Monatsabschluss: Definition
Der Monatsabschluss bezeichnet die monatliche Zusammenstellung bestimmter Daten in Unternehmen. Das können einerseits die Lagerbestände oder die Finanzen generell sein. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Monatsabschluss Ihrer Finanzen erstellen und worauf Sie dabei achten sollten.
Wer muss einen Monatsabschluss erstellen?
Eines vorweg: Ein Monatsabschluss ist für kein Unternehmen Pflicht. Lediglich börsennotierte Unternehmen sind dazu verpflichtet, einen Halbjahresabschluss zu erstellen. Diese Zwischenberichterstattung macht man aber häufig nicht nur 2-mal im Jahr, sondern öfter. Unternehmen sehen nämlich Vorteile darin, eine regelmäßige Übersicht über ihre Finanzen zu erstellen. Dadurch können sie auch im Fall von Komplikationen rechtzeitig eingreifen. Aber nicht nur große Unternehmen machen Zwischenberichte, sondern auch KMU. Warum? Weil durch die laufende Übersicht auch die Erstellung des Jahresabschlusses vereinfacht wird. Und dieser ist für alle Unternehmen verpflichtend. Außerdem vereinfacht ein Monatsabschluss die Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung – diese müssen alle Unternehmen in regelmäßigen Abständen erstellen.
Darum ist ein Monatsabschluss so wichtig
Der Monatsabschluss ist wichtig, weil er eine Kontrollfunktion hat. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Überblick über die aktuelle, finanzielle Lage Ihres Unternehmens zu bekommen. Dieselbe Funktion hat auch der Jahresbericht, mit einem entscheidenden Unterschied: statt bis zum Ende des Jahres zu warten, kann der Monatsabschluss zeitnah die Schwachstellen und Potentiale des aktuellen Geschäftsjahres sichtbar machen. Somit können Sie rasch auf Schwankungen reagieren und eingreifen, bevor es zu spät ist.
Monatsabschluss Checkliste: Schritt für Schritt
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Kontrolle der Vollständigkeit aller Unterlagen
Dieser erste Schritt ist maßgebend, um alle folgenden Arbeiten ordentlich erledigen zu können. Man nennt dies auch die vorbereitende Buchhaltung. Ziel ist es, alle erforderlichen Unterlagen zu sammeln, sortieren und übersichtlich zu ordnen. So arbeiten Sie auch schon Ihrem Steuerberater zu, denn im Anschluss daran weniger (teure) Zeit in den Monats- oder Jahresabschluss investieren muss. Wir haben eine Checkliste für die vorbereitende Buchhaltung für Sie erstellt. Nützlich für de Vollständigkeit der Unterlagen ist auch ein digitaler Rechnungsworkflow.
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Abgrenzung der Geschäftsvorfälle
Im zweiten Schritt ist wichtig, die Geschäftsvorfälle periodengerecht abzugrenzen. Beim Monatsabschluss werden nur jene Vorfälle berücksichtigt, die auch in das jeweilige Monat gehören. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung gebucht haben, die eigentlich das nächste Monat betrifft, müssen Sie dies abgrenzen. Das kann zum Beispiel die überwiesene Miete für das nächste halbe Jahr sein.
Praxistipp: Diese periodengerechte Abgrenzung muss auch beim Jahresabschluss gemacht werden. Damit das Jahresende für Sie ganz stressfrei wird, zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Jahresabschluss einfach erstellen.
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Erstellung der GuV
Als nächstes müssen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Wenn Sie die doppelte Buchführung verwenden, ist die GuV nichts Neues mehr: Sie dient vor allem dazu, den Gewinn bzw. Verlust innerhalb einer bestimmten Periode zu berechnen. Wenn Sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können Sie auch einfach eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) verwenden.
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Berechnung der Umsatzsteuer
Nachdem Sie den Gewinn (oder Verlust) berechnet haben, müssen Sie die abzuführende Umsatzsteuer berechnen. In Österreich gilt: Wenn Sie im Vorjahr maximal 100.000€ Umsatz erzielt haben, können Sie den Voranmeldungszeitraum selbst wählen. Entweder monatlich oder maximal vierteljährlich. Wenn Sie mehr Umsatz gemacht haben, dann sind Sie verpflichtet, die USt-Voranmeldung monatlich zu erledigen. In Deutschland ist die Grenze in Bezug auf die Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast gesetzt. Wenn diese mehr als 7.500€ beträgt, dann sind Sie auch in Deutschland verpflichtet, die UST-Voranmeldung monatlich vorzunehmen.
