Kostenstellenrechnung: Definition, Erklärung & Beispiel

Berechnungen auf dem Papier und Handy

Inhaltsverzeichnis

Die Kostenstellenrechnung wird dazu verwendet, um anfallende Kosten im Unternehmen genau zuordnen zu können. Dabei geht es darum, transparenter und ökonomischer zu arbeiten und genaue Kontrollen zu ermöglichen. In diesem Beitrag erklären wir, wie die Kostenstellenrechnung funktioniert, wie sie aufgebaut ist und zeigen Ihnen ein kurzes Beispiel.

Kostenstellenrechnung: Definition

Unter Kostenstellen versteht man jene Teilbereiche in Unternehmen, die kostenrechnerisch selbstständig sind und auch so abgerechnet werden können. Somit steht jede Kostenstelle für einen eigenen Bereich im Unternehmen, wie beispielsweise Vertrieb, Instandhaltung, oder Reparatur. Eine Kostenstelle ist also eine Form von betrieblicher Abrechnungseinheit, für welche Gemeinkosten eigens erfasst und auf die Kostenstellennutzer aliquot weiterverrechnet werden.

Das bedeutet: Je genauer die Kostenstellen eingeteilt werden, desto besser können Sie diese kontrollieren und planen. Umgekehrt erhöht eine feinere Einteilung der Kostenstellen wiederum den administrativen Aufwand, der zu Mehrkosten führt.  

Was aber ist denn nun die Kostenstellenrechnung? Um diese Methode zu verstehen, lohnt es sich, den Aufbau der gesamten Kostenrechnung kurz aufzulisten. Denn die Kostenstellenrechnung ist ein Teilbereich der Kostenrechnung und sollte somit nicht isoliert betrachtet werden.

Aufbau der Kostenrechnung

Kostenartenrechnung:

Es werden alle Kosten nach Kostenart sortiert und gesammelt. Folgende Frage wird beantwortet: Welche Kosten sind angefallen?

Kostenstellenrechnung:

Hier stehen die Gemeinkosten im Vordergrund. Das sind jene Kosten, die keinem bestimmten Produkt zugeordnet werden können. Diese werden mittels der Kostenstellenrechnung auf die jeweiligen Kostenstellen aufgeteilt. Folgende Frage wird beantwortet: Wo sind die Kosten angefallen?

Kostenträgerrechnung:

Diese Rechnung bildet den Abschluss in der Kostenrechnung. Mithilfe eines Kalkulationsverfahrens wird hier evaluiert, zu welchem Zweck Kosten eines Kostenträgers entstanden sind. Es geht also um die Frage: Wofür sind Kosten angefallen?

Unser Praxistipp: In der Kostenrechnung werden möglichst zeitnah erhaltene Ist-Daten benötigt. Je aktueller die Zahlen, desto genauer die Ergebnisse Ihrer Rechnung, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung unterstützen. Versuchen Sie am besten, tagesaktuelle Daten zu erhalten, um Ihre Kostenstellenrechnung so exakt wie möglich zu erledigen.

Ziele der Kostenstellenrechnung

Wie bereits kurz angesprochen bildet die Verrechnung der Gemeinkosten den Hauptbestandteil der Kostenstellenrechnung. Diese Kosten werden also an die jeweiligen Kostenstellen weiterverrechnet. Dieser Prozess wird auch oft als „Umlegen der Kosten“ bezeichnet.

Das Ziel der Kostenstellenrechnung ist es, die entstandenen Kosten für ein Produkt möglichst genau den richtigen Stellen zuordnen zu können. Dabei geht es vor allem darum, Produkte auf die ökonomische Rentabilität zu prüfen. Dabei verhält es sich ähnlich wie mit den Methoden der Prozessoptimierung: Man kann gegebenenfalls rasch die Produktionspalette optimieren und Kosten sparen.

Aufgaben der Kostenstellenrechnung

Grundsätzlich könnte man die Aufgabengebiete der Kostenstellenrechnung folgendermaßen zusammenfassen:

  •     Gemeinkosten aufteilen: Gemeinkosten werden aus der Kostenartenrechnung auf die Kostenstellen verteilt (Verursachungsprinzip)
  •       Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
  •       Gemeinkostenzuschlagssätze: Diese werden in der Kostenstellenrechnung berechnet und auf die Kostenträger aufgeschlüsselt
  •       Kontrolle & Wirtschaftlichkeit: Kostenstellen werden kontrolliert und auf ihre ökonomische Rentabilität geprüft (Vergleich von „Soll- und Ist-Zustand“)

Das Controlling spielt in diesem Bereich eine große Rolle. Denn das Controlling ist dafür verantwortlich, eine gute Entscheidungsgrundlage anhand der Daten aus den einzelnen Kostenstellen vorzubereiten. Deshalb sollte es auch dementsprechend gut ausgestattet und versiert sein – um sofort eingreifen zu können, sollte ein Produkt nicht mehr rentabel sein.

Sie möchten möchten sich professionelle Unterstützung für Ihr Controlling holen? Kein Problem: Bei domonda können Sie es einfach als Zusatzservice dazuzubuchen.

