Rechnungen digital aufbewahren: GoBD-konform archivieren

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Digitale Rechnungen werden immer öfter versendet – Papierrechnungen bilden langsam eher die Ausnahme. Sie können mittlerweile Rechnungen digital aufbewahren – und das hat einige Vorteile: Regale voller Akten mit Rechnungen gehören der Vergangenheit an, und zudem lassen sich digital archivierte Rechnungen wesentlich schneller wiederfinden. Auch der Gesetzgeber kennt die Vorteile digitaler Aufbewahrung von Rechnungen und hat dies rechtlich auch vereinfacht. Dennoch gibt es einiges zu beachten, um Rechnungen richtig digital aufbewahren zu können. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Belege GoBD-konform archivieren, wie Sie mit Rechnungen per E-Mail umgehen und welche Software sich für die digitale Archivierung lohnt.

GoBD-konform Rechnungen archivieren

Seit 2014 gibt es in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD. Diese bilden die Basis, wie Sie in Ihrem Unternehmen Rechnungen digital aufbewahren müssen. Dabei können Sie jedoch selbst entscheiden, ob Sie Ihre Belege digital archivieren oder doch lieber beim altbewährten Papierformat bleiben wollen.

Wenn Sie sich für die Vorteile einer digitalen Rechnungsarchivierung entscheiden, müssen Sie die GoBD-Richtlinien für Ihre Buchhaltung einhalten. Bitkom hat dafür folgende 10 Tipps als Einführung in die digitale Archivierung nach GoBD-Regeln zusammengestellt:

  1.   Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  2.   Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  3.   Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  4.   Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  5.   Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  6.   Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  7.   Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  8.   Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  9.   Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
  10.   Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Nun werden die wichtigsten Punkte näher erklärt – alle Anforderungen des Bundesfinanzministeriums Deutschland finden Sie im Detail in folgendem BMF-Schreiben.

Unveränderbarkeit der Belege

Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können, oder so, dass Veränderungen ersichtlich sind (siehe Verfahrensdokumentation). Dieser Aspekt ist im Hinblick auf die Wahrung des Rechts auf Vorsteuerabzug so wichtig: Denn nur wenn elektronische Rechnungen stets unveränderbar aufbewahrt worden sind, kann dieses Recht in Anspruch genommen werden. Dies kann mithilfe der richtigen Software und Hardware gewährleistet werden. Außerdem dürfen etwaige Systemwechsel keinerlei Einfluss auf die unveränderbare Aufbewahrung von Rechnungen haben.

Lesbarkeit der Rechnungen

Um nach GoBD-Richtlinien Rechnungen digital aufbewahren zu können, müssen sie lesbar sein und das auch bleiben. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass das richtige Format gewählt wurde: Gut geeignet sind beispielsweise XML oder standardisierte Rechnungsformate wie die XRechnung.

Wichtig: Im Falle einer Betriebsprüfung müssen alle elektronischen Rechnungen lesbar dargestellt werden können.

Zeitgerechte Erfassung

Auch bei der digitalen Archivierung von Rechnungen spielt die zeitgerechte Erfassung eine wichtige Rolle. Digitale Rechnungen sind möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung im Archivsystem Ihres Unternehmens zu erfassen. Das soll mögliche Verluste oder Manipulationen verhindern. Mithilfe eines guten Buchhaltungssystems können Sie Rechnungen unmittelbar digitalisieren und schützen sich so vor dem Verlust wichtiger Belege.

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Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist vor allem für die Digitalisierung von Papierrechnungen verpflichtend. Dort werden eventuelle Änderungen an den Dokumenten festgehalten. In der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, dass die vorgegebenen Ordnungsvorschriften, wie sie in den GoBD beschrieben sind, erfüllt werden. Die Dokumentation muss für sachverständige Dritte verständlich und nachvollziehbar sein.

