Rechnungen digitalisieren: So geht’s richtig

Vorteile von digitalen Rechnungen sind: Schutz vor Datenverlust, Zeit- und Platzersparnis, Unabhängigkeit vom Ort. Rechnungen können einfach mit dem Handy fotografiert oder eingescannt werden, um digitalisiert zu werden.
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Inhaltsverzeichnis

Unternehmen sind tagtäglich mit Unmengen an Rechnungen konfrontiert, die es zu kontrollieren, in die Buchhaltung einzugliedern und für eine lange Zeit aufzubewahren gilt. „Digitale Rechnungen“ erfreuen sich immer größerer Beliebtheit – und trotzdem arbeiten noch immer viele Unternehmen mit ausgedruckten Rechnungen, die anschließend digitalisiert werden müssen. Wir klären über die Vor- und Nachteile digitaler Rechnungen auf und geben Bescheid, worauf man unbedingt achten sollte.

 

Rechnungen richtig digitalisieren:

Es besteht keine Pflicht Rechnungen zu digitalisieren, jedoch ermöglicht eine elektronische Archivierung erhebliche Kosteneinsparungen. Falls eine Rechnung jedoch nicht ordnungsgemäß archiviert wurde, kann es durchaus sein, dass der Vorsteuerabzug aberkannt wird. Welche Voraussetzungen dafür gelten, haben wir für Sie im folgenden Absatz erläutert:

 

Anforderungen vom Finanzamt

Das Finanzamt stellt eigene Ansprüche, was die Digitalisierung von Rechnungen betrifft. Zum Beispiel muss die elektronische Archivierung von Belegen jedenfalls revisionssicher sein, damit man nicht im Nachhinein etwas unbefugt ändern kann. Auch müssen die digitalen Belege die vorgesehene Aufbewahrungsfrist, die vom Finanzamt festgelegt wird, zugänglich sein.

Eine revisionssichere Archivierung von Belegen ist also für das Finanzamt eine essenzielle Voraussetzung, um digitalisierte Rechnungen anzuerkennen. PDF-Dateien eignen sich dafür nicht, denn auch dort können einzelne Dateien sowie deren Reihenfolge abgeändert werden. Um Revisionssicherheit garantieren zu können, kommen nur spezielle Archivprogramme oder Dienstleister, die eine revisionssichere Speicherung der Belege in der Cloud anbieten in Frage.

Die Wirtschaftskammer Österreich bietet für die Art der Archivierung von Rechnungen eine detaillierte Aufstellung, die die Vor- und Nachteile der einzelnen Formen erläutert.

Zusammengefasst müssen für die richtige, elektronische Archivierung von Belegen folgende Informationen gewährleistet sein:

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Inhalts
  • Lesbarkeit des Aufbewahrungszeitraums
  • Nachverfolgbarkeit eventueller Änderungen
 

Sowohl Echtheit als auch die Unversehrtheit des Inhaltes müssen auf den Beleg selbst zutreffen, diese Punkte sollten also bereits vor der Digitalisierung gewährleistet sein. Mit der Buchhaltungssoftware domonda sind jedenfalls auch die Unabänderbarkeit der Dokumente, wie auch der nötige Aufbewahrungszeitraum gegeben. In unserem System können digitalisierte Rechnungen jederzeit abgerufen werden und sind immer zugänglich. Gelöschte Rechnungen werden in domonda gekennzeichnet, um eventuelle Änderungen nachvollziehbar zu machen.

 

Aufbewahrungspflicht von Rechnungen laut Gesetz

Auch digitalisierte Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Diese unterscheidet sich in den einzelnen Staaten – in Österreich mindestens 7, in Deutschland 6 oder 10 Jahre; abhängig von der Art des Dokuments.

In Österreich ist das Digitalisieren von Rechnungen erlaubt, solange „die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.“, so die Wirtschaftskammer Österreich zur Aufbewahrungspflicht auf elektronischen Datenträgern.

