E-Invoicing erleichtert den Arbeitsalltag im Unternehmen erheblich. Es werden Kosteneinsparungspotenziale geschaffen und schnellere Bearbeitungsmöglichkeiten kommen zustande. Außerdem wird so die unternehmensübergreifende Kommunikation deutlich effizienter und nachhaltiger organisiert.
Weshalb nicht nur Sie und Ihr Team, sondern alle beteiligten Partner*Innen durch die Implementierung von elektronischen Rechnungsübermittlungen profitieren können und warum dies sogar zunehmend vom Gesetzgeber gefordert wird, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.
Was ist E-Invoicing?
Eine E-Invoice ist eine elektronische Rechnung, die den Versand von papierbasierten Rechnungen in digitale Formen überträgt. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dieses Format ermöglicht eine automatische Verarbeitung der Rechnung.
Seit 2011 ist die elektronische Rechnung ebenso rechtswirksam wie die konventionelle Papierrechnung. Somit ist es nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig und von Gesetzgeber durchaus gewollt, dass Unternehmen ihre Zahlungsströme digitalisiert verwalten.
Electronic Data Interchange
Electronic Data Interchange wird grundsätzlich als übergeordnetes Themengebiet zum E-Invoicing angesehen. EDI meint den strukturierten Datenaustausch zwischen beteiligten Akteuren über elektronische Transferverfahren wie zum Beispiel über E-Mail-Verkehr.
Typischerweise handelt es sich hierbei um regelmäßigen und großvolumigen Austausch von Daten wie beispielsweise Bestellungen, Rechnungen, oder Liefermeldungen zum aktuellen Versandstatus.
Hierbei wird schnell klar, dass die digitale Verarbeitung von solchen Prozessen die Handlungsfähigkeit des Unternehmens stark erhöht, also Kosten eingespart und Kapazitäten freigelegt werden, welche an anderer Stelle produktiver eingesetzt werden können.
Wie unterscheiden sich E-Invoice und klassische Rechnung?
Papierrechnungen wurden im Zeitverlauf erstmals in PDF-Formate übertragen, um den aufwändigen Postversand zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten. Hierbei besteht das Problem, dass solche PDF-Dateien von den internen Systemen der Empfänger*Innen nicht automatisch weiterverarbeitet werden können, da sie aus unstrukturierten Dateien in der Form eines Bildes bestehen.
Strukturierte, elektronische Rechnungsformate hingegen können automatisch eingelesen und bearbeitet werden. Sie werden X-Rechnungen genannt, was für ein “XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell” steht und codierte Rechnungen meint.
Diese bestehen aus keiner PDF- oder sonstigen Textanwendung, sondern aus strukturierten Daten, die maschinenlesbar sind. Der Nachteil bei den rein strukturierten Formaten ist die Nicht-Lesbarkeit für Menschen. So müssen diese wiederum bei Bedarf von der Empfänger*In visualisiert werden.
Hybride Rechnungsformate hingegen kombinieren die maschinenlesbare und strukturierte Form mit der für den Menschen lesbaren, visuellen. Dies geschieht beispielsweise mit der Integration einer XML-Struktur in eine PDF-Datei. So werden strukturierte Rechnungsdaten innerhalb eines lesbaren PDF-Formats für die Empfänger*Innen bereitgestellt
Wann besteht eine E-Invoice Pflicht?
Spätestens seit Ende 2021 wurde durch die Erneuerung der Richtlinie zur Lieferantenverpflichtung innerhalb der E-Rechnungsverordnung klargestellt, dass Rechnung an den Bund oder an ein Bundesland nur noch per E-Invoice oder X-Rechnung angenommen werden. Durch diese Maßnahme bewirken staatliche Institutionen ein Umdenken, welches nun vom privaten Sektor zunehmend aufgegriffen wird, denn geringe Transaktionskosten sind für den Unternehmenserfolg unabdingbar.
Die Corona-Pandemie als Anstoß
Die Möglichkeit zu flexiblen Arbeitszeiten und -orten sind nunmehr eine der ersten Fragen seitens der Mitarbeiter*Innen im Bewerbungsgespräch. Zum einen der Fachkräftemangel in Deutschland sowie internationale Projekte führen zu der Tatsache, dass benötigte Expert*Innen länderübergreifend rekrutiert werden und auch von so gut wie überall arbeiten können müssen.
Vor allem in Zeiten von Corona ist es unabkömmlich, Anfragen und Rechnungen digital von verschiedenen Stellen bearbeiten zu können. Andernfalls würden Mitarbeiter immer mindestens zur Abholung im Büro sein müssen – was nicht nur Zeit kostet, sondern auch Gesundheitsrisiken mit sich bringt.
Was sind die Probleme von klassischen Rechnungen?
Auch wenn der Rechnungsversand sowie -empfang auf den ersten Blick nicht allzu bedeutend scheint, ist dieser nicht zu unterschätzen. Eine einzelne papierbasierte Rechnung kostet allein im Druck, in der Kuvertierung und im Versand über 3 Euro – diese Kosten entfallen beim elektronischen Verfahren komplett.
