ erzeugt einen Tag
  • „!“ erzeugt einen Buchungstext

Lektion 4:

Trennen & Reorganisieren von Belegen.

Jeder Upload, über die verschiedensten Kanäle landet in einer Umstrukturierungsgruppe. Die Umstrukturierungsgruppe wird in einem gelben Balken angezeigt und „Erfordert Aufmerksamkeit“. Sie dient als erste Kontrollinstanz und sollte regelmäßig angewendet werden, damit die Belege in die Verarbeitung gelangen.

  • Belegkreis auswählen
  • Seitenzahl bestimmen
  • Qualität überprüfen
  • Seiten trennen
  • Belege löschen

 

INFO: Bereits hochgeladene Belege können auch im Nachhinein erneut bearbeitet werden. „Belege Markieren“ > „Action Button“ (unten rechts) > „Umstrukturieren“.

Ein Beleg wird erst ausgelesen, wenn er in der Umstrukturierungsgruppe „angewendet“ wurde. Daher ist eine regelmäßige Kontrolle wichtig!

Lektion 5:

Die Belegansicht.

Tansaktionen hinzufügen

Hat das automatische Matching der Belege mit dem Bankkonto nicht geklappt kann eine Transaktion manuell dem Beleg zugeordnet werden.

 

In der Detailansicht eines Beleges werden die Informationen links neben der Großansicht des Beleges angezeigt. Im unteren Bereich der linken Spalte befindet sich das Feld “Transaktionen hinzufügen”. Wenn dieses Feld ausgewählt wird, öffnet sich ein Fenster, in welchem alle Transaktionen des Bankkontos und der Kreditkarten angezeigt werden. In der Volltextsuche ist es möglich, durch Eingabe bspw. der Rechnungsnummer oder des Partnernamen die Transaktionen zu filtern. Wurde(n) die zugehörige(n) Transaktion(en) gefunden, so kann/können diese ausgewählt werden. Über das blaue Icon “Transaktion hinzufügen” wird der Vorgang abgeschlossen und die Transaktion dem Beleg zugeordnet.

Falsch zugeordnete Transaktion:
Es ist möglich, die Verbindung zwischen Beleg & Transaktion wieder zu lösen. Hierzu kann man in der Detailansicht des Beleges durch klicken auf das rote “X” (direkt rechts neben der zugeordneten Transaktion) die Transaktion vom Beleg trennen.

BEZAHLUNG

Direkt aus der Applikation heraus Belege bezahlen, alle Informationen sind vorausgefüllt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Belege direkt zu bezahlen:

  1. In der Detailansicht des Beleges (Menüpunkt “Belege” -> auf Beleg klicken) lässt sich rechts neben dem Beleg (das zweite Feld von oben, in blauer Schrift) das Feld “Bezahlung” auswählen, über welches man in ein Drop-Down-Menü kommt. Dort ist es möglich, Zahlungsinformationen einzutragen oder zu ändern und anschließend über das Icon “Bezahlung” den Vorgang abzuschließen.
  2. Im Menüpunkt “Belege” kann man in der zweiten Zeile von oben Filter setzen. Wählt man in dieser das Feld “Zahlungsstatus” und den Status “nicht bezahlt”, filtert das System nach den allen noch offenen Rechnungen (Farbe = grün). Nachdem die gewünschten Belege markiert wurden (über den kleinen Kreis neben der Rechnungsnummer), öffnet sich rechts unten im Bildschirm ein Menü. Über die Aktion “Zahlungs-XML generieren” wird ein Fenster geöffnet, in welchem Zahlungsinformationen eingetragen bzw. geändert werden können. Über das Icon “generieren” kann der Vorgang abgeschlossen werden.
  3. Im Menüpunkt “Offene Posten” sollte zunächst nach den Verbindlichkeiten gefiltert werden (indem in der Filterleiste das Feld “Forderungen abgewählt wird). Nachdem die gewünschten offenen Posten ausgewählt wurden, kann über das Icon Aktionen (grauer Schraubenschlüssel in der Filterleiste ganz rechts) eine “Zahlungs-XML” generiert werden. Auch hier öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem die Zahlungsinformationen eingetragen bzw. geändert werden können. Über das Icon “generieren” kann der Vorgang abgeschlossen werden.

