Digitale Transformation: Eine Chance für Ihr Unternehmen
Die Pandemie hat vielen Unternehmen – gezwungenermaßen – verdeutlicht, welche Prozesse bereits digital funktionieren und wie der Stand der digitalen Transformation intern aussieht. Oft waren etablierte Arbeitsabläufe und Lösungen ungenügend: Dokumente durchlaufen oft noch in gedruckter Form interne Prozesse. Unternehmen, welche Belege bereits digitalisieren, arbeiten oft mit Softwarelösungen, welche nur auf lokalen Rechnern installiert und zugänglich sind. Viele Medienbrüchen und Schnittstellen machen die Abwicklung eines einzelnen Geschäftsfalls in Folge sehr teuer und langsam.
Ob mit Corona oder ohne, unsere Welt hat sich in letzter Zeit stark verändert und Strukturen, welche vor ein paar Jahren noch tragbar waren, werden bald zu Nachteilen bei der Konkurrenzfähigkeit werden. So sind bei Unternehmen mit einer hohen Anzahl von Belegen Kosten für Steuerberatung und Buchhaltung ein nicht unwesentlicher Kostentreiber, da viele Prozesse noch sehr ineffizient ablaufen.
Die digitale Transformation bietet hier viele Chancen: Mühsame, manuelle Standardprozesse können automatisiert werden. Neben einer deutlich Reduktion von Aufwand erhöht sich dadurch auch Übersicht & Kontrolle. Unternehmen, welche Ihre Prozesse digital abwickeln können sich auf das wesentliche konzentrieren – ihren Erfolg.
Wie überzeuge mein Team von der digitalen Transformation?
Die IT und neue Software stellt vieles auf den Kopf und bringt für Mitarbeiter neue Herausforderungen mit sich. Gewohnte Abläufe sowie Angewohnheiten werden verändert, Erfolgsfaktoren aus der Vergangenheit überdacht und Dinge eingeführt, welche in einer ungewissen Zukunft Erfolg versprechen sollen. Der Grund, weshalb diese Veränderungen oft scheitern, liegt dabei meist nicht bei der Änderung selbst, sondern bei dem Vorgehen im Rahmen der Einführung.
Change Management (oder auf deutsch Veränderungsmanagement), ist hier der Begriff, welches in diesem Zusammenhang meist verwendet wird. Im Grunde dreht sich hierbei alles um das Dirigieren eines Wandels. Change Management beschreibt den geplanten, gelenkten und systematischen Vorgang zur Veränderung von Abläufen. Das Ziel dabei ist es, aus alten Mustern auszubrechen und Unternehmen neuen Schwung zu geben. Am Ende sollen zukünftige Herausforderungen effektiv und wettbewerbsfähig angegangen werden können. Dabei geht es jedoch um mehr als etwas altes zu stoppen, um etwas neues zu beginnen.
Doch wieso scheitern Change Projekte in vielen Unternehmen eigentlich?
Widerstände im Change Prozess
Widerstände im Change Prozess zeichnen sich durch eine aktive oder passive Ablehnung gegenüber der Veränderung aus. Der Auslöser ist hierbei für alle Mitarbeiter gleich, doch die Reaktion der Betroffenen ist oft unterschiedlich. Menschen fühlen sich mit Routinen sicher und gewöhnen sich schnell an bestimmte Abläufe. Trifft nun die Notwendigkeit etwas zu verändern auf bewährte Prozesse, führt dies meist zu Skepsis und einer gewissen Abwehrhaltung. Wer den Status Quo verändern möchte, muss deshalb mit Widerständen rechnen. Gründe hierfür könnten unteranderem sein:
- Die Unzufriedenheit mit dem aktuellen Zustand ist noch nicht hoch genug.
- Die Vision des Wandels und dessen Ziel ist nicht stark genug.
- Erste, schnelle Erfolge sind nicht erkennbar.
- Es ist unklar, was für die Betroffenen zu tun ist.
- Ein Gefühl von Unsicherheit kommt auf.
