Der Ruf von Rechnungslegung ist nicht unbedingt positiv: Sie gilt als zeitintensiv und komplex.
Das muss aber nicht so sein – wenn einmal eine Rechnungsvorlage erstellt wurde, ist es ein wahres Kinderspiel, Rechnungen zu schreiben. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware an seiner Seite benötigt man außerdem kaum mehr Zeit für das Versenden und Bezahlen von Rechnungen und auch Offene-Posten gehen nicht mehr im Zettelchaos unter. In diesem Beitrag erfahren Sie, was auf einer Rechnung drauf sein muss, also alle Rechnungsmerkmale, welche Rechnungsarten es gibt und was man unter Spezial-Rechnungen versteht.
Rechnungslegung in Österreich und Deutschland
Im Grunde genommen ist das Schreiben von Rechnungen ein positiver Anlass: Immerhin bedeutet das, man hat etwas verkauft und man kann so die Früchte seiner Arbeit einfordern. Mithilfe der Rechnungsstellung werden die von Ihrem Unternehmen erbrachten Leistungen oder Lieferungen im Tausch gegen Geld eingefordert – also eigentlich Alltag in einem florierenden Unternehmen.
So wird der Begriff der „Rechnungslegung“ dahingehend definiert, dass er zur Dokumentation und Information des Unternehmens nach außen hin, für externe Beziehungen, verwendet wird. Die Informationen auf Rechnungen, Quittungen, Belegen, Weisungen, etc. sind wichtige Datenquellen für die Handels- und Steuerbilanz des Unternehmens, dienen aber auch zur Information für Kunden.
In Österreich gibt es sogenannte „rechnungslegungspflichtige“ Unternehmen: Das sind jene Unternehmen, die entweder zwei Mal in Folge den Umsatzschwellenwert von 700.000 Euro oder einmalig den qualifizierten Schwellenwert von 1.000.000 Euro überschreiten. Mehr über die Schwellenwerte und wie sie sich zusammensetzen, erfahren Sie auf dem Unternehmensservice Portal Österreichs.
Die rechnungslegungspflichtigen Unternehmen sind ihrem Namen entsprechend dazu verpflichtet, alle unternehmensbezogenen Geschäfte und die finanzielle Lage nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung aufzulisten und ersichtlich zu machen – und zwar indem sie „Bücher führen“. Das bedeutet im Grunde nur, dass solche Unternehmen eine doppelte Buchführung haben müssen – das heißt, sie müssen am Jahresende sowohl eine Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.
Grundsätzlich müssen aber alle Unternehmen und all jene, die Selbstständig sind oder als Freiberufler arbeiten, eine Rechnung schreiben, sie werden also zum Rechnungssteller. Die Rahmenbedingungen zur Rechnungslegungspflicht wird in Österreich im Unternehmensgesetzbuch (UGB) und in Deutschland im Handelsgesetzbuch (HGB) definiert. International gelten die IFRS als Grundlage zur Rechnungslegung.
Professionelle Rechnungen erstellen
Vor allem, wenn das eigene Unternehmen noch „in den Kinderschuhen“ steckt und das Gründen noch nicht lange her ist, dann ist man oft mit wichtigeren Fragen beschäftigt als damit, welchen Design die eigene Rechnung haben soll. Solange alle wichtigen Rechnungsmerkmale vorhanden sind, ist alles andere halb so schlimm – zumindest glaubt man das.
Aber in Wahrheit gehört zu einem professionellen Firmenauftritt auch das individuelle Design der Rechnung. Das muss nicht unbedingt immer viel Zeit kosten, aber die in das Layout der eigenen Rechnung investierten zwei oder drei Stunden machen sich dann im späteren Verlauf positiv bemerkbar.
Aufgrund der Digitalisierung, die sowohl in Buchhaltung, Rechnungswesen als auch in alle anderen unternehmerische Bereiche Einzug hält, sollten Sie auch überlegen, komplett auf digitale Rechnungen umzusatteln und diese von vorneherein zu priorisieren. Das spart Platz, Papierkosten und letzten Endes auch Zeit. Denn wenn man gleich zu Beginn die Buchhaltung im Unternehmen digitalisiert, kann man unter anderem auf eine Buchhaltungssoftware oder Bürosoftware (oder Rechnungsprogramme) zurückgreifen, die das interne Rechnungswesen wesentlich vereinfacht und auch automatisiert.
