Nahezu jede Branche hat 2020 das Trendthema künstliche Intelligenz in irgendeiner Form behandelt. Die Digitalisierung hält Einzug in die verschiedensten Bereiche von Unternehmen. Wie werden sich Unternehmen durch selbstlernende Systeme verändern? Ist das eine Chance für die Effizienz oder eine Gefahr für die Mitarbeiter?
Definition: Was ist künstliche Intelligenz KI?
Mit dem Begriff “künstliche Intelligenz” (KI) oder auf Englisch “artificial intelligence” (AI) werden Programme bezeichnet, deren Algorithmen sich dadurch auszeichnen, dass sie nicht statisch sind, sondern sich laufend selbst verbessern. Mit veränderten äußeren Bedingungen und Informationen ändert sich auch die “Verhaltensweise” von künstlicher Intelligenz. Anders gesagt: Eine künstliche Intelligenz lernt mit jeder neuen Aufgabe dazu und verbessert ihre Genauigkeit und Trefferquote.
Sowohl positive als auch negative “Erfahrungen”, helfen einer KI dabei, sich selbst zu korrigieren und effizienter zu arbeiten. Besonders gern werden sie z B in ökonomischen Bereichen der Prognose und Wahrscheinlichkeitsberechnung eingesetzt, da diese Gebiete meist auf Erfahrungen beruhen und dadurch viele Aspekte in der Berechnung berücksichtigt werden müssen.
Das klingt nun beinahe so, als würde man mit einer KI und mit Machine Learning einen neuen Mitarbeiter gewinnen – aber Achtung: Eine KI ist nur so intelligent, wie ihre Daten, die Programmierer und Data Scientists es zulassen, und deshalb auch nicht unfehlbar. Solche Programme sind also nicht allwissend, sie können aber den Arbeitsalltag wesentlich erleichtern, wenn sie richtig eingesetzt werden. Bereiche der Bild- & Spracherkennung, Prognosen und Expertensysteme, wie die Datenverarbeitung, bilden beliebte Einsatzgebiete von KI.
Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung
Für Entscheider und Experten unterschiedlichster Industrien führt kein Weg daran vorbei, sich mit den Potenzialen künstlicher Intelligenz KI, Machine Learning oder Deep Learning zu beschäftigen. Das Wissen rund um Möglichkeiten der Automatisierung steigt, genauso wie die Bereitschaft für entsprechende Digitalisierungs-Projekte. Da stellt sich die Frage: Wie weit hat die künstliche Intelligenz in der Buchhaltung bereits Einzug gefunden?
Angefangen von der automatischen Belegerkennung, über Kontenabgleich für Offene Posten Management bis hin zur automatisierten Vorkontierung der Belege kann eine KI die redundanten Aufgaben im Bereich des Rechnungswesens übernehmen.
Dadurch entsteht die Möglichkeit der Automatisierung von Finanzprozessen: Jede Form der Automatisierung basiert auf intelligenten Netzwerken, die einfache Arbeiten anstelle eines Mitarbeiters übernehmen können. So auch Aufgaben innerhalb der unternehmensinternen Finanzen. Wenn beispielsweise ein Buchhaltungsprogramm die Vorkontierung im Rechnungswesen übernimmt, läuft im Hintergrund meist eine KI, die die Ergebnisse vorschlägt.
Dadurch wird die Fehlerquote minimiert und Buchhalter oder Steuerberater haben letzten Endes weniger Arbeit. Und sollten sich dennoch einmal falsche Vorkontierungen einschleichen, dann werden diese in ausgereiften Buchhaltungsprogrammen manuell umgebucht und korrigiert. Auch solche “manuellen” Änderungen werden vom System registriert und als Erfahrung gewertet und beim nächsten Mal automatisch richtig vorkontiert.
Dennoch braucht es für bestimmte Arbeiten das Know-How von echten Fachleuten, mit welchem eine KI einfach noch nicht mithalten kann. Trotzdem unterstützt eine automatisierte Belegerfassung und die automatische Belegverarbeitung einen reibungslosen Ablauf des Rechnungswesens und übernimmt zeitintensive und teils unliebsame Arbeiten von Mitarbeitern.
Im Buchhaltungssoftware Vergleich merkt man schnell, dass Programme, die eine KI implementiert haben, eine höhere Effizienz und Trefferquote im Kontierungsbereich aufweisen als andere vergleichbare Programme. Bei Buchhaltungsprogrammen ohne künstliche Intelligenz im Hintergrund müssen die Buchungen oft mehrfach nachkontrolliert werden, um eine fehlerfreie Vorkontierung zu garantieren.
