• 2. September 2019

Finanzmanagement-Software erfolgreich einführen

Finanzmanagement-Software erfolgreich einführen

Finanzmanagement-Software erfolgreich einführen 1024 683 Domonda

Wie Sie erfolgreich eine Finanz­management-Software einführen

Veränderungs­resistenz als Unternehmens­realität

Es gibt kaum ein Unternehmen, das sich nach außen hin nicht gerne als agil, digital und veränderungsbereit  darstellt. Die Realität schaut aber oftmals anders aus. Es ist nur eine allzu menschliche Reaktion, dass auf Veränderungen zumindest kurzfristig ein Widerwille eintritt. Doch Digitalisierung erfordert im höchsten Maße Veränderungsbereitschaft. Was können Führungskräfte und digitale Sympathisanten eines Unternehmens dazu beitragen, dass zum Beispiel eine Finanzmanagement-Software in der Finanzabteilung, aber auch bereichsübergreifend gut angenommen wird? Wir haben für Sie die wichtigsten Tipps aus unserer Praxiserfahrung zusammengestellt.

1. Stakeholder bereits während der Evaluierung mit­einbeziehen

Als Projektverantwortlicher für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung und Finanzprozesse werden Sie wahrscheinlich mehrere Lösungen anhand eines Anforderungskatalogs miteinander vergleichen. Leisten Sie die Evaluierungsarbeit nicht im stillen Kämmerchen. Teilen Sie mit wichtigen Stakeholdern – das sind Entscheider, aber auch die zukünftigen Nutzer – zwischendurch mal informell, wie sich Ihnen der Markt darbietet. So verhindern Sie, dass Ihre bevorzugte Entscheidung für eine Software-Lösung als Alleingang empfunden und in Frage gestellt wird. Objektive Kriterien bei der Software-Auswahl reichen nicht immer aus. Es bedarf diplomatisches Geschick und Fingerspitzengefühl, wenn teamübergreifende Prozesse betroffen sind.

2. Anwender­freundliche Finanz­management-Software einführen

Die Anwenderfreundlichkeit der Finanzmanagement-Software ist neben den Kosten, des Funktionalitätsumfangs und der Integration mit Drittsystemen eines der wichtigsten Auswahlkriterien. Die einfache Benutzung der Lösung entscheidet vor allem langfristig über die Akzeptanz der digitalen Prozesse. Daher sollte das Kriterium entsprechend hoch gewichtet sein. Eine exzellente Finanzmanagement-Plattform zeichnet sich dadurch aus, dass sie Best Practice Prozesse in Software gegossen hat und der Anwender die einzelnen Arbeitsschritte intuitiv richtig durchführen kann.

3. Effektives Mitarbeiter-Onboarding organisieren

Doch auch die beste Finanzmanagement-Software erfordert das Mitarbeiter eine gute Einschulung erhalten und ein Verständnis entwickeln, welche Ziele verfolgt werden. Je nach Projekt- und Unternehmensgröße können die Onboarding-Initiativen unterschiedlich intensiv ausfallen. Software-Anbieter, die sowohl jederzeit abrufbare Online-Trainings, als auch unternehmensspezifische Workshops anbieten, sind klar im Vorteil.

4. Regelmäßige Begleit­kommunikation sicherstellen

Vor allem zu Beginn der Digitalisierung Ihrer Finanzprozesse ist eine regelmäßige Begleitkommunikation empfehlenswert. Auch wenn alle Stakeholder überzeugt wurden und die Finanzmanagement-Software bereits eingesetzt wird, ist der langfristige Projekterfolg noch nicht erzielt. Damit die digitalen Prozesse zu einer gelebten Selbstverständlichkeit werden, braucht es transparente Kommunikation an alle, wenn mal etwas nicht so läuft, wie vorgesehen. Es braucht aber auch eine motivierende Wirkung, damit sich alle Beteiligten an ihrem Beitrag zu einer unternehmenswichtigen Veränderung erfreuen können. Veröffentlichen Sie daher intern ausgewählte Kennzahlen und Erfolgsbeispiele, welche die Vorteile der Digitalisierungsmaßnahme verdeutlichen.

5. Kern-Team um digitale Dienstleister ergänzen

In den meisten Unternehmen wird die Finanzabteilung durch externe Dienstleister, sei es für einzelne operative Services oder die Steuerberatung, ergänzt. Eine Finanzmanagement-Software kann bei der Zusammenarbeit mit externen Experten enorme Synergiepotenziale freilegen. Achten Sie darauf, dass die Digitalisierungsmaßnahmen von ihren externen Partnern mitgetragen werden.

Neugierig geworden?

Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit uns!