Hapala – Übernahme einer digitalen Kanzlei

Herr Schadler arbeitet seit 2020 in diversen Kanzleien mit domonda. 2026 hat er eine Kanzlei übernommen, welche ebenso domonda im Einsatz hatte. Wie es dazu kam und welche Möglichkeiten sich bei der Digitalisierung der Kanzleiabläufe und der Klientenkommunikation auftun, darüber hat sich Mathias Kimpl von Domonda mit Herrn Schadler unterhalten.

Mathias Kimpl: Sie haben 2026 den Schritt in die Selbständigkeit gewagt und eine etablierte Steuerberatungskanzlei übernommen. Wie kam es dazu und wie läuft die Einarbeitung? 

Stefan Schadler: Der Wunsch, eine eigene Kanzlei zu führen, hat mich schon länger begleitet. Als sich die Möglichkeit ergab, die Kanzlei Hapala zu übernehmen, war das für mich ein Glücksfall: ein gewachsener, treuer Klientenstamm, ein eingespieltes Team und ein ausgezeichneter Ruf im dritten Bezirk. Eine Übernahme ist natürlich etwas anderes als eine Neugründung. Man startet nicht bei null, sondern übernimmt Verantwortung für Menschen und Beziehungen, die über Jahrzehnte aufgebaut wurden. Die Einarbeitung läuft sehr gut, auch weil Mag. Hapala Christine und Hapala Thomas den Übergang aktiv begleitet haben. Ein großer Vorteil war zudem, dass die Abläufe bereits digital organisiert waren. Ich musste nicht erst Ordner durchforsten, sondern hatte vom ersten Tag an einen klaren Überblick über Klienten, Belege und offene Themen.  

Mathias Kimpl: Was raten Sie anderen jungen Berufskollegen, die mit dem Gedanken einer Kanzleiübernahme oder Neugründung spielen? 

Stefan Schadler: Mut haben, aber gut vorbereitet sein. Bei einer Übernahme sollte man sich nicht nur die Zahlen ansehen, sondern vor allem die Strukturen: Wie wird gearbeitet? Wie digital ist die Kanzlei? Wie läuft die Kommunikation mit den Klienten? Das entscheidet darüber, wie schnell man handlungsfähig ist. Bei einer Neugründung würde ich von Anfang an auf digitale Prozesse setzen. Es ist viel einfacher, sauber zu starten, als später eine Papierkanzlei umzustellen. Und ganz wichtig: Das Team mitnehmen. Ohne gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter funktioniert keine Kanzlei, egal wie gut die Software ist. Die richtige Software sorgt aber dafür, dass sich das Team auf die fachliche Arbeit konzentrieren kann statt auf das Suchen und Nachfragen. 

Mathias Kimpl: Sie selbst kannten domonda von vorherigen Kanzleien, die übernommene Kanzlei Hapala verwendet ebenfalls schon lange domonda? Wie hat das die Übernahme geprägt? 

Stefan Schadler: Das war ehrlich gesagt einer der Punkte, die mir die Entscheidung erleichtert haben. Ich arbeite seit 2020 mit domonda und weiß, wie die Abläufe funktionieren. Bei Hapala habe ich dieselbe Arbeitsweise vorgefunden: Die Klienten laden ihre Belege laufend hoch, die Bankdaten sind angebunden und das Team arbeitet in einem gemeinsamen System. Dadurch gab es keinen Systembruch, keine Datenmigration und keine Umgewöhnung für die Klienten. Für die Klienten hat sich durch den Eigentümerwechsel im Alltag praktisch nichts verändert, und genau das schafft Vertrauen. Ich konnte mich auf das Kennenlernen der Menschen konzentrieren, statt mich mit Technik beschäftigen zu müssen.

Mathias Kimpl: Sie betreuen neben Kapitalgesellschaften und Vereinen auch viele Einnahmen – Ausgaben – Rechner in Ihrer Kanzlei. Funktioniert das mit Domonda gut, gibt es etwas zu beachten im Vergleich zum Beispiel zu einer GmbH?

Stefan Schadler: Das funktioniert sehr gut. Gerade bei EAR-Klienten, die oft Einzelunternehmer oder kleinere Betriebe sind, ist die einfache Belegübermittlung ein enormer Gewinn. Rechnung fotografieren oder weiterleiten, fertig. Bei einer GmbH ist das Bild umfassender: mehr Beteiligte, Freigabeprozesse, Kreditoren- und Debitorenmanagement. Auch hier spielt Domonda seine Stärken aus. Der Unterschied liegt also weniger im Tool als in der Tiefe, in der man es nutzt. Man sollte mit jedem Klienten am Anfang klar besprechen, welche Abläufe sinnvoll sind, dann läuft es für beide Seiten reibungslos.

Mathias Kimpl: Mit der Kanzlei Hapala verbinden viele die Steuerberaterin Mag.a Hapala Christine, die die Kanzlei 1989 gegründet hat und dieses Jahr in den Ruhestand getreten ist. Wie geht man mit diesem Erbe um, ist die Namensänderung der Kanzlei ein Thema? 

Stefan Schadler: Mit großem Respekt. Frau Mag. Hapala hat über mehr als drei Jahrzehnte etwas aufgebaut, das für Verlässlichkeit, Nähe und fachliche Qualität steht. Diese Werte möchte ich weitertragen. Der Name Hapala ist für unsere Klienten ein Versprechen, und dieses Versprechen will ich halten. Eine Namensänderung der Kanzlei ist aus verständlichen Gründen trotzdem angeraten, sonst schmücken wir uns mit fremden Federn: aus der Hapala Steuerberatung wird 2027 die Taurus Steuerberatung GmbH, die gewohnte Qualität bleibt, und gleichzeitig entwickeln wir uns weiter, etwa bei der Digitalisierung und in der Zusammenarbeit. Tradition und Fortschritt schließen sich nicht aus. 

Mathias Kimpl: Wo liegt für Sie der größte praktische Vorteil von domonda?  

Stefan Schadler: Im Wegfall des Hinterherlaufens. Früher kamen Belege in Schuhschachteln, unvollständig und meist kurz vor der Frist. Heute haben wir laufend alle Unterlagen digital an einem Ort, verknüpft mit den Bankbewegungen. Fehlt etwas, sehen wir das sofort und können gezielt nachfragen. Das spart enorm viel Zeit in der Kanzlei und macht die Arbeit planbarer. Für die Klienten ist es ebenso ein Gewinn: Sie haben jederzeit einen Überblick über ihre Belege und Zahlungen.