Das sogenannte Verbesserungsmanagement basiert auf einer langen Tradition und ist keine neuzeitliche Bewegung. Prozessoptimierung und deren Methoden wie Kaizen, Six Sigma oder Lean Production haben sich über einen langen Zeitraum hinweg entwickelt. Im Mittelpunkt aller Methoden der Prozessoptimierung steht das Bestreben, Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten, um Kundenbedürfnisse optimal erfüllen zu können. Im folgenden Beitrag klären wir Fragen rund um Prozessoptimierung und stellen die 5 beliebtesten Methoden der Prozessoptimierung vor.
Was ist Prozessoptimierung?
Unter Prozessoptimierung versteht man keine statische Komponente, sondern einen sich stets verändernden und fortlaufenden Prozess. Es geht darum, Abläufe ständig effektiver und effizienter zu gestalten. Die Prozessoptimierung besteht dabei aus mehreren Etappenzielen. Warum? Weil die Verbesserung eines Prozesses eher eine Art Kreislauf ist, der mithilfe vieler kleinerer Ziele effektiver gemacht wird.
Nicht nur Etappenziele sind in der Prozessoptimierung wichtig, sondern auch der Grad an Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen. Durch Automatisierungen im richtigen Bereich wird sowohl die Produktivität gesteigert als auch die Qualität verbessert. Beispielsweise kann die Digitalisierung bereits in der Buchhaltung beginnen, um dort sinnlos lange Prozessketten zu verkürzen und bereits hier Kapazitäten freizuspielen.
Grundsätzlich sollte Prozessoptimierung in Unternehmen einen hohen Stellenwert haben. Zudem sollten Mitarbeiter bei größeren Veränderungen, wie etwa der digitalen Transformation, frühzeitig eingebunden werden.
Ziele von Prozessoptimierung: einfach erklärt
Die Ziele der Prozessoptimierung müssen natürlich an das Unternehmen individuell angepasst werden. Jedoch ist das gesamtheitliche Ziel eine möglichst wirtschaftliche Herstellung von Produkten im Unternehmen. Hier hinein spielt nicht nur eine reine Optimierung des Herstellungsprozesses selbst, sondern auch andere Faktoren. Dazu zählen zum Beispiel die genutzten Materialien oder Humanresources. All diese Faktoren müssen gut zusammenspielen, um die Ziele der Prozessoptimierung nachhaltig erreichen zu können.
Die Etappenziele der Prozessoptimierung befinden sich zum Beispiel im Bereich der Kommunikation, Kosten, Durchlaufzeiten, Qualität oder auch Ressourcen. Mögliche Ziele für Ihr Unternehmen könnten unter Umständen so aussehen:
- Senkung der Kosten (allgemein)
- Kommunikation verbessern
- Mehr Produktivität
- Verkürzte Durchlaufzeiten
Natürlich muss jedes Unternehmen seine eigenen Ziele definieren, da die Probleme in jedem Betrieb anders verteilt sind. Dabei können beispielsweise auch persönlich wichtige Ziele im Vordergrund stehen, wie: mehr Nachhaltigkeit, mehr Transparenz und Kontrolle oder eine gute Work-Life-Balance.
Nun aber ein kurzer Einblick, wie Sie Ihre definierten Ziele ausarbeiten könnten:
Senkung der allgemeinen Kosten
Für eine allgemeine Senkung der Kosten in Ihrem Unternehmen gibt es keine spezielle Methode. Im Normalfall greifen hier unterschiedliche Methoden, um die betrieblichen Ausgaben im Auge zu behalten. Außerdem kann man auch interne Abläufe optimieren, um Kosten einzusparen. Aber auch äußere Faktoren haben Einfluss auf die Kosten im Unternehmen. Beispielsweise bei erhöhter Nachfrage kann der Preis für Materialien steigen und diese müssen somit teurer eingekauft werden. Bei zu hohen Kosten gilt aber immer: Da die Gründe sehr vielfältig sein können, muss immer sehr genau hingeschaut und die wahren Quellen identifiziert und eliminiert werden.
