Hohes Wachstum stellt das Finanz-Team vor Herausforderungen
Sportnahrung hat sich innerhalb weniger Jahre als Marktführer für Nahrungsergänzungsmittel im deutschsprachigen Raum etabliert. Ein florierender Online-Store mit 10.000 Produkten wird durch ein stationäres Filialnetzwerk ergänzt, das auf 15 Geschäfte herangewachsen ist.
Sportnahrung hat, neben unzähligen Privatkunden, auch eine große Anzahl an Großkunden und Lieferanten zu managen, dass sich unter anderem in einem hohen Buchhaltungsaufwand niederschlägt. Die Kosten für den Steuerberater wurden mit dem zunehmenden Geschäftserfolg überproportional hoch. Auch die Lagerkosten für die Buchhaltungsunterlagen, die in Österreich sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen, stellten ein echtes Organisationsproblem dar. Die manuelle Buchhaltung ermöglichte außerdem kein professionelles Liquiditätsmanagement.
Der Geschäftsführung war bewusst, dass diese Herausforderungen mit der weiteren Expansion noch stärker ins Gewicht fallen würden.
Gesucht: Mehr als eine bloße Softwarelösung
Wie die optimalen Arbeitsprozesse zum Schluss ausschauen würden, war den Unternehmensgründern zu Beginn des Projekts jedoch nicht klar. Man wusste einzig, dass die Digitalisierung der Buchhaltung der Schlüssel zur Lösung ist. Mit domonda war nach einer langen Evaluierungsphase die passende Lösung für Belegmanagement und die vorbereitende Buchhaltung gefunden.
Belege können per Upload, E-Mail oder Synchronisation in domonda importiert werden. Mittels KI werden die Belege automatisch ausgelesen und mit Kostenstellen und Tags kategorisiert. Durch die automatische Zuordnung von Transaktionen zu Belegen wird eine tagesaktuelle Offene Posten Liste erzeugt, anhand derer die wöchentlichen Zahlungen effizient durchgeführt werden können.
Doch eine Software allein ist für nachhaltige Veränderung im Finanzmanagement nicht genug. Sportnahrung wollte den Weg gemeinsam mit ihrem langjährigen Steuerberater gehen. Nach einem halben Jahr musste man allerdings feststellen, dass die Potenziale eines digitalen Finanzmanagements nur mit einem digital-affinen Steuerberater richtig ausgeschöpft werden können.
Mit domonda optimal zusammenarbeiten
domonda ermöglicht eine optimale Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Finanz-Teams als auch mit der Steuerkanzlei:
- Die gesamte Beleg-Kommunikation und Bearbeitung kann in domonda nachvollziehbar und prüfungssicher abgewickelt werden
- mithilfe eines zielgenauen Rechte- und Rollenmanagements können Sie steuern, wer welche Daten einsehen und welche Arbeitsschritte erledigen kann.
- Dank praktischer Features wie etwa dem Task Widget, welches jedem User unerledigte Aufgaben anzeigt, ist allen Beteiligten ersichtlich welche Aufgaben bis zum Monatsabschluss noch zu erledigen sind.
- Eigene Zugänge für Steuerberater und externe Buchhalter können eingerichtet werden (kostenloser Zugang für domonda Partnerkanzleien)
Full-Service mit digital angebundenen Steuerberater
Als Resultat entschied sich Sportnahme für die Übernahme der laufenden Betreuung durch die domonda-eigene digitale Steuerkanzlei libraconsult. Neben hoher Affinität für digitale Lösungen bietet die Kanzlei alle laufenden Leistungen (inkl. Lohnverrechnung, Jahresabschluss,…) zum Fixpreis an.
Mit einem digital-affinen Steuerberater an Board können nun alle Belege von den Buchhaltern der Kanzlei direkt in domonda verbucht werden. Damit fällt eine umständliche Datenweitergabe an den Steuerberater weg. Zudem ist die Weiterberarbeitung der Daten in weiterführenden Systemen (DATEV, BMD, dvo,…) mittels eines Buchhaltungsexport für den Steuerberater ein Leichtes.
- effizientes, digitales Belegmanagement
- automatische, geprüfte Belegauslese
- automatische Zuordnung von Belegen und Transaktionen
- Buchhaltungsoberfläche inkl. Steuerberater-Zugang
- Finanzplattform für optimale Zusammenarbeit
- digitale Steuerkanzlei
- laufende Leistungen zum Fixpreis (inkl. Lohnverrechung, Steuererklärungen,...)
- Belege werden von Buchhaltern direkt in domonda gebucht
- kümmert sich um den anschließenden Datenexport und die weiterführende Buchhaltung
Fazit
Durch die digitale Belegerfassung hat die Geschäftsführung heute tagesaktuelle Finanzdaten auf Knopfdruck und das Lager für die Dokumentenablage konnte vollständig aufgelöst werden. Die gesamte Buchhaltung konnte außerdem durch die digitalen Arbeitsprozesse an einem Standort zentralisiert werden. Insgesamt hat Sportnahrung durch die Reorganisation Ihrer Finanzabteilung die Kosten um ein vielfaches reduziert.