 

KOMMENTAR

Erleichtert die Kommunikation in der Organisation.

In der Detailansicht des Beleges (Menüpunkt “Belege” -> gewünschten Beleg anklicken) gibt es die Möglichkeit, Kommentare zu einem Beleg hinzuzufügen, um die interne Kommunikation der Organisation zu erleichtern. Dazu rechts neben der Großansicht des Belegs unten in das Feld “Bemerkung hinzufügen” die gewünschte Information eintragen und Enter drücken. Die anderen User können die Bemerkung anschließend sehen und auf jene reagieren.

TAGS

Ermöglichen eine Kategorisierung z.B. nach Projekt oder Kostenart, dies erleichtert in späterer Folge das Suchen und Filtern der Belege.

Tags ermöglichen es, den Beleg einer bestimmten Kategorie einzuordnen. Beispielsweise können Tags für Projekte, Kostenarten oder Ähnliches vergeben werden. Dies erleichtert in weiterer Folge das Suchen und Filtern der Belege.

In der Detailansicht des Beleges (Menüpunkt “Belege” -> gewünschten Beleg anklicken) gibt es die Möglichkeit, Tags hinzuzufügen. Auf der linken Seite neben der Großansicht des Beleges werden die Detailinformationen angezeigt.. Das zweite Feld von oben (unter “Kategorie”) bietet die Möglichkeit einen Tag hinzuzufügen. Es können entweder bereits bestehende Tags ausgewählt, oder neue hinzugefügt werden. Um einen Tag hinzuzufügen, einfach die gewünschte Bezeichnung (bspw. “Projekt XY”) eintragen und über “ Projekt XY erstellen” abschließen. Der Tag wird direkt übernommen.

Im Anschluss daran, besteht die Möglichkeit in der Belegübersicht (Menüpunkt “Belege”) in der Filer-Leiste nach Tags zu filtern. Wird hier bspw. der Tag “Projekt XY”auswählt, werden alle Belege angezeigt, bei welchen jener Tag vergeben wurde.

Auswahl an Belegen treffen (durch Filter oder Suche) und über den „Action Button“ die Belege „Bearbeiten“.

Mögliche Aktionen:

  • Kategorie
  • Multi-Tagging
  • Zahlungsstadien vergeben
  • Trennen & Reorganisieren
  • Download, Export

 

Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Belege gemeinsam zu bearbeiten. Im Menüpunkt “Belege” trifft man eine Auswahl an Dokumenten und wählt anschließend im Menü unten rechts die Kategorie “Bearbeiten” aus. Es öffnet sich im Anschluss daran ein Fenster, in welchem nun Kategorien, Tags und Zahlungsstatus vergeben werden können. Die eingegeben Daten werden daraufhin automatisch übernommen.

 

domonda Download:

  • Übermittlung an den Steuerberater
  • Weiterverarbeitung in anderen Systemen (z.B. VScore, MeetAdam)
  • Auswertungen

 

Mögliche Download-Formate:

  • PDF-Datei (Belegbilder)
  • CSV-Datei
  • BMD-Dokumente (Eine für BMD-Steuerberater optimierte CSV-Datei)
  • DATEV-XML (Eine für DATEV-Steuerberater optimierte XML-Datei)

 

INFO: Auch vergebene Tags werden in einer eigenen Spalte exportiert.

ACHTUNG: Über den Menüpunkt „Buchhaltung Export“ lassen sich die selben Download Aktionen wie über „Herunterladen“ starten. Allerdings ist es danach nicht mehr möglich die Dokumente zu bearbeiten oder zu löschen.

Lektion 6:

Bank und Offene-Posten-Liste.