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Gliederung der einzelnen Kostenstellen

Im Grunde gibt es mehrere Arten von Kostenstellen, die für fast alle Branchen gleich sind. Die interne Einteilung der Kostenstellen kann jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich eingeteilt werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen die verschiedenen Arten von Kostenstellen kurz vor.

Hauptkostenstellen

Die Hauptkostenstellen sind direkt an der Fertigung jener Produkte, die verkauft werden, beteiligt. Das bedeutet, dass die Kosten nicht auf andere Kostenstellen, sondern direkt an den Kostenträger selbst (zum Beispiel das Produkt) übertragen werden. Die Hauptkostenstellen stehen üblicherweise im Fokus der Kostenrechnung.

Hilfskostenstellen

Hilfskostenstellen geben ihre Leistungen aber an die Hauptkostenstelle ab. Dadurch werden die Kosten indirekt und nicht direkt an den Kostenträger abgegeben. Praxisnahe Beispiele für Hilfskostenstellen sind typischerweise Kantinen oder IT-Services.

Nebenkostenstellen

Wie der Name bereits vermuten lässt, entstehen hier nur Nebenprodukte. Diese werden direkt mit Hilfe eines Zuschlagssatzes weiterverrechnet. Dazu zählt beispielsweise die Abfallverwertung

Detailliertere Informationen zu den einzelnen Kostenstellen finden Sie hier.

Kostenstellen müssen aber nicht zwangsweise an Produkte oder Dienstleistungen geknüpft sein. Auch Betriebe, die nicht im Produktionssektor tätig sind, können Kostenstellen nutzen: Wenn Sie beispielsweise im Consulting-Sektor oder Veranstaltungsbereich tätig sind, können Sie Ihre Kosten einfach bestimmten Projekten oder Kunden zuweisen. domonda ermöglicht Ihnen eine einfache Zuweisung direkt nach Erhalt der Rechnung. Der Vorteil einer unmittelbaren Zuweisung ist die Möglichkeit, mit aktuellen Zahlen arbeiten zu können. Gerade im Bereich der Kostenrechnung und dem Controlling ist es wichtig, Zugriff auf möglichst genaue und aktuelle Daten zu erhalten – domonda ermöglicht Ihnen dies mithilfe der tagesaktuellen Offene-Posten-Übersicht.

 

Aufteilung der Kostenstellen

Je nach Branche, in der Sie tätig sind und nach Struktur im Controlling, variiert auch der Aufbau und die Aufteilung der Kostenstellen. Eine klassische Variante der Aufstellung der Hauptkostenstellen wäre zum Beispiel:

  •         Material
  •         Fertigung
  •         Vertrieb
  •         Verwaltung

Natürlich können Sie individuell noch Kostenstellen hinzufügen oder ändern. Die Aufgabe des Controllings ist es, die Kostenstellenrechnung an die unternehmenseigenen Bedürfnisse anzupassen und somit zu optimieren. Wenn Sie hier effizient und genau arbeiten, können Sie schnell erkennen, ob sich ein Produkt rentiert oder Sie es doch lieber einstellen sollten.

Kostenstellen sind also wichtig, um Ihr Unternehmen gut zu organisieren und steuern zu können. Aber je mehr Kostenstellen Sie in Ihrem Unternehmen haben, desto unübersichtlicher kann es werden.

Unser Tipp: Mithilfe einer Buchhaltungssoftware  sparen sich die mühsame Datenaufbereitung im Nachhinein. Denn in domonda können die Belege direkt auf die richtigen Kostenstellen verbucht werden. Sollte ein Beleg mehrere Kostenstellen bzw. Kostenarten betreffen können Sie einfach Splitbuchungen erstellen und die Kosten genau aufteilen. Dadurch vermeiden Sie eine umständliche Kommunikation mit Ihrem Steuerberater bzw. Buchhalter über die genaue Verbuchung auf Kostenstellen. Außerdem können Sie so die Rentabilität Ihrer Produkte zeitnah und übersichtlich überprüfen – einfach und unkompliziert!

Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Excel Vorlage

Ein zentrales Element für die Kostenstellenrechnung bildet der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB. Dieser erleichtert das Aufteilen der Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenstellen.

Hier kommen Sie zu einer Excel-Vorlage des BAB.

Dabei muss man zwischen einer Primärkostenverrechnung und einer Sekundärkostenverrechnung unterscheiden. Aber woran erkennt man den Unterschied zwischen Primärkosten und Sekundärkosten?

Primärkosten

Primärkosten werden oft auch als primäre Gemeinkosten bezeichnet. Darunter wird die Summe der Kosten von Produkten oder Dienstleistungen verstanden, die üblicherweise nicht vom Unternehmen selbst hergestellt, sondern extern bezogen werden. Dabei sind die Betriebsmittelkosten bereits mit eingerechnet.

