Viele Unternehmer suchen heutzutage eine Finanz-Plattform, mit der sie ihr Unternehmen auch von unterwegs rasch im Überblick haben und das ihnen gleichzeitig bei der Verwaltung – vor allem bei der Zettelwirtschaft – hilft. Quasi als Nebenprodukt bieten fast alle dieser Plattformen, einen bereits fertigen Export für den Buchhalter. Doch was für den Unternehmer wie eine fertige Buchhaltung aussieht, ist für den Profi meist das reinste Chaos.
Die derzeitige Situation:
Alle bisherigen Plattformen haben nur den Unternehmer und dessen Prozesse im Blickfeld. Da die Gründer dahinter auch nur diese Seite kennen, ist es verständlich, dass sie sich zuerst auf diese Punkte fokussieren. Das fängt bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten an und endet bei einer Übersicht für den Unternehmer und einer Auswertung für die Buchhaltung.
In diesem ganzen Ablauf sind viele manuelle Schritte für den Unternehmer notwendig. Denn obwohl die Ausgaben zwar mit einem Bild erfasst sind, können die wenigsten Plattformen die notwendigen Informationen (z.B. Betrag, Steuersatz) aus dem Beleg erkennen. Eine Zuordnung zu einer Ausgabenart ist sogar noch schwieriger. Ebenso müssen die Zahlungen händisch erfasst werden, da die wenigsten Plattformen eine direkte Schnittstelle zu den Banken haben. Das Ergebnis ist zwar eine Übersicht für den Unternehmer, allerdings muss er viel Zeit investieren um diesen Überblick zu erhalten.
Nachdem nun der Unternehmer Zeit investiert hat, geht er davon aus, dass dies gleich an einer anderen Stelle verwendet werden kann und seine Vorleistung dort Zeit einspart, speziell in der Buchhaltung.
Für Sie als Fachkraft ist diese Auswertung in den seltensten Fällen wirklich verwertbar. Entweder erhalten Sie diese nur als eine Zusammenfassung in einer PDF-Datei ohne weitere Informationen bezüglich der einzelnen Belege oder Sie können sich eine CSV-Datei herunterladen und dann versuchen aus den darin enthaltenen Werten schlau zu werden. Da ist es meistens schneller und einfacher für Sie einfach die Belege nochmal zur Hand zu nehmen und wie gewohnt im System einzubuchen. Dies dem Kunden zu erklären ist schwer und für ihn oft auch nicht verständlich, hat er doch diese Arbeit vermeintlich bereits gemacht.
Die Lösung:
Eine Lösung muss also Vorteile für beide Seiten haben. Für den Unternehmer soll der tagesaktuelle Überblick über sein Unternehmen möglich sein, und für die Buchhaltung sollen die Daten in korrekter Weise vorhanden sein. Allerdings brauchen der Unternehmer und der Buchhalter die Informationen nicht zum gleichen Zeitpunkt. So braucht der Unternehmer aus den Rechnungen nur die zahlungsrelevanten Informationen so rasch wie möglich um diese in seiner Liquidität zu berücksichtigen. Ob darin dann 20, 13 oder 10 Prozent Umsatzsteuer enthalten sind, ist zu diesem Zeitpunkt nicht wichtig. Der Buchhalter benötigt eine korrekte Erfassung der Rechnung in der richtigen Kategorie und die weiteren Belegmerkmale, die für die Buchhaltung relevant sind.
Durch die Entkopplung dieser beiden Prozesse ist es möglich, dass Sie als Fachkraft Ihren Kunden die Verwaltung seines Unternehmens vereinfachen und gleichzeitig eine ordentliche Buchhaltung führen können.
Das ist eine der wesentlichen Überlegungen hinter unserer Plattform DOMONDA. Hier kann Ihr Kunde seine Belege hochladen und dank unserer Bankintegration jedes österreichische Bankkonto anbinden. So erleichtert es ihm seine Rechnungen zu verwalten und er braucht keine Zahlungen mehr zusätzlich eintragen. Die für Ihren Kunden relevanten Belegdaten werden direkt ausgelesen und ermöglichen einen zeitnahen Überblick über offene Forderungen und Verbindlichkeiten.
Auf Ihrer Seite als Fachkraft werden die Belegdaten noch weiter aufbereitet und vorbereitet. Sie erhalten eine Übersicht aller Belege und der vorhandenen Information (inklusive Steuercode) und können diese korrigieren und vervollständigen. Wenn Sie bereits historische Daten des Kunden haben, ist es auch möglich das Konto für die Buchhaltung zu prognostizieren. So reduziert sich Ihr Aufwand bei der Verarbeitung. Das Ergebnis ist eine wirklich fertige Datei für die Buchhaltung, die Sie selbst überprüft haben. Sie liefern den Unternehmern erheblichen Mehrwert, ohne selbst einen Mehraufwand zu haben. Auf diese Weise steigern wir den tatsächlichen Stundenlohn um ein Vielfaches und ermöglichen gleichzeitig eine einfachere Abrechnung mit Fixpreisen.
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Als Fachkraft ermöglichen wir Ihnen und Ihren Kunden eine noch einfachere und reibungslosere Zusammenarbeit und bringen Sie gleichzeitig bei der Digitalisierung ganz nach vorne, inkl. „Wow-Effekt“ beim Kunden.
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Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