In der digitalen Finanzabteilung domonda können Sie ohne viel Aufwand Ihre eigenen Rechnungen und Angebote verfassen. Das Beste: Diese Rechnungen werden in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellt. Das bedeutet, dass Sie Rechnungen in einheitlichen Standards bekommen, die auch von Behörden in Deutschland akzeptiert werden.
e-Rechnungen erstellen
Seit 2018 gibt es eine einheitliche europäische Norm für elektronische Rechnungen sowie spezielle digitale Formate, die dafür benutzt werden müssen. In Österreich und Deutschland werden von den Bundesdienststellen keine Papierrechnungen mehr akzeptiert, sondern nur mehr e-Rechnungen auf XML-Basis. Formate wie X-Rechnung & ZUGFeRD zählen zu von den Behörden anerkannten, einheitlichen Standards für e-Rechnungen.
Diese e-Rechnungen selbst zu erstellen, kann Sie viel Zeit und Nerven kosten, weil diese Rechnungen programmiert und kodiert werden müssen.
Deshalb nutzen viele Unternehmen eine eigene Software, die nur auf die Erstellung von X und e-Rechnungen spezialisiert ist. Das kann aber teuer werden – und sollte die Software nicht in Ihr Buchhaltungsprogramm integrierbar sein, ist das besonders umständlich.
Unser Praxistipp: Suchen Sie nicht nach einem isolierten Rechnungseditor, sondern nach einer ganzheitlichen Lösung:
domonda ist die digitale Finanzabteilung für KMU’s und Start-Ups: neben der Digitalisierung der Finanzprozesse sowie smarten Automatisierungen können Sie jetzt in domonda ohne viel Zeitaufwand professionelle e-Rechnungen erstellen und Mahnungen automatisiert ausschicken.
Erforderliche Rechnungsmerkmale: Das muss auf die Rechnung
Um eine Rechnung gesetzeskonform zu legen und damit keine Probleme mit der Belegerteilungspflicht und der Umsatzsteuer zu bekommen, müssen gewisse Merkmale auf der Rechnung vorhanden sein.
Wir haben alle Merkmale, die auf den unterschiedlichen Rechnungsarten vorhanden sein müssen für Sie aufgelistet:
- Name und Anschrift des Liefernden/Leistenden
- UID-Nummer des Liefernden/Leistenden
- Name und Anschrift des Empfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungslegung
- Datum der Lieferung/Leistung
- UID-Nummer des Empfängers (bei Gesamtbetrag über 10.000€ Reverse Charge/innergemeinschaftliche Lieferungen)
- Beschreibung der Lieferung/Leistung
- Entgelt für die Lieferung/Leistung
- Steuersatz
- Steuerbetrag
- Hinweis auf steuerliche Behandlung
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht die erforderlichen Vorschriften erfüllt?
Der wohl schlimmste Fall, der eintreten kann, wenn eine Rechnung nicht richtig geschrieben wurde, ist die Aberkennung des gesamten Rechnungsbetrags im Zuge einer Überprüfung durch das Finanzamt. Das bedeutet nicht, dass man das Geld an den Kunden zurücküberweisen muss, aber dass man auf diese Rechnung die Vorsteuer nicht geltend machen kann. Belege bilden nämlich die Grundlage der Buchhaltung – und wenn dort die Rechnungen nicht richtig geschrieben worden sind, zählt das auch nicht als ordnungsgemäße Buchführung.
Sie wollen sich nicht mit Steuern und Steuerthemen herumschlagen? Kein Problem! Testen Sie unsere Buchhaltungssoftware kostenlos und nutzen Sie den Steuerberater-Zusatzservice. Damit können Sie Ihren Fokus auf die wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen richten.
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Welche Rechnungsarten gibt es? Leitfaden & Beispiele
Um Rechnungen schreiben zu können, muss man die verschiedenen Rechnungsarten kennen. Wir haben auch eine detaillierte Unterscheidung zwischen internen und externen Belegen und den Umgang in der Buchhaltung damit für Sie zusammengestellt. Wenn Sie nun selbst verschiedene Rechnungen schreiben möchten, dann müssen diese jedenfalls die oben genannten Merkmale enthalten. Aber je nach Art der Rechnung, ändert sich auch ihr Aufbau.
Um die verschiedenen Rechnungsarten, deren Aufbau und wann sie in Verwendung kommen verständlich zu erklären, folgt nun ein Leitfaden mit Beispielen zu den einzelnen Rechnungsarten.
Zunächst unterscheidet man zwischen Standard- und Spezial-Rechnungen.
Zu den Standard-Rechnungen zählen
- Kleinbetragsrechnung
- Standardrechnung
Spezial-Rechnungen bestehen z B aus
- Kleinunternehmerrechnung
- Reverse Charge Rechnung
- Innergemeinschaftliche Lieferung
- Ausfuhrlieferung
1. Standard-Rechnungen
Kleinbetragsrechnung schreiben
Zur Kleinbetragsrechnung zählen Rechnung bis zu einem Gesamtbetrag von max. 400,00 Euro.