Dies ist ein kleinteiliger Prozess mit mehreren einzelnen Schritten und somit auch Anfälligkeiten für damit einhergehende Fehler. Er verursacht höhere Durchlaufzeiten, birgt Risiken wie beispielsweise Verzögerungen oder den Verlust von Dokumenten.
Ebenso werden Personen gebunden, die manuell die Verarbeitungsprozesse umsetzen müssen. So werden Personalkosten erhöht, da sich diese um Rechnungs- und Postversand kümmern müssen, obwohl Sie meist zeitgleich jedoch in anderweitigen Einsatzbereichen eingegliedert wären.
Abgesehen von den längeren und somit ineffizienten postalischen Zustellungen, stellen papierbasierte Rechnungsprozesse auch immense Mehrkosten für ein Unternehmen dar. Laut der EU-Kommission machen mit ca. 18 Milliarden klassischen Rechnungen pro Jahr diese immer noch einen Großteil aus.
Was sind die Vorteile von E-Invoicing?
Der elektronische Rechnungsaustausch hingegen muss lediglich aus dem internen EDV-System von einem Format A in ein versandfähiges Austauschformat B umgewandelt werden, welches es anschließend problemlos zu übertragen gilt. Die Empfänger*In wandelt die elektronische Rechnung bei Erhalt wiederum in ein bearbeitbares und langfristig speicherbares Format C um. Diese Prozesse sind oft automatisiert und sparen Arbeitszeit.
Somit kommt es zu einer zeitverlustfreien Zustellung, die weniger störungsanfällig ist und geringeren Personalaufwand mit sich bringt. Konkret bedeutet dies, dass Sie weniger Probleme mit verschiedenen Schnittstellen bewältigen müssen und beispielsweise auf das manuelle Abtippen von Rechnungsdaten verzichten können. So werden innerhalb Ihres Teams wertvolle Kapazitäten freigesetzt, die anderweitig Produktivität entfalten können.
Die Kostenersparnis bei E-Invoicing Nutzer*Innen jedoch, beläuft sich der Wert auf 64,5 Milliarden Euro und steigt jährlich exponentiell. Auf das einzelne Unternehmen gerechnet ist das ca. 25 Prozent Ersparnis in Gegenüberstellung zur konventionellen, papierbasierten Rechnungsform.
Zahlungserinnerungen und die vom Gesetz vorgeschriebene Archivierung über 10 Jahre sind in elektronischer Form ebenso deutlich billiger.
Der Weg zur digitalen Buchhaltung
Um Kosteneinsparungspotenziale freizusetzen, ist eine digitale Buchhaltung grundlegend. Der Werkstoff Papier braucht nicht nur unnötig Platz, sondern ist auch ein bedeutsamer Faktor bezüglich der gesamten Umweltschutzthematik.
Digitale Dokumentenmanagementsysteme mit automatisierten Prozessen wandeln analoge, störanfällige und vor allem aufwendige Arbeitsschritte in automatisierte Prozesse um, die es lediglich im Nachhinein zu überprüfen gilt.
Nicht zu vernachlässigen ist hierbei jedoch der Aspekt der Datensicherheit im eigenen Unternehmen. Nichts schadet der Reputation mehr als der Verlust oder Diebstahl von kundenbezogenen und durchaus sensiblen Rechnungsdaten.
Sollten Sie also zu dem Entschluss gekommen sein, Ihre Finanzabteilung digitalisieren zu wollen, ist es unabdingbar, sich nach einem geeigneten Anbieter für Ihr Vorhaben umzusehen.
Wie erstelle ich eine E-Invoice in der Praxis?
Diverse Softwarefirmen bieten bereits spezielle Rechnungseditoren an. So können sie z.B. mit der Software von domonda Rechnungen in den Formaten X-Rechnung, ZUGFeRD und PDF ausstellen und versenden.
So haben Sie die Flexibilität, je nach Adressat, entweder klassische PDF-Rechnungen, elektronische Rechnungen oder klassische Rechnungen im Papierformat zu versenden.
Wenn Sie bereits ein Fakturasystem in Verwendung haben (z.B. über Ihr ERP-System) besteht zudem die Möglichkeit dort erstellte Rechnungen über domonda in E-Rechnungen umzuwandeln.
Folgende Vorteile bietet der Rechnungseditor von domonda:
Erstellung von Angeboten, Zahlungserinnerungen und Mahnungen
professionelle Rechnungsdesigns (eigene Designs möglich)
zukunftssichere Lösung: Immer am aktuellsten Stand bei elektronischen Rechnungen
Produkte, Lagerstände und Kontakte verwalten
Live-Anbindungen von mehreren Bankkonten und Finanzdienstleistern
Automatischer Offene Posten Abgleich
und vieles mehr
Gerne können Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch wahrnehmen und allfällige Fragen mit einem unserer Expert*Innen persönlich besprechen.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
