Digitaler Rechnungsworkflow: Schritt für Schritt Anleitung

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Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Workflow?

Workflow ist ein Begriff, der in der Prozessoptimierung oft verwendet wird. Darunter versteht man Prozesse und Arbeitsabläufe, welche vor allem im unternehmerischen Bereich tagtäglich ausgeführt werden und dementsprechend gut strukturiert werden sollten. Mithilfe von Workflows lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, wodurch eine höhere Effizienz im Unternehmen erzielt werden kann. Je größer und komplexer ein Unternehmen aufgebaut ist, desto wichtiger wird die zielgerichtete Koordination und Steuerung der einzelnen Workflows. Dabei kommen oft sogenannte Workflow-Management-Systeme ins Spiel.

Workflow-Management-System

Für ein funktionierendes Workflow-Management ist nicht zwingend eine teure Software notwendig. Jedoch kann eine IT-gestützte Koordination und vor allem die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen die Effizienz im Unternehmen wesentlich erhöhen.

Warum ist ein Workflow-Management-System sinnvoll? Sie schicken beispielsweise eine Rechnung zur Freigabe per Post an den verantwortlichen Mitarbeiter. Hier muss man mit mehreren Tagen rechnen, bis der Brief angekommen ist. Zusätzlich entstehen Kosten, die für Einschreiben und Briefmarken etc. anfallen. Wenn der Brief dann beim Mitarbeiter angekommen ist, kann nicht vollkommen sichergestellt werden, dass nur der fragliche Mitarbeiter das Dokument gelesen hat. Bei sensiblen Daten kann dies durchaus problematisch werden.

Genau hier kommen Workflow-Management-Systeme ins Spiel: Damit können Sie Liegezeiten reduzieren, Medienbrüche vermeiden (Wenn eine Rechnung beispielsweise ausgedruckt, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt wird) und mithilfe individueller Freigaberechte können Sie sicherstellen, dass nur Berechtigte Zugriff auf das Dokument haben.

Der wesentliche Vorteil eines Workflow-Management-Systems besteht darin, dass alle Aktivitäten dokumentiert, alle Änderungen an Dokumenten festgehalten werden und die Weiter- und Freigabe an andere Teilnehmer auf individuell festgelegten Regeln und Rechten basiert.

Dadurch entsteht eine zielgerichtete Koordination und Steuerung aller Workflows im Unternehmen, die für mehr Transparenz, Optimierung und Vereinfachung der einzelnen Arbeitsschritte sorgt. 

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Rechnungsworkflow: Definition

Ein Rechnungsworkflow bezeichnet den Prozess zur Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einem Unternehmen. Dort wird geregelt, welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge von wem unter welchen Bedingungen erledigt werden sollen.

Hier eine kleine Liste an typischen Tätigkeiten, die innerhalb eines Rechnungsworkflows stattfinden können:

  • Dokumentation des Rechnungseingangs: chronologische Nummerierung und Vorerfassung der Beträge
  • Prüfung der Rechnung
  • Genehmigung und Freigabe
  • Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung
  • fachgerechte Archivierung der Rechnung

Mithilfe von Softwarelösungen ist es möglich, einen Rechnungsworkflow größtenteils zu automatisieren, sodass nur noch wenige Klicks pro Beleg notwendig sind. Außerdem kann der gesamte Prozess der Rechnungsbearbeitung in einem grafischen Dashboard dargestellt werden, wodurch mehr Übersicht und eine bessere Entscheidungsbasis entsteht.

Praxistipp: Stellen Sie sicher, dass die Software jedenfalls eine Verfahrensdokumentation anbietet und GoBD-konform arbeitet. Nur so können beispielsweise digitale Rechnungen anerkannt werden.

Digitaler Rechnungsworkflow – Schritt für Schritt Leitfaden

Ein digitaler Rechnungsworkflow bildet für viele Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung und damit auch zeitsparender Automatisierung. Jetzt möchten wir Ihnen zeigen, wie ein solcher Rechnungsworkflow genau funktioniert und worauf Sie achten müssen. Dieser Schritt für Schritt Leitfaden ist nur eine beispielhafte Abbildung eines Rechnungsworkflows, wie man ihn aufbauen könnte. Je nach Unternehmen unterscheidet sich die Reihenfolge der einzelnen Schritte geringfügig. 

1. Rechnungen in den Rechnungsworkflow übernehmen

Egal, ob Sie Rechnungen als PDF oder per Post in Papierform bekommen: Der erste Schritt ist, die Rechnungen in den Rechnungsworkflow einzuspeisen. Digitale Rechnungen können meist per Mail oder per Drag and Drop in System hochgeladen werden. Rechnungen in Papierform müssen erst fotografiert bzw. eingescannt werden, um dann, wie eine PDF-Rechnung, ans System gesendet werden zu können.

2. Formelle Prüfung

Nun muss die Rechnung auf formale Merkmale geprüft werden. Wenn Sie eine Software benutzen, kann diese mithilfe einer KI die Rechnung automatisch auslesen und auf steuerrechtliche Vorgaben prüfen. Dadurch muss am Ende nur mehr ein Mitarbeiter die ausgelesenen Daten kontrollieren und kurz bestätigen. Dieser Schritt ist wichtig, da durch diesen kurzen Kontrollschritt eventuelle falsche Angaben auf der Rechnung sofort erkannt werden können. Denn im schlimmsten Fall kann bei Rechnungen, die nicht den formalen Anforderungen entsprechen, der Vorsteuerabzug gefährdet werden.

