Jahresabschluss einfach erstellen: Definition & Anleitung [Guide 2020]

Welche Termine und Regelungen gilt es beim Jahresabschluss zu berücksichtigen? Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst und eine Schritt für Schritt Anleitung erstellt.

Inhaltsverzeichnis

Häufige Fragen zum Jahresabschluss

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zum Jahresabschluss auf einen Blick:

Wer muss einen Jahresabschluss machen?

Den Jahresabschluss erstellen am Jahresende alle Selbstständige und Unternehmer, um den Gewinn des vergangenen Geschäftsjahres zu ermitteln. Die genaue Art des Jahresabschlusses ist dabei an die jeweilige Rechtsform des Unternehmens gekoppelt.

Welche Fristen für den Jahresabschluss müssen eingehalten werden?

In Deutschland gilt als Stichtag der 31.07. des Folgejahres, wenn kein Steuerberater Zurate gezogen wurde. Wenn ein Steuerberater den Jahresabschluss für das Unternehmen erstellt, verlängert sich die Frist normalerweise.

In Österreich gilt für Einzelunternehmer und Personengesellschaften: bis 30.6. Abgabe der Steuererklärung (diese basiert auf dem Jahresabschluss). 
Kapitalgesellschaften müssen bis 30.9. eine Offenlegung beim Firmenbuch haben. Dieser muss dem Aufsichtsrat nur dann vorgelegt werden, wenn ein solcher besteht.  Nähere Infos zu Fristen und zuständigen Stellen in Österreich finden Sie hier.

Was ist die Voraussetzung für den Jahresabschluss 2020?

Keine Buchung ohne Beleg – die Grundvoraussetzung für einen sauberen Jahresabschluss ist eine ordentliche Buchführung. Egal ob Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung: Genauigkeit und Übersichtlichkeit hat dabei oberste Priorität. Auf jeden Fall kann Sie eine gute Buchhaltungssoftware bei der vorbereitenden Buchhaltung optimal unterstützen und Ihnen dabei helfen, nie die Übersicht über Ihre Finanzen zu verlieren.

Jahresabschluss: Definition & Bestandteile

Grundsätzlich gibt zwei Arten, den Jahresabschluss zu berechnen:

  1. Bilanz + Gewinn und Verlustrechnung (für Kapitalgesellschaften)
  2. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (für Einzelunternehmen & Personengesellschaften)

Ein Jahresabschluss dient dazu, die tatsächliche finanzielle Situation (Ist-Situation) eines Unternehmens oder eines Selbstständigen darzustellen. Dafür müssen alle Belege, also Rechnungen und Quittungen, die mit dem Unternehmen in Zusammenhang stehen, zur Rechnungslegung vorliegen. Damit kann dann, mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) die Bilanz erstellt werden. 

Je nach Größe des Unternehmens muss eine Bilanz erstellt werden – bei Kleinstunternehmer reicht eine vereinfachte GuV, eine komplette Jahresabschlussbilanz ist nicht notwendig.

Den wohl wichtigsten Bestandteil eines Jahresabschlusses macht die genaue Dokumentation aller monetärer und nicht-monetärer Transfers im Unternehmen aus. Je nachdem, welche Rechtsform und Größe das Unternehmen hat, verändert sich auch die Art der Dokumentation. Bei Einzelunternehmern, Kleingewerbetreibenden oder Freiberuflern reicht in der Regel eine einfache EÜR. KMU’s und größere Unternehmen müssen beim Jahresabschluss noch weitere Dokumente mitliefern, wie beispielsweise Kapitalflussrechnung oder Segmentberichterstattung.

Wie läuft ein Jahresabschluss ab?

Wenn ein Unternehmen einmal buchführungspflichtig ist (das ist man ab einem gewissen jährlichen Umsatz), gestaltet sich der Jahresabschluss in den meisten Fällen relativ ähnlich. Man beginnt mit einer Aufstellung, zu welcher sowohl die Bilanzierung als auch GuV (Gewinn und Verlustrechnung) zählen.

 Abschließend wird der Jahresabschluss zur Prüfung vorgelegt, das heißt bei Aktiengesellschaften geschieht diese Prüfung durch das Organ des Aufsichtsrates.

HIer Sehen Sie die Offenlegungspflicht von Unternehmen

Stichtag des Jahresabschlusses in Österreich: 30.09.

Gegen Ende September jeden Jahres bricht in vielen Buchhaltungsabteilungen österreichischer Unternehmen und Steuerkanzleien reges Treiben aus. Denn bis 30.9. sind Kapitalgesellschaften dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss vom Vorjahr im Firmenbuch offenzulegen.

Werden diese Fristen nicht eingehalten, droht eine automatische Geldstrafe. Geschäftsführer sind außerdem für die zeitgerechte und korrekte Veröffentlichung des Jahresabschlusses persönlich haftbar. Empfehlungen und gute Vorsätze, die Bilanzen schon früher – zum Beispiel in den Sommermonaten – vorzubereiten, kommen meistens gegen die Gewohnheit unliebsame Tätigkeiten aufzuschieben, nicht an.

