Buchhaltungssoftware Vergleich 2020 für KMUs (Guide)

Eine Buchhaltungssoftware erleichtert die Buchung von Einnahmen und Ausgaben. Welche Software am besten geeignet ist hängt von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Belege und Komplexität der Buchhaltung ab.
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Inhaltsverzeichnis

Vorteile einer Buchhaltungssoftware 

Eine digitalisierte Buchhaltung spart auf jeden Fall eines: Zeit. Aber wenn man dadurch auch auf kistenweise Papier im unternehmenseigenen Archiv verzichten kann und die Möglichkeit hat, sein Personal gezielter und effektiver einzusetzen, dann spart man langfristig auch vor allem eines: Geld. 

Heutzutage lernt ein gutes Buchhaltungsprogramm aufgrund zuvor getätigter Buchungen automatisch mit und durch die Möglichkeit eines vollkommen digitalisierten Rechnungseingangsprozesses (Foto, E-mail, PDF) ist die Basis bis hin zur Dunkelverbuchung geschaffen. Einnahmen Überschussdoppelte Buchführung, die Implementierung von beispielsweise BMD bzw. DATEV-Schnittstellen sollten in einer ausgereiften Buchhaltungssoftware keine Probleme darstellen.  

Warum sich eine Buchhaltungssoftware lohnt: 

  • Digitale Verwaltung Ihrer Belege im Unternehmen 
  • Einfache / automatisierte Buchung von Einnahmen und Ausgaben 
  • Gesamtheitliche Übersicht Ihrer Finanzen (Dashboards) 
  • Einsparung von Kosten in Bezug auf Papier & Lagerung der Dokumente 
  • Komfortable Rechnungsverwaltung (Offene Posten Liste, Rechnungseingangsbuch) 

Hinzu kommt, dass durch eine gute Buchhaltungssoftware die Kommunikation mit dem Steuerberater um einiges erleichtert wird. Mithilfe einer DATEV Schnittstelle, die oftmals sehr einfach implementiert werden kann, können pro Monat die gesammelten Daten ganz einfach an den verantwortlichen Steuerberater geschickt werden. Es muss nicht unbedingt DATEV sein, sondern auch wenn Dienste wie BMDdvo oder RZL genutzt werden, sollten gute Buchhaltungsprogramme in der Lage sein, die Daten so aufzubereiten, dass sie einfach exportiert und in der vom Steuerberater genutzten Software weiterbearbeitet werden können. 

Abgesehen davon gibt es noch viele weitere gute Gründe, um die eigene Buchhaltung zu digitalisieren 

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Arten von Buchhaltungs­software 

Bevor man sich für eine Buchhaltungssoftware entscheidet, muss man sich darüber informieren, für welche Art der Buchhaltung das Programm geeignet ist: Manche Buchhaltungsprogramme eignen sich besonders gut für Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), andere wiederum sind auf die doppelte Buchführung spezialisiert. Zusätzlich werden auch oft DATEV-Schnittstellen oder andere Zugriffsmöglichkeiten für den Steuerberater angeboten, was sich natürlich in vielen Fällen als durchaus praktisch erweist. 

Eine weitere, wichtige Unterscheidung von Buchhaltungsprogrammen liegt in der Vielfalt der angebotenen Services und dem dadurch möglichen Grad der Digitalisierung der Buchhaltung. Eine Buchhaltungssoftware, die sich an Großkonzerne richtet, bietet neben der normalen FiBu meist auch Lösungen im Bereich des Projektmanagements und der Lagerverwaltung inklusive der Anbindung an ein führendes ERP System, wie beispielsweise SAP 

Jedoch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen reicht eine deutlich weniger teure und komplexe Software, die dennoch mit dem Unternehmen mitwächst und sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst, wie beispielsweise mit einer online Banking Integration. 

Eine solche Software ist deshalb interessant, weil sie die Bilanzbuchhalter in ihren Funktionen unterstützen, die Standardfälle automatisiert und ihnen dadurch mehr Zeit für anspruchsvolle Fälle zur Verfügung stellt. 

Buchhaltungssoftware als Cloud Lösung oder zur Installation 

Ob man sich nun für eine cloudbasierte Lösung entscheidet oder lieber zu einem installierbaren Programm zurückgreift, hängt von der Struktur des eigenen Unternehmens ab. Dabei muss man die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten abschätzen: Eine Offline Software Lösung lässt sich zum Beispiel auch dann bedienen, wenn einmal keine Internetverbindung verfügbar sein sollte.

Wenn man jedoch auf eine Cloud Lösung zurückgreift, kann man unabhängig von Standort und Endgerät immer auf seine Belege und Daten zugreifen. Beide Formen von Buchhaltungsprogrammen haben ihre guten Seiten, doch es scheint, dass Cloud Lösungen nicht zuletzt aufgrund ihrer Flexibilität immer mehr User überzeugen. LexOfficedomonda und SageOne sind typische Vertreter für gelungene Cloud Lösungen. 

Abgesehen von der Anpassungsfähigkeit cloudbasierter Buchhaltungssoftware kommt noch hinzu, dass ebendiese Programme im Bereich von Datensicherheit und Rechtskonformität immer wieder aktualisiert werden und somit regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden können. Für digitale Belege betrifft das vor allem die Aufbewahrungsfrist, die sowohl größere und kleinere Unternehmen als auch Selbstständige und Freiberufler einzuhalten haben. Hier ein kleiner Abstecher in die Aufbewahrungsfrist, die vom Finanzamt auferlegt wird. 

Aufbewahrungsfrist des Finanzamts für Belege 

Die Tatsache, dass man in einer Buchhaltungssoftware alle Belege jederzeit zugänglich in einem Programm „abheften“ kann, dient nicht nur der Übersicht über die firmeneigenen Einnahmen und Ausgaben, eventuellen Einnahmen Überschuss, sondern bringt auch andere, platztechnische Vorteile. Denn das Finanzamt hat ganz eigene Vorstellungen davon, wie lange ein Unternehmen seine Belege aufzubewahren hat: In Österreich 7 und in Deutschland sogar ganze 10 Jahre. Die aufzubewahrenden Buchungsbelege sind: 

  • Konten 
  • Belege 
  • Geschäftspapiere
  • Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, etc. 

Die Belege können mithilfe einer Buchhaltungssoftware ganz einfach und ohne viel Platz einzunehmen digital archiviert und revisionssicher für die vom Finanzamt vorgeschriebene Zeit verwahrt werden. 

Genaueres über die Aufbewahrungspflicht in Österreich erfahren Sie auf der Webseite des Finanzamts. 

Das sollte eine Buchhaltungssoftware können: 

Es gibt bereits sehr viele Buchhaltungsprogramme auf dem Markt – da fällt die Entscheidung oft nicht leicht. Deshalb haben wir für Sie die essentiellen Eigenschaften herausgesucht, die eine gute Buchhaltungssoftware auf jeden Fall haben und die man jedenfalls miteinander vergleichen sollte: 

  • Belegerfassung – ein Foto reicht, nachfolgend sollte vieles automatisiert passieren 
  • Bankintegration – einfaches Bezahlen von Rechnungen  
  • Finanzdashboard – eine übersichtliche Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben 
  • Smarter Kontenabgleich – fehlende Beträge werden aufgelistet, Abgleich der Bankkontentransaktionen (Achtung, wenn sie einzelne Konten unter einem Verfüger nicht anbinden wollen, können dies manche Anbieter nicht leisten)   
  • Rechnungsfreigabe und Workflows – internes Rechtesystem für kurze Kommunikationswege 
  • Kurze Kündigungsfristen (Achtung bei langlaufenden Jahresverträgen)  

 

Nahezu jede Buchhaltungssoftware bietet auch einen eigenen digitalen Belegassistenten an. Im Praxistest unterscheidet sich die automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Belegen bei den Anbietern jedoch kaum. Beim Automatisierungsgrad und damit bei der Abnahme von lästigen wiederkehrenden Tätigkeiten gibt es aber große Unterschiede. 