3. Sachliche Prüfung

Im nächsten Schritt folgt die sachliche Prüfung durch den dafür zuständigen Mitarbeiter. Meist handelt es sich dabei um jene Person, die die Bestellung ausgelöst hat. Im Rechnungsworkflow können Sie individuelle Freigaberechte festlegen, sodass wirklich nur berechtigte Personen Zugriff auf das Dokument bekommen. Für die sachliche Prüfung sind folgende Fragen wichtig:

  • Ist die Rechnung gerechtfertigt?
  • Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht oder geliefert?
  • Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?

Praxistipp: In domonda können Sie Ihre Belege mit einem Klick einer Kostenstelle zuweisen. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch mehr Übersicht und Kontrolle.

4. Kontierung der Rechnung

In diesem Schritt wird entschieden, auf welches Konto der jeweilige Beleg zu verbuchen ist. Oft wird heute noch in der Vorkontierung mit Kontierungsstempeln gearbeitet, die auf Papierrechnungen angebracht werden. Mit einem Rechnungsworkflow passiert dieser Schritt vollkommen automatisch: Sobald Sie den Kontenplan in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater ins System eingespeist haben, können Belege mittels KI automatisch ausgelesen werden und erhalten einen Kontierungsvorschlag . Die Verbuchung und Kontierung wird dadurch vereinfacht und kann von Ihrem internen oder externen Buchhalter in kürzerer Zeit erledigt werden.

5. Zahlungsfreigabe

Abschließend wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Oft ist in Unternehmen der Genehmigungsprozess nicht restlos geklärt. Auch hier kann ein Rechnungsworkflow die nötige Klarheit bieten: Dank der individuellen Freigaberechte für Mitarbeiter, wird die nötige Sicherheit garantiert und eventuelle Verwirrungen, wer denn jetzt die richtige Ansprechperson ist, werden umgangen. Dank einer Verfahrensdokumentation entsteht außerdem die gesetzlich verpflichtende Transparenz.

6. Zahlungsabwicklung

Nach der Zahlungsfreigabe ist der letzte Schritt im Rechnungsworkflow die Zahlungsabwicklung an sich. Mithilfe einer Software können Sie Ihre Zahlungen effizienter abwickeln. Dank einer einfachen Bankanbindung können Sie Ihre Zahlungen mit nur wenigen Klicks durchführen.

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Digitale Rechnungsverarbeitung: Schnittstellen zu weiteren Programmen

Wenn Sie auf der Suche nach einer Software für Ihren Rechnungsworkflow sind, sollten Sie darauf achten, dass kompatible Schnittstellen sowohl für den Datenimport als auch -export gewährleistet sind.

So ist domonda darauf ausgelegt, Ihnen einen tagesaktuellen Überblick über Ihre Finanzen zu liefern und diese Daten am Ende auch in der richtigen Form für Ihren Steuerberater exportieren zu können.

Deshalb können Sie in domonda erstellte Rechnungen mit Tools wie Billomat oder FastBill direkt synchronisieren, Zahlungsverbindungen wie Bank, Kreditkarten und PayPal hinzufügen und Transaktionen direkt in domonda veranlassen. Die vorhandenen Daten können Sie dann einfach in den entsprechenden Formaten an Ihren Steuerberater übermitteln.

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Von einer digitalen Rechnungsverarbeitung mit dem passenden Rechnungsworkflow können auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren. Die Vorteile gehen dabei weit über die eingesparten Druck- und Portokosten hinaus. Manuelle Fehler bei der Übertragung können vermieden werden, da diese Arbeitsschritte automatisiert von der Software erledigt werden. Hinzu kommt die höhere Transparenz und Übersichtlichkeit der Arbeitsabläufe. Das ist besonders hinsichtlich einer Prozessoptimierung wichtig – wenn man seine Abläufe im Unternehmen kennt, kann man auch das Potential zur Optimierung erkennen und nutzen.

Zusätzlich bieten gute Programme einen automatischen Kontenabgleich an, wodurch Sie fehlende Belege schnell finden und offene Verbindlichkeiten zeitgerecht bezahlen bzw. Forderungen einmahnen können. 

 

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Analoge und digitale Rechnungen lassen sich leicht importieren und verarbeiten
  • Kürzere Durchlaufzeiten; Laufwege und Verzögerungen entfallen
  • Mahnungen werden früher verschickt
  • Kosten lassen sich deutlich reduzieren und Skonti ausnutzen
  • Mehr Sicherheit durch Vermeidung von Übertragungsfehlern

Die elektronische Verarbeitung der Rechnungen kann mithilfe eines digitalen Rechnungsworkflows unabhängig von Ort und Zeit erfolgen. Sie können Rechnungen unterwegs ins System hochladen, freigeben oder den verantwortlichen Mitarbeitern zuweisen. Ganz einfach und unkompliziert.

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen eines digitalen Rechnungsworkflows und testen Sie domonda 14 Tage kostenlos. Oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten. domonda ist die Lösung kleine und mittelständische Unternehmen, die die Vorteile einer digitalen Buchhaltung zu 100% nutzen möchten.

Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

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