Vorbereitende Buchhaltung: Definition, Leitfaden & Tipps

Ordnung am Arbeitsplatz-vorbereitende Buchhaltung

Inhaltsverzeichnis

Egal ob kleines oder mittelständiges Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler – jeder muss sie machen: die Buchhaltung. Diese muss vorzeigbar sein, um unangenehme Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden. Auch wenn man sich für die Buchhaltung Unterstützung von einem Steuerberater holt, kann man die sogenannte vorbereitende Buchhaltung selbst erledigen. Und dadurch die Kosten für den Steuerberater senken, da dieser die so aufbereiteten Belege schneller bearbeiten kann.

 

Was ist eine vorbereitende Buchhaltung?

Im Grunde bringt man mithilfe der vorbereitenden Buchhaltung mehr Ordnung in die firmeninternen Finanzen. Dies ist auch im Falle einer Betriebsprüfung von Vorteil, weil man dann alle Belege griffbereit haben sollte.

Eine vorbereitende Buchhaltung beinhaltet demnach all jene buchhalterischen Aufgaben, um relevante Unterlagen für den Steuerberater aufzubereiten. Dazu zählen beispielsweise Tätigkeiten, wie das Sammeln und richtige Ordnen von Belegen. Damit kann ein Steuerberater die Belege schneller und einfacher erfassen. Die vorbereitende Buchhaltung bereitet also alle relevanten Unterlagen vor, die Sie für den Monatsabschluss bzw. die monatliche Buchhaltungsübersicht, die der Steuerberater erstellt, brauchen.

Unser Praxistipp: Mithilfe einer guten Buchhaltungssoftware können Sie bereits die Erfassung Ihrer Belege transparent und sicher abwickeln, die Belegverarbeitung automatisieren und somit die volle Kontrolle über Ihre Belege behalten.

In großen Unternehmen gibt es meist eigene Abteilungen, die sich nur mit der Buchhaltung und dem Steuerwesen befassen. Aber vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ziehen hier oft externe Steuerberater hinzu. Gerade für solche Unternehmen ist die richtige Vorbereitung der Buchhaltung wichtig, um eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu garantieren.

Aber welche konkreten Aufgabengebiete umfasst nun die optimale Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater? Und wo ist die Grenze zwischen Arbeiten, welche die vorbereitende Buchhaltung betreffen und welche in das Aufgabengebiet des Steuerberaters fallen?

 

Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung

Das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, wie bereits erwähnt, die für den Steuerberater wichtigen Unterlagen zu sammeln, sortieren und übersichtlich zu ordnen. Um den Steuerberater auch optimal unterstützen zu können, sollte die Buchhaltung die Aufgaben des Steuerberaters kennen. Außerdem sollte sie wissen, was in dem Honorar des Steuerberaters inkludiert ist und was nicht. Das kann durchaus individuell sein und muss an die vorbereitende Buchhaltung angepasst werden.

Am besten ist es, Sie besprechen bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater, worauf im konkreten Fall zu achten ist. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, mit welchen Arbeiten man ihn am besten unterstützen kann. Oft bieten Steuerberater auch Checklisten und Arbeitshilfen zur Unterstützung für Unternehmen.

Warum das so wichtig ist? Wenn Sie Ihre Buchhaltung für den Steuerberater nicht vorbereiten, dann muss dieser seine (teure) Zeit in das Sortieren von Belegen stecken. Und am Ende wird das Honorar des Steuerberaters beträchtlich höher ausfallen, als Sie vielleicht gedacht hätten.

Folgende Schritte sind für jede vorbereitende Buchhaltung essentiell und sollten aus Kostengründen intern erledigt werden.

 

Schritt 1: Belege sammeln & digitalisieren

Jedem Buchhalter ist klar: Keine Buchung ohne Beleg. Die Folgen für verloren gegangene Rechnungen können schnell teuer werden. Deshalb ist es empfehlenswert, Rechnungen sofort zu digitalisieren und in einem Belegsystem oder einer flexiblen Buchhaltungssoftware abzulegen.

Da es keine Buchung ohne Beleg geben darf, ist der erste Schritt der vorbereitenden Buchhaltung, sich für alle betrieblichen Ausgaben einen Kaufnachweis geben zu lassen. Das kann in Form eines Belegs oder einer Rechnung passieren.