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Erstellung der Monatsbilanz
Im letzten Schritt erstellen Sie die Monatsbilanz. Dafür müssen Sie die Monatsumsätze aller Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen. Hier gibt es einen entscheidenden Unterschied zum Jahresabschluss: Den Wert der Bestandskonten ermitteln Sie nicht mithilfe einer Inventur, sondern die Basis bildet in den meisten Fällen die Fortschreibung der Lagerbücher.
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Übersehen Sie keine Aufgabe beim Monatsabschluss: Mit der praktischen Checkliste im PDF-Format können Sie die Buchhaltungsvorbereitung wie auch die Tätigkeiten zum Monatsabschluss Schritt-für-Schritt abhaken.
Monatsabschluss Checkliste: Tipps
Es ist offensichtlich, dass auch der Monatsabschluss einiges an Zeit kostet – sofern man ihn jeden Monat manuell erledigt. Wenn Sie bereits im Vorfeld die Belege auf Vollständigkeit überprüfen, das Kassenbuch stets aktualisieren oder offene Posten ihrer Fälligkeit entsprechend verbuchen, kann Ihnen das bereits einiges an Zeit für den Monatsabschluss sparen. Am einfachsten ist es aber, wenn Sie die digitale Buchhaltung nutzen, um all diese Dinge automatisiert erledigen zu können.
In unserer Buchhaltungssoftware domonda werden nicht nur die Belege automatisch den Zahlungen zugeordnet, sondern Sie können diese nach Belieben sortieren und durchsuchen. Für den Monatsabschluss ist domonda deshalb so gut geeignet, weil man alle Belege des jeweiligen Monates mit nur einem Klick exportieren kann. Fehlt noch etwas für den Monatsabschluss? Kein Problem – domonda sagt Ihnen, was noch gemacht werden muss, damit Sie und Ihr Steuerberater in kürzester Zeit den Monatsabschluss abschließen kann.
5 Herausforderungen beim Monatsabschluss
Egal ob Sie den Monatsabschluss freiwillig erledigen, oder dazu verpflichtet sind: Die folgenden 5 Herausforderungen können auch Ihnen den Monatsabschluss vermiesen. Damit Sie den Monatsabschluss gut und ohne übermäßigen Stress erledigen können, zeigen wir Ihnen 5 Herausforderungen und wie Sie diese am besten bewältigen.
1. Fehlende Transparenz im Prozess
Transparenz ist auch beim Monatsabschluss wichtig. Was wurde wann von wem bereits bearbeitet? Wenn Sie noch mit Excel-Listen arbeiten, frisst das nicht nur Zeit, sondern Sie haben keine Möglichkeit, den Stand der Dinge rasch und unkompliziert abzufragen. Es gibt bereits Software-Lösungen, die es erlauben, dass mehrere Personen im System arbeiten und Belege verwalten, aber oft fehlt die dazugehörige Dokumentation. Außerdem gibt es nur sehr selten eine zentrale Übersicht, anhand welcher Sie erkennen können, wie der Status des Monatsabschlusses ist. Wenn die Verantwortlichen für den Monatsabschluss hier keinen Überblick über die Prozesse bekommen, gestaltet sich die Arbeit anstrengend und zeitraubend.
Unser Praxistipp: Wählen Sie die Software, welche Sie verwenden wollen, sorgfältig aus. Sie muss unbedingt eine optimale Verfahrensdokumentation mitbringen und Zusatzinformationen festhalten können.
2. Welche Unterlagen fehlen?
Die nächste Herausforderung, die Sie beim Monatsabschluss erwartet, ist die Vollständigkeit und Abrufbarkeit der Belege. Befinden sich wirklich alle relevanten Belege im Prozess? Wurden die Rechnungen, die in diesen Monat gehören auch gestellt und an die Kunden verschickt? Auch die Kleinstbelege, die im Handschuhfach des Firmenautos verstaut und vergessen wurden, können am Monatsende Kopfzerbrechen bereiten. Immerhin gilt auch hier, wie immer in der Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg. Wenn Belege in der Buchhaltung fehlen, stimmen die jeweiligen Konten nicht mehr überein und es fehlen sowohl Kosten als auch Umsätze. Die gute Nachricht ist: Sie können diese Probleme lösen, indem Sie Ihre Belege digitalisieren und in einer Buchhaltungssoftware ablegen. Dadurch haben Sie nie mehr das Problem fehlender Belege am Monatsende und können die relevanten Rechnungen sogar mit einem Klick sortieren und exportieren. Das spart nicht nur Zeit & Geld, sondern auch Nerven!
3. Kein Zugang zu Echtzeitdaten
Diese Herausforderung ist für viele Unternehmen ein echtes Problem. Gerade für Unternehmen, die pro Monat viele Spesenabrechnungen verbuchen müssen. Oft ist es nämlich so, dass die Buchhaltung, die für die Reisekostenabrechnung zuständig ist, erst nach dem Monatsabschluss weiß, wieviel Geld genau ausgegeben wurde. Warum? Weil die Belege für die Spesenabrechnung oft zu spät eingereicht werden und dann auch gerne unvollständig. Das bedeutet, es können schnell Fehler im Monatsabschluss entstehen – die auszubügeln viel Zeit und Energie kostet.
Diese Herausforderung können Sie aber leicht umgehen, indem Sie eine Buchhaltungslösung mit tagesaktuellen offenen Posten verwenden. Dadurch erkennen Sie sofort, wenn Belege fehlen und haben einen guten Überblick über diverse Belegkategorien und Zahlungskonten. Oft gibt es auch Features, die speziell für eine digitale Spesenabrechnung ausgelegt sind. Das spart zusätzlich Zeit beim Monatsabschluss.
4. Ineffiziente Automatisierung
Bei dieser Herausforderung wird vorausgesetzt, dass bestimmte interne Prozesse bereits digitalisiert worden sind. Aber Digitalisierung bedeutet nicht gleich Automatisierung – geschweige denn gesteigerte Effizienz. Automatisierung muss durchdacht und sinnvoll sein, um auch positive Auswirkungen auf die Buchhaltung und den Monatsabschluss zu haben. Wenn Sie beispielsweise nur einen Teil der Prozesse automatisieren und manche Schritte noch immer manuell machen müssen, kann das sogar kontraproduktiv sein. Sie müssen zuerst einheitliche Prozesse implementieren, die für Ihre Mitarbeiter klar und transparent sind. Damit dieses Zusammenspiel reibungslos funktioniert, empfehlen wir Ihnen, mit einer Software alle Schritte zu digitalisieren und dann die Automatisierungen dort vorzunehmen, wo sie auch Sinn machen. Nur wenn die Software Sie genau dort unterstützt, wo Sie es benötigen, können Sie eine virtuelle Finanzabteilung etablieren, die sich auch wirklich lohnt.
5. Mühsame Zusammenarbeit im Team
Bei der Erstellung des Monatsabschlusses sind meist einige Mitarbeiter eingebunden. Die einzelnen Schritte werden von unterschiedlichen Mitarbeitern erledigt, weil natürlich jeder über unterschiedliche Berechtigungen verfügt. Oft wird diese Zusammenarbeit über eine Excel-Liste gemanaged: Ein Mitarbeiter erledigt Schritt 1 und verzeichnet das in der Liste. Schritt 2 und 3 müssen von anderen Mitarbeitern erledigt werden, die nur wissen, dass sie nun am Zug sein, wenn sie in die Excel-Liste schauen. Wenn diese Liste einmal nicht auf dem aktuellen Stand gebracht wird, ist das Chaos perfekt. Um diese Herausforderung zu bewältigen, empfehlen sich digitale Finanz-Workflows. So optimieren Sie die digitale Zusammenarbeit im Team und können diese auch wesentlich vereinfachen. Das ist nicht nur für den Monatsabschluss hilfreich, sondern auch für alle anderen Finanz-Prozesse.
Monatsabschluss selbst erstellen? So funktioniert‘s!
Wenn Sie diese 5 Herausforderungen bewältigen, ist der Weg zum Monatsabschluss eigentlich keine große Hürde mehr.
Moderne Lösungen wie domonda, nehmen Ihrem Team dabei viel Arbeit ab. Durch die Digitalisierung und Automatisierung des kompletten Rechnungsworkflows – vom Rechnungseingang bis zur Kontierung – sparen Sie sich Zeit und Aufwand:
- Digitaler Belegeingang
- Automatische Auslese aller relevanter Belegdaten
- Automatische Zuordnung von Transaktionen
- digitale Rechnungsfreigaben
- Schnelle Zahlungsabwicklung durch direkte Bankanbindung
- Automatische Kontierungsvorschläge
- Exporte nach DATEV, BMD,…
- …
Zudem bietet Ihnen die Lösung einen One-Click-Monatsabschluss. Schrittweise wird Ihr Team durch alle zu erledigenden Aufgaben geführt. Dabei prüft die Software automatisch, ob alle Daten für den Monatsabschluss vollständig vorhanden sind. Mit einem Klick können Sie dann Ihrem Steuerberater bzw. externem Buchhalter offiziell und nachvollziehbar Bescheid geben, dass der Monat fertig vorbereitet ist.
Der Monatsabschluss war noch nie so einfach wie mit domonda. Gerne beraten wir Sie kostenlos und unverbindlich, wie domonda Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, den Aufwand für den Monatsabschluss auf ein Minimum zu reduzieren.
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