 

Vor- und Nachteile digitaler Rechnungen

 

Vorteile elektronisch archivierter Rechnungen

  • Platzeinsparungen
    Keine dicke, verstaubte Ordner, gefüllt mit Rechnungen und anderen Belegen, mehr im Keller.
  • Zeiteinsparungen
    Zum Auffinden eines bestimmten Beleges braucht man deutlich weniger Zeit, denn statt erst mühsam den richtigen Ordner ausfindig machen zu müssen, kann man am PC oder Handy rasch alle abgelegten Belege auf Schlagworte durchsuchen.
  • Weniger Kosten
    Durch digitalisierte Rechnungen fallen weniger Kosten in einigen Bereichen an: man spart sich Papier- und Druckkosten, braucht weniger Ordner und Regale, auch Porto-Kosten können sich verringern.
  • Unabhängigkeit vom Ort
    Man kann sein digitales Archiv jederzeit und von jedem Ort aus durchsuchen – und muss nicht extra in das betriebsinterne Archiv gehen.
  • Schutz vor Datenverlust
    Eine Rechnung ist verschwunden oder wurde gar versehentlich weggeworfen? Das kann mit einem elektronischen Archiv nicht mehr passieren, da die Daten entweder über ein Back-up oder in der Cloud gesichert sein müssen und dadurch jederzeit abrufbar und auffindbar sind.

Nachteile digitalisierter Belege

  • Kein Vorsteuerabzug bei falsch digitalisierten Rechnungen
    Nur wenn die vom Finanzamt gestellten Voraussetzungen erfüllt sind, kann ein Unternehmen von digitalisierten Rechnungen profitieren.
  • Abhängigkeit von Technik
    Zwar spart man sich mit elektronischen Archiven Platz, jedoch benötigt man dafür auch die richtige Technik, Strom und Software.
  • DSGVO-Richtlinien
    Gerade bei sensiblen Daten muss auch auf die Datensicherheit hingewiesen werden. Deshalb müssen für solche Daten zusätzliche Maßnahmen gegen Hackerangriffe getroffen werden – jedoch können auch sensible Daten, die klassisch abgelegt wurden, „gestohlen“ werden. Grundsätzlich muss die DSGVO in allen Bereichen, sowohl digital als auch analog, umgesetzt werden.

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Rechnungen digitalisieren: Ein Leitfaden

Bereits einige wenige Maßnahmen reichen aus, um einen Großteil der Rechnungen zu digitalisieren:

  • Rechnungen per Mail vom Lieferanten
  • Papierrechnungen mit einem Multifunktionsdrucker scannen
    • Bei höherem Volumen mit einer professionellen Scanner-Lösung
  • Verwendung einer zentralen E-Mail-Adresse, um dort alle Rechnungen hin zu senden und zu sammeln
  • Externe Dienstleister können den Digitalisierungsprozess von Rechnungen übernehmen
  • Bewirtungsbelege und Taxirechnungen mit einer kostenfreien Scan-App digitalisieren

Digitalisieren von Rechnungen mit Apps

Kostenfreie Apps zum Scannen von Belegen sind beispielsweise Genius Scan, Scannable oder Scanbot. Für das reine Scannen von Rechnungen erfüllen diese Apps vollkommen ihren Zwecke, doch um die digitalisierten Belege auch bearbeiten und in die Buchhaltung eingliedern zu können, ist eine komplexe Buchhaltungssoftware die effizientere und praktischere Lösung. So eine Software unterstützt Sie nicht nur dabei, Belege digital zu erfassen, sondern bereitet gleich die Buchhaltung für den Steuerberater optimal vor. Buchhaltungsprogramme, wie zum Beispiel domonda, ermöglichen es den Nutzern sogar, die Bankkonten und E-Mail-Adressen mit der Software zu verknüpfen und gescannte Belegdokumente hochzuladen, aber auch praktische Zusatzservices im Bereich des Mahnwesens werden angeboten – was den Unternehmen viel Aufwand abnehmen kann.

Gerade bei solchen Applikationen und Programmen sollte darauf geachtet werden, ob sie, wie es bei domonda der Fall ist, die Rechnungen revisionssicher digitalisieren und verwalten. Eine gute Buchhaltungssoftware sollte außerdem transparent und übersichtlich gestaltet sein und im besten Fall auch Expertenwissen vermitteln können, falls es gebraucht wird.

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Über den Autor

Mathias Kimpl

Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

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