Je höher der Betrag, desto wichtiger wird es, genauer hinzuschauen: Um den Ansprüchen des Finanzamtes zu genügen, müssen alle Rechnungsmerkmale erfüllt werden. Ansonsten kann es zu hohen Steuernachzahlungen kommen.

Natürlich müssen auch digitale Belege richtig archiviert werden: Hier finden Sie alle wichtigen Informationen darüber von der Wirtschaftskammer Österreich.

Testen Sie domonda und entdecken Sie die einfache Welt der digitalen Buchhaltung!

Sortieren von Belegen - Ordnung im Chaos!

Schritt 2: Belege sortieren

Die Digitalisierung von Finanzen reduziert die Wahrscheinlichkeit von verloren gegangenen Rechnungen um ein Vielfaches. Darüber hinaus vereinfacht sie auch die nachfolgenden Schritte der vorbereitenden Buchhaltung. Warum? Weil gute Buchhaltungsprogramme oft eine Volltext-Suche anbieten, die das Sortieren der Belege zu einem Kinderspiel machen.

Komplizierte Ablagesysteme sind aber weder digital noch analog nötig: Sollte man noch mit analogen Rechnungen arbeiten, ist die einfachste und effizienteste Lösung, die Belege einfach chronologisch zu sortieren. Dabei sollte man jedenfalls zwischen folgenden Rechnungen unterscheiden:

Eingangs-, Ausgangsrechnungen und sonstigen Kaufbelegen.

Die analoge Variante scheint nur auf den ersten Blick schneller und weniger aufwendig. Denn wenn Sie Belege nicht digitalisiert aufbewahren, büßen Sie dadurch einiges ein: Übersichtlichkeit und andere Vorteile wie das automatische Auslesen und Vorkontieren von Belegen oder eine Offene-Posten-Liste.

Deshalb sollte man sich gut überlegen, ob man noch mit Papierrechnungen arbeiten möchte. Oder doch den Schritt in die Digitalisierung wagt und die vorbereitende Buchhaltung effizienter gestaltet.

 

Schritt 3: Belege mit Zusatzinformationen ausstatten

Es ist wichtig, dass Belege, die nicht ausreichend Informationen für den Steuerberater bereithalten, noch einmal händisch nachbearbeitet werden. Normalerweise bietet eine einfache Ausgangs- oder Eingangsrechnung alle benötigten Informationen, manche Quittungen aber vielleicht nicht.

So ist es beispielsweise wichtig, dass der Steuerberater weiß, zu welcher Kostenstelle ein Beleg gehört. Wenn diese Information bereits intern auf dem Beleg festgehalten wurde, spart sich der Steuerberater teure Zeit. Schließlich muss er nicht erst herausfinden, wohin er den Beleg verbuchen soll.

 

Schritt 3a (optional): Belege vorkontieren:

Für diesen Schritt ist nun ein bisschen Wissen im Bereich Buchhaltung nötig: Man versieht die Belege nämlich bereits mit der richtigen 4-stelligen Kontonummer. Der Steuerberater kontrolliert anschließend nur noch, ob diese stimmen und kann somit die Weiterverarbeitung übernehmen. Oft erledigen das geschulte Mitarbeiter in der vorbereitenden Buchhaltung händisch, indem sie die Nummer einfach auf den Beleg schreiben.

Die Vorkontierung von Belegen kann aber wesentlich effizienter und einfacher gestaltet werden. Nämlich wenn man mit digitalen Belegen arbeitet. Mit der Buchhaltungssoftware domonda können eingescannte Belege automatisch ausgelesen und vorkontiert werden. Dafür speisen Sie einfach einen eigener Kontenrahmen ins System ein, wodurch automatisch die richtigen Konten zum Beleg zugeordnet werden. Die Belege können außerdem per Mail an das System geschickt werden, sodass man auch während einer Geschäftsreise alle entstandenen Belege in Echtzeit in die Buchhaltung einspeisen kann und keine unterwegs verloren gehen. Sie wollen sich selbst überzeugen? Testen Sie die Buchhaltungssoftware domonda einfach kostenlos und unverbindlich!