- Fehlende Kommunikation gegenüber den Betroffenen.
Voraussetzungen für erfolgreiches Change Management
Nicht jeder Mitarbeiter wird seinen Unmut gegenüber etwas Neuem aktiv zum Ausdruck bringen. Beim Change Management sind deshalb stille Widerstände bei den Betroffenen mindestens genauso problematisch. Um dieser persönlichen Abneigung entgegenzuwirken, ist es deshalb wichtig, das Projekt bereits von Anfang an strategisch anzugehen. Folgende Punkte sind entscheidend, damit Menschen bei Veränderungen mitmachen:
- Bedeutung & Sinn
Zeigen Sie auf, warum etwas verändert werden muss und wie dringend dies ist. Schaffen Sie eine gemeinsame Basis und kreieren Sie eine Vision für die Veränderung. - Handhabbarkeit
Gehen Sie darauf ein, wie der Wandel gehandhabt wird und welche Aufgaben jedem dabei zuteilwerden. Denken Sie hierbei an das Individuum, einzelne Bereiche bzw. Teams und die Organisation als Ganzes und geben sie jeder dieser Ebenen klare Ziele. - Verstehbarkeit
Change Prozesse sind oft sehr komplex und betreffen viele Schnittstellen. Machen Sie dies so verständlich wie möglich und zeigen Sie Verständnis, wenn Dinge unklar sind. Oft herrscht intern eine ungleiche Verteilung von Informationen, dies führt oft zu falschen Annahmen und dadurch evtl. zu unnötigen Widerständen. - Selbstbestimmung
Lassen Sie die Mitarbeiter aktiv am Veränderungsprozess teilhaben. Betroffene sind eher bereit einen Wandel mitzugehen, wenn sie den Weg selbst bestimmt haben. Der Mensch hat das Bedürfnis Teil von etwas zu sein und will sich eingebunden fühlen. Diese Partizipation kann enorme Energien freisetzten.
Vorgehensmodell für erfolgreiches Change Management
Erfolgreiche Veränderungen laufen in Phasen ab und geschehen nicht von heute auf morgen. Unser Vorgehensmodell für erfolgreiches Change Management hilft ihnen dabei, Ihr Projekt strategisch richtig anzugehen. Hierbei ist die Vorbereitungsphase genauso relevant wie die nachhaltige Integration des Wandels am Ende des Projektes.
Gehen Sie Ihren Change Prozess strategisch an, steigern Sie deutlich die Wahrscheinlichkeit diesen auch erfolgreich durchzuführen. Hierbei möchten wir Ihnen zum Schluss noch einige Leitfragen mit auf den Weg geben, welche vor dem Projekt beantwortet werden sollten. Diese Fragen sind natürlich nur ein Rahmen und sollen vor allem die Sensibilität für das Thema erhöhen und mögliche Fallstricke aufzeigen. Welche Punkte intern für Sie darüberhinaus noch relevant sind, sollte vor jedem Change Prozess neu geklärt werden.
Leitfragen für erfolgreiche Change Projekte
- Zielsetzung: Was soll nach Einführung der Innovation (dem Change) anders sein, als zum gegenwärtigen Zeitpunkt?
- Kriterien: Woran wird dieser Zielzustand festgemacht und der Erfolg gemessen?
- Ausgangslage: Wie lautet die genaue Problemformulierung zu Beginn des Prozesses?
- Grenzen: Wie weit geht der Change und was bleibt wie es ist?
- Änderungen: Welche Veränderungen werden im Unternehmen, in den Abteilungen und für einzelnen Betroffenen angestoßen?
- Dringlichkeit: Was passiert, wenn nichts geschieht?
- Zeitpunkt: Warum muss gerade jetzt zum Change gekommen?
- Macht: Wer hat welche Rechte und welchen Einfluss im Change Prozess?
- Kritiker: Wer sind die größten Kritiker und wie können diese überzeugt werden?
- Befürchtungen: Was könnte schlimmstenfalls schiefgehen?
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
