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Spesenabrechnung: Definition, Beispiele & Vorlagen

Unter Spesen versteht man alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise anfallen. Diese Kosten werden nicht privat bezahlt, sondern können in der Spesenabrechnung geltend gemacht werden und bleibt somit nicht auf den Kosten sitzen.

Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert am 14. Juni 2022

In bestimmten Berufen ist man einfach viel unterwegs. Daher hat man auch einen finanziellen Aufwand, wie Fahrt- oder Übernachtungskosten. Entsprechend kommt hier die Spesenabrechnung ins Spiel: Dadurch kann der Arbeitnehmer oder Selbstständige diese Kosten beim Arbeitgeber geltend machen und in der Einkommenssteuer berücksichtigen.

Was genau man unter Spesenabrechnung versteht und wie das mit der Steuererklärung zusammenspielt, haben wir für Sie zusammengefasst. Außerdem gibt es am Ende Vorlagen und Formulare, die Sie für Ihre persönliche Spesenabrechnung nutzen können.

Was sind Spesen?

Unter Spesen versteht man einen Mehraufwand, der vor allem auf Geschäftsreisen entsteht. Dieser muss nicht privat bezahlt werden. Folglich hat jeder beruflich Reisende mit Spesen zu tun. Daher ist es auch egal, ob man Arbeitnehmer oder Selbstständiger ist. Diesen Mehraufwand bekommt man mithilfe der Spesen- oder Reisekostenabrechnung in jedem Fall rückerstattet. Kurzum, die Spesenabrechnung ist für alle wichtig.

Reisekostenabrechnung: Welche Aufwendungen werden berücksichtigt?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen 4 verschiedenen Kostenarten: Fahrtkosten, Nächtigungsaufwand, Verpflegungsmehraufwand und sogenannte Nebenspesen. Darüber hinaus müssen alle Kosten einer Geschäftsreise auch als Rechnungen aufbewahrt werden. Denn diese dienen als Grundlage für die Spesenabrechnung.

Fahrtkosten

Taxikosten, Bahn- oder Flugtickets sind in voller Höhe absetzbar, vorausgesetzt die Rechnung ist vorhanden. Jedoch bei Firmen-PKWs entstehen keine Spesen. Warum? Weil auch keine privaten Kosten anfallen.

Anders verhält es sich hingegen bei einer Reise mit dem privaten PKW. In diesem Fall gibt es eine andere Möglichkeit, die Reiskosten abzurechnen, nämlich mithilfe eines Fahrtenbuches.

  • Kilometergeld:

Damit Sie Ihr Kilometergeld abrechnen können, ist das Führen eines Fahrtenbuches wichtig. Daher ist zu beachten, dass maximal 30.000 Kilometer dadurch abgerechnet werden können. Demzufolge muss ein vollständiges Fahrtenbuch jedenfalls Folgendes enthalten:

  • Datum
  • Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt
  • Kilometeranzahl
  • die Fahrtroute
  • den Verwendungszweck

Werden diese Voraussetzungen erfüllt, kann folgender Satz geltend gemacht werden:

Das Kilometergeld beträgt für:
 seit 01.07.2008von 28.10.2005
bis 30.06.2008

 

PKW und Kombi pro km

 

€ 0,42

€ 0,38

Zuschlag für betrieblich notwendige Mitbeförderung pro Person und km

(seit 1.1.2011: in PKW oder Kombi)

€ 0,05

€ 0,05

Quelle: Wirtschaftskammer Österreich

Damit Ihre Spesenabrechnung für die Fahrtkosten fehlerfrei bleibt, finden Sie hier eine Fahrtenbuchvorlage der WKO.