 

Schritt 4: Übergabe an den Steuerberater

Als letzter Schritt der vorbereitenden Buchhaltung übergeben Sie die nun gesammelten, sortierten und vorkontierten Belege an den Steuerberater. Je nachdem, welche Anforderungen an die Buchhaltung gestellt werden, kann dies monatlich oder auch quartalsweise sein.

Damit hat nun die Arbeit des Steuerberaters begonnen, der auf Basis dessen, was Sie ihm übergeben haben, unter anderem die UST-Voranmeldung und andere betriebswirtschaftliche Auswertungen vornimmt.

Auch hier gibt es wieder die Möglichkeit einer analogen oder digitalen Variante. Wenn man seine Belege in Papierform gesammelt hat, muss man diese auch in Form eines Aktenordners o. a. ins Büro des Steuerberaters tragen. Wenn der Steuerberater dann damit fertig ist, kommen die Belege wieder zurück ins Unternehmen.

Wenn man sich jedoch für die elektronische Variante entschieden hat und bereits alle Rechnungen in digitalisierter Form vorliegen hat, kann man alles einfach online übertragen. Oft wird dazu eine DATEV-Schnittstelle oder auch andere Schnittstellen wie BMD & dvo genutzt – das muss aber im Vorhinein mit dem Steuerberater abgeklärt werden.

Unser Praxistipp: Die Buchhaltungssoftware domonda bietet nicht nur eine automatisierte Vorkontierung aller Belege, sondern auch eine Anbindung an den Steuerberater an. Wenn Sie sich noch nicht für einen Steuerberater entschieden haben, können Sie die Übersicht über unsere Partnerkanzleien dazu nutzen. Vielleicht ist ja Ihr perfekter Partner dabei?

Spart man sich mit der vorbereitenden Buchhaltung Kosten & Zeit?

Im ersten Moment klingt es so, als wäre die vorbereitende Buchhaltung einigermaßen aufwendig. Jedoch kann ein gutes Buchhaltungsprogramm diesen Bereich leicht übernehmen. Und schlussendlich gewinnt ein wertvoller Mitarbeiter dadurch einiges an Zeit.

Abgesehen davon sorgt die vorbereitende Buchhaltung für Ordnung und man erspart sich die intensiven Tage am Monatsende, die Sie mit dem Suchen und Sortieren der Belege verbringen müssten.

Zusätzlich sparen Sie sich natürlich auch Kosten für den Steuerberater. Warum? Weil dieser mithilfe einer vorbereitenden Buchhaltung seine tatsächliche Arbeit besser und schneller erledigen kann. Ohne erst Ordnung ins Chaos bringen zu müssen.

Somit ist die vorbereitende Buchhaltung zwar ein kleiner Aufwand, der sich jedoch in jeder Hinsicht lohnt:

Sie behalten die Überblick über alle Belege, vor allem wenn diese digital vorhanden sind. Haben diese im Falle einer Betriebsprüfung sofort zur Hand und sparen sich zusätzliche Kosten für den Steuerberater.

 

Sie sehen, mit domonda wird die vorbereitende Buchhaltung zum Kinderspiel – und Sie sparen sich nicht nur Zeit & Geld, sondern vor allem auch Nerven! Lassen Sie sich noch heute von einem unserer Experten beraten und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen, die domonda bietet!

Über den Autor:

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

Share on linkedin
teilen
Share on facebook
teilen

Der domonda Blog

domonda ist die innovative virtuelle Finanzabteilung für Unternehmen. In unserem Blog schreiben wir über Wichtiges und Lesenswertes zu Steuerthemen, Finanzen und Digitalisierung von Finanzprozessen für Unternehmen.

Aktuelle Beiträge

SUCCESS-STORIES
unserer zufriedenen Kunden.

Melden Sie sich für unseren Newsletter an.

domonda bietet Expertenwissen

Bleiben Sie informiert!

Erhalten Sie laufend Tipps & Tricks zur Automatisierung Ihrer Finanzprozesse

Diese Webseite nutzt Cookies. Wenn Sie weiterhin auf dieser Webseite verbleiben stimmen Sie der Nutzung zu.