Libraconsult – Wie gemeinsame Abläufe mehr Raum für Beratung schaffen

Stefan Spiegel beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Digitalisierung seiner Steuerberatungskanzlei Libraconsult. Seit 2018 setzt er domonda ein und bringt Anforderungen aus dem Kanzleialltag in die Weiterentwicklung ein. Dabei steht für ihn eine Zusammenarbeit im Mittelpunkt, von der Klienten, Mitarbeiter und Kanzlei gleichermaßen profitieren.

Mathias Kimpl von domonda hat mit ihm darüber gesprochen, wie gemeinsame Abläufe mit Fixpreisen zusammenhängen und weshalb der Nutzen von Digitalisierung weit über die automatische Verarbeitung von Belegen hinausgeht.

Mathias Kimpl: Du hast zuletzt zwei Kanzleien in Wien und Niederösterreich übernommen. Wie kam es dazu und wie läuft die Eingliederung? 

Stefan Spiegel: Bei einer Übernahme treffen unterschiedliche Arbeitsweisen aufeinander. Vieles funktioniert gut, weil einzelne Mitarbeiter genau wissen, wie ein bestimmter Klient arbeitet. Dieses Wissen ist wertvoll. Darauf aufbauend schaffen wir Abläufe, die für das gesamte Team nachvollziehbar sind.

Domonda hilft uns dabei, die Zusammenarbeit mit den Klienten auf einer gemeinsamen Oberfläche zu organisieren. Belege und Rückfragen finden dort ihren Platz. Das ist gerade dann hilfreich, wenn im Hintergrund unterschiedliche Buchhaltungssysteme eingesetzt werden. Wir können die Zusammenarbeit vereinheitlichen und die internen Systeme schrittweise weiterentwickeln.  

Mathias Kimpl: Was ratest du Kanzleieigentümern, die ihre Kanzlei für die Zeit nach ihnen aufstellen möchten? 

Stefan Spiegel: Sich anzusehen, wie stark der Alltag von einzelnen Personen abhängt. Kann jemand eine Aufgabe übernehmen, ohne zuerst mehrere Kollegen fragen zu müssen? Sind offene Punkte nachvollziehbar? Weiß der Klient, was wir von ihm brauchen?

Für mich gehört zur Zukunftsfähigkeit einer Kanzlei, dass Wissen und Abläufe zugänglich sind. Software kann das unterstützen. Voraussetzung ist aber, dass wir unsere Zusammenarbeit bewusst gestalten und Verantwortlichkeiten klären.

Mathias Kimpl: Kanzleieigentümer berichten uns, dass sich Klienten nur schwer auf einen vorgegebenen Prozess einlassen. Wie gehst du damit um? 

Stefan Spiegel:  Ein Prozess wird leichter angenommen, wenn der Klient seinen eigenen Vorteil erkennt. Wenn wir lediglich sagen: „Bitte laden Sie Ihre Belege hier hoch“, wirkt das für den Klienten nur wie zusätzliche Arbeit.

Mit domonda hat der Klient selbst Zugriff auf seine Unterlagen, sieht offene Punkte und kann Rückfragen direkt am Beleg beantworten. Das erspart die Suche nach der passenden E-Mail und macht die Zusammenarbeit übersichtlicher. Das ist ein echter Mehrwert für den Klienten.

Entscheidend ist für mich, die Einführung zu begleiten und den Nutzen zu erklären. Ein gemeinsamer Ablauf muss im Alltag für beide Seiten funktionieren.

Mathias Kimpl: Wo liegt für dich der größte praktische Vorteil von domonda? 

Stefan Spiegel:  Bei fehlenden Belegen und den Rückfragen dazu. Wenn ein Klient seine Unterlagen einmal im Monat zusammensucht und wir erst bei der Bearbeitung feststellen, was fehlt, beginnt eine lange Abstimmungsrunde.

Über eine gemeinsame Plattform werden offene Punkte früher sichtbar. Der Klient kann erkennen, was noch benötigt wird, und wir können Rückfragen dort stellen, wo der Zusammenhang klar ist: direkt am Beleg.

Dazu kommen die automatische Belegauslese, Vorschläge für die Kontierung und die Zuordnung zu Banktransaktionen. Unsere Mitarbeiter können sich dadurch stärker auf die Kontrolle und auf Sachverhalte konzentrieren, die fachliche Aufmerksamkeit brauchen.