Kommunikation verbessern
Die interne Kommunikation kann mithilfe moderner Technik relativ einfach verbessert werden. Die Möglichkeiten gehen mittlerweile weit über E-Mail hinaus: So gibt es inzwischen beispielsweise erweiterbare Kommunikationsprogramme, die auch visuelle Darstellungen ermöglichen. Auch in anderen Bereichen kann die Kommunikation verbessert werden: Zum Beispiel ist es auch im Rechnungswesen wichtig, die Kommunikation mithilfe der Digitalisierung zu erleichtern: Einerseits die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater, um sich zeitfressende und teure Telefonate zu ersparen. Andererseits die Automatisierung von Rechnungsfreigaben, um Zahlungen schnell und unkompliziert abzuwickeln.
Mehr Produktivität
Die meisten Unternehmen wollen die Produktivität im Unternehmen steigern. Auch hier kann an unterschiedlichen Stellen angesetzt werden. Dabei gibt es sowohl technische als auch organisatorische Methoden, um das Ziel zu erreichen. Technisch können unter anderem smarte Automatisierungsprozesse die Produktivität erhöhen. Wobei auch hier gilt: Automatisierungen müssen immer auch von fähigem Personal unterstützt werden, um wirklich effizient zu sein!
Verkürzte Durchlaufzeiten
Die Durchlaufzeit ist die Zeitspanne zwischen Beginn und Ende eines Arbeitsvorganges. Um Durchlaufzeiten zu verkürzen, können beispielsweise folgende Fragestellungen helfen: Wo entstehen unnötige Wartezeiten? Gibt es die Möglichkeit, Transportwege zu verkürzen? Können manche Prozesse automatisiert und dadurch verschnellert werden?
Die 5 beliebtesten Methoden zur Prozessoptimierung
Die Methoden der Prozessoptimierung gehen oft über die alleinige Verbesserung von Prozessen hinaus, vielmehr verändern sie oft die gesamte Unternehmenskultur nachhaltig. Prozessketten müssen bereichsübergreifend betrachtet werden. Diese beginnen nämlich nicht erst bei der Produktion selbst, sondern bereits bei Kundenerwartungen, Forschung und Entwicklung, Marketing und Vertrieb, Verwaltung und Distribution.
Natürlich ist die Auswahl an Methoden der Prozessoptimierung unheimlich groß – und so haben Entscheider in Unternehmen oft die Qual der Wahl. Deshalb bieten wir Ihnen hier einen Überblick über die 5 beliebtesten Methoden der Prozessoptimierung.
Kreativitätstechniken
Unter Kreativitätstechniken versteht man Dinge wie Brainstorming, Mind-Maps oder die 635-Methode.
Brainstorming mag entgegen der allgemeinen Meinung auch gelernt sein: Hier sollen möglichst alle Einfälle aufgeschrieben werden, ohne gleich auf eine realistische Umsetzung zu achten. Ziel ist es, möglichst viele Ideen zu bekommen. Am besten funktioniert Brainstorming im Team, da dort unterschiedliche Perspektiven automatisch eingebracht werden können. Am Ende werden die Ideen ausgewertet, sortiert und gruppiert.
Mind-Mapping ist eine Methode, die sich besonders gut dazu eignet, strukturiert zu arbeiten. Dabei hat man ein Hauptthema, das in der Mitte steht. Alle Ideen, die man damit verknüpfen kann, zweigen sich davon ab – diese Ideen können auch aus einem vorhergegangenen Brainstorming resultieren.
Eine weitere kreative Methode ist die 635-Methode: Dafür braucht man 6 Teilnehmer, 3 Ideen, welche dann 5x im Kreis herumgereicht werden. So funktioniert es: Jeder Teilnehmer notiert drei Ideen zu einem Thema auf einen Zettel. Dieser wird dann im Kreis weitergereicht. Dort werden dann wieder drei Ideen hinzugefügt. Das Ganze wiederholt man 5x. So lassen sich schnell viele Ideen zu einem Thema sammeln, die vielleicht von anderen Ideen inspiriert worden sind.
Analytische Methoden
Es gibt sehr viele analytische Methoden der Prozessoptimierung. Dort unterscheidet man vor allem zwischen dem „Morphologischen Kasten“, dem „Ishikawa-Diagramm“ und der „FMEA Methode“. Beim Morphologischen Kasten werden den Attributen die Ausprägungen gegenübergestellt. Die dadurch entstehenden Kombinationen führen zu kreativen, neuen Lösungen.
Das Ishikawa-Diagramm arbeitet ebenfalls mit dem Prinzip der Ursachen-Wirkung. Dabei wird das Ziel (oder das Problem) auf einer Seite notiert. Darauf zeigt ein Pfeil, auf dem die unterschiedlichen Ursachen dafür aufgelistet werden. Dadurch kann man alle möglichen Ursachen für bestimmte Probleme definieren, die Hauptursache erkennen und eliminieren.
Die Abkürzung FMEA steht für Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse. Dabei werden mögliche Ursachen für Fehler aufgelistet. Auch hier ist wieder das Ziel, mögliche Fehlerquellen zu entlarven.
Lean Management
Unter Lean Management versteht man eine „schlanke“ Organisationsstruktur, in welcher die einzelnen Prozesse optimal aufeinander abgestimmt sind. Ziel dieser Methode der Prozessoptimierung ist es, jegliche Form von Verschwendung und Überfluss zu vermeiden.
Für eine Analyse benötigt man bei dieser Methode zwei Sichtweise: Einmal die des Kunden und einmal die des Unternehmens. Wesentliche Merkmale in der Lean Management sind Kundenorientierung, der Fokus auf die eigenen Stärken, Förderung der Eigenverantwortung im Team sowie offene Kommunikation.
Kaizen
Unter Kaizen versteht man eine Management-Philosophie, welche ursprünglich aus Japan kommt. Der Name bedeutet so viel wie „Veränderung zum Besseren“. So steht dabei auch vor allem die schrittweise Verbesserung und Perfektionierung der Prozesse im Mittelpunkt. Das Besondere an dieser Methode der Prozessoptimierung besteht darin, dass Mitarbeiter aller Ebenen einbezogen werden. Außerdem wird der Optimierungsgedanke als ein zentraler Teil der Unternehmenskultur angesehen.
Six Sigma Methode
Diese Methode wurde vom Mobilfunk-Spezialisten Motorola in der 1980er Jahren entwickelt. Dieser Ansatz ist vor allem analytischer und statistischer Natur. Dabei steht nicht nur die Qualitätsverbesserung im Mittelpunkt, sondern vor allem auch eine Erhöhung der Unternehmensergebnisse und des Kundennutzens. Dabei arbeitet die Six Sigma Methode mit quantifizierbaren Kennzahlen und macht somit die Effizienz der Prozesse sichtbar. Der Six Sigma Prozess besteht dabei aus 5 Schritten:
1) Define: Was ist das Problem?
2) Measure: Welche Prozessauswirkungen gibt es und wie lassen sich diese messen?
3) Analyze: Was sind die Kernursachen des Problems (Kausalkette)
4) Improve: Wie lässt sich das Problem beseitigen?
5) Control: Wie wird die Lösung langfristig in der Organisation verankert?
Veränderungsprozesse können bei Mitarbeitern oft Widerstände auslösen.
Starten Sie mit der Optimierung Ihre Finanzprozesse
Wie Sie gesehen haben, lassen sich Prozessoptimierungen auf verschiedenen Ebenen durchführen. So hat eben auch das Rechnungswesen und die Buchhaltung großes Optimierungspotenzial. Denn gerade in diesem Bereich wird oft viel Zeit verschwendet. Indem Sie in Ihrer Buchhaltung auf Automatisierungen setzen, können Sie diese Zeit wesentlich besser investieren.
Um Ihre digitale Buchhaltung aber auch nachhaltig optimieren zu können ist es wichtig, dass Sie auf die richtige Buchhaltungssoftware setzen. In unserem großen Buchhaltungssoftware-Vergleich können Sie sich ein Bild davon machen, was die Vorteile der einzelnen Programme ist und sich dann für die passende Software entscheiden.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
