Wenn Sie ein Kassenbuch führen müssen, stellt sich heutzutage die Frage, was besser ist: Kassenbuch online mit einer Software oder doch lieber offline mit Stift und Papier führen? Hier erfahren Sie, was ein Kassenbuch alles erfüllen muss und welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Varianten haben.
Kassenbuch schreiben: Anforderungen
Das Kassenbuch – egal ob klassisch „offline“ oder digital und online – bildet einen wichtigen Bestandteil in der Buchhaltung. Deshalb unterliegt auch das Kassenbuch den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung und muss bestimmte Dinge, wie zum Beispiel den Grundsatz der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit, erfüllen. Deshalb reicht es also nicht, einmal im Monat alle Barbelege zu suchen und gesammelt ins Kassenbuch einzutragen. Denn alle Belege müssen zeitnah und einzeln erfasst werden.
Für die Erfassung sind folgende Informationen wichtig:
- Datum der Einnahme oder Ausgabe
- Ein Buchungstext, für jeden Geschäftsvorfall
- Die Belegnummer der Rechnung
- Der Betrag und die Währung
- Der aktuelle Kontostand bzw. Saldo
Im Kassenbuch werden dabei gerne alle Einnahmen in einer und alle Ausgaben in einer anderen Spalte erfasst. Die Differenz der beiden Spalten ergibt dann den Saldo. Etwas später in diesem Beitrag können Sie sich eine passende Kassenbuchvorlage für Excel herunterladen.
Kassenbuch Pflicht: Wer muss ein Kassenbuch führen?
Nicht jeder muss ein Kassenbuch führen: Die Pflicht zur Kassenbuchführung hängt einerseits von der Art der Buchhaltung, andererseits von der Anzahl der durchgeführten Bargeschäfte ab.
Wenn für ein Unternehmen bereits aufgrund seiner Größe die Bilanzierungspflicht besteht (bei Einzelunternehmen ist Österreich besteht diese ab einem jährlichen Umsatz von mehr als 700.000€), dann ist das Unternehmen auch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
Wenn Unternehmen, vor allem Selbstständige oder Freiberufler, nicht zwingend ein Kassenbuch zu führen haben, so müssen sie dennoch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) machen.
Aber auch für jene, die von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit sind, lohnt es sich durchaus, dennoch ein Kassenbuch zu führen. Vor allem dann, wenn es im Unternehmen viele Barbewegungen gibt. Die Regelungen zur Führung eines Kassenbuches sorgen für mehr Sicherheit und Transparenz – und können so auch für Kleinunternehmer und Freiberufler viele Vorteile bringen.
Welche Arten von Kassabüchern gibt es?
Sie können Ihr Kassenbuch auf unterschiedliche Arten führen. Entweder führen Sie Ihr Kassenbuch ganz klassisch auf Papier oder Sie nutzen entweder eine online Version oder ein Programm zur Installation am PC.
Kassenbuch „offline“: handschriftlich
Diese Art des Kassenbuches ist altbewährt: Es werden per Hand tabellarisch alle Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet und der Saldo berechnet. Dabei müssen jedoch immer die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung eingehalten werden. Das bedeutet oft zeitaufwändige Arbeit.
Digitales Kassenbuch online
Ein elektronisches Kassenbuch, das mittels Cloud-Dienste erreichbar ist, erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Die Flexibilität und Transparenz, die dadurch gewonnen werden, sind nicht nur für die Unternehmer selbst sondern auch für das Finanzamt vorteilhaft. Außerdem lassen sich solche Systeme meistens auch einfach bedienen. Dabei ist wichtig, dass sie eine manipulationssichere Dokumentation der Geschäftsfälle garantieren können.
Digitales Kassenbuch als PC-Software
Wenn die Software für das Kassenbuch lokal am PC installiert wird, können Sie unabhängig von der Internetverbindung agieren. Meist sind solche Programme sehr weit gefächert und bieten viele verschiedene Funktionen. Jedoch büßen Sie dadurch auch die lokale und zeitliche Flexibilität ein, die Sie bei Cloud-Diensten haben.
Kassabuch Vorlage: Kann man auch Excel benutzen?
Auf den ersten Blick wirkt Excel sehr praktisch, um ein Kassenbuch zu führen: Der Saldo kann mit einer einfachen Verknüpfung automatisch berechnet werden.
Jedoch können Änderungen in Excel-Dateien sehr leicht vorgenommen werden – was gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung verstößt. Vor allem wenn Daten digital bearbeitet werden, müssen die GoBD eingehalten werden. Excel allein kann die Einhaltung dieser Richtlinien nicht gewähren.
Für das Finanzamt spielt vor allem die Revisionssicherheit eine wichtige Rolle, gerade im Hinblick auf den vermehrten Umstieg auf digitale Medien im unternehmerischen Bereich.
Unser Praxistipp: Sparen Sie sich die Zeit und arbeiten Sie fehlerfrei – mit der richtigen Buchhaltungssoftware können Sie Ihre Belege mit einem Foto ins System eintragen und der Rest passiert automatisiert. Kein Kassabuch mehr notwendig!
