Was sind die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB)?
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB) sind alle Regelungen zur sachgemäßen Buchführung in Deutschland. Zum größten Teil sind diese Regeln schriftlich im HGB verankert, manche sind aber auch aus der kaufmännischen Praxis entstanden.
Das Ziel der GoB ist es, eine korrekte, unternehmerische Buchhaltung zu gewährleisten, um potentielle Verluste für Gläubiger und Unternehmenseigner sowie unkorrekte Daten & Informationen zu verhindern. Einem sachverständigen Dritten muss es auch möglich sein, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen zu können. Das besagen ebenfalls die GoB.
Zusätzlich gelten in Deutschland seit 2014 die GoBD, die den Umgang mit digitalen Belegen und deren Aufbewahrung regeln.
Unterschied zwischen GoB und GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz) sind ein Teilbereich der GoB, denn sie regeln den kaufmännischen Umgang hinsichtlich der elektronischen Buchführung.
Das bedeutet kurz gefasst:
- GoB sind die allgemeinen Grundsätze der Buchführung
- GoBD sind die Spezifizierung der GoB im Rahmen der elektronischen Buchführung
Für wen gelten die GoB?
Laut § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, seine Bücher bzw. Handelsgeschäfte gemäß den GoB zu führen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten demnach für alle Gesellschaftsformen, die sich im Handelsregister eintragen lassen müssen. Die GoB werden auch im Handelsgesetzbuch geregelt. Als Kleinunternehmer oder Freiberufler sind Sie also von der Pflicht zur Einhaltung der GoB ausgenommen.
Sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verbindlich?
Die GoB haben Rechtsnormcharakter. Das bedeutet, man muss sie verbindlich anwenden, sollten Gesetzeslücken vorhanden sein oder Zweifelsfragen bei der Gesetzesauslegung auftreten. Man spricht dabei von einem unbestimmten Rechtsbegriff. Das bedeutet, dass die einzelnen Grundsätze nicht als gebündeltes Regelwerk vorkommen, sondern mehr oder weniger verstreut im HGB aufgezeichnet sind.
Unser Praxistipp: Im Zweifelsfall sollten Sie sich immer an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung halten oder sich von einem Steuerberater beraten lassen.
Inhalt der GoB
Grundsätzlich werden die GoB in die folgenden drei Teilbereiche unterteilt:
- Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
- Abgrenzungsgrundsätze
- Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung (GoBil)
Die GoB behandeln alle wichtigen Richtlinien, die die laufende Buchführung und Rechnungsstellung betreffen. Die Abgrenzungsgrundsätze hingegen beschäftigen sich mit dem Zeitpunkt der Erfassung von Aufwendungen und Erträgen, aber auch mit Gewinnen und Verlusten. Der dritte Teilbereich, die GoBil, regeln die korrekte Bilanzierung innerhalb der doppelten Buchführung. Das Handelsgesetzbuch schreibt ausdrücklich vor, dass der Jahresabschluss gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung erstellt werden muss – und dazu zählen auch die GoBil. Diese beinhalten alle Regularien zum Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB).
Unser Praxistipp: Die finanzielle Situation und der Erfolg eines Unternehmens werden im Jahresabschluss ersichtlich. Deshalb ist es wichtig, den Jahresabschluss frühzeitig und genau zu machen. Hier kommen Sie zu einer Anleitung, wie Sie Ihren Jahresabschluss ohne Stress erledigen.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Im Folgenden werden die Rahmengrundsätze der GoB aufgelistet und kurz erläutert.
Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
Alle Geschäftsvorfälle müssen nachweisbar sein und aus den Büchern hergeleitet werden. Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Vorfälle tatsächlich stattgefunden haben.
Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
Alle Buchungen müssen klar, einheitlich und übersichtlich dokumentiert werden, damit auch sachverständige Dritte die Buchführung nachvollziehen können. Ziel ist es, dass die Buchführung und der Jahresabschluss verständlich sind.
Grundsatz der Einzelbewertung
Alle Vermögensgegenstände müssen einzeln bewertet werden. Gruppenbewertungen können jedoch in bestimmten Fällen genehmigt werden. Zum Beispiel, wenn Einzelbewertungen aus praktischen Gründen nicht durchführbar sind.
Grundsatz der Vollständigkeit
Die Buchführung muss lückenlos, das bedeutet, sie muss vollständig sein. Buchführungspflichtig sind alle Vorgänge, die eine Vermögensänderung bewirkt haben.
Nie wieder fehlende Belege!
So einfach war eine lückenlose Buchhaltung noch nie.
Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen chronologisch und zeitnah erfasst werden.Grundsatz der Sicherheit
Alle Belege müssen rechtskonform aufbewahrt werden. Handelt es sich dabei um digitale Belege, müssen die GoBD eingehalten werden.
