Rechnungsfreigaben und Workflows

Kontrollieren Sie Ihre Ausgaben und Rechnungen digital. Einfaches Hinterlegen von mehrstufigen, regelbasierten Prüfschritten. Stellen Sie Compliance durch Workflows sicher.

Praktische Funktionen wie das Teilen von Belegen und das Markieren von Kollegen erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.

Digitale Freigaben

Ausgabenkontrolle prüfungssicher und nachvollziehbar abwickeln. Compliance durch sichere Workflows garantieren.

Ausgaben kontrollieren und freigeben

Belege können von dem zuständigen Mitarbeiter mit einem Klick freigegeben werden. Wenn etwas zu beanstanden ist, kann der Beleg mit einem Kommentar in den vorherigen Arbeitsschritt zurückgeschickt werden.

Mehrstufige Freigabeschritte

Stellen Sie sicher, dass Belege formelle und inhaltliche Prüfungen durchlaufen.

Sichere Workflows

Legen Sie fest, dass bestimmte Arbeitsschritte (z.B. die Zahlung eines Beleges) erst nach einer erfolgten Freigabe möglich sind. Sperren Sie die Änderungsrechte an Belegen nach erfolgter Freigabe.

Optimale Verfahrensdokumentation

Jeder Arbeitsschritt und die gesamte Belegkommunikation wird in domonda dokumentiert und ist so jederzeit nachvollziehbar.

Verfahrensdokumentation

Der gesamte Bearbeitungsprozess wird für jeden Beleg dokumentiert. So wissen Sie jederzeit, wer wann welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat.

Audit Trail exportieren

Die Verfahrensdokumentation inkl. der Team-Kommentare können bei Beleg-Exporten als Anhang hinzugefügt werden.

Prüfungssicheres Archiv

Prüfungssichere, GOBD-konforme Archivierung Ihrer Belege.

Im Team effizient zusammenarbeiten

Klären Sie offene Fragen rund um Belege so schnell wie nie zuvor.

Überblick & Kontrolle behalten

Ihre Team-Mitglieder behalten den Überblick über an sie zugewiesene Freigaben dank automatischer Benachrichtigungen per E-Mail und einer Task-Übersicht in der App.

Mehrere Firmen verwalten

Verwalten Sie diverse Tochterunternehmen über domonda über einen Zugriff.

Nutzer markieren

Markieren Sie Ihre Kollegen in einem Kommentar, um eine schnelle Rückmeldung zu erhalten.

Dokumente mit Externen teilen

Erstellen Sie einen teilbaren Link oder laden Sie externe Nutzer ein, um Rückfragen und Beleg-Korrekturen effizient abzuwickeln.

Automatische Genehmigungsanfragen

Einfache Einrichtung von regelbasierten Freigabeschritten.

Assistent für die Einrichtung von regalbasierten Workflows

Weisen Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien (Kostenstelle, Lieferant,…) automatisch den richtigen Genehmigern bzw. Sachbearbeitern zu.

Gruppenfreigaben

Stellen Sie Genehmigungsanfragen an von Ihnen erstelle Gruppen.

Konditionale Freigabenschritte

Fügen Sie etwa ab einem definierten Grenzbetrag (z.B. 5000€) oder bei einem bestimmten Lieferanten einen weiteren Freigabeschritt durch den Geschäftsführer hinzu.

Beispiele für automatisierbare Arbeitsschritte

Rechnungen über 5000€ werden in einem weiteren Arbeitsschritt automatisch zusätzlich dem Geschäftsführer zur Freigabe vorgelegt.
Rechnungen, bei welchen formell alle Rechnungsdetails vorhanden sind, wandern automatisch in den nächsten Arbeitsschritt.
Ein Beleg wird anhand des Empfängers dem richtigen Mandanten zugewiesen. (nur ein Posteingang notwendig)

Belege sammeln & digitalisieren

Behalten Sie einen Überblick über alle Rechnungen & sonstigen Dokumente

Automatische Belegauslese mit KI

Auslese aller erforderlichen Rechnungsmerkmale samt automatischer Duplikatserkennung. Auslese von Zusatzfeldern wie Bestellnummer, Bestelldatum, Lieferdatum und Leistungszeitraum.

100% Vollständigkeitsprüfung durch Mitarbeiter von domonda

Wir kontrollieren, ob Ihre Belege komplett ausgelesen wurden und holen fehlende Auslesung manuell nach.

Ausgaben kategorisieren

Weisen Sie Ausgaben Kategorien, Tags, Kostenstellen,… zu diese zu bestimmten Projekten, Abteilungen,… zuzuweisen

Zielgenaues Rechtemanagement

Stellen Sie eine effiziente Zusammenarbeit in größeren Teams sicher.

Rollen und Vertretungsbefugnisse zuweisen

Legen Sie fest, welche Mitarbeiter etwa Bankkonten und Buchhaltungsfunktionen einsehen dürfen.

Benutzergruppen erstellen

Erstellen Sie Gruppen von Mitarbeitern (z.B. alle Geschäftsführer) nach Ihren eigenen Kriterien. An diese können Sie etwa Genehmigungsanfragen stellen.

Arbeitsschritte und Dokumente zuweisen

Steuern Sie zielgenau, zu welchen Belegen ein Teammitglied Zugriff hat.

Beispiele für Nutzerrollen

Beispiele für die zielgenaue Zuweisung von Zugriffsrechten und Rollen.
Ihrer eigenen Definition von Nutzern sind in domonda fast keine Grenzen gesetzt.

Außendienstmitarbeiter

Ein Außendienstmitarbeiter lädt seine Reisebelege in domonda hoch. Ihm steht eine Übersicht über die Belege, welche er selbst hochgeladen hat, zur Verfügung.

Sachbearbeiter

Ein Sachbearbeiter prüft hochgeladene Belege, kann fehlende Belegdetails eintragen und Eingangsrechnungen nach Ihrer Freigabe bezahlen. Er sieht alle Eingangsrechnungen und hat Zugriff auf zumindest ein Bankkonto.

Interner Buchhalter

Ein Buchhalter kann die Belege vorkontieren und Buchhaltungsexporte durchführen. Er hat auf alle Belege und Zahlungskonten Zugriff.

Abteilungsleiter

Der Abteilungsleiter kann Belege zur Zahlung freigeben. Er sieht alle Belege seiner Abteilung und profitiert von einem praktischen Finanz-Dashboard.

Sie möchten Ihre Rechnungsprüfung digital und effizient abwickeln? Wir beraten Sie gerne!

Digitalisieren Sie Ihre Rechnungsworkflows

Individuell anpassbar. Optimale Zusammenarbeit im Team. Einfache Implementierung.

Belegeingang

Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital verwalten und archivieren.

Smarte Automatisierungen

Belegauslese, Zuordnung von Transaktionen, Kontierung,…

Digitale Rechnungsprüfung

Mehrstufige, regelbasierte Freigaben. Vertretungsbefugnisse festlegen,…

Zahlungen effizient abwickeln

Tagesaktuelle Offene Posten Übersicht. Sepa-XML erstellen,…

Buchhaltung optimal vorbereiten

One-Click Monatsabschluss. Belege smart kontieren (inkl. Kostenstellen).