Mathias Kimpl: Warum setzt du auf Fixpreise? Lässt sich mit einer Abrechnung nach Stunden nicht mehr verdienen? 

Stefan Spiegel: Unsere Klienten möchten wissen, welche Leistung sie bekommen und was sie kostet. Ein klar vereinbarter Fixpreis schafft dafür eine gute Grundlage.

Für uns entsteht gleichzeitig ein Anreiz, unsere Abläufe laufend zu verbessern. Wenn wir eine wiederkehrende Aufgabe effizienter erledigen können, passt das zu diesem Modell.

Wichtig ist, den Leistungsumfang und die Mitwirkung des Klienten klar zu vereinbaren. Domonda unterstützt diese Zusammenarbeit. Wenn Unterlagen strukturiert vorliegen und Rückfragen nachvollziehbar bearbeitet werden, lässt sich die Arbeit besser planen. So bleibt mehr Zeit für Gespräche und Beratung.

Mathias Kimpl: Das Gespräch fand kurz vor dem 30.9. statt, der magische Tag bei den Steuerkanzleien, an dem die Jahresabschlüsse ihrer Klienten beim Firmenbuch offengelegt werden müssen. Schläfst du derzeit ausreichend? 

Stefan Spiegel: Belastung entsteht häufig schon lange vor einer Frist: Unterlagen fehlen, Fragen bleiben offen und Arbeit wird aufgeschoben, weil etwas noch nicht vollständig ist.

Deshalb setzen wir darauf, frühzeitig Klarheit zu schaffen. Je kontinuierlicher wir Unterlagen erhalten und offene Punkte bearbeiten, desto besser können wir die Arbeit verteilen.

Domonda schafft dafür eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Die fachliche Arbeit und unsere Verantwortung bleiben bestehen. Aber wir können früher erkennen, wo noch etwas zu tun ist.

Mathias Kimpl: Wie gehen eigentlich deine Mitarbeiter mit Digitalisierung und KI um? Fühlen sie sich durch die Automatisierung ersetzt?  

Stefan Spiegel: Wir sehen darin die Möglichkeit, ihre Stärken besser einzusetzen. Das Erfassen von Belegdaten ist nur ein Teil der Arbeit. Zu erkennen, ob ein Sachverhalt plausibel ist, welche Information fehlt oder wo genauer hingesehen werden muss, verlangt Erfahrung.

Durch Automatisierung verschiebt sich der Schwerpunkt stärker zur Kontrolle und Klärung. Die Buchhaltungskraft wird zur ersten fachlichen Kontrollinstanz. Für die Steuerberatung entsteht eine bessere Grundlage, um Entwicklungen mit dem Klienten zu besprechen.

Diesen Weg gestalten wir gemeinsam mit dem Team. Neue Möglichkeiten bringen auch neue Aufgaben und Lernbedarf mit sich. 

Mathias Kimpl: Wir haben viele Anfragen von Kanzleieigentümern. Manche haben Angst die falsche Entscheidung zu treffen und drehen Extrarunden mit unausgereiften KI-Experimenten. Was würdest du einer Kanzlei sagen, die über den Einsatz von domonda nachdenkt?

Stefan Spiegel: Schauen Sie zuerst auf die Stellen, an denen heute wirklich Zeit verloren geht. Sind es fehlende Belege, Rückfragen per E-Mail oder unterschiedliche Wege der Belegübermittlung? Dort würde ich beginnen.

Für mich liegt der Wert von domonda in der gemeinsamen Zusammenarbeitsebene. Der Klient hat einen eigenen Nutzen, das Team bekommt eine nachvollziehbare Arbeitsgrundlage und die Kanzlei kann ihre Abläufe besser organisieren.

Ich habe Praxisanforderungen in die Entwicklung eingebracht, weil mir genau diese Verbindung wichtig ist. Digitalisierung soll uns im Alltag helfen und Raum schaffen, damit wir unsere Klienten aktiv begleiten können.

Mathias Kimpl: Zum Abschluss noch etwas Persönliches: Du hast mir vorhin von deiner Verletzung beim Kite-Surfen berichtet. Was sagt der Risikomanager in dir zu solchen gefährlichen Freizeitaktivitäten?

Stefan Spiegel: Der würde wahrscheinlich vorher noch ein paar Fragen stellen. Aber ich gehe trotzdem aufs Wasser. Das ist mein Ausgleich, um mehr ins Risiko zu gehen als in der Kanzlei. 🙂