Rechnungen digital freigeben
Wickeln Sie Rechnungsprüfungen und Zahlungsfreigaben nachvollziehbar und effizient online ab. Weisen Sie Belege anhand von Regeln automatisch den richtigen Arbeitsschritten und Mitarbeitern zu. Legen Sie zudem zielgenau fest wer welche Informationen einsehen darf.
Profitieren Sie von einer optimierten digitalen Zusammenarbeit im Team!
Digitale Rechnungsfreigabe
Wickeln Sie Ihre Rechnungsfreigaben online, nachvollziehbar und effizient ab. Durch Arbeitsschritte stellen Sie sicher, dass Rechnungen vorab definierte Prüfschritte durchlaufen.
Digitale Freigaben mit einem Klick
Belege können von dem zuständigen Mitarbeiter mit einem Klick freigegeben werden. Wenn etwas zu beanstanden ist, kann der Beleg mit einem Kommentar in den vorherigen Arbeitsschritt zurückgeschickt werden.
Prüfschritte definieren
Stellen Sie sicher, dass alle Belege bestimmte formelle und inhaltliche Prüfungen durchlaufen bevor sie zur Zahlung freigegeben und verbucht werden.
Überblick & Kontrolle
Durch praktische Filterfunktionen in der Belegübersicht können sie jederzeit überprüfen, welche Belege sich in welchem Arbeitsschritt befinden.
Tipp: Viele praktische Funktionen in domona, wie etwa die automatische Belegauslese, unterstützen Sie dabei, Ihren Arbeitsaufwand pro Geschäftsfall zu minimieren.
Optimale Verfahrensdokumentation
Jeder Arbeitsschritt, alle Freigaben und die gesamte Belegkommunikation wird in domonda dokumentiert und ist so jederzeit nachvollziehbar.
Verfahrensdokumentation
Der gesamte Bearbeitungs-Prozess wird für jeden Beleg dokumentiert. So wissen Sie jederzeit wer wann welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat.
Zusatzinformationen festhalten
Hinterlassen Sie Kommentare bei Belegen und Freigaben, um Zusatz-Informationen festzuhalten oder Rückfragen an Kollegen zu tätigen.
Historie exportieren
Die Verfahrensdokumentation und Ihre Kommentare können bei Beleg-Exporten im PDF-Format als Anhang hinzugefügt werden.
Prüfungssicheres Archiv
Prüfungssichere Archivierung Ihrer Belege.
Zielgenaues Rechtemanagement
Stellen Sie eine effiziente Zusammenarbeit in größeren Teams sicher. In domonda können Sie für jeden Mitarbeiter personalisierte Rechte & Ansichten zuweisen.
Hierachiestufen zuweisen
Legen Sie fest, welche Befugnisse Ihre Teamkollegen haben. So können Sie etwa festlegen, welche Mitarbeiter grundsätzlich Bankkonten und Buchhaltungsfunktionen einsehen dürfen.
Arbeitsschritte, Dokumente und Genehmigungen zuweisen
Legen Sie fest, für welche Arbeitsschritte, Dokumentkategorien und Rechnungsfreigaben eine MitarbeiterIn zuständig ist. So sieht die MitarbeiterIn nur die jeweils relevanten bzw. zwingend notwendigen Belege und Informationen.
Automatische Benachrichtigungen
Team-Mitglieder werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn
- Belege in den Arbeitsschritt gelangen, für welche Sie zuständig sind,
- sie in einem Kommentar erwähnt wurden oder
- wenn eine Genehmigungsanfrage an sie gerichtet wird.
Die relevanten Belege sind in der E-Mail verlinkt und können mit einem Klick geöffnet werden.
Beispiele für Nutzerrollen
Beispiele für die zielgenaue Zuweisung von Zugriffsrechten und Rollen.
Ihrer eigenen Definition von Nutzern sind in domonda fast keine Grenzen gesetzt.
Außendienstmitarbeiter
Ein Außendienstmitarbeiter lädt seine Reisebelege in domonda hoch. Ihm steht eine Übersicht über die Belege, welche er selbst hochgeladen hat, zur Verfügung.
Sachbearbeiter
Ein Sachbearbeiter prüft hochgeladene Belege, kann fehlende Belegdetails eintragen und Eingangsrechnungen nach Ihrer Freigabe bezahlen. Er sieht alle Eingangsrechnungen und hat Zugriff auf zumindest ein Bankkonto.
