Digitale Buchhaltung oder die Eleganz des papierlosen Büros

Schluss mit der Zettelwirtschaft: Die Eleganz des papierlosen Büros

Der Arbeitsalltag eines Accounting Mitarbeiters

Kommt Ihnen das bekannt vor? Alle paar Wochen ist ein Office oder Accounting-Mitarbeiter schwer beschäftigt. Mit Belegen, Rechnungen, Ordnern, Listenvergleichen, Abstimmungen mit Kollegen wegen fehlenden Dokumenten und der begleitenden Kommunikation mit dem Steuerberater. Online-Rechnungen werden ausgedruckt und abgelegt. Das Management bringt noch mehr Belege nach, die irgendwo in Laden und Taschen gesammelt wurden, obwohl die Erfassung laut interner Prozessdefinition doch laufend erfolgen sollte. Das papierlose Büro ist in vielen Unternehmen noch nicht angekommen. Zwar stimmt am Ende alles und die buchhalterische Ordnung ist hergestellt – wie jedes Mal. Der Accounting-Mitarbeiter geht die nächsten Tage verdienterweise wieder etwas früher aus dem Büro. Aber als Außenstehender ist man vielleicht verleitet mangelnde Organisation zu unterstellen. Doch Vorsicht! In den meisten Fällen sind die Strukturen sehr gut aufgesetzt und bestens verwaltet. Eine große Anzahl an physischen Dokumenten lässt sich eben nur mit Aufwand managen.

Mit digitaler Buchhaltung zum papierlosen Büro

Die Lösung um der Zettelwirtschaft ein Ende zu setzen, sind digitale Arbeitsprozesse. Anwenderfreundliche Lösungen wie domonda ermöglichen es Mitarbeitern, aber auch ganzen Teams ihre Belege und Rechnungen digital zu erfassen, womit sie zu einem papierlosen Büro beitragen.

    • Die Suche oder Nachbearbeitung von Belegen erfolgt im System auf Knopfdruck.
    • Kontrollen und die Feststellung wodurch Differenzen entstanden sind, leistet eine gute Buchhaltungssoftware automatisch.
    • Die Kommunikation zu Belegen kann ebenfalls in der Software übersichtlich abgebildet werden. Ein schwer zuordenbarer Beleg wird einem Kollegen einfach mit der Bitte um Kommentar zugewiesen. Dieser kann von seinem Schreibtisch aus darauf reagieren, nämlich dann wenn er Zeit hat.
    • Workflows unterstützen dabei, dass Rechnungen ohne Unterschriftenmappe freigegeben werden können.

Accounting-Mitarbeiter erhalten durch eine Finanzsoftware ein Cockpit, dass sie in ihrer operativen Tätigkeit und in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit wesentlich entlastet. Aber auch die Geschäftsführung profitiert von tagesaktuellen Dashboards und aussagekräftigen Finanzprognosen.

Wer gibt den Anstoss für die Digitalisierung von Finanzprozessen?

Dank der Verfügbarkeit leistungsstarker SaaS-Lösungen sind digitale Finanzprozesse für Unternehmen jeder Größe leistbar und leicht zu realisieren. Ein großer Implementierungsaufwand entfällt und durch die intuitive, auf Kernfunktionalitäten beschränkte Software entfällt ebenso der zeitintensive Schulungsaufwand.

Auch wenn der Mittelstand im deutschsprachigen Raum zahlreiche Prozesse automatisiert, hat die Geschäftsführung ihre interne Finanzorganisation oft noch gar nicht am Radar. Mag sein, dass es an fleißigen Mitarbeitern liegt, die sich die mühsame Arbeit als solche nicht anmerken lassen. Doch die Digitalisierung von Finanzprozessen erhöht nicht nur den Arbeitskomfort, sondern ist vor allem eine Kostenfrage. Mit der richtigen Software zur vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsverwaltung können mit einem papierlosen Büro je nach Unternehmensstruktur 30-70% Kosten eingespart werden. Es werden Ressourcen für andere Tätigkeiten frei und die höhere Transparenz verhindert zum Beispiel das Verpassen von Skontofristen.

Sollten Unternehmer nicht bereits von ihren Mitarbeitern auf die Möglichkeiten einer Finanzsoftware hingewiesen worden sein, sollten Sie den Anstoss unbedingt selber geben. Es gibt keinen Grund mehr länger zu warten und die Zettelwirtschaft fortzusetzen.

Über den Autor

Mathias Kimpl

Mathias Kimpl

Mathias verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Tech- und Marketingumfeld. Zu seinen beruflichen Stationen zählten u.a. WPP Wunderman, Nokia und die ÖBB. Zusammen mit DB Schenker hat Mathias als CEO ein E-Commerce Startup aufgebaut.
Als CEO von domonda hat er es sich zur Aufgabe gemacht die Buchhaltung zu digitalisieren.

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domonda ist die innovative virtuelle Finanzabteilung für Unternehmen. In unserem Blog schreiben wir über Wichtiges und Lesenswertes zu Steuerthemen, Finanzen und Digitalisierung von Finanzprozessen für Unternehmen.

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