Intelligente Buchhaltungssoftware ist stark nachgefragt
Die operativen Finanzabteilungen von Unternehmen und Steuerberatungskanzleien gehören meist nicht zu den digitalen Vorreitern, holen aber stark auf. Das spiegelt sich in einem boomenden Markt für Automatisierungssoftware und KI Systeme wider.
2018 betrug das globale Marktvolumen für digitale Buchhaltungslösungen 11,071 Milliarden Dollar. Bis 2026 soll es laut Fortune Business Insights sogar auf 20,408 Milliarden Dollar ansteigen. Das zeigt, dass die Zukunft tatsächlich in der Digitalisierung liegt – auch im Bereich der Buchhaltung.
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Vorteile der KI in der digitalen Buchhaltung
Intelligente, selbstlernende Buchhaltungssysteme haben sowohl für kleinere als auch größere Unternehmen, aber auch für Start-Ups einige Vorteile parat. Diese sehen Sie hier auf einen Blick:
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Automatische Belegerkennung
Das sinnhafte und automatische Erkennen von unterschiedlichen Belegen kann für eine KI durchaus zur Herausforderung werden und ist keine Selbstverständlichkeit. Je mehr Belege in das Programm eingespeist werden, desto besser wird die künstliche Intelligenz KI auch im Erkennen des Inhalts. Wenn dieser richtig erkannt worden ist, können die Belege, sofern die Buchhaltungssoftware diesen Service anbietet, auch gleich vorkontiert werden. Das spart enorm viel Zeitaufwand, weil dann ein Foto bereits genügt und der Beleg gut vorbereitet in die Buchhaltung eingespeist wird.
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Qualitätskontrollen und Fehlermeldungen
“Irren ist menschlich”, das wusste bereits Cicero. Seither ist viel Zeit vergangen und mittlerweile gibt es KIs, die so ein Irren beinahe unmöglich machen. Zwar ist Technik noch lange nicht unfehlbar, aber da eine KI niemals an Konzentration verliert, fällt ihr auf, wenn etwas mit dem Beleg nicht stimmt oder andere Fehler im Laufe des Prozesses auftreten. Dadurch entstehen verlässliche Qualitätskontrollen, die verhindern, dass sich Fehler in die Buchhaltung einschleichen.
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Finanzen im Überblick und in Echtzeit
Eine KI macht weder Pausen, noch schläft sie. Die eingelesenen Daten werden sofort ins System hochgeladen und dort weiterverwertet. Dadurch gelangt man zu einer tagesaktuellen Übersicht über die Finanzen und kann zukünftige Entscheidungen besser kalkulieren.
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Automatisches Bezahlen von Rechnungen
Online Banking war bereits ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung, aber es geht noch besser: Wenn ein Buchhaltungsprogramm eine Integration des Bankkontos anbietet, gehören Mahngebühren der Vergangenheit an, denn regelmäßige Zahlungsläufe können dann innerhalb von wenigen Minuten erledigt werden.
Risikofaktoren von KI
Die AGCS identifiziert 5 Risikobereiche, die mit der Verwendung von KI im Unternehmen entstehen:
- Softwareverfügbarkeit
- Sicherheit
- Verantwortlichkeit
- Haftung
- Ethik
Das Thema der Sicherheit kann insofern problematisch werden, weil durch den Wettbewerbscharakter zwischen den einzelnen KI-Systemen kann es passieren, dass Überprüfungen der einzelnen Programme nicht ausreichend durchgeführt werden und es dadurch zu weniger Sicherheit kommt. Dies könnte wiederum zu Mängeln am Produkt selbst führen und Produktrückrufe auslösen.
Die Frage der Haftung stellt sich im Hinblick auf KI’s schon länger, aber besonders seit “selbstfahrende Autos” vorgestellt wurden. Grundsätzlich können intelligente Systeme zwar viele Entscheidungen treffen und den Arbeitsalltag maßgeblich beeinflussen, aber sie können dafür laut AGCS rechtlich nicht zur Verantwortung gezogen werden. Gerade hier braucht es noch besser geklärte rechtliche Grundlagen.
Gleichzeitig spricht die AGCS davon, dass die KI auch eine große Chance für Unternehmen bietet, vor allem im Bereich der Versicherungsbrache. Dort würden große Datenmengen mithilfe immer wiederkehrender Prozesse verarbeitet werden. Auch im Bereich des Rechnungswesens hat sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz bewährt, wie die Vorteile zeigen. Wenn Sie sich bezüglich der Risiken, die eine KI in Ihrer digitalen Buchhaltung darstellt, unsicher sind, sollten Sie das Gespräch mit Experten suchen und sich im Bereich der KI Forschung in der Buchhaltung beraten lassen.
Die digitale Finanzabteilung
Mittels OCR (Optical Character Recognition) oder einfach ausgedrückt einem Texterkennungsprogramm werden die Belege ausgelesen und die KI übernimmt anschließend die Aufgabe, den Text sinnvoll einzuordnen und weiterzuverarbeiten. Eine KI kann also nicht nur helfen, Belege richtig auszulesen und im besten Fall auch eine fehlerfreie Vorkontierung vornehmen, sondern sie kann zudem einfache Abläufe automatisieren. Quasi die gesamten Finanzabläufe können digitalisiert und mithilfe von künstlicher Intelligenz effizienter gestaltet werden.
Dadurch sind Arbeitskräfte frei für andere Tätigkeiten und der manuelle Aufwand in Finanzabteilungen wird drastisch reduziert. Gleichzeitig steigt die Unabhängigkeit von externen Steuerkanzleien. Wenn die vorbereitende Buchhaltung über eine einzige Softwareplattform abgewickelt wird, steigt für Unternehmen die Informationstransparenz. Denn gesetzliche Rahmenbedingungen und notwendige Arbeitsschritte sind in Workflows abgebildet und können selbst durchgeführt oder zumindest nachverfolgt werden.
Ein Vergleich der verschiedenen Buchhaltungssoftware zeigt, dass nicht alle mit einer KI arbeiten und dadurch wichtige zeitsparende Automatisierungen verloren gehen können. Vor allem der Aspekt von Transparenz und Übersichtlichkeit, ist ein wichtiges Kriterium bei der Suche nach der passenden Buchhaltung für Ihr Unternehmen.
KI als Gefahr für Arbeitsplätze?
Immer wieder werden Stimmen laut, die auf die negativen Auswirkungen von künstlicher Intelligenz hinweisen: Allem voran der Verlust von Arbeitsplätzen.
Schlecht ausgebildete Arbeitskräfte stehen tatsächlich dem Verlust ihrer Arbeit gegenüber, wenn diese besser und schneller von einer KI erledigt werden kann. Befürworter sprechen aber gleichzeitig auch von der Bildung komplett neuer Berufsfelder, die nur aufgrund des Einsatzes einer künstlichen Intelligenz entstehen. Natürlich gibt es auch Befürchtungen, dass hochentwickelte, selbstlernende Systeme eine Art Eigenleben entwickeln können und außer Kontrolle geraten. Jedoch gibt es keine wissenschaftliche Basis, keine KI Forschung, die solche Aussagen belegen würde.
Mithilfe des Turing Test, der auf den Forschungsergebnissen von Alan Turing beruht, kann sogar überprüft werden, ob eine künstliche Intelligenz oder KI Anwendungen im System vorhanden ist.
Neue Jobprofile durch künstliche Intelligenz
Rein administrative Funktionen in Unternehmen, die mit einer künstlichen Intelligenz KI arbeiten, werden sich jedenfalls verändern und durch wertschöpfende Tätigkeiten aufgewertet. Es wird Experten brauchen, die verstehen, wie eine KI arbeitet und diese auch modifizieren können.
Auch in Steuerkanzleien werden neue Jobs aufkommen. Klassische Service-Jobs rund um die vorbereitende Buchhaltung werden vermutlich durch kosteneffiziente KIs ersetzt. Dafür entstehen aber neue Geschäftsmodelle, wofür hochqualifizierte Mitarbeiter an der Schnittstelle von Steuerwissen und IT gebraucht werden. Digitale Steuerberatungen unterstützen ihre Kunden mit Datenservices und passen sich an die vom Kunden verwendete Buchhaltungssoftware an, um alle Vorteile von KI und Digitalisierung komplett nutzen zu können.
Nicht jede Steuerberatungskanzlei bietet einen digitalen Steuerberater-Service an. Deshalb haben wir für Sie eine Liste unserer Kanzleipartner zusammengestellt, damit Sie sich in diesem Bereich informieren können.
Digitalisierung der Buchhaltung geht weiter
KI Technologien in der Buchhaltung ist kein Hype, sondern Realität. Digitale Transformation ist keine Vision, sondern eine Frage des Commitments. Ja, die Geschäftswelt verändert sich! Es stellt sich aber nicht die Frage, ob das gut oder schlecht ist, sondern ob man als Unternehmen agil genug ist, um neue Chancen ergreifen zu können. Dazu gehört es, Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben freizuspielen, um gemeinsam auf Wertschöpfungspotenziale fokussieren zu können.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
