Die einfache Spesenabrechnung ist da!

„Jetzt fehlt uns von Herrn Huber wieder eine Tankrechnung für die Spesenabrechnung.“ oder „Die Rechnungen habe ich alle letzte Woche per Post zugeschickt.“ sind Sätze die bei Spesenabrechnungen häufig fallen. Um zu verhindern, dass Rechnungen verschwinden bieten wir von domonda eine einfache Lösung für das Problem bei Spesenabrechnungen.

Inhaltsverzeichnis

Zuerst kommt das Sammeln

Jede Spesenabrechnung beginnt mit dem Sammeln und Erfassen der Rechnungen. Für die meisten Mitarbeiter sind diese ersten Schritte schon eine Hürde die Rechnungen überhaupt zu sammeln. Anschließend müssen alle Belege mit der Übersicht an die Buchhaltung oder die Lohnabteilung geschickt werden um schlussendlich im nächsten Schritt auf das Konto des Mitarbeiters zu überweisen. Bei jedem diese Schritte kann es passieren, dass Rechnungen verloren gehen und somit die Spesenabrechnung nicht mehr komplett ist.

 

Wie funktioniert das bei domonda?

Bei domonda kann jeder Mitarbeiter seine Rechnungen direkt per E-Mail an die App senden. Dazu wird in domonda pro Mitarbeiter ein Belegkreis angelegt mit dem automatisch eine eigene E-Mail-Adresse verbunden ist. Nun braucht der Mitarbeiter nur mehr die Rechnung sofort nach Erhalt mit dem Handy fotografieren und gleich per E-Mail wegschicken. Damit ist gewährleistet, dass die Rechnung nicht irgendwo verloren geht oder völlig zerknittert und unleserlich in der Mappe für die Spesenabrechnung landet.

Die Buchhaltung kann nun alle Rechnungen des Mitarbeiters kontrollieren und erhält auch gleichzeitig eine Summer aller Rechnungen und überweist diese einfach über die Bank. Anschließend werden die Rechnungen als „Abgerechnet“ markiert um zu verhindern, dass sie doppelt bezahlt werden. Zusätzlich kann der Mitarbeiter online nachschauen welche Rechnungen er bereits hochgeladen hat und auch schon ausbezahlt wurden.

Damit gibt es keine Ausreden mehr warum die Rechnung für die Spesenabrechnung nicht da ist. Denn das Handy ist sicher immer mit dabei und somit auch die Kamera um ein Foto von der Rechnung zu machen. Gerne erklären wir Ihnen die Einrichtung und den Ablauf der Spesenabrechnung über domonda bei einer Online-Demo.

 

Profitipp:

Fotografieren sie die Rechnungen gleich mit dem Smartphone. Wir empfehlen dazu für iOS Geräte Scannable und für Android Scanbot. Die Belege können dann direkt in die domonda Software importiert werden. Sogar ein Buchungstext oder eine Notiz bzw. ein Tag kann sofort vergeben werden, womit die Zuordnung zu Mitarbeitern oder Projekten ganz einfach möglich ist.

Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

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domonda ist die innovative virtuelle Finanzabteilung für Unternehmen. In unserem Blog schreiben wir über Wichtiges und Lesenswertes zu Steuerthemen, Finanzen und Digitalisierung von Finanzprozessen für Unternehmen.

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