Sonderfall: Rechnungsversand per E-Mail

Oft stellt sich im Kontext der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen die Frage, wie relevant das Transportmittel dafür ist, besonders im Hinblick auf den E-Mail-Verkehr

Die E-Mail mit der digitalen Rechnung ist nicht aufbewahrungspflichtig, wenn die E-Mail lediglich als Medium zur Übermittlung einer digitalen Rechnung dient und sich im Text keine für die Buchhaltung relevanten Informationen befinden, die über den Inhalt der eigentlichen Rechnung hinausgehen.

In diesem Fall hat die Mail dieselbe Relevanz wie der Briefumschlag, in welchem eine Papierrechnung versendet wird. Allerdings kann das Unternehmen auf freiwilliger Basis die E-Mails archivieren, um beispielsweise zu dokumentieren, von welchem Absender welche E-Mail stammt. Damit bleibt auch klar, wann die E-Mail mit der digitalen Rechnung empfangen wurde.

Papierrechnungen digitalisieren und archivieren

Wenn Sie Papierrechnungen digitalisieren und archivieren wollen, müssen Sie gewährleisten, dass die digitale Version mit dem Original bildlich übereinstimmt. Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit darf aber auch hier nicht beeinträchtigt werden. Meist werden Rechnungen mithilfe eines Scanners digitalisiert – was aber unter Umständen recht aufwändig sein kann, vor allem, wenn man deshalb in einen teuren Scanner investieren muss.

Unser Praxistipp: Mit der richtigen Buchhaltungssoftware genügt bereits ein Foto, um Ihre Papierrechnungen zu digitalisieren und ins System einzuspeisen. Anschließend können Sie die digitalisierten Belege GoBD-konform archivieren.

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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für digitale Aufbewahrung

Auch digitalisierte Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Diese variiert je nach Staat: In Österreich sind es mindestens 7, in Deutschland 6 oder 10 Jahre; dies ist aber abhängig von der Art des Dokuments. Die Aufbewahrungspflicht für digital archivierte Rechnungen ist dieselbe wie für Papierrechnungen. Erst nach Ablauf der Frist dürfen die Dokumente gelöscht werden.

So können Sie mit digital archivierten Belegen Zeit, Geld und Platz sparen. Die Verfahrensdokumentation, aber auch die Rechnungsverarbeitung direkt und die Rechnungsstellung indirekt, werden dadurch wesentlich vereinfacht.

Das richtige System zur Archivierung

Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, auf die digitale Buchhaltung zu setzen, haben Sie neben Möglichkeiten wie der intelligenten Belegverarbeitung oder eines digitalen Finanz Workflows noch einen weiteren, entscheidenden Vorteil: die digitale Archivierung funktioniert unabhängig von der Technologie. Das bedeutet, Sie sind nicht auf eine bestimmte Software angewiesen, die dort eine Monopolstellung innehat und Sie am Ende horrende Preise dafür zahlen.

Sie sind in der Wahl des Systems, welches Ihre Rechnungen digital aufbewahrt, vollkommen frei. Jedoch muss das System selbst die Anforderungen der GoBD-Richtlinien erfüllen. Das bedeutet, dass die Software, welche Sie verwenden wollen, unter anderem Revisionssicherheit, Lesbarkeit und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation garantieren muss.  

Auch die Datensicherheit ist ein wichtiger Aspekt: Datenschutz wird auch in einer GoBD-konformen Buchhaltung groß geschrieben. In Ihrer Buchhaltung muss sichergestellt sein, dass Zugriffsrechte eingeschränkt werden können und Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt sind.

Unser Praxistipp: Mit einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware, welche digitale Finanz Workflows anbietet, können Sie individuelle Zugriffsbeschränkungen und Rechtevergaben einstellen.

Sie sind von den Vorteilen einer digitalen Buchhaltung und der elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen überzeugt? Dann nutzen Sie die vielen Features der Buchhaltungssoftware domonda. Archivieren Sie Ihre Belege digital und revisionssicher und behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen:

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Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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