Rechnungen digital freigeben
Wickeln Sie Rechnungsprüfungen und Zahlungsfreigaben nachvollziehbar und effizient online ab. Weisen Sie Belege anhand von Regeln automatisch den richtigen Arbeitsschritten und Mitarbeitern zu. Legen Sie zudem zielgenau fest wer welche Informationen einsehen darf.
Profitieren Sie von einer optimierten digitalen Zusammenarbeit im Team!
Digitale Rechnungsfreigabe
Wickeln Sie Ihre Rechnungsprüfung online, nachvollziehbar und effizient ab.
Digitale Freigaben mit einem Klick
Belege können von dem zuständigen Mitarbeiter mit einem Klick freigegeben werden. Wenn etwas zu beanstanden ist, kann der Beleg mit einem Kommentar in den vorherigen Arbeitsschritt zurückgeschickt werden.
Mehrstufige Freigabeschritte
Stellen Sie sicher, dass Belege bestimmte formelle und inhaltliche Prüfungen durchlaufen.
Überblick & Kontrolle
Durch praktische Filterfunktionen in der Belegübersicht können sie jederzeit überprüfen, welche Belege sich in welchem Arbeitsschritt befinden.
Tipp: Viele praktische Funktionen in domona, wie etwa die automatische Belegauslese, unterstützen Sie dabei, Ihren Arbeitsaufwand pro Geschäftsfall zu minimieren.
Im Team effizient zusammenarbeiten
Klären Sie offene Fragen rund um Belege so schnell wie nie zuvor.
Nutzer markieren
Markieren Sie Ihre Kollegen bei einem Beleg, um eine schnelle Rückmeldung zu erhalten.
Automatische Benachrichtigungen
Ihre Kollegen erhalten automatische E-Mail Benachrichtiguneng, z.B. wenn sie eine Freigabeanfrage erhalten.
Belege teilen
Erstellen Sie einen teilbaren Link, um Belege mit Externen zu teilen. So können Sie Rückfragen und Beleg-Korrekturen noch schneller abwickeln.
Optimale Verfahrensdokumentation
Jeder Arbeitsschritt und die gesamte Belegkommunikation wird in domonda dokumentiert und ist so jederzeit nachvollziehbar
Verfahrensdokumentation
Der gesamte Bearbeitungs-Prozess wird für jeden Beleg dokumentiert. So wissen Sie jederzeit wer wann welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat.
Audit Trail exportieren
Die Verfahrensdokumentation inkl. der Team-Kommentare können bei Beleg-Exporten als Anhang hinzugefügt werden.
Prüfungssicheres Archiv
Prüfungssichere Archivierung Ihrer Belege.
Regelbasierte Freigaben einrichten
Bei der Definition von Prüfschritten und Freigaben sind Ihrem Unternehmen fast keine Grenzen gesetzt.
Gruppenfreigaben
Legen Sie fest, dass eine Freigabe von mehr als einer Personen erfolgen muss. So kann etwa das 4 Augen Prinzip gut abgebildet werden.
Konditionale Freigabenschritte
Fügen Sie etwa ab einem definierten Grenzbetrag (z.B. 5000€) oder bei einem bestimmten Lieferanten einen weiteren Freigabeschritt durch den Geschäftsführer hinzu.
Mit Regeln Arbeitsschritte automatisieren
z.b: automatische Zuordnung von Belegen in vordefinierte Freigabe-Workflows.
Beispiele für automatisierbare Arbeitsschritte
- Rechnungen über 5000€ werden in einem weiteren Arbeitsschritt automatisch noch dem Geschäftsführer zur Freigabe vorgelegt.
- Rechnungen, bei welchen formell alle Rechnungsdetails vorhanden sind, wandern automatisch in den nächsten Arbeitsschritt.
- Ein Beleg wird anhand des Empfängers dem richtigen Mandanten zugewiesen. (nur ein Posteingang notwendig)
- Rechnungen, welche einen bestimmten Arbeitsschritt erreichen, werden automatisch per E-Mail oder Webhook an ein Zielsystem gesendet.
Zielgenaues Rechtemanagement
Stellen Sie eine effiziente Zusammenarbeit in größeren Teams sicher.
Rollen und Vertretungsbefugnisse zuweisen
Legen Sie fest, welche Mitarbeiter etwa Bankkonten und Buchhaltungsfunktionen einsehen dürfen.
Arbeitsschritte und Dokumente zuweisen
Steuern Sie zielgenau, zu welchen Belegen die MitarbeiterIn Zugriff hat.
Beispiele für Nutzerrollen
Beispiele für die zielgenaue Zuweisung von Zugriffsrechten und Rollen.
Ihrer eigenen Definition von Nutzern sind in domonda fast keine Grenzen gesetzt.
Außendienstmitarbeiter
Ein Außendienstmitarbeiter lädt seine Reisebelege in domonda hoch. Ihm steht eine Übersicht über die Belege, welche er selbst hochgeladen hat, zur Verfügung.
Sachbearbeiter
Ein Sachbearbeiter prüft hochgeladene Belege, kann fehlende Belegdetails eintragen und Eingangsrechnungen nach Ihrer Freigabe bezahlen. Er sieht alle Eingangsrechnungen und hat Zugriff auf zumindest ein Bankkonto.
Interner Buchhalter
Ein Buchhalter kann die Belege vorkontieren und Buchhaltungsexporte durchführen. Er hat auf alle Belege und Zahlungskonten Zugriff.
Abteilungsleiter
Der Abteilungsleiter kann Belege zur Zahlung freigeben. Er sieht alle Belege seiner Abteilung und profitiert von einem praktischen Finanz-Dashboard.
Sie möchten Ihre Rechnungsprüfung digital und effizient abwickeln? Wir beraten Sie gerne!
Digitalisieren Sie Ihre Rechnungsworkflows
Individuell anpassbar. Optimale Zusammenarbeit im Team. Einfache Implementierung.
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One-Click Monatsabschluss. Belege smart kontieren (inkl. Kostenstellen).