Interner Buchhalter
Ein Buchhalter kann die Belege vorkontieren und Buchhaltungsexporte durchführen. Er hat auf alle Belege und Zahlungskonten Zugriff.
Abteilungsleiter
Der Abteilungsleiter kann Belege zur Zahlung freigeben. Er sieht alle Belege seiner Abteilung und profitiert von einem praktischen Finanz-Dashboard.
Regelbasierte Freigaben einrichten
Bei der Definition von Prüfschritten und Freigaben sind Ihrem Unternehmen fast keine Grenzen gesetzt. Regelsätze erlauben die Automatisierung von Arbeitsschritten.
Freigaben nach Belegkategorie, Kostenstelle, etc. differenzieren
Unterschiedliche Belegkategorien (Aus- und Eingangsrechnungen, Kreditkartenbelege,…) bzw. unterschiedliche Projekte und Abteilungen erfordern oft differenzierte Freigaberegeln.
Die Zuordnung von Belegen zum richtigen Workflow erfolgt nach den von Ihnen definierten Regeln automatisch.
Gruppenfreigaben
Legen Sie fest, dass für einen bestimmten Arbeitsschritt die Freigabe von mehr als einer Personen erfolgen muss. So kann etwa das 4 Augen Prinzip gut abgebildet werden.
Grenzbeträge festlegen
Legen Sie fest, ab welchem Betrag Belege eines zusätzlichen Freigabeschrittes bedürfen.
Vertretungsbefugnisse festlegen
Sichern Sie ab, dass alle Belege selbst bei Ausfall eines Mitarbeiters weiter bearbeitet werden.
Beispiele für automatisierbare Arbeitsschritte
- Ein Beleg wird anhand der verwendeten E-Mail-Empfangsadresse (z.B. er+IhreFirma@domonda.com) automatisch der Dokumenten-Kategorie Eingangsrechnungen zugewiesen.
- Rechnungen über 5000€ werden in einem weiteren Arbeitsschritt automatisch noch dem Geschäftsführer zur Freigabe vorgelegt.
- Rechnungen, bei welchen formell alle Rechnungsdetails vorhanden sind, wandern automatisch in den nächsten Arbeitsschritt
- Mitarbeiter B vertritt Mitarbeiter A im Falle einer längeren Abwesenheit.
Machen Sie sich selbst ein Bild. Testen Sie die digitale Rechnungsfreigabe in domonda kostenlos und unverbindlich.
domonda Features im Überblick
Intelligentes Belegmanagement
Sammeln Sie Ihre Rechnungen in domonda und profitieren Sie von einer automatischen Auslese aller Belegdaten mittels künstlicher Intelligenz. Durch umfassende Filter- und Suchfunktionen finden Sie Belege schnell wieder.
Digitale Rechnungsfreigaben
Wickeln Sie Rechnungskontrollen und Freigaben digital, nachvollziehbar und prüfungssicher ab. Mehrstufige, regelbasierte Freigaben mittels Workflows abbilden. Zielgenaues Rechte- und Rollensystem für Ihr Team.
Effiziente Zahlungsabwicklung
Durch die Bankintegration können Rechnungen direkt aus domonda bezahlt und weiterverarbeitet werden. Erstellen Sie SEPA XMLs und hinterlegen Sie Zahlungvoreinstellungen für Ihre Geschäftspartner.
Tagesaktuelle Offene Posten
Behalten Sie den Überblick über Forderungen, Verbindlichkeiten und fehlende Belege. Automatische Zuordnung von Rechnungen und Transaktionen. Anbindung mehrerer Bankkonten und Zahlungsdienstleister (Paypal,…) möglich.
Smarte Buchhaltung
Ihre Belege erhalten einen automatische Buchungszeilen (doppelte Buchhaltung). Kontieren Sie Ihre Belege direkt in domonda. Exportieren Sie Ihre Daten für DATEV, BMD und andere Systeme.
Finanz Dashboard
Behalten Sie Ihre Finanzkennzahlen im Überblick: Verbindlichkeiten, Forderungen, Liquidität,… werden auf einem Dashboard übersichtlich dargestellt. Zudem erinnert Sie das Task Widget an unerledigte Aufgaben in domonda.