Unser Praxistipp: Mittlerweile gibt es bereits gute Buchhaltungsprogramme, die Belege digitalisieren und GoBD-konform archivieren können. Dadurch können Sie sich Zeit & Nerven sparen.Grundsatz der Vorsicht
Dieser Grundsatz besagt, dass Vermögensgegenstände und Schulden vorsichtig zu bewerten sind. Praktisch bedeutet das, dass Aktivposten eher niedriger und Passivposten eher höher bewertet werden. Dieses Prinzip soll dafür sorgen, dass keine zu optimistische Lage eines Unternehmens vermittelt wird.
Abgrenzungsgrundsätze
Abgrenzungsgrundsätze sind sogenannte Nischenprinzipien, betreffend zu verbuchender Posten.
Realisationsprinzip
Gewinne dürfen erst dann berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert worden sind.Imparitätsprinzip
Aus Vorsichts- und Gläubigerschutzgründen müssen Verluste bereits dann berücksichtigt werden, wenn sie absehbar sind. Also nicht erst, wenn sie tatsächlich eingetreten sind.Grundsatz der sachlichen und zeitlichen Abgrenzung
Alle Aufwendungen und Erträge sind in dem Geschäftsjahr zu erfassen, in dem sie entstanden sind.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen kauft Werkstoffe, die erst im nächsten Jahr zum tatsächlichen Produkt weiterverarbeitet und verkauft werden. In diesem Fall werden die Ausgaben für die gekauften Werkstoffe auch erst im nächsten Jahr zu Aufwendungen.
Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung (GoBil)
Darin werden Vorgaben zur Bilanzführung im Rahmen der doppelten Buchführung definiert. Dazu zählen:
Bilanzklarheit
Die Gliederung der Bilanz muss eindeutig und klar sein.Bilanzwahrheit
Die Bilanz muss vollständig (also wahr) sein.- Bilanzkontinuität
Die Bilanz muss immer einheitlich, also auf dieselbe Art und Weise, gegliedert werden. Bilanzidentität
Die Schlussbilanz des vorangegangenen Jahres und die Eröffnungsbilanz des neuen Jahres müssen identisch sein.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in Österreich
In Österreich gibt es auch Grundsätze, nach welchen die Buchführung zu agieren hat. Diese sind in den §§ 190 ff UGB (Unternehmensgesetzbuch) geregelt. In Österreich müssen folgende Prinzipien eingehalten werden:
- Wahrheit
- Klarheit
- Vollständigkeit
- Stichtagsprinzip
- Realisationsprinzip
- Imparitätsprinzip
- Stetigkeit
- Vorsicht
- Einzelbewertung
Mängel in der ordnungsmäßigen Buchführung
Es gibt zwei Arten von Mängeln, die in der Buchführung auftreten können. Einerseits können formelle Mängel, andererseits materielle Mängel entstehen.
- Unter formellen Mängeln versteht man beispielsweise das Fehlen notwendiger Aufzeichnungen des Kassenbuchs oder Inventarbuchs. Liegen diese Mängel vor, ist die ordnungsmäßige Buchführung nicht mehr gewährleistet. Bei kleineren formellen Mängeln ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht zu beanstanden, solange das sachliche Ergebnis dabei nicht verfälscht wird.
- Materielle Mängel sind einzelne Fehler in der Buchführung. Das können zum Beispiel Falschbuchungen, Doppelbuchungen oder Passivsalden im Kassenbuch sein. Auch eine größere Anzahl dieser Fehler muss nicht automatisch zu einem Verwerfen der gesamten Buchführung führen. Wenn die Fehler jedoch ganz offensichtlich mit System passieren, kann es natürlich zu einem Steuerstrafverfahren kommen.
Was passiert beim Verstoß gegen die GoB?
Zwar sind die GoB kein allgemeingültiges Regelwerk, jedoch kann ihre Anwendung gerade bei einer unklaren Rechtslage zu Ihrem Vor- oder Nachteil entscheiden.
Wenn Sie Ihre Bücher nicht ordnungsmäßig führen oder gar der Verdacht besteht, dass Sie das Finanzamt bewusst täuschen wollen, kann Ihnen das Recht auf Vorsteuerabzug entzogen werden. Im schlimmsten Fall kann sogar ein Steuerstrafverfahren winken.
Um dieses Risiko zu minimieren nehmen kleine und mittlere Unternehmen meist die Leistung von einem Steuerberater oder einem externen Buchhalter in Anspruch, welcher durch seine Expertise die Einhaltung der GoB sicherstellen kann.
Um eine optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sicherzustellen und Kosten zu minimieren, empfiehlt es sich eine GOBD-konforme Buchhaltungssoftware zu nutzen. Dadurch haben Sie schon den ersten Schritt zu einer ordnungsmäßigen Buchführung getan und aufgrund der Digitalisierung ergeben sich noch andere Vorteile.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, sprechen Sie doch mit einem unserer Experten oder testen Sie domonda – kostenlos und unverbindlich.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
