Online Buchhaltung: Vorteile, Tipps & Tricks [Guide 2021] 

Die digitale Buchhaltung bringt mehr Übersicht, Klarheit und Zeiteffizient. Wir klären über Vorteile und Nachteile von digitalisierten Finanzen auf und zeigen, worauf es zu achten gilt, wenn man den Schritt in die Digitalisierung wagt.

Inhaltsverzeichnis

Kommt Ihnen das bekannt vor? Alle paar Wochen sind Accounting-Mitarbeiter schwer beschäftigt. Mit Belegen, Rechnungen, Ordnern, Listenvergleichen, Abstimmungen mit Kollegen wegen fehlenden Dokumenten und der begleitenden Kommunikation mit dem Steuerberater. 

Online-Rechnungen werden ausgedruckt und abgelegt. Das Management bringt noch mehr Belege nach, die irgendwo in Laden und Taschen gesammelt wurden, obwohl die Erfassung laut interner Prozessdefinition doch laufend erfolgen sollte. 

Es ist wahr, dass das “papierlose Büro” noch nicht in vielen Unternehmen angekommen ist. Zwar ist letzten Endes auch die buchhalterische Ordnung wiederhergestellt, das aber nur mit einem enormen zeitlichen Aufwand der Mitarbeiter. Um sich langfristig solch zeitintensive Arbeiten sparen zu können, gibt es eine Lösung: Die Digitalisierung der Buchhaltung. 

Eine Online Buchhaltung hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Aber grundsätzlich kann man behauptet, dass es die Zukunft ist. Die Digitalisierung hält in den verschiedensten Bereichen des Lebens Einzug – so auch in der Buchhaltung. Wenn man sich für eine digitale Buchhaltung entscheidet, muss man jedoch genau darauf achten, wie man am besten eine nahtlose Umstellung schafft und welche Hürden Sie dabei eventuell bewältigen müssen. 

Das papierlose Büro – was ist das? 

Das papierlose Büro wurde bereits angekündigt, als die ersten Computer marktfähig wurden. Ziel ist es, so viel wie möglich über den digitalen Weg zu verarbeiten und zu verwalten. Nicht zuletzt deshalb, weil Papier des Öfteren schon verloren gegangen ist. Wenn Sie daten hingegen in der Cloud speichern, sind sie immer zugänglich und im besten Fall übersichtlich abgespeichert. Natürlich ist klar, dass ein Büro nicht vollkommen auf Stift und Papier verzichten kann. Aber wenn Sie Ihre Finanzen und Buchhaltung digitalisieren, bringt das auf jeden Fall einige Vorzüge mit sich. Deshalb steht mittlerweile nicht mehr das komplett papierlose Büro im Mittelpunkt, sondern die digitale Buchhaltung, die Ihnen mehr Übersicht, Klarheit und Zeiteffizient bringt. 

Umstellung auf Online Buchhaltung 

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, sollten Sie das im Vorfeld vor allem mit Ihren Mitarbeitern besprechen. Eine digitale Buchhaltung bringt viele Vorteile, die aber nur dann richtig greifen, wenn die betroffenen Mitarbeiter auch richtig geschult werden und motiviert sind. Sie müssen die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung planen und koordinieren, damit sich niemand alleingelassen fühlt. So verhindern Sie auch unnötige Verwirrungen. Oft ist es hilfreich, wenn man sich von Experten beraten lässt, bevor man die ersten Maßnahmen umsetzt. 

Vorteile der digitalen Buchhaltung 

Digitalisierungen mögen ja anstrengend sein, doch sie bringen auch einen hohen Nutzen. Zumindest wenn man weiß, wie man mit digitalen Neuerungen umgehen muss. Wir haben für Sie die wichtigsten Vorteile einer Online Buchhaltung aufgelistet: 

  • Weniger Materialaufwand 

Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung bzw. die Digitalisierung der gesamten Finanzen ist ökologisch sehr sinnvoll. Für digitale Rechnungen wird von vorneherein kein Papier gebraucht. Wenn Sie eine digitale Buchhaltung nutzen, müssen Sie auch bereits online vorhandene Rechnungen nicht extra ausdrucken. Das spart zusätzlich auch Druck- und Papierkosten 

  • Weniger Kosten für die Aufbewahrung 

Rechnungen und Belege müssen je nach Gesetzeslage für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Das Finanzamt legt die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen fest, die auch den Umgang mit elektronischen Datenträgern regelt. Meist müssen Sie Belege 10 Jahre lang aufbewahren. In diesem Zeitraum sammeln sich gewaltige Aktenberge an, die Sie auch irgendwo unterbringen müssen. Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren, gehören solche Lagerräume voller alter Rechnungen der Vergangenheit an. 

  • Online Buchhaltung ist zeiteffizienter 

Wer seine Buchhaltung digitalisiert, greift oft auf verschiedene Buchhaltungsprogramme zurück. Dank solcher Programme bekommen Sie eine erleichterte Zuordnung der Belege zu den richtigen Konten. Manche Programme bieten sogar eine automatische Vorkontierung an, die mithilfe von künstlicher Intelligenz mitlernt. Dadurch werden Fehlerquellen mit jeder weiteren Rechnung minimiert. Aufgrund weniger Fehler und der automatischen Vorkontierung wird der Aufwand für die Buchhaltung verringert. Außerdem können Sie Ihre Mitarbeiter anderweitig einsetzen, da diese nun weniger Zeit für die Kontierung von Belegen benötigen. 

  • Einfache & schnelle Übermittlung der Daten an den Steuerberater 

Normalerweise sammelt man das ganze Jahr über alle Belege, die am Ende mehr oder weniger ordentlich am Tisch des Steuerberaters landen. Oder am eigenen, wenn Sie den Jahresabschluss und die UVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) selbst erledigen möchten. So oder so kostet es Sie entweder Zeit oder Geld – oder beides. Mit einer digitalen Buchhaltung haben Sie gleich mehrere Vorteile:

  • die Übermittlung der Daten an den Steuerberater funktioniert quasi per Knopfdruck
  • die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Belege verloren gehen

Außerdem bekommt Ihr Steuerberater die Daten ordentlich aufbereitet. Das bedeutet, er muss nicht unnötig viel Zeit mit dem Sortieren der Belege verbringen, sondern kann direkt mit der eigentlichen Arbeit starten. 

  • Bessere Übersicht über Finanzen 

Je mehr Ein- und Ausgangsrechnungen Sie in Ihrem Unternehmen haben, desto weniger gut lässt sich der Überblick über die firmeninternen Finanzen behalten. Wenn Sie diese aber in einer Buchhaltungssoftware speichern und verarbeiten, können Sie die Einnahmen und Ausgaben wesentlich besser im Blicke behalten. Ein übersichtliches Finanz Dashboard mit den tagesaktuellen Zahlen sollte ein gutes Buchhaltungsprogramm jedenfalls bieten können. Warum? Weil Sie dadurch die Möglichkeit haben, die aktuelle Situation im Unternehmen jederzeit richtig einzuschätzen. 

  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugang zu den Daten 

Buchhaltungssoftware ist nicht gleich Buchhaltungssoftware: Man kann seine Buchhaltung zwar digitalisieren, aber wenn das Programm nur lokal auf einem PC oder Handy installiert wird ohne Cloud-Zugriff, ist man trotzdem an bestimmte Geräte gebunden. Handelt es sich jedoch um einen cloudbasierten Service, dann bekommen Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler zusätzliche Freiheiten. Denn dadurch können sie immer und überall auf die Daten zugreifen. Gute Buchhaltungsprogramme können sogar abfotografierte Rechnungen auslesen und sind nicht auf eingescannte Belege angewiesen. Das ermöglicht zusätzliche Flexibilität.

  • Möglichkeit der Automatisierung 

Eine digitale Buchhaltung ist die Voraussetzung, um andere technische Vorteile nutzen zu können, wie beispielsweise bestimmte Automatisierungen. Dies bezieht sich vor allem auf redundante Arbeitsschritte, die relativ viel Zeit fressen. Mithilfe von Automatisierungen kann eine KI simple Arbeitsschritte erledigen, wodurch Ihre Mitarbeiter sich stattdessen mit wichtigeren Themen beschäftigen können. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und automatisieren möchten, testen Sie unsere Software oder lassen Sie sich gleich kostenlos beraten. 

Mehr Informationen zu den einzelnen Vorteilen finden Sie in unserem Guide zur digitalen Buchhaltung. 

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digitale Buchhaltung

Nachteile & eventuelle Risiken einer Online Buchhaltung 

Wo es Vorteile gibt, da gibt es meist auch Nachteile. So auch bei der Digitalisierung der Buchführung und der Finanzen. Letzten Endes muss man immer abwägen, ob der Nutzen groß genug ist, damit Sie dafür eventuelle Nachteile in Kauf nehmen. Bevor man sich also dazu entschließt, vollständig auf eine digitale Buchhaltung umzustellen, sollte man folgende Aspekte berücksichtigen: 

  • Kosten für Software und Programm

Eine Umstellung ist immer auch mit Kosten verbunden. Sei es der Kauf der Software selbst oder die Schulung der Mitarbeiter, damit diese damit auch umgehen können. Zudem sollte man im Vorhinein auch die verschiedenen Buchhaltungsprogramme vergleichen, denn manche haben spezielle Schwerpunkte oder bieten praktische Zusatzservices an, die relevant für Ihr Unternehmen sein können.  

  • Umstellung auf eine neue Art der Buchführung 

Es kann sein, dass nicht alle Mitarbeiter begeistert sind, aus ihrem Rhythmus herausgerissen zu werden und sich eine völlig neue Art der Buchhaltung anzueignen. Wenn Sie aber überzeugt sind, dass das der richtige Weg ist, weil auf lange Sicht Kosten gesenkt und Zeit gespart werden kann, dann müssen Sie es schaffen, Ihre Mitarbeiter zu motivieren. Eine Umstellung ist immer auch mit Aufwand verbunden, der sich meistens jedoch lohnt. 

  • Gewährleistung der Datensicherheit 

Oft haben viele Unternehmen Bedenken, ihre Daten einfach in einer Cloud-Lösung unterzubringen. Schlagzeilen von Datenhacks sind niemandem mehr fremd. Aber so gesehen könnte auch jemand in den Raum einbrechen, wo Sie Ihre Ordner mit Belegen und Rechnungen lagern. Dennoch sollte man bei der Wahl der Buchhaltungssoftware darauf achten, dass diese eine GoBD Sicherheit bietet. Darin sind alle “Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff” zusammengefasst und eine Buchhaltungssoftware, die eine solche Sicherheit bietet, entspricht dadurch auch den aktuellen gesetzlichen Richtlinien. 

Digitalisierung der Finanzen 

Die Digitalisierung hält Einzug in alle Bereiche des privaten aber auch des unternehmerischen Lebens. Sogar die Wirtschaftskammer Österreich plädiert für eine aktive Mitgestaltung der Digitalisierung, um den Wirtschaft Standort Österreich weiterhin attraktiv zu halten. Warum? Weil Sie mithilfe von Digitalisierung Finanzprozesse effizienter gestalten und dadurch Kosten senken können. Das lässt sich wiederum auf die einzelnen Unternehmen, Selbstständige & Freiberufler umlegen: Mit der Digitalisierung ihrer Finanzen können sie unternehmensinterne Prozesse vereinfachen und Kosten reduzieren. 

Der große Vorteil von digitalisierten Finanzen ist die Option der Automatisierung. Angefangen bei der smarten Belegerfassung, über digitale Rechnungs­freigabe bis hin zum automatischen Bezahlen von Rechnungen und einem smarten Kontenabgleich können ganze Finanzprozesse automatisiert ablaufen und für mehr Übersicht im Finanzbereich sorgen. 

Auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung ist es wichtig, dass Sie sich gut beraten lassen und nichts überstürzen. Man kann Rat bei Steuerberatern holen – aber oft ist dieser Rat sehr teuer. Die Steuerberater Kosten variieren je nach Honorar, das im Vorfeld ausgehandelt wurde. Wenn Sie darauf verzichten möchten, gibt es auch Buchhaltungsprogramme, die eine solche Transformation unterstützten. 

In Österreich gibt es die sogenannte Digitalisierungsförderung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)mit welcher Digitalisierungsprojekte unterstützt werden. Ein ähnliches Modell gibt es auch in Deutschland, unter dem Namen „Digital Jetzt“– Neue Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands das durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gestützt wird und ebenfalls Förderungen an kleine und mittelständische Unternehmen vergibt. 

Software für digitale Buchführung 

Mittlerweile gibt es zahllose Buchhaltungsprogramme am Markt. Manche richten sich an Großkonzerne und bieten neben der normalen FiBu meist auch Lösungen im Bereich des Projektmanagements und der Lagerverwaltung an. 

Jedoch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen und Selbstständige reicht eine deutlich weniger teure und komplexe Software, die im besten Fall mit wachsenden Anforderungen mithalten und quasi “mitwachsen” kann. Eine gute Buchhaltungssoftware passt sich an die Bedürfnisse des Unternehmens an und bietet beispielsweise eine online Banking Integration an. Machen Sie aber immer einen Preis/Leistungstest der Buchhaltungssoftware, bevor Sie sich auf eine festlegen. 

Buchführung mit digitalen Belegen (E-Rechnungen) 

Wichtig für den Schritt in die Digitalisierung im Bereich des Rechnungswesens sind E-Rechnungen. Eine digitale Buchhaltung besteht sowohl aus elektronischen Rechnungen, die nie in Papierform existiert haben, aber auch aus Belegen, die erst digitalisiert werden müssen. Es gibt spezielle Programme und Apps, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Rechnungen einfach und schnell zu digitalisieren. Hier finden Sie einen Leitfaden zum Digitalisieren von Rechnungenohne irgendwelche Programme oder Software zu benötigen. 