Typische Primärkosten sind zum Beispiel Mietkosten oder Löhne und Gehälter. Eine Einteilung in Kostenstellen könnte so aussehen:

  •         Personalkosten
  •         Materialkosten
  •         Fremdleistungskosten

Sekundärkosten

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei den sekundären Gemeinkosten um Kosten von Produkten oder Dienstleistungen, die im Unternehmen selbst produziert werden. Der entscheidende Unterschied zu den Primärkosten ist, dass sich diese Kosten keiner exakten Kostenstelle zuordnen lassen. Deshalb verrechnet man sie immer an mehrere Kostenstellen weiter.

Ablauf der Kostenstellenrechnung: Schema

Nach der ganzen Theorie geben wir Ihnen nun einen kleinen Leitfaden, wie Sie die Kostenstellenrechnung in Ihrem Unternehmen angehen können. Anhand dieses Schemas können Sie sich für zukünftige Kostenstellenrechnungen in Ihrem Unternehmen orientieren:

Schritt 1: Die Gemeinkosten werden benötigt. Diese können mithilfe der Kostenartenrechnung ermittelt werden.

Schritt 2: Mit diesen Kosten wird der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) erstellt. Dort werden die Kostenarten in den Zeilen und die Kostenstellen in den Spalten aufgelistet. Mithilfe des BAB ist es einfacher, die Kostenstellenrechnung durchzuführen – er ist aber kein Muss.

Schritt 3: Die Gemeinkosten aller Kostenstellen werden addiert.

Schritt 4: Jetzt müssen noch die Zuschlagssätze der einzelnen Kostenstellen berechnet werden. Diese werden im Anschluss für die Kostenträgerrechnung benötigt.

Es dauert gerne einmal ein paar Wochen, bis Sie die benötigten Daten vom Steuerberater erhalten, die Sie für die weitere Aufbereitung und Verrechnung brauchen. Um das zu umgehen und somit Ihre Wartezeit auf ein Minimum zu verkürzen empfiehlt es sich, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen, welche Ihnen ermöglicht, Belege selbst automatisch vorzuerfassen und zu kontieren. Mit der richtigen Buchhaltungslösung können Sie alle Ist-Kosten bereits den richtigen Kostenstellen zuweisen. Dadurch können Sie sofort die Ist-Kosten mit den Plan-Kosten abgleichen – direkt & ohne Wartezeiten.

Kostenstellenrechnung Beispiel

Um die Kostenstellenrechnung nun noch ein wenig klarer zu machen, zeigen wir Ihnen zwei Beispiele. Eines zur Primärkostenrechnung und eines zur Sekundärkostenrechnung, wobei es sich hier nicht um ein Rechenbeispiel handelt, sondern nur den Unterschied der beiden Kostenarten noch einmal betonen soll.

Primärkosten – Ein Beispiel

Der Vertrieb in Ihrem Unternehmen benötigt neues Büromaterial, also Mappen, Stifte und Ähnliches. Diese Kosten sind Primärkosten. Denn die Leistung (der Ankauf des Büromaterials) erfolgt durch einen externen Anbieter und wird somit von außen bezogen.

Sekundärkosten – Ein Beispiel

Sie produzieren selbst Materialien für Ihren KFZ-Betrieb. In dieser Produktion geht eine Maschine kaputt und wird vom hauseigenen Techniker repariert. Die Kosten für diese Reparatur können zwar der Kostenstelle „Produktion“ zugeordnet werden, aber keinem bestimmten Produkt. Der Techniker ist schließlich nicht nur für diese eine Maschine verantwortlich, sondern kümmert sich auch um alle anderen technischen Geräte. Das bedeutet, dass alle vom Techniker geleisteten Stunden mithilfe des Betriebsabrechnungsbogen (BAB) über die Sekundärverrechnung umgelegt werden müssen.

Fazit: Kostenstellenrechnung für einen besseren Überblick

Die Kostenrechnung bietet ein Abbild der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens in Form von Zahlen. Das ist wiederum wichtig, um mittel- und langfristig strategisch planen zu können. Mithilfe der Kostenstellenrechnung können Sie erkennen, bei welchen Produkten welche Kosten anfallen – und sehen gleich, ob sich deren Produktion für Sie lohnt oder eben nicht.

Natürlich müssen für eine sinnvolle Kostenstellenrechnung auch die Kostenstellen selbst gut durchdacht sein. Wenn Sie Belege sofort den jeweiligen Kostenstellen zuweisen können, sparen Sie sich wertvolle Zeit im Nachhinein.

Mittlerweile gibt es gute Buchhaltungsprogramme, die Sie genau hier unterstützen können. domonda bietet Ihnen etwa zusätzlich zur Zuweisung von Belegen zu Kostenstellen auch Features wie Volltextsuche und praktische Filterfunktionen an.

Außerdem kann domonda Ihre Belege automatisch vorkontieren und bietet Ihnen digitale Freigabe-Workflows an, wodurch Sie zusätzlich an Übersichtlichkeit und Effizienz gewinnen.

Noch nicht überzeugt? Dann testen Sie domonda – kostenlos und unverbindlich. Oder vereinbaren Sie ein Gespräch mit einem unserer Experten.

Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

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