Kassenbuch Beispiel
Wenn Sie dennoch lieber handschriftlich arbeiten wollen und Ihr Kassenbuch noch nicht digital nutzen möchten, ist das auch kein Problem. Sie können Excel Vorlagen beispielsweise ausdrucken und handschriftlich vervollständigen. Der Vorteil dabei: Sie können parallel die Eintragungen in der Excel-Liste einfügen und sparen sich so die Saldenberechnung per Taschenrechner!
Als PDF: Kassenbuch Vorlage der WKO
Laden Sie sich eine Kassenbuch Vorlage im Excel-Format herunter!
Laden Sie sich eine Kassenbuch Vorlage herunter – perfekt zum direkten Bearbeiten in Excel oder zum Ausdrucken!
Kassenbuch online führen
Sie haben Ihre Buchhaltung bereits digitalisiert – führen Ihr Kassenbuch aber noch auf Papier? Dann sollten Sie sich überlegen, ob es nicht an der Zeit ist, auf ein elektronisches Kassenbuch umzusteigen. Denn zu einem papierlosen Büro gehört nun mal auch ein papierloses Kassenbuch!
Kassenbuch online: Vorteile & Nachteile
Wenn Sie ihr Kassenbuch online führen möchten, müssen Sie einige Dinge beachten. So muss die Software, die Sie nutzen, jedenfalls GoBD-konform arbeiten, damit Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Das bedeutet beispielsweise, dass Änderungen nachverfolgbar und transparent dokumentiert werden müssen und eine richtige Archivierung der Belege gewährleistet werden kann. Alle Regelungen für eine GoBD-konforme Buchhaltung haben wir für Sie bereits in einem anderen Beitrag zusammengefasst.
Wenn Sie Ihr Kassenbuch digitalisieren ergeben sich auch eines Vorteile. Zum Beispiel können viele Schritte ganz einfach automatisiert werden. Belege können somit automatisch ausgelesen und bereits vorkontiert werden. Dadurch sparen Sie sich Zeit, Geld und umgehen mögliche Fehler, die bei einer händischen Eingabe passieren könnten.
Hier noch einmal die wichtigsten Vor- und Nachteile eines online geführten Kassenbuches auf einen Blick:
Vorteile
- Hohe Zeitersparnis
- Automatische Belegauslese
- Automatische Vorkontierung
- Minimierung von Erfassungs- und Rechenfehler
- Gesetzliche Änderungen werden direkt vom Anbieter eingefügt
- Schnittstellen zu anderen Bereichen der Buchhaltung sind vorhanden
- Hohe Flexibilität: örtlich und zeitlich ungebundener Zugriff auf die Daten
- Häufig kurze Kündigungsfrist
Nachteile
- Internetverbindung wird benötigt
- GoBD müssen beachtet werden: auch bei Daten in der Cloud
- Kosten für eine monatliche oder jährliche Gebühr
Kassenbuch online führen: mit domonda
Kassenbelege können in domonda ganz einfach digitalisiert werden – ein Foto genügt! Per Mail können Sie dieses dann einfach ans System schicken, dort wird das Belegbild dann vollkommen automatisch ausgelesen. Die Auslese wird zudem von domonda Mitarbeitern auf Vollständigkeit geprüft.
Bargeldzahlungen können Sie in ein digitales Kassabuch eintragen und kategorisieren.
Kassenzettel einfach digitalisieren
Kassenzettel, die auf Thermopapier ausgedruckt werden, sind der Feind jedes Buchhalters. Die Informationen werden sehr schnell unleserlich oder der Beleg verschwindet vom Supermarkt bis in die Arbeit auf unerklärliche Weise.
Wenn Sie Ihre Kassenbelege einfach und unkompliziert digitalisieren, vermeiden Sie diese Problematiken. Am besten, Sie digitalisieren den Beleg direkt nach dem Bezahlen an der Kasse und senden ihn umgehend an das elektronische Kassenbuch. In domonda können Sie dann dank einer praktischen Volltextsuche jeden Belege rasch wiederfinden.
Hier geht’s zu einer Anleitung, wie Sie Ihre Rechnungen richtig digitalisieren können.
Fazit: Kassenbuch online oder offline führen – was ist besser?
Grundsätzlich können Sie mit einem Kassabuch, das Sie online führen, einiges an Flexibilität gewinnen. Außerdem sparen Sie sich Zeit und mögliche Fehler dank smarter Automatisierungen. Jedoch muss die Software die vom Finanzamt vorgegeben Standards erfüllen. GoBD-Konformität ist dabei ein Muss.
Ein Kassenbuch handschriftlich zu führen scheint im ersten Moment vielleicht praktisch und unkompliziert – jedoch auf lange Sicht macht es mehr Arbeit und kann zu Fehlern führen, die mit einer einfachen Software leicht umgangen hätten werden können.
Grundsätzlich kann man sagen, dass alle Unternehmen, die mehr als ein paar Einnahmen und Ausgaben und den Kassenbestand ermitteln wollen, auf eine gute Buchhaltungssoftware mit Kassenbuchprogramm zurückgreifen sollten. Zudem bieten solche Buchhaltungsprogramme noch andere Vorteile, die weit über ein reines Kassenbuch hinausgehen.
Wenn Sie auf der Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen sind oder Sie domonda einfach testen möchten, sprechen Sie doch einfach mit einem unserer Experten. Unverbindlich und unkompliziert.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