Vorbereitung auf den Jahresabschluss

Als Unternehmen sollte man sich zeitig mit dem Jahresabschluss befassen, da das Suchen und Zusammenstellen aller wichtiger Belege und Dokumente einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Z B müssen sämtliche Verträge, wie Pacht- oder Leasingverträge, beim Jahresabschluss vorliegen. Typische Vorbereitungsmaßnahmen für den Jahresabschluss sind beispielsweise:

  • Relevante Belege sortieren und erfassen (am besten in digitalisierter Form)
  • Fehlende Belege finden und ersetzen
  • Verträge erfassen (Kredite zählen z B auch zu Verträgen)
  • Fahrtenbuch prüfen (vor allem bei Betriebsprüfungen wichtig)
  • Inventur machen
  • Abschreibungen und Rückstellungen vornehmen

Die Vorbereitungsmaßnahmen für den Jahresabschluss sind meist jene Dinge, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Natürlich gibt es mittlerweile verschiedene Buchhaltungsprogramme, die Unternehmen dabei unterstützen, Ihre Buchhaltung sauber und ordentlich zu führen oder Ihre Finanzen komplett zu digitalisieren. Welche Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen man besten geeignet ist, können Sie in unserem großen Buchhaltungssoftware Vergleich 2020 nachlesen.

Denn gerade beim Jahresabschluss kann durch ein solches Programm wertvolle Zeit und auch Geld gespart werden. Denn z B das Nachbereiten verloren gegangener Rechnungen kann teuer werden, wenn sich ein Steuerberater damit befasst.

Schnellere Abläufe mit digitaler Buchhaltung

Unternehmen, die eine digitale Buchhaltungslösung einsetzen, profitieren von den Vorteilen softwaregestützter Arbeit auch bei den Vorbereitungen für ihren Jahresabschluss. Eine Buchhaltungssoftware sorgt schon während des laufenden Geschäftsjahres für tagesaktuelle Zahlen. Durch eine automatisierte Qualitätssicherung werden Differenzen durch fehlende Belege oder potenziell falsche Buchungen übersichtlich ausgewiesen und laufend berichtigt. Digitale Finanzabteilungen übergeben Ihrem Steuerberater für die Datenkonsolidierung nahezu auf Knopfdruck eine einwandfreie Buchhaltung. Bei Unklarheiten hilft die Volltextsuche und eine gut dokumentierte Kommunikation zu einzelnen Belegen direkt in der Buchhaltungssoftware.
Komplizierte Abstimmungen zwischen den Unternehmen und ihrem Steuerberater sowie mühsame Recherchen zu Einzelbelegen gehören mit digitaler Buchhaltung definitiv der Vergangenheit an.

Unser Praxistipp: Eine moderne, digitale Steuerberatung spart Ihnen Zeit und Geld. Wechseln Sie jetzt Ihren Steuerberater – wir zeigen Ihnen, wie es am einfachsten funktioniert.

Sparen Sie sich Ihre wertvolle Zeit – und digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung.

domonda unterstützt Sie dabei.

Leitfaden zum Jahresabschluss: 5 Schritte ins neue Jahr

Um einen Überblick zu bekommen, welche Aufgaben Sie am Jahresende beim Jahresabschluss erwartet, haben wir die wichtigsten kurz beschrieben:

1. Anlage- und Umlaufvermögen evaluieren

Im ersten Schritt sollte man prüfen, wie es mit Anlage- und Umlaufvermögen aussieht, da dies natürlich in der Buchhaltung richtig aufscheinen muss. Unter Anlagevermögen versteht man Dinge wie z B Grundstücke oder Maschinen. Der Anschaffungswert von Anlagevermögen muss dem aktuellen Wert angepasst werden – dazu müssen sie abgeschrieben
Auch Umlaufvermögen muss am Jahresende geprüft werden: Dazu zählt z B das Warenlager, Kundenforderungen. 
Hier finden Sie mehr Informationen zu Anlage- und Umlaufvermögen. Kleiner Tipp: Auch Bargeld zählt zum Umlaufvermögen!
Damit man dabei den Überblick nicht verliert, kann man seine Buchhaltung digitalisieren – Papier und Zettel gehören längst der Vergangenheit an.

2. Abschreibungen erledigen

Wie bereits erwähnt, beziehen sich Abschreibungen nur auf das Anlagevermögen. Der Sinn von Abschreibungen liegt darin, den tatsächlichen Wert von Anlagen in der Buchhaltung zu verzeichnen. Fehlende Gegenstände müssen komplett abgeschrieben werden, damit sie auch in der Buchhaltung nicht mehr aufscheinen. Auch beschädigte Anlagen verlieren an Wert, was in der Abschreibung berücksichtigt werden muss. Für die Abschreibung gibt es auch verschiedene Methoden und Arten. 

3. Rückstellungen buchen

Bei Rückstellungen geht es darum, zu bewerten ob und in welcher Höhe Verbindlichkeiten anfallen könnten. Rückstellungen dienen somit der Abgrenzung von wahrscheinlichen Aufwendungen, die das Abschlussjahr betreffen. 

Damit soll eine Verschiebung zwischen den Jahren verhindert werden. Ansonsten kann das Unternehmen in einem Jahr hohe Gewinne ausweisen obwohl darin ein hohes Risiko für Gewährleistungen enthalten ist. 

4. Rechnungsabgrenzungsposten: Der richtige Betrag ins richtige Jahr

Die Rechnungsabgrenzung sorgt für eine periodenrichtige Abgrenzung sowohl von Einnahmen als auch Ausgaben. Das bedeutet, dass Rechnungsabgrenzungsposten gerade dann zur Verwendung kommen, wenn der Zahlungsvorgang von Erfolgskonten in unterschiedliche Abrechnungsperioden (also altes und neues Jahr) fällt.

Ein Beispiel: Die Miete für September bis Mai für das Firmengebäude wurde vom Unternehmen bereits im alten Jahr zur Gänze bezahlt. In die Abrechnungsperiode für den diesjährigen Jahresabschluss fallen aber nur vier Monate (September, Oktober, November und Dezember), deshalb muss hier die Aufwendung abgegrenzt werden.

5. Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater

Wenn man kein Steuer-Profi ist, kann es durchaus nützlich sein, sich einen Steuerberater zu suchen – denn diese kennen beispielsweise auch die Spielräume bei Bewertungen und können noch das ein oder andere dazu beitragen, dass die Steuerlast gemildert wird. Wir haben hier eine Liste an Steuerkanzleien in Österreich erstellt, welche in der digitalen Buchhaltung besonders versiert sind.

Jahresabschlussanalyse – Bilanzanalyse

Grundsätzlich ist eine Bilanzanalyse eine methodische Untersuchung und dient dazu, „entscheidungsrelevante Informationen über die gegenwärtige wirtschaftliche Lage und die künftige wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens zu gewinnen“.

Das bedeutet, dass durch eine realistische Jahresabschlussanalyse unter anderem Bonitätsprüfungen aufgrund der daraus gewonnenen Erkenntnisse besser gemeistert werden können, weil ein wesentlich besseres Einschätzungsvermögen entsteht. Auch Kaufentscheidungen können zielsicher getroffen werden und dadurch die Liquidität und Bonität des Unternehmens erhöhen.

Grundsätzlich ist eine Jahresabschlussanalyse oder Bilanzanalyse für jedes Unternehmen unabdinglich, wenn es sich gut entwickeln und den Überblick über die Finanzen behalten möchte.

Wer mit einem solchen Überblick nicht bis zum Jahresende warten möchte, kann sich auch nach einer guten und vielseitigen Buchhaltungssoftware umschauen, die immer die tagesaktuellen Unternehmenszahlen liefert, oder direkt ein kostenloses Gespräch mit unseren Experten vereinbaren.

Der Jahresabschluss bei Umgründungen und Unternehmen­swachstum

Je nach Unternehmensform und Umsatzschwelle fallen die formalen Bestimmungen für den Jahresabschluss in Österreich und Deutschland unterschiedlich aus. Stellen Sie sicher, dass Sie auch bei Um- und Neugründungen, bei nachträglichen Änderungen, sowie signifikanten Unternehmenswachstum einen korrekten Jahresabschluss einreichen.

Dazu haben wir für Sie im Folgenden einige wichtige Dokumente und Checklisten zusammengestellt, die Ihnen aktuelle Informationen zu Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung, Lagebericht und Anhang verschaffen.

Jahresabschluss in Österreich

Jahresabschluss in Deutschland

Hilfe beim Jahresabschluss: Buchhaltung digitalisieren

Sie haben Respekt vor den Kosten, die auf Sie zukommen, wenn Sie Ihr Rechnungswesen digitalisieren? Österreich unterstützt Unternehmen mit der Digitalisierungsförderung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) dabei, ihre Digitalisierungsprojekte zu verwirklichen. Ein ähnliches Modell gibt es auch in Deutschland, unter dem Namen „Digital Jetzt“– Neue Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands das ebenfalls Förderungen an kleine und mittelständische Unternehmen vergibt.
Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung erfordert zwar einige Vorbereitungen, bringt aber mit der richtigen Buchhaltungssoftware und dem passenden Dienstleister einige Vorteile und ist mittlerweile auch kein Hexenwerk mehr. Vielleicht haben Sie nach dem alljährlichen Jahresabschluss-Stress die richtige Motivation, Ihre Buchhaltung mit der passenden Software für Sie zu digitalisieren.

Wenn Sie sich zu diesem Thema kostenlos beraten lassen wollen, sprechen Sie mit einem unserer Experten. Oder testen Sie domonda einfach & unverbindlich!

Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

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