XRechnung in Deutschland Pflicht: Der neue Standard für e-Rechnungen

Der EU-weite Standard 2020 für e-Rechnungen: In Deutschland die XRechnung in Österreich ebInterface und austroFIX. Wir klären auf, warum es diese Standards gibt und eine XRechnung erstellt wird.
STandards-e-rechnung

Inhaltsverzeichnis

Seit dem 27.11.2020 ist es fix: Die XRechnung wird in Deutschland Pflicht. Das bedeutet, dass in Deutschland alle Auftraggeber öffentlicher Institutionen verpflichtend standardisierte Formatvorlagen für elektronische Rechnungen, die sogenannte XRechnung, verwenden müssen.

Was genau man unter einer XRechnung versteht und vor allem wen sie betrifft und wie und unter welchem Namen die XRechnung in Österreich umgesetzt wird, haben wir für Sie zusammengestellt. Außerdem erklären wir den Unterschied zwischen einer XRechnung und einer normalen e-Rechnung – und wie Sie Ihre Rechnungen am besten selbst digitalisieren können!

XRechnung als EU-weiter Standard

Die Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung entwickelte sich in den einzelnen Mitgliedsstaaten der EU äußerst unterschiedlich, was vor allem bei grenzüberschreitendem Handel zu erhöhter Komplexität der Rechnungslegung und auch zu Mehrkosten führte, vor allem im Bereich öffentlicher Aufträge. Deshalb hat das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union bereits 2014 eine EU-Richtlinie, die die Formalien für elektronische Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen regelt, verabschiedet.

Das Ziel dieser EU-Richtlinie ist es, eine einheitliche Norm für elektronische Rechnungen zu finden, um die Rechnungsstellung innerhalb der EU zu vereinfachen und zu standardisieren. Diese Norm für elektronische Rechnungen wurde im Jahr 2017 veröffentlicht und ab diesem Zeitpunkt hatten öffentliche Auftraggeber innerhalb der EU 30 Monate Zeit, sich an dieses Format anzupassen und solche elektronischen Rechnungen sowohl zu senden als auch empfangen zu können. Aber was genau ist die „XRechnung“ und was ist der Unterschied zu einer normalen e-Rechnung?

Was versteht man unter XRechnung?

Zuerst sollte erwähnt werden, dass die Normvorgabe der EU nur die Basis regelt – spezielle Anforderungen können individuell von den einzelnen Mitgliedsstaaten selbst definiert werden, diese werden CIUS (Core Invoice Usage Specifitcations) genannt. So hat sowohl Deutschland als auch Österreich, dort unter dem Name CIUS-AT-NAT, eigene Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung gemäß dem EU-Format erstellt.

Aus welchen Komponenten setzt sich die XRechnung in Deutschland zusammen? Wir haben für Sie einen kleinen Auszug erstellt:

  • Die Grundlage bilden offene Standards, die für alle frei zugänglich und unentgeltlich nutzbar sind
  • Die verwendete Technologie ist sicher und nachhaltig
  • Der Rechnungs-Workflow kann automatisiert werden, sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmer-Seite.

Besonders der letzte Punkt birgt einige Vorteile für Unternehmen: Wenn Sie Ihre EU-konforme Rechnungslegung mit einer smarten Buchhaltungssoftware kombinieren, können dank digitaler Workflows individuelle Prozessketten im System hinterlegt und Rechnungen automatisch bezahlt werden. Eine digitale Belegerfassung kann auch XRechnungen auslesen und vorkontieren – damit wird nicht nur die Rechnungslegung vereinfacht, sondern auch teure Zeit des Buchhalters gespart!

Sparen Sie sich Ihre wertvolle Zeit – und digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung.

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Was ist XRechnung?

Ist XRechnung eine e-Rechnung?

Jetzt kann man argumentieren, dass auch die meisten elektronischen Rechnungsformate, die sich bis dato durchgesetzt haben, die bereits erwähnten Punkte ebenfalls erfüllen. Also worin liegt der Unterschied von einer XRechnung zu einer normalen elektronischen Rechnung Deutschland?

