Digitale Finanz Workflows
Wickeln Sie Rechnungsprüfungen und Zahlungsfreigaben nachvollziehbar und effizient digital ab. Weisen Sie Belege anhand von Regeln automatisch bestimmten Workflows und Mitarbeitern zu. Legen Sie zudem zielgenau fest wer welche Informationen einsehen darf.
Profitieren Sie von einer optimierten digitalen Zusammenarbeit im Team!
Rechnungsprüfung und Freigaben digital abwickeln
Wickeln Sie Ihren kompletten Beleg-Prozess in einem System ab. Durch Workflows definieren Sie vorab Arbeitsschritte und Freigaberegeln.
Arbeitsschritte definieren
Stellen Sie sicher, dass alle Belege bestimmte formelle und inhaltliche Prüfungen durchlaufen bevor sie zur Zahlung freigegeben und verbucht werden.
Digitale Freigaben mit einem Klick
Belege können von dem zuständigen Mitarbeiter mit einem Klick freigegeben werden. Wenn etwas zu beanstanden ist, kann der Beleg mit einem Kommentar in den vorherigen Arbeitsschritt zurückgeschickt werden.
Überblick & Kontrolle
Durch praktische Filterfunktionen in der Belegübersicht können sie jederzeit überprüfen, welche Belege sich in welchem Arbeitsschritt befinden.
Tipp: Viele praktische Funktionen in domona, wie etwa die automatische Belegauslese, unterstützen Sie dabei, Ihren Arbeitsaufwand pro Geschäftsfall zu minimieren.
Optimale Verfahrensdokumentation
Jeder Arbeitsschritt und die gesamte Belegkommunikation wird in domonda dokumentiert und ist so jederzeit nachvollziehbar.
Verfahrensdokumentation
Der gesamte Bearbeitungs-Prozess wird für jeden Beleg dokumentiert. So wissen Sie jederzeit wer wann welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat.
Zusatzinformationen festhalten
Hinterlassen Sie Kommentare bei Belegen und Freigaben, um Zusatz-Informationen festzuhalten oder Rückfragen an Kollegen zu tätigen.
Historie exportieren
Die Verfahrensdokumentation und Ihre Kommentare können bei Beleg-Exporten im PDF-Format als Anhang hinzugefügt werden.
Zielgenaues Rechtemanagement
Stellen Sie eine effiziente Zusammenarbeit in größeren Teams sicher. In domonda können Sie für jeden Mitarbeiter personalisierte Rechte & Ansichten zuweisen.
Hierachiestufen zuweisen
Legen Sie fest, welche Befugnisse Ihre Teamkollegen haben. So können Sie etwa festlegen, welche Mitarbeiter grundsätzlich Bankkonten und Buchhaltungsfunktionen einsehen dürfen.
Arbeitsschritte, Dokumente und Workflows zuweisen
Legen Sie fest, für welche Arbeitsschritte, Dokumentkategorien und Workflows eine MitarbeiterIn zuständig ist. So sieht die MitarbeiterIn nur die jeweils relevanten bzw. zwingend notwendigen Belege und Informationen.
Automatische Benachrichtigungen
Team-Mitglieder werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn Belege in den Arbeitsschritt gelangen, für welche Sie zuständig sind. Die Dokumente sind in der E-Mail verlinkt und können mit einem Klick geöffnet werden.
Beispiele für Nutzerrollen
Beispiele für die zielgenaue Zuweisung von Zugriffsrechten, Rollen und Ansichten.
Ihrer eigenen Definition von Nutzern sind in domonda fast keine Grenzen gesetzt.
Außendienstmitarbeiter
Ein Außendienstmitarbeiter lädt seine Reisebelege in domonda hoch. Ihm steht eine Übersicht über die Belege, welche er selbst hochgeladen hat, zur Verfügung.
Sachbearbeiter
Ein Sachbearbeiter prüft hochgeladene Belege, kann fehlende Belegdetails eintragen und Rechnungen nach Ihrer Freigabe bezahlen. Er sieht alle Belege der Workflows, welche ihm zugewiesen wurden und hat Zugriff auf zumindest ein Zahlungskonto.
Interner Buchhalter
Ein Buchhalter kann die Belege vorkontieren und Buchhaltungsexporte durchführen. Er hat auf alle Belege und Zahlungskonten Zugriff.
Abteilungsleiter
Der Abteilungsleiter kann Belege zur Zahlung freigeben. Er sieht alle Belege seiner Abteilung und profitiert von einem praktischen Finanz-Dashboard.
Komplexe Workflows anlegen
Bei der Definition von Workflows sind Ihrem Unternehmen fast keine Grenzen gesetzt.
Workflows nach Belegkategorie, Kostenstelle, etc. differenzieren
Unterschiedliche Belegkategorien (Aus- und Eingangsrechnungen, Kreditkartenbelege,…) bzw. unterschiedliche Projekte und Abteilungen erfordern oft differenzierte Freigaberegeln.
Die Zuordnung von Belegen zum richtigen Workflow erfolgt nach den von Ihnen definierten Regeln automatisch.
Gruppenfreigaben
Legen Sie fest, dass für einen bestimmten Arbeitsschritt die Freigabe von mehr als einer Personen erfolgen muss. So kann etwa das 4 Augen Prinzip gut abgebildet werden.
Grenzbeträge festlegen
Legen Sie fest, ab welchem Betrag Belege eines zusätzlichen Freigabeschrittes bedürfen.
Vertretungsbefugnisse festlegen
Sichern Sie ab, dass alle Belege selbst bei Ausfall eines Mitarbeiters weiter bearbeitet werden.
Beispiele für automatisierbare Arbeitsschritte
- Ein Beleg wird anhand der verwendeten E-Mail-Empfangsadresse (z.B. er+IhreFirma@domonda.com) automatisch der Dokumenten-Kategorie Eingangsrechnungen zugewiesen.
- Rechnungen über 5000€ werden in einem weiteren Arbeitsschritt automatisch noch dem Geschäftsführer zur Freigabe vorgelegt.
- Rechnungen, bei welchen formell alle Rechnungsdetails vorhanden sind, wandern automatisch in den nächsten Arbeitsschritt
- Mitarbeiter B vertritt Mitarbeiter A im Falle einer längeren Abwesenheit.
Machen Sie sich selbst ein Bild. Testen Sie die Workflows in domonda kostenlos und unverbindlich.
domonda Features im Überblick
Intelligente Belegbearbeitung
Laden Sie Ihre Rechnungen in domonda hoch und profitieren Sie von einer automatischen Vorkontierung mittels künstlicher Intelligenz. Die Zuordnungen werden von uns nachgeprüft, was eine Fehlerquote gegen Null garantiert.
Rechnungsfreigabe & Finanz-Workflows
Bilden Sie den Prozess für Rechnungsfreigaben digital ab. Mit unserem smarten Rollen- & Rechtesystem gehört die Rechnungsmappe mit langen Kommunikationswegen der Vergangenheit an.
Effiziente Zahlungsabwicklung
Durch die Bankintegration können Rechnungen direkt aus domonda bezahlt und weiterverarbeitet werden. Wöchentliche Zahlungsläufe sind in drei Minuten erledigt.
Tagesaktuelle Offene Posten
Verlorene Belege oder übersehene Rechnungen führen zu Differenzen? Unsere Plattform bietet dafür eine smarte Lösung: Ihre Rechnungseingänge und Konten sind auf domonda intelligent miteinander verknüpft und fehlende Beträge werden übersichtlich aufgelistet.
Smarte Buchhaltung
Nutzen Sie domonda für eine exakte und reibungslos vorbereitete doppelte Buchhaltung. Exportieren Sie für DATEV, BMD und andere Systeme und arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater effizient über die domonda Plattform zusammen
Finanz Dashboard
Behalten Sie Ihre Finanzkennzahlen im Überblick. Verbindlichkeiten, Forderungen, Prognosen zu Ihrem Liquiditätsverlauf und Kostenanalysen nach Kategorien werden auf einem Dashboard übersichtlich dargestellt.