Nächtigungsaufwand

Hotelkosten können vollständig mit der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Dies nennt man einen reisebedingten Verpflegungsmehraufwendungen. Das heißt, Sie können diesen Aufwand mittels Pauschalbeträgen oder auch in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Jedoch reicht es nicht, wenn es sic um eine betrieblich veranlasste Fahrt handelt, sondern es muss darüber hinaus auch um eine „Reise“ im steuerlichen Sinn sein. Somit müssen als Voraussetzung einige Kriterien erfüllt werden. Ferner kann man sich hier Rat beim Finanzamt holen.

Wobei für das Bundesministerium für Finanzen eine Reise im steuerlich Sinn dann ist, „wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer normalen Tätigkeit (Ort der Betriebsstätte) entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen“.

Verpflegungsmehraufwand

Für die Verpflegung auf dienstlichen Reisen gibt es bestimmte Pauschalen, sogenannte Tagesgelder. Beispielsweise können für 24 Stunden maximal 26,4€ abgesetzt werden (Stand 1.2020). Überdies finden Sie hier die unterschiedlichen Sätze, die nach Ländern variieren, übersichtlich aufgeschlüsselt.

Nebenspesen

Darüber hinaus fallen auf Geschäftsreisen natürlich auch andere Kosten an, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen. Das heißt, dass diese Kosten auch in die Spesenabrechnung kommen. Unter anderem zählen dazu Parkgebühren, Telefonkosten, etc.

Spesenabrechnung in der Steuererklärung

Um die Reisekosten- oder Spesenabrechnung als Selbstständiger oder Unternehmen in Deutschland beim Finanzamt auch geltend machen zu können, muss man sie als Anhang an die Steuererklärung anhängen. Eine andere Möglichkeit wäre es, die Spesen direkt in der Steuererklärung als „Werbungskosten“ geltend zu machen. In diesem Fall kann man auch Pauschalbeträge verwendet. In Österreich hingegen müssen Belege zur Spesenabrechnung erst auf Anforderung des Finanzamts eingereicht werden. Ein digitaler Rechnungsworkflow kann Sie auch hier unterstützen.

Sie haben keine Lust auf komplizierte Spesenabrechnungen? Erledigen Sie Ihre Spesenabrechnung direkt in der Buchhaltungssoftware domonda.

Spesenabrechnung Vorlagen

Um auf Reisekosten nicht sitzenzubleiben, ist es also wichtig, dass Sie eine korrekte Spesenabrechnung machen. Daher seien Sie immer genau, was professionelle Reiseausgaben betrifft. Das heißt, Rechnung immer gut aufbewahren.

Und um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern, haben wir für Sie deshalb die Vorlagen der beiden wichtigsten Formulare zusammengesucht. Diese gelten für Österreich. Diese Formulare können Sie sich kostenlos als PDF herunterladen:

Einfache Spesenabrechnung: mit domonda

Man kann sich viel Zeit und Arbeit sparen, wenn man sich eine Software zur Belegerfassung zulegt. Denn mit steigenden Aktivitäten der Mitarbeiter, wird auch der administrative Aufwand der monatlichen Abrechnung erhöht.

In domonda kann man für jeden Mitarbeiter Belegkreise erstellen, womit er anschließend all seine Rechnungen digitalisieren kann. Daher ist das besonders sinnvoll für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, denn domonda arbeitet ortsunabhängig. Deshalb entsteht eine neue Flexibilität für Ihre Mitarbeiter. Diese können Belege mit domonda jederzeit und von überall hochladen. Die Spesenabrechnung in domonda ist so einfach wie nie!

Damit erspart man sich nicht nur das Führen zeitintensiver Listen oder Formulare. Nein, darüber hinaus hat man auch eine Buchhaltungssoftware gleich mit implementiert. Außerdem muss man sich über verlorene Rechnungen nicht mehr ärgern, da die eingelesenen Belege sicher in der Cloud verwahrt sind. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche von domonda kinderleicht zu bedienen!

Falls Sie dennoch Ihre Rechnungen selbst digitalisieren wollen, finden Sie hierfür ebenfalls eine Anleitung in unserem Blog.

Spesenabrechnung mit domonda:

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Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

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