Eine gute Software bringt zusätzlich auch Funktionen für Lohnverrechnung und der automatischen Überweisung von Rechnungen – auch mit Kreditkarte – mit. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, wenn eine Buchhaltungssoftware eine breite Auswahl an Zusatzservices anbieten kann, die fallweise vom Unternehmen dazugebucht werden können.

Das kann ein Steuerberater sein, der Jahresabschluss und UVA erledigt und dies auch gleich ans Finanzamt schickt. Dadurch wird das Unternehmen selbst beinahe vollkommen von der Buchhaltung entlastet. Aber auch Zusatzangebote wie Controlling as a Service, welches wachsende Unternehmen punktuell bei der Weiterentwicklung eines professionellen Reporting und Controlling-Systems unterstützt, ist ein Merkmal für die Qualität der Buchhaltungssoftware. 

Doch gerade bei Zusatzservices ist Vorsicht geboten: Um den Überblick nicht zu verlieren sollte alles auf einer Plattform schlussendlich zusammenlaufen, um das Wichtigste aus der eigenen Buchhaltung 2020 gleich auf einen Blick zu haben. 

Wenn eine Buchhaltungssoftware zudem auch eine Cloud Lösung anbietet, ist das insofern relevant, weil dadurch jederzeit und von jedem Ort auf die Belege zugegriffen werden kann. Im besten Fall können abfotografierte Rechnungen auch per Mail direkt an das Programm gesendet werden, wodurch immer die tagesaktuellen Zahlen eingesehen werden können. 

Welches Programm passt zu Ihrem Unternehmen? 

Bei der Anbieterauswahl von Buchhaltungsprogrammen gibt es einige Kriterien, mit denen Sie recht schnell zu einer Shortlist gelangen. Zu beachten dabei sind: 

  • die Unternehmensgröße
  • die durchschnittliche Beleganzahl pro Monat
  • die Komplexität der Buchhaltung 

Es gibt also einerseits Lösungen für größere Unternehmen, die pro Monat klarerweise mehr unterschiedliche Ausgaben haben als Einzelunternehmen und kleine KMU’s und auch Dinge wie eine doppelte Buchführung zu machen haben.

Andererseits gibt es Formen von Buchhaltungssoftware, die besonders gut für Freiberufler und Selbstständige geeignet und auch auf deren Need spezialisiert sind. Dennoch sollte man sich informieren und viel vergleichen, bevor man sich schlussendlich für eine Buchhaltungssoftware entscheidet.

Ausreichend Vergleiche zwischen Buchhaltungsprogrammen können im Nachhinein zwischen Frust und Zufriedenheit entscheiden. Deshalb sollte man sich jedenfalls genug Zeit für einen richtigen Vergleich der Buchhaltungssoftware und deren einzelnen Funktionen nehmen. 

Dennoch sollte ein gutes Buchhaltungsprogramm, unabhängig von der Größe des Unternehmens, einfach zu bedienen sein und den Aufwand für die Buchhaltung zu minimieren.

Eine gut aufgebaute Buchhaltungssoftware kann mit der Zeit so intuitiv von der Hand gehen, wie online Banking oder die digitale Essensbestellung. 

Buchhaltungs­software für Kleinunter­nehmer 

FastbillBillomat, Sevdesk und Buchhaltungsbutler sind Programme, die besonders auf Selbstständige und kleine Unternehmen spezialisiert sind. Je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto mehr muss eine Software auch leisten können. Diesen Bereich decken unter anderem Software-Anbieter wie Datev, SAP und Microsoft ab. Die Software-Lösung domonda richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen (sgnKMU’s).

Der entscheidende Vorteil von domonda ist die Tatsache, dass hinter der Buchhaltungssoftware das Know-How einer echten Steuerberatungskanzlei steht. Das garantiert nicht nur, dass 99,9% der eingelesenen Belege richtig vorkontiert werden, sondern auch, dass jederzeit persönliche Unterstützung des domonda-Support-Teams in Anspruch genommen werden kann.  