Elektronische sowie digitalisierte Rechnungen haben sowohl für größere Unternehmen, als auch für KMU’S oder Selbstständige enorme Vorteile, man spart sich Zeit (für die Suche), Platz (für die Aufbewahrung) und Kosten (für Ordner und Regale). Außerdem ist man unabhängig von Ort und Zeit, weil man von überall, wo es Internet gibt, auf seine Daten zugreifen kann.
Aber Achtung: Hier sollte man sich auf jeden Fall ein gutes Rechtesystem überlegen. Manche Buchhaltungsprogramme bieten smarte Rechtesysteme an, die digitale Rechnungsfreigaben in effizienten Workflows managen. Das bedeutet im Grunde nur, dass nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf alles hat und in manchen Fällen die Freigabe des Übergeordneten abwarten muss. Alle Vor- und Nachteile von digitalisierten Rechnungen können Sie in einem anderen Beitrag nachlesen. 

Archivierung von digitalen Rechnungen

Für die Archivierung von digitalen Rechnungen gibt es vom Finanzamt genaue Vorschriften, die Sie einhalten müssen. Auf der einen Seite hat man dadurch den Vorteil, dass man vor Datenverlust besser geschützt ist, als durch die herkömmliche Art der Archivierung von Rechnungen, andererseits muss man auch immer den Aspekt der DSGVO im Auge behalten, denn diese gilt auch für das digitale Archivieren. 

Sie wollen Ihre Finanzen digitalisieren, dabei aber gut beraten werden? Dann vereinbaren Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Experten. 

Digitale Buchhaltung Steuerberater 

Eine digitale Buchhaltung können Sie gut mit der Kommunikation mit dem Steuerberater kombinieren. Am Ende einer gut vorbereiteten digitalen Buchhaltung entsteht ein ordentlich aufbereitetes Dokument, das Sie normalerweise in die verschiedenen Programme exportieren können, die Steuerberater gemeinhin benutzen. Jedenfalls sollten Schnittstellen für dvoBMD oder DATEV vorhanden sein. Wenn man bereits einen Steuerberater hat, sollte man sich dennoch im Vorfeld darüber informieren, mit welcher Software dieser arbeitet und darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware damit kompatibel ist. So senken Sie nicht nur die Steuerberater Kosten, sondern haben selbst auch immer Zugriff auf die eigenen, geordneten Daten. 

3 Tipps für die digitale Buchhaltung 

Zusammenfassend können Ihnen folgende 3 Tipps bei der Umstellung auf die digitale Buchhaltung helfen: 

  • Digitale Buchhaltung gut vorbereiten 

    Die Umstellung von klassischer Buchhaltung zur digitalen Version muss gut überlegt sein. Sie müssen Ihre Mitarbeiter darauf vorbereiten, damit sie mit der neuen Technik nicht überfordert sind und gewisse Tools auch nutzen können. Nur so ist die digitale Buchhaltung auch tatsächlich effizient und zeitsparend. 
    Nicht gut geschulte Mitarbeiter, die sich selbst das Wissen über die verwendete Software beibringen müssen, können am Ende frustriert sein und die erwartete positive Auswirkung der digitalen Buchhaltung auf Zeit & Kosten tritt nicht oder nur sehr langsam ein. Deshalb ist eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitern notwendig. 

  • Nutzung der Automatisierung von Buchhaltung 

    Die digitale Buchhaltung bietet Ihnen viele neue Möglichkeiten, die es mit Papier nicht gäbe: So auch die Automatisierung der Buchhaltung und Belegverarbeitung. Sie sollten bei der Wahl der Buchhaltungssoftware darauf achten, dass solche Automatisierungsprozesse auch angeboten werden. Dieses Feature unterstützt die Fehlervermeidung und gibt Mitarbeiter für wichtigere Tätigkeiten frei. Es kann durchaus sein, dass eine teure Software bestimmte Zusatzservices nicht anbietet, die aber durchaus wichtig und nützlich sind, deshalb sollten Sie immer die Buchhaltungssoftware vergleichen, bevor Sie sich für eine entscheiden.

  • Rechnungen digital freigaben 

    Nicht immer schöpft man das volle Potential der verwendeten Buchhaltungssoftware aus: digitale Rechnungsfreigaben ermöglichen ein effizientes Nutzen der Software, denn sie verkürzen Prozessketten und legen Verantwortlichkeiten klar fest. Dadurch bekommt jeder Mitarbeiter den Zugriff, den er braucht und kann von seinem Vorgesetzten um Freigabe bitten, ohne vor Ort sein zu müssen. 

Die digitale Buchhaltung überzeugt immer mehr Unternehmen, weil nach der ersten Umstellungsphase die Vorteile immer stärker hervortreten. Machen Sie noch heute den Schritt in Richtung Digitalisierung und sprechen Sie mit einem unserer kompetenten Mitarbeiter.

Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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