Die Rechnung ist raus – aber das Geld kommt nie an. Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt? Im folgenden Beitrag erfahren Sie alles rund um das Thema Forderungsmanagement und welche Möglichkeiten Sie haben, Ihr Mahnwesen effektiver gestalten zu können.
Was ist Forderungsmanagement?
Mit Forderungsmanagement wird jener Bereich bezeichnet, welcher die professionelle Verwaltung von offenen Forderungen betrifft. Dieses wird auch als professionelles Mahnwesen bezeichnet.
Dieser Teil wird in Unternehmen zusehends an sogenannte Inkassounternehmen ausgelagert, damit das Unternehmen oder der Selbstständige sich nicht selbst darum kümmern muss, nicht einbezahlte Forderungen nachzuverfolgen und Mahnungen zu schreiben.
Letztlich ist das Ziel des Forderungsmanagements, die Liquidität des Unternehmens zu sichern und fehlende Beträge von Kunden quasi „einzutreiben“ – und zwar mithilfe von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Vorlage für Mahnungen herunterladen!
Laden Sie sich eine anpassbare Word-Vorlage für Mahnungen herunter.
Aufgaben des Forderungsmanagements
Wenn das Forderungsmanagement nicht ausgelagert, sondern im Unternehmen selbst abgewickelt wird, gehört es zum innerbetrieblichen Rechnungswesen. Es kann grob in folgende 3 Schritte unterteilt werden:
- Sortieren,
- Registrieren &
- Organisieren offener Forderungen.
Sollte es zu einem Zahlungsverzug eines Kunden kommen, ist es die Aufgabe des Forderungsmanagements, diesen an die noch offene Forderung zu erinnern.
Ein gutes Forderungsmanagement beginnt aber schon einen Schritt vorher: Es prüft die Bonität der Geschäftskunden, um eventuelle Zahlungsausfälle bereits im Vorfeld verhindern zu können. Dieser Bereich nennt sich auch Debitorenmanagement.
Sollte es dennoch dazu kommen, dass ein Unternehmen seinem Kunden eine Mahnung zusenden muss, fallen für den Kunden natürlich auch Mahnspesen an, welche sich mit jedem benötigten Arbeitsschritt wiederum erhöhen.
Sobald eine Mahnung angekommen, aber die Zahlung noch immer nicht eingegangen ist, können auch strafrechtliche Konsequenzen eingeleitet werden.
Unser Praxistipp: Versenden Sie Mahnungen automatisch, wenn Rechnungen überfällig sind. Moderne Lösungen, wie zum Beispiel domonda, gleichen ihre Bankkonten und Ihre Rechnungen automatisch ab und erzeugen so vollautomatisiert tagesaktuelle Offene Posten Listen. Definieren Sie Mahnstufen, um die Aussendung von Mahnungen zu automatisieren.
Bonitätsprüfung – das muss man beachten
Im Zuge der Bonitätsprüfung wird die Kreditwürdigkeit eines potenziellen Geschäftspartners analysiert. Dafür gibt es verschiedene Daten, welche für die Bonitätsprüfung relevant sind. Dazu zählen unter anderem:
- Name
- Alter
- Geschlecht
- Anschrift
Zusätzlich zu diesen Fakten wird auch das bisherige Zahlungsverhalten geprüft: Dafür wird eine sogenannte Wirtschaftsauskunft zu Rate gezogen. Darunter versteht man spezielle Unternehmen, welche wirtschaftsrelevante Daten über Privatpersonen und Unternehmen an diverse Auftraggeber weitergeben. Eine solche Vorgehensweise hat sich durchaus bewährt, denn dadurch kann zuverlässig festgestellt werden, inwiefern Kunden ihren Forderungen nachkommen – oder eben nicht. Nicht zuletzt deshalb, weil solche Auskunfteien auch Informationen zu Gerichts- und Inkassodaten führen können.
Im Ernstfall: Inkassounternehmen oder doch lieber Anwalt?
Sollte es tatsächlich soweit kommen, dass ein Kunde auf Ihre Mahnungen nicht reagiert, müssen Sie die nächsten Schritte einleiten. Grundsätzlich stehen sowohl Rechtsanwalt als auch Inkassobüro vor denselben Aufgaben, die erledigt werden müssen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass ein Anwalt Sie auch vor Gericht vertreten kann – ein Inkassobüro ist dazu nicht in der Lage. Daher ist es wichtig, zu unterscheiden, ob es sich im konkreten Fall um eine bestrittene oder eine unbestrittene Forderung handelt.
Eine unbestrittene Forderung ist eine Forderung, welche vom Schuldner schlichtweg nicht bezahlt wurde – und dies ohne die Nennung eines Grundes. Einen solcher Fall kann von einem Inkassobüro übernommen werden.
Bei einer bestrittenen Forderung hat Ihr Kunde normalerweise einen inhaltlichen Grund geliefert, warum er nicht zahlen kann: Z B nennt der Schuldner als Grund, dass er mit der gelieferten Ware/Dienstleistung nicht zufrieden ist oder diese nicht ordnungsgemäß geliefert wurden. Es wird damit argumentiert, dass im Vertrag geregelte Vereinbarungen nicht eingehalten wurden, weshalb es zu einem Rechtsstreit wird. Für einen solchen Fall ist ein Anwalt besser geeignet, da bestrittene Forderungen oft vor Gericht landen.
Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Bereich Forderungsanmeldung im Insolvenzverfahren.
Effektives Mahnwesen: 6 Tipps
Um unangenehme Situationen vor Gericht bereits im Vorfeld zu vermeiden, gibt es ein paar Möglichkeiten, um Ihr Mahnwesen zu optimieren und effektiver zu gestalten. Mit unseren 5 Tipps sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern vor allem auch kostbare Nerven.
1. Rechnungswesen digitalisieren
Sie können bereits bei der Rechnungsstellung Zeit und Kosten sparen: Mithilfe von einem digitalen Rechnungswesen können Sie Ihre finanziellen Prozesse effizienter gestalten. Seit 2018 gibt es zudem eine einheitliche europäische Norm für elektronische Rechnungen und seit 2020 auch einheitliche digitale Formate, wie beispielsweise die XRechnung in Deutschland.
Mit einer digitalen Finanzabteilung wie domonda können Sie einfach und ohne Spezialwissen XRechnungen erstellen. Zahlungen und Belege können automatisch einander zugeordnet werden und offene Posten sind auf einen Blick erkennbar.
2. Zahlungseingänge im Auge behalten
Ob mithilfe einer digitalen Buchhaltungssoftware oder noch analog: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zahlungseingänge regelmäßig kontrollieren. Vor allem, wenn Sie keine technische Unterstützung bei fehlenden Beträgen haben, müssen Sie selbst darauf achten, ob Forderungen noch offen sind. Dadurch können Sie bei Zahlungsausfällen sofort reagieren und Mahnungen versenden.
Unser Praxistipp: Mit der digitalen Finanzabteilung domonda sparen Sie sich viel Arbeit: Rechnungen in domonda hochladen, offene Posten im Blick behalten und automatisch Mahnungen ausschicken!
3. Digitale Zahlungsmöglichkeit schaffen
Die Digitalisierung macht vor nichts Halt: Deshalb sollte man seinen Kunden das Bezahlen von Rechnungen so einfach wie möglich machen: Zusätzlich zum gewohnten Zahlschein sollten Kunden auch die Wahl zwischen mehreren Zahlungsmöglichkeiten bekommen. Paypal oder paydirekt gehören mittlerweile zum normalen Geschäftsalltag und viele Firmen nutzen solche Zahlungsdienste frequentiert – und oft lieber als den alten Zahlschein.
Wie für Sie intern eine Bankintegration in Ihrem digitalen Rechnungswesen enorm vorteilhaft und zeitsparend sein kann, so sind es für Ihre Kunden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten, die Sie Ihnen im besten Fall auch anbieten.
4. Bonität der Kunden prüfen
Sicherheit geht vor! Je besser Sie über die Bonität Ihrer zukünftigen Kunden Bescheid wissen, desto besser können Sie mit Ihren Forderungseingängen kalkulieren.
Gerade bei Neukunden, die mit großen Erstbestellungen zwar sehr reizvoll erscheinen, sollte man besser nachrecherchieren und auf die Unterstützung durch Wirtschaftsauskunfteien zurückgreifen. Dazu zählen unter anderem creditsafe oder cashlife.
5. Verjährungsfristen nicht vergessen!
Eine nicht einbezahlte Rechnung hat, wie so vieles, eine Verjährungsfrist. Nach drei Jahren verlieren Sie zwar nicht das Recht auf Ihr Geld, jedoch die Möglichkeit, eine Klage zu erheben.
Wenn Sie selbst vergessen zu mahnen, können Sie keinen rechtlichen Einspruch geltend machen, sollte die Rechnung verjährt sein.
Deshalb sollten Sie am Jahresende immer überprüfen, welche Forderungen noch offen sind – und wie lange schon. Ein effizientes Mahnwesen ist hier das A und O um nicht bezahlte Rechnungen einzufordern.
6. Mahnungen automatisch versenden
Um eine effektives Forderungsmanagement zu schaffen, müssen Sie auch regelmäßig und zeitnah mahnen, sobald eine von Ihnen gestellte Rechnung überfällig geworden ist.
Ein effizientes Mahnwesen kostet aber enorm viel Zeit – und es kann schon mal passieren, dass die ein oder andere ausstehende Rechnung übersehen wird. Vor allem, wenn Sie oder Ihr Team alle Mahnungen selbst ausschicken müssen.
Deshalb sollten Sie Ihr Mahnwesen automatisieren. Dank virtueller Finanzabteilungen, die an Ihre Buchhaltung angeschlossen sind, können Sie einfach und unkompliziert Mahnungen automatisch versenden.
Das System erkennt automatisch, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und versendet von Ihnen im Vorhinein erstellte Mahnungen laut den von Ihnen definierten Mahnstufen.
Mehr Zeit für das Wesentliche: Nutzen Sie domonda für ein erfolgreiches Forderungsmanagement!
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
