Manche Unternehmen generieren und verarbeiten jeden Tag Unmengen an Informationen. Dazu zählen beispielsweise Daten über Markt- und Wettbewerbsentwicklungen, Kundendaten, Auftragsdaten oder auch Informationen aus Controlling und Rechnungswesen sowie Produktionsdaten – und noch unzählige mehr. Diese Vielfalt an Informationen ist im Normalfall an ganz unterschiedlichen Stellen verfügbar und wird auch nicht von allen Personen im Unternehmen in gleichem Ausmaß benötigt. Genau hier kommt das Management Informationssystem ins Spiel: Das Ziel eines solchen Systems besteht nämlich darin, diesen Strom an Informationen zu sortieren und an die richtigen Stellen in aufbereiteter Form weiterzuleiten.
Was versteht man unter einem Informationssystem?
Ein Informationssystem gehört zum formalen Teil eines betrieblichen Kommunikationssystems. Es bezeichnet die Summe aller geregelten betriebsinternen und -externen Informationsverbindungen. Auch die Implementierung der technischen Informationsgewinnung zählt zu diesem Teil dazu.
Das Ziel ist es, allen handelnden Personen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen zu können. Ein solches System ist also speziell darauf ausgerichtet, der Managementebene einen entscheidenden Informationsvorsprung zu verschaffen.
Das Management Informationssystem bildet die Basis für die Entscheidungsfindung und ist somit ein wichtiger Bestandteil im gesamten Managementprozess. Mithilfe eines Management Informationssystems können beispielsweise auch Risikoeinschätzungen gemacht werden.
Entwicklung der Management-Informationssysteme
Mit der Entwicklung der Computertechnik in den 60er Jahren stieg auch das Bedürfnis nach einer verbesserten Datenverarbeitung und nach Möglichkeiten, diese Daten auch inhaltlich sinnvoll aufzubereiten. Als Antwort auf diese neuen Anforderungen ist das sogenannte Management Informationssystem entstanden. Früher wurde mit diesem Begriff ein eher zentralistischer Ansatz verbunden, heutzutage versteht man darunter eher einen Überbegriff, der im Bereich der analytischen Informationssysteme verwendet wird.
Was bedeutet MIS bzw MUS?
MUS heißt ausgesprochen Managementunterstützungssystem oder auf Englisch Management Support System (MSS). Dabei handelt es sich um ein Softwaresystem, welches Arbeitskräfte bei ihrer Tätigkeit unterstützen soll. Das MIS (Management Informationssystem) ist Teil eines solchen Unterstützungssystems, mit dem Fokus auf die Bedürfnisse des Managements. Besonders bei Aufgaben wie Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle innerbetrieblicher Prozesse kommt ein MIS ins Spiel. Aber auch bei Personalfragen kann ein MIS unterstützend einspringen.
Aufgaben des MIS
Ein Management Informationssystem erfüllt eine Reihe an Aufgaben. Im ersten Schritt müssen Daten aus verschiedenen Quellen, intern und extern, erfasst werden, um sie dann speichern, verwalten und pflegen zu können. Diese Daten kann man anschließend so aufbereiten, dass Auswertungen und Planungsrechnungen realistisch durchgeführt werden können.
Ein wichtiger Aspekt für ein MIS ist, dass man einfach und zielgerichtet durch die erfassten Daten navigieren kann. Es ist zudem vorteilhaft, wenn automatisch Hinweise hinsichtlich problematischen Trends oder auch Fehlentwicklungen vom MIS selbst angezeigt werden.
Automatisierung spielt hier also eine enorm wichtige Rolle, damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben können. Andere Aufgaben eines Management Informationssystems sind auch die Schwachstellenanalyse, ein Datenvergleich oder die Prozessoptimierung.
Vorteile von Management-Informationssystemen
Der Einsatz eines MIS im Unternehmen bringt Ihnen einige Vorteile. Die Managementebene kann mithilfe der aufbereiteten Daten das Unternehmen effizienter lenken und die Firmenpolitik schnell an die aktuellen Erfordernisse anpassen. Dank ausgereifter Technik können die fraglichen Informationen schnell und ohne lange Wartezeiten übermittelt werden und ermöglicht dadurch das Arbeiten mit tagesaktuellen Zahlen.
Dies betrifft zum Beispiel auch den Bereich der digitalen Buchhaltung.
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Alle Vorteile eines MIS auf einen Blick:
- Kurze Prozessketten: schnelle Bereitstellung von Informationen für das Management
- Aussagekräftige und grafische Aufarbeitung der Daten
- Bessere Entscheidungsgrundlage anhand der analysierten Daten
- Verbesserter Fluss von Informationen
- Informationsvorsprung für die Führungsebene
- Riesige Datenmengen können schnell ausgewertet werden
So führen Sie ein Management Informationssystem richtig ein
Wenn Sie ein MIS in Ihr Unternehmen implementieren möchten, können Sie sich an den folgenden 5 Schritten orientieren:
- Identifikation erfolgsrelevanter Faktoren
Bevor man sich für ein MIS entscheidet, muss man wissen, welche Informationen für den Erfolg des Unternehmens relevant sind. - Definition der benötigten Anwendungsbereiche
Im zweiten Schritt muss geklärt werden, für welche Bereiche das Management das MIS anwenden möchte. Hier sollten Sie gleich andenken, welche Bereiche eventuell zukünftig relevant werden könnten. - Auswahl der Software und Hardware für das MIS
In diesem Schritt wird die benötigte Software sowie Hardware definiert. Diese ist natürlich von der Art der benötigten Informationen und dem Anwendungsbereich abhängig. - Sammlung der Daten im Warehouse
Nun können die Informationen gesammelt werden. Dieser Zeitraum kann recht unterschiedlich ausfallen. - Analyse, Auswertung und Aufbereitung der Daten
Wenn es genügend Daten im Data-Warehouse gibt, können diese sortiert, analysiert und aufbereitet werden. Dieser Prozess muss laufend optimiert und an die Bedürfnisse und Vorgaben der Führungsebene angepasst werden.
Lohnt sich ein Management Informationssystem?
Ein Management Informationssystem kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen, besonders hinsichtlich der Entscheidungsfähigkeit. Automatisierungen und Digitalisierungen sind essentielle Bestandteile im Managementprozess, wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben möchten.
Auch im Bereich der Buchhaltung schreitet die Digitalisierung voran: Wenn Sie die digitale Buchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware wie domonda umsetzen, profitieren Sie nicht nur von tagesaktuellen Daten, sondern Sie können auch Ihre Finanzprozesse wesentlich effizienter gestalten. Mit digitalen Rechnungsfreigaben und automatisierbaren Finanz Workflows arbeiten Sie einerseits nachvollziehbar und ökonomisch, andererseits wissen Sie auch jederzeit, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Rechnung gerade befindet.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