Oft spricht man von eingescannten Rechnungen oder PDFs als „e-Rechnung“, was aber genau genommen nicht ganz richtig ist, zumindest laut der Norm für die elektronische Rechnung auf europäischer Ebene (EN 16931-1:2017 und CEN/TS 16931-2:2017). Denn diese definiert elektronische Rechnungen insofern, dass mit einer e-Rechnung immer auch eine Automatisierung möglich sein muss. Auch die Wirtschaftskammer Österreich sieht einen Unterschied zwischen einfach per E-Mail versendeten Rechnungen und „echten“ e-Rechnung, denn diese bieten dank einem „standardisierten elektronischen Format, wie z.B. EDI/EDIFACT, XML, UBL etc. weit mehr Möglichkeiten der automatischen Weiterverarbeitung“.

Manche elektronischen Rechnungsformate bieten aber genau eine solche Automatisierungsfunktion an. Inwiefern unterscheiden diese sich also von dem neuen EU-weiten Standard?

Es ist eigentlich ganz simpel: Der Gesetzgeber steht hinter dem Format und erfahrungsgemäß bedeutet das, dass aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe auch die Umsetzung für Unternehmen vorteilhaft ist – auch wenn man nicht mit öffentlichen Institutionen vertraglich in Beziehung steht.

Sie können Ihre Rechnungen auch noch im Nachhinein digitalisieren, damit Sie die Vorteile der digitalen Buchhaltung, wie die bereits genannte Automatisierung von Rechnungs-Workflows, nutzen können und ein Umstieg in die digitale Buchhaltung leichter fällt.

Aber wen betrifft denn nun dieses verpflichtende Format der XRechnung genau?

Wen betrifft die XRechnung?

Die Norm der EU für e-Rechnungen betrifft, unabhängig von den jeweiligen Staaten, in erster Linie Behörden oder öffentliche Einrichtungen. Indirekt bedeutet das aber auch, dass all jene, die als Rechnungsempfänger oder Rechnungssteller mit öffentlichen Institutionen in Deutschland agieren, ebenfalls in der Lage sein müssen, XRechnungen generieren und empfangen zu können. – dies bedeutet auch eine eindeutige Adressierung mittels einer Leitweg-ID.

Auch in Österreich nützt man die standardisierte Rechnungsstellung (genannt ebInterface) vor allem seitens der öffentlichen Verwaltung (Bund & Länder). Aber auch Unternehmen, die wenig bis gar nicht mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten, können das standardisierte Format benutzen. Gute Buchhaltungsprogramme unterstützen Unternehmen auch bei der Umstellung auf das neue Format, indem sie passende Schnittstellen für XRechnung oder ebInterface anbieten. Dadurch werden die e-Rechnungen im Unternehmen vereinheitlicht und gleichzeitig Kosten & Zeit gespart.

XRechnung in Österreich: ebInterface oder AustroFIX

In Deutschland gilt die XRechnung als standardisierte Formvorlage der e Rechnung Deutschland mit staatsspezifischen Zusätzen, in Österreich arbeitet man mit ebInterface oder AustroFIX als Format für die elektronische Rechnung Österreich. Grundsätzlich basieren beide Formate auf XML (Extensible Markup Language) und ermöglichen die vollautomatische Rechnungserstellung bzw. den vollautomatischen Rechnungseingang („strukturierte E-Rechnung“). Der Unterschied von AustroFIX zu ebInterface ist kein großer, dabei handelt es sich vorrangig um funktionale Unterscheidungen, aber keine, die die EU-Standards betreffen. Deshalb gelten in Österreich grundsätzlich beide Formate.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Um Rechnungen konform der EU Richtline einfach zu erstellen, muss man einiges beachten. Natürlich kann man als Unternehmen eine XRechnung selbst erstellen, aber es gibt auch einige Tools, die das für das Unternehmen übernehmen. Je nachdem, wie versiert man mit dem Erstellen von digitalen Rechnungen ist, können solche Tools durchaus eine gute Lösung sein und schnell zu einem guten Ergebnis führen.

Wenn Sie jetzt der Meinung sind, dass es besser ist, gleich die gesamte Buchhaltung zu digitalisieren, um einheitliche, digitale Rechnungen erstellen zu können, dann lassen Sie sich kostenlos von unseren Experten beraten. Das richtige Buchhaltungsprogramm für Ihr Unternehmen sollte nicht vorschnell ausgewählt werden: In unserem großen Buchhaltungssoftware Anbietervergleich können Sie sich über die verschiedenen Vor- und Nachteile der einzelnen Programme informieren und sich überlegen, welche Lösung die Beste für Ihr Unternehmen darstellt und sich selbst überzeugen.

Denn wer weiß, vielleicht wird irgendwann die elektronische Rechnung Pflicht?

Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

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