Unter dem Menüpunkt „Bank“, werden die Transaktionslisten der angeschlossenen Banken und Kreditkarten angezeigt.

Neues Bankkonto verbinden: Unter „Bankeinstellungen“ lassen sich neue Bankkonten hinzufügen.

Die einzelnen Transaktionen werden laufend mit den Belegen abgeglichen und gematched.

Wenn eine Transaktion angeklickt wird, öffnet sich eine Drop-Down-Anzeige. In dieser werden die Transaktionsdetails und die zugeordneten Dokumente angezeigt.

Über die Filterleiste lassen sich die Auswahl an Transaktionen einschränken.

Transaktionen herunterladen: Transaktionen stehen auch als Download bereit, indem eine Auswahl an Transaktionen getroffen wird und anschließend über das Icon Aktionen (blauer Schraubenschlüssel) auf “Herunterladen” geklickt wird.

 

In der Offenen-Posten Liste können Zahlungs XML-Dateien generiert werden. Die generierte XML-Datei kann dann ins Online Banking eingespielt werden. Dies ist ein sehr einfacher und zeitsparender Weg um mehrere Eingangsrechnungen innerhalb von wenigen Minuten zu bezahlen.

Zahlungs XML erstellen: Im Menüpunkt “Offene Posten” sollte zunächst nach den Verbindlichkeiten gefiltert werden (indem in der Filterleiste das Feld “Forderungen abgewählt wird). Nachdem die gewünschten offenen Posten ausgewählt wurden, kann über das Icon Aktionen (grauer Schraubenschlüssel in der Filterleiste ganz rechts) eine “Zahlungs-XML” generiert werden. Im nächsten Schritt öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem die Zahlungsinformationen eingetragen bzw. geändert werden können. Über das Icon “generieren” kann der Vorgang abgeschlossen werden.

 

In der OP-Liste besteht die Möglichkeit, für verschieden Lieferanten Zahlungsvoreinstellungen mit gewissen Regeln zu hinterlegen. Es lassen sich beispielsweise Fälligkeiten und Skonti definieren.

Diese Voreinstellungen werden neuen Rechnungen direkt zugeordnet und in der OP-Liste und XML-Datei berücksichtigt.

Nachdem jene Posten markiert wurden, welche bezahlt werden sollen, kann man über das Icon Aktion (grauen Schraubenschlüssel) oben rechts eine “Zahlungs-XML” generieren. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in welchem die einzelnen Zahlungen aufgelistet werden. Hier ist es möglich, jeder Zahlung eine Zahlungsvoreinstellung zuzuweisen bzw. eine hinzuzufügen.

 

Fragen zur Belegverarbeitung

Digitale Belege können einfach per Email, »drag’n’drop« oder von einem lokalen Ordner importiert werden. Papierbelege werden am Besten von einem von uns empfohlenen Dokumentenscanner digitalisiert und direkt in den entsprechenden Belegkreis importiert. Unterwegs kann man per mobiler Scan-App auch ein Foto des Belegs machen.

Ja, wir können Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Verrechnungskonten und Kassen im System anlegen und entsprechend verarbeiten.

Fragen zur Bankintegration

Mandanten können Ihre Bankkonten direkt in unserer App anbinden. Wir greifen dazu auf einen Service eines nach PSD2-Richtlinie regulierten Drittanbieters zurück. Es ermöglicht den Unternehmen, mit ihrem bestehenden Verfüger und Passwort direkten Zugriff auf ihre Banktransaktionen innerhalb der domonda App.

Durch das automatische Auslesen der Rechnungsmerkmale können die Belege tagesaktuell mit den Banktransaktionen abgeglichen werden. Durch intelligente Suchalgorithmen werden verschiedene Kriterien auf den Belegen mit den Transaktionen abgeglichen und zugeordnet. Im Ergebnis entsteht eine tagesaktuelle Offene-Posten-Liste ohne Eingriff eines Buchhalters. So schaffen Sie als Steuerberater Mehrwert ohne Mehrarbeit.

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