Die vorbereitende Buchhaltung macht es dem Steuerberater leicht, Jahresabschluss und Umsatzsteuer Voranmeldung (UVA) rasch und ohne viel Mehraufwand zu erledigen. Bei domonda handelt es sich um kein Massenprodukt, sondern um eine Software Lösung, die auf die Bedürfnisse der einzelnen KMU’s angepasst wird.

One Size fits all” kann in einem solch komplexen Gebiet, wie der Buchhaltung, nicht funktionieren. Deshalb setzt domonda auf eine Oberfläche, die einfach zu bedienen ist, auch für Hobby-Buchhalter, und bietet zudem qualitative Zusatzlösungen, individuell für jedes Unternehmen anpassbar, an. Das bedeutet, dass man mit domonda eine Buchhaltungssoftware bekommt, die mit dem Unternehmen gemeinsam wachsen und sich dessen Bedürfnissen anpassen kann. 

Buchhaltungssoftware im Vergleich 2020 

Jetzt vergleichen wir 3 Arten von Buchhaltungssoftware: 

Auf der einen Seite ziehen wir Buchhaltungsprogramme für „Freelancer und kleine Unternehmen“, typische Vertreter hierfür wären FastbillBillomat und Sevdesk, heran. Auf der anderen Seite befindet sich dann Buchhaltungssoftware für „KMUs und Großunternehmen“, beispielhaft soll dafür SAP genannt werden. Und in der Mitte steht domonda, als Programm für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Die unterschiedlichen Arten von Buchhaltungssoftware werden hinsichtlich folgender Aspekte geprüft: 

  • Anzahl Mitarbeiter 
  • Belege pro Monat 
  • Komplexität 
  • Wesentliche Funktionen 
  • Anwenderfreundlichkeit 
  • Serviceplattform 
  • Preis (monatlich) 
Buchhaltungs­software für Freelancer und kleine Unternehmen
Buchhaltungs­software für KMUs und Groß­unternehmen
Geeignet für
(Anzahl Mitarbeiter)
Freelancer, EPUs, KMUs mit wenigen Mitarbeitern

10 – 250

ab 250

Beleganzahl pro Monat

Ideal für < 50

ab ca. 30 bis zu 1.000

ab 1.000

Beliebige Komplexität
Nur für einfache Einnahmen / Ausgabenrechner und geringe Komplexität.
Einfach und bis zu Doppelter Buchhaltung mit Multi-Bankkonten- und Kreditkartenabgleich, Spesen und Kostenstellen­verbuchungen.
Beliebige Komplexität

Wesentliche Funktionalitäten

Digitales Tool für E/A-Rechnung, Rechnungslegung, Verbuchung und diverse Zusatzfunktionen

Digitaler Belegassistent (inkl. Stapelverarbeitung) und Workflows, Vorkontierung für die Buchhaltung mit KI – Automatisierung der arbeitsintensiven Vorerfassungs­tätigkeiten

Geeignet für operative Abläufe in Finanzabteilungen und großen Steuerberatungs-
Kanzleien, Integration in Systemlandschaft von Großunternehmen

Anwender­freund­lichkeit

Geringe Komplexität /
EInfache Software-Bedienung für alle Anwender

Moderne Software mit intuitiver UI für alle Mitarbeiter ohne Einschulung

Profisoftware für geschulte Buchhalter
Serviceplattform

Nein

Ja.

Buchhaltung, Steuerberatung, Controlling as a Service, Forderungs­management aus Partnernetzwerk

Ja.
Individuell Erweitert / SW-Projekt

Preis ab
(monatlich)

9 Euro – 50 Euro

ab 49 Euro

Individuelle Pricing-Struktur

Für unsere tabellarische Auflistung besuchen Sie bitte die Desktop Version.
Die folgende Tabelle würde Ihnen in der Mobilansicht keine Freude bereiten – Danke!

Wenn Sie nun mehr über domonda wissen wollen oder es vielleicht ausprobieren möchten, dann vereinbaren Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch mit uns.

Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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