Eine digitale Buchhaltung für Unternehmen führt zu mehr Übersicht, Klarheit und Zeiteffizient im Finanzbereich. Egal ob größere oder kleine Unternehmen – die Digitalisierung der Finanzen bringen enorme Vorteile.
Doch bevor Sie sich entscheiden, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, sollten Sie das im Vorfeld vor allem mit Ihren Mitarbeitern besprechen. Eine Digitalisierung der Finanzen kann nur dann gut funktionieren, wenn die Mitarbeiter auch richtig geschult und motiviert sind. Meist müssen sich die Mitarbeiter auf eine neue Software einstellen, was durchaus mit Schwierigkeiten verbunden sein kann. Deshalb sollte man die verschiedenen Buchhaltungsprogramme vergleichen, bevor man sich für ein Programm entscheidet. Je nachdem welche Dinge ein Buchhaltungsprogramm können muss, z. B. die doppelte Buchführung, Einnahmen Überschuss Rechnung oder eine einfache Gewinn und Verlustrechnung, kommen andere Programme in Frage. Darüber hinaus ist jedenfalls wichtig, dass die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung geplant und koordiniert ablaufen muss, damit sich niemand verloren fühlt und auch keine unnötige Verwirrung entsteht.
10 Gründe für eine digitale Buchhaltung
Egal ob doppelte Buchführung oder einfache Buchführung: Wir haben die wichtigsten 10 Gründe zusammengefasst, warum auch Sie die Finanzen Ihres Unternehmens digitalisieren sollten.
1. Niedrige Kosten für Aufbewahrung und Material
Für digitale Rechnungen wird kein Papier gebraucht und wenn die Buchhaltung digital stattfindet, müssen bereits online vorhandene Rechnungen nicht extra ausgedruckt werden. Das spart neben Papier auch Druckkosten.
Dennoch müssen sowohl Rechnungen am Computer als auch auf Papier eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Der Unterschied ist nur, dass man für digitalisierte Rechnungen nicht extra Lagerräume mieten muss, sondern man kann sie einfach in der Cloud oder direkt auf dem PC speichern und archