Spesenabrechnung mit domonda: so einfach wie nie.

  1. Rechnung fotografieren
  2. Foto in domonda hochladen
  3. Freigabe der Rechnung
  4. Rückerstattung

Keine verlorenen Rechnungen auf Reisen

Noch nie war das Sammeln von Belegen auf Dienstreisen so einfach. Ein Foto genügt und die Rechnung ist revisionssicher im domonda-System verwahrt. So können Belege jederzeit schnell, von überall eingescannt und sicher aufbewahrt werden. Verlorene Rechnungen auf Dienstreisen gehören der Vergangenheit an!

Spesenabrechnung in domonda
In domonda hat man alle Rechnungen übersichtlich aufgelistet.

Übersichtlichkeit bei der Spesenabrechnung

Ein Geschäftsessen, Hotelkosten, Flughafentaxi und dann müssen auch für den Termin noch Stifte und Mappen organisiert werden. Je mehr Rechnungen sich anhäufen, desto unübersichtlicher ist es. Da kann es schon einmal passieren, dass man einen Beleg vergisst. Bei domonda hingegen legen wir großen Wert auf Übersichtlichkeit: Jeder eingescannte Beleg kann getaggt werden (Zum Beispiel „Geschäftsreise Hannover“) und anschließend werden alle Belege mit demselben Tag an einem Ort gesammelt. So wird Übersichtlich und Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte gewährleistet.

Übersicht der Reisekosten in der Buchhaltung

Durch die Möglichkeit, Rechnung mit einem personalisierten Tag zu versehen, kann man sie sofort einem Projekt oder einer Kostenstelle zuweisen. Alle Rechnungen mit demselben Tag werden gesondert gesammelt. So werden die gesamten Kosten der Dienstreise übersichtlich dargestellt. Das erleichtert auch zusätzlich noch die interne Buchhaltung und sorgt für einen reibungslosen Buchungsablauf.

Zusätzlich gibt es noch eine weitere Möglichkeit, um die Übersicht über die einzelnen Kosten zu bewahren. Für jeden Mitarbeiter kann ein eigener Belegkreis erstellt werden, der mit einer eigenen E-Mailadresse verknüpft ist. Dadurch weiß der Mitarbeiter genau, welche Belege und wie viele er hochgeladen hat, was deren Zahlungsstatus ist und kann seinen Workflow im Auge behalten.

Sofortiges Überweisen an Mitarbeiter

Durch die Möglichkeit, Rechnung mit einem personalisierten Tag zu versehen, kann man sie sofort einem Projekt oder einer Kostenstelle zuweisen. Alle Rechnungen mit demselben Tag werden gesondert gesammelt. So werden die gesamten Kosten der Dienstreise übersichtlich dargestellt. Das erleichtert auch zusätzlich noch die interne Buchhaltung und sorgt für einen reibungslosen Buchungsablauf.

Zusätzlich gibt es noch eine weitere Möglichkeit, um die Übersicht über die einzelnen Kosten zu bewahren. Für jeden Mitarbeiter kann ein eigener Belegkreis erstellt werden, der mit einer eigenen E-Mailadresse verknüpft ist. Dadurch weiß der Mitarbeiter genau, welche Belege und wie viele er hochgeladen hat, was deren Zahlungsstatus ist und kann seinen Workflow im Auge behalten.

Rechnungsfreigabe durch Vorgesetzte

Ein großer Vorteil der Belegkreise in domonda ist, dass man unterschiedliche Rechte an die Nutzer vergeben kann. So gibt es die Rechnungsfreigabe, die nur Vorgesetzte bestätigen können. Man hat also die Möglichkeit, jede Rechnung erst zu prüfen und sie dann zur Bezahlung freizugeben. Letzteres funktioniert wiederum voll automatisch, womit man den Aufwand auf ein Minimum reduziert.

domonda berät Sie zu Steuern und Forderungsmanagment

Professionelle Unterstützung bei Rechtsfragen

Natürlich gibt es nicht immer „klare Fälle“. So kann es schon mal richtig kompliziert werden. Wie sieht es zum Beispiel mit den Tagesgeldern in verschiedenen Ländern aus? Handelt es sich um eine Dienstreise nach 1. oder 2. Tatbestand? Bei komplexen Fragestellungen bietet domonda ebenfalls eine Lösung, nämlich libraconsult. Die Steuerberatungskanzlei steht domonda-Kunden zur Seite und unterstützt sie bei einer rechtskonformen Abrechnung – vor allem bei den schwierigen Fällen.

So einfach ist die Spesenabrechnung mit domonda:

Spesen werden ohne viel Aufwand in domonda abgerechnet. In schnellen 3 Schritten ist der Beleg im domonda-System und kann anschließend von einem Berechtigten zur Rückerstattung freigegeben werden:

  1. Rechnung fotografieren
  2. Foto in domonda hochladen
  3. Mit einem Tag versehen

 

Jetzt kann die Rechnung freigegeben werden und der Mitarbeiter erhält umgehend seine Ausgaben zurück!

Spesenabrechnung mit domonda: ein Beispiel

Steffen geht gern für das firmeninterne Mittagessen einkaufen. Warum? Weil er sich dabei die Füße vertreten kann und seine Ausgaben noch auf dem Heimweg von seiner Firma rückerstattet bekommt.

Nachdem er bezahlt hat, fotografiert Steffen noch im Supermarkt die Rechnung und lädt sie im gleichen Moment ins domonda-System. Während sich die Schiebetüren des Supermarktes öffnen, hat er die Rechnung auch schon mit dem Tag „Mittagessen“ versehen und die Papier-Rechnung in den nächsten Papierkorb geworfen. Da er als Mitarbeiter auf die Rechnungsfreigabe seines Chefs warten muss, macht er sich inzwischen auf den Weg zurück in die Firma. Noch im Lift vibriert sein Handy: Sein Chef hat die Rechnung freigegeben und der Betrag ist bereits auf sein Konto überwiesen geworden.

Spesenabrechnung mit domonda: So einfach wie ein Spaziergang!

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