Eine solche Rechnung könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
Die auf der Grafik markierten Nummern sind die bereits angeführten Merkmale, die jede Rechnung enthalten muss. Hier erkennt man, wo welches Merkmal stehen sollte.
Normale Standardrechnung schreiben
Standardrechnungen werden ab einem Betrag von 400 Euro ausgestellt und sind wohl eine der häufigsten Arten von Rechnungen. In unserem Beispiel wird sowohl eine Lieferung als auch eine Leistung in Rechnung gestellt:
2. Spezial-Rechnungen
Spezial-Rechnungen können nur dann geschrieben werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Zum Beispiel sind diese abhängig von der Art des Unternehmens oder von wem die Umsatzsteuer zu bezahlen ist. Die einzelnen Arten werden im Folgenden aber noch genau aufgeschlüsselt und mit Beispielen veranschaulicht.
Kleinunternehmer-Rechnung schreiben
Diese Art der Rechnung kann nur von Unternehmen verwendet werden, die einen Nettoumsatz bis zu 30.000,00 Euro im Jahr erzielen. Weil der in einem Kleinunternehmen generierte Umsatz so gering ist, gibt es dafür auch eine eigene Art der Rechnungslegung. Besonders wichtig ist, wie in dem Beispiel ersichtlich wird, der Hinweis auf die steuerliche Behandlung beim Rechnung schreiben:
Sonderfall Kleinunternehmerregelung
Warum haben Kleinunternehmen denn nun eine Sonderregelung in Bezug auf die Rechnungslegung und steuerliche Behandlung? Den entscheidenden Punkt der sogenannten Kleinunternehmerregelung stellt die Umsatzsteuer dar. Kleinunternehmer sind nämlich „unecht umsatzsteuerbefreit“. Das bedeutet konkret:
- Einerseits müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen, das heißt: In Ausgangsrechnungen wird die Umsatzsteuer nicht angegeben.
- Andererseits dürfen sie von ihren Ausgaben auch keine Vorsteuer abziehen, das heißt: Es gibt keinen Vorsteuerabzug bei Eingangsrechnungen.
Reverse Charge erstellen
Bei der Reverse Charge handelt es sich um die Art von Rechnungen, bei denen die Umsatzsteuer vom Empfänger geschuldet wird. Auch hier ist der Hinweis auf die steuerliche Behandlung als Rechnungsmerkmal ausschlaggebend, wie Sie an unserem Beispiel für die Rechnung erkennen können:
Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Lieferungen von einem Mitgliedsstaat der europäischen Gemeinschaft in einen anderen, werden als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Diese haben, ähnlich wie die Reverse Charge oder die Kleinunternehmer-Rechnung eine besondere steuerliche Stellung. Bei Importen aus einem Drittstaat sieht das wiederum anders aus, denn dann muss die Einfuhrumsatz-Steuer entrichtet werden.
Innergemeinschaftliche Lieferungen sind laut aktuellem Gesetz steuerfrei, wie man an unserem Beispiel erkennen kann:
Rechnungen für Ausfuhrlieferungen
Solche Rechnungen werden dann erstellt, wenn Waren oder Leistungen in Drittländer exportiert werden, wie z B in die Schweiz oder Türkei. Sie ist für die zollamtliche Abfertigung aus dem EU-weiten Zollgebiet wichtig und muss alle Daten zur Erstellung der Zollanmeldung enthalten.
Die Wirtschaftskammer Österreich bietet eine weiterführende Erstinformation zur Erstellung von Export-Rechnungen an, sollten Sie diese benötigen. Wir haben für Sie auch für die Ausfuhrlieferungen wieder ein konkretes Beispiel erstellt:
Kostenlose Rechnungsvorlagen
Hier kommen Sie zu kostenlosen Vorlagen für Ihre Rechnung.
Offene Rechnungen im Blick behalten
Rechnungen schreiben, versenden und empfangen machen einen großen Teil des unternehmerischen Alltages aus. Um offene Posten nicht aus dem Blick zu verlieren und den Überblick über seine Finanzen zu behalten, empfiehlt sich eine Buchhaltungssoftware. Ein Buchhaltungssoftware Vergleich zeigt, welche Programme für welche Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten geeignet sind. So ist für die Übersicht über noch offene Rechnungen eine Bankintegration besonders ratsam. Dadurch können Rechnungen in wenigen Minuten bezahlt werden.
Zusatzservices wie ein automatisiertes Forderungsmanagement sind ebenfalls interessant, um neben Rechnungen nicht auch noch Zeit in das Erstellen von Mahnungen investieren zu müssen. In domonda können Sie außerdem automatisiert Mahnungen aussenden. Ein effektives Forderungsmanagement ist wichtig, um die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern.
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Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
