Die Rechnungsprüfung dient in erster Linie dazu, Fehler zu vermeiden. Aber auch Kunden gegenüber macht eine fehlerfreie, korrekte Rechnung ein gutes Bild. Deshalb erfahren Sie hier, wie die Rechnungsprüfung funktioniert und worauf Sie achten müssen. Mithilfe unserer Rechnungsprüfung Checkliste können Sie einfach und unkompliziert Fehler vermeiden.
Was gehört zur Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung ist ein Teilbereich des Bearbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen. Sie kommt nach der Rechnungs- bzw. Belegerfassung ins Spiel – die Belegerfassung erfolgt in modernen Unternehmen mittlerweile überwiegend digital und automatisiert. Die Rechnungsprüfung ist wichtig, weil Rechnung erst kontrolliert werden müssen, bevor sie kontiert und gebucht werden können. Nur wenn die Rechnung korrekt ist, kann sie auch steuerlich abgesetzt werden. Außerdem haben Unternehmen auch ein natürliches Interesse daran, für Waren oder Dienstleistungen nicht mehr Geld zu bezahlen als nötig – das lässt sich mit der Rechnungsprüfung gewährleisten.
Zur Rechnungsprüfung gehört einerseits die formelle Prüfung und andererseits die inhaltliche Prüfung.
Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?
In größeren Unternehmen ist die sogenannte Kreditorenbuchhaltung für die Rechnungsprüfung zuständig. Die Kreditoren befassen sich neben der Rechnungsprüfung aber auch mit der Erfassung von Eingangsrechnungen und Gutschriften sowie der Verwaltung von offenen Posten.
In kleinen und mittelständischen Unternehmen, die keine eigene Kreditorenbuchhaltung haben, wird die Rechnungsprüfung von der normalen Buchhaltung übernommen. Die Verwaltung der offenen Posten sowie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen kann hier mithilfe einer Buchhaltungssoftware erledigt werden.
Wenn Sie an einer solchen Software interessiert sind, können Sie sich in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich zu den Vor- und Nachteilen informieren.
Welche Arten der Rechnungsprüfung gibt es?
Es gibt zwei Arten der Rechnungsprüfung: die formelle und inhaltliche Prüfung. Bei der formellen Rechnungsprüfung werden die Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung vorhanden sein müssen, kontrolliert. Die inhaltliche Prüfung (auch sachliche Prüfung) beschäftigt sich mit dem Produkt oder der Dienstleistung selbst. Wurde die richtige Menge bzw. der richtige Umfang verrechnet? Stimmt der Preis auf der Rechnung mit dem überein, der ausgemacht war?
Formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Prüfung ist wichtig, weil ein Unternehmen nur mit einer formal korrekten Rechnung vorsteuerabzugsberechtigt ist. Formal korrekt ist eine Rechnung dann, wenn alle Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind. Diese sind gemäß § 14 Abs. 4 UstG:
- Name und Anschrift des Liefernden/Leistenden
- UID-Nummer des Liefernden/Leistenden
- Name und Anschrift des Empfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungslegung
- Datum der Lieferung/Leistung
- UID-Nummer des Empfängers (bei Gesamtbetrag über 10.000€ Reverse Charge/innergemeinschaftliche Lieferungen)
- Beschreibung der Lieferung/Leistung
- Entgelt für die Lieferung/Leistung
- Steuersatz
- Steuerbetrag
- Hinweis auf steuerliche Behandlung
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Genauere Informationen, wie Sie eine Rechnung richtig schreiben und was diese alles enthalten muss finden Sie in unserem Beitrag „Rechnung schreiben“. Dort haben Sie auch eine einfache Rechnungsvorlage, um Zeit bei der Erstellung von Rechnungen zu sparen!
Hier kommen Sie zu einer genauen Auflistung der Rechnungsmerkmale für Österreich.
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?
Sollten Pflichtangaben bei einer Rechnung fehlen, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Denn die Pflichtangaben auf einer Rechnung sind für Unternehmen die Voraussetzung, um vorsteuerabzugsberechtigt zu sein. Es kann sein, dass eine Rechnung, die formal nicht korrekt ist, vom Finanzamt nicht als Betriebsausgabe anerkannt wird. Das bedeutet wiederum, dass Sie als Unternehmen auf den Vorsteuerbeträgen sitzen bleiben.
Wird die Rechnung dennoch in Abzug gebracht, müssen im Fall einer Betriebsprüfung die entsprechenden Nachzahlungen geleistet werden. Das bedeutet: Eine mangelnde sachliche Rechnungsprüfung kann enorme finanzielle Risiken mit sich bringen.
Inhaltliche (sachliche) Rechnungsprüfung
Es kann durchaus sein, dass eine Rechnung Inhaltsfehler hat. Diese betreffen dann meist die Menge oder den Umfang der Produkte bzw. Dienstleistungen, die verrechnet werden. Deshalb wird im Rahmen der inhaltlichen Rechnungsprüfung kontrolliert, ob die Dienstleistungen erbracht bzw. die Waren korrekt geliefert worden sind und wie vereinbart abgerechnet wurden. Für diese Prüfung ist es sinnvoll, wenn die Rechnung mit dem dazugehörigen Lieferschein abgeglichen wird. Auch sollte die Person, die die Waren oder Dienstleistungen entgegengenommen bzw. in Anspruch genommen hat, die inhaltliche Prüfung der Rechnung übernehmen.
In der Praxis ist es jedoch so, dass gerade dieser Prozess bis zur Freigabe der Rechnung sehr lange dauern kann. Denn Rechnungen werden intern an verschiedene Stellen individuell weitergeleitet. Das bedeutet einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand, bis die Rechnung vollständig geprüft und freigegeben wurde. Deshalb rentiert sich gerade für die inhaltliche Prüfung die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die diesen Prozess wesentlich schneller gestaltet und vereinfacht.
Was ist bei der Rechnungsprüfung zu beachten?
Bei der Rechnungsprüfung ist wichtig, dass jede einzelne Rechnung genau kontrolliert wird. Das bedeutet, jede Rechnung muss einmal formal und einmal inhaltlich geprüft werden. Konkret gilt, dass:
- die Unversehrtheit des Inhalts
- die Echtheit der Herkunft und
- die Lesbarkeit des Dokuments
gewährleistet werden muss. Unter der „Unversehrtheit des Inhalts“ versteht man, dass die nach dem Gesetz erforderlichen Angaben nicht verändert werden dürfen. Die „Echtheit der Herkunft“ bedeutet, dass es eine Sicherheit über die Identität des Rechnungsstellers geben muss. Die Lesbarkeit der Rechnung ist vor allem dann wichtig, wenn Rechnungen digitalisiert und archiviert werden. Wobei hier die GoBD die maßgebenden Regeln vorgeben.
Was ist die digitale Rechnungsprüfung?
Die digitale Rechnungsprüfung soll Ihnen eine Arbeitserleichterung bringen. In der Regel kann eine Software einzelne Schritte der Rechnungsprüfung übernehmen und automatisieren. Die Software-Lösungen passen sich oft individuell Ihren Bedürfnissen an. Somit können Sie Zeit und Mitarbeiterressourcen sparen. Belege können automatisch ausgelesen und auf ihre formale Richtigkeit überprüft werden. Darüber hinaus ermöglichen automatische Freigabeprozesse, die Sie individuell einrichten können, eine reibungslose, zeiteffiziente inhaltliche Prüfung von Rechnungen.
Vor- und Nachteile der digitalen Rechnungsprüfung mittels Software-Lösung
Hier sehen Sie die Vor- und Nachteile der digitalen Rechnungsprüfung auf einen Blick:
Vorteile
- Der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung ist effizienter
- Die Rechnungsprüfung wird digital überwacht und nachvollziehbar dokumentiert – Fehlerquellen werden minimiert
- Automatische Auslese von Belegen: Doppelte Sicherheit bei der formellen Prüfung
- Bessere Kontrollmöglichkeiten
- Bessere Übersicht über alle Belegdaten
- Schnellere Durchlaufzeiten, Reduktion von Kosten
Nachteile
- Einmalige oder laufende Kosten für die Softwarelösung
- Mitarbeiter und Steuerberater müssen sich auf ein neue Prozesse umstellen. Diese Wechselkosten können mit einer benutzerfreundlichen Lösung mit gutem Support jedoch minimiert werden
- Mehr mit Technik verbundene Arbeit
Unser Praxistipp: Mit der richtigen Buchhaltungssoftware ist der Umstieg in die digitale Rechnungsprüfung nicht schwer. domonda ist benutzerfreundlich und ermöglicht Ihnen individuelle Automatisierungen und digitale Finanz-Workflows. Mit domonda ist der Schritt in die Digitalisierung einfach & unkompliziert!
Können Sie durch Rechnungsprüfung Kosten sparen?
Die Antwort auf diese Frage lautet: Ja. Warum? Weil aufgrund von fehlerhaften Rechnungen Kosten für Ihr Unternehmen entstehen können oder Sie auf der Vorsteuer sitzen bleiben. Das Finanzamt hat sogar die Möglichkeit, bei einer nicht korrekten Rechnung die Steuer im Nachhinein zurückzuverlangen. Es ist also auf jeden Fall ein finanzieller Vorteil, wenn Sie jede Rechnung genau prüfen, bevor Sie sie bezahlen.
Sie sind an einer digitalen Rechnungsprüfung interessiert, weil Sie dadurch weniger Zeit verlieren und die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung nutzen können? Dann ist die Buchhaltungssoftware domonda vielleicht das Richtige für Sie. Testen Sie unsere Software kostenlos und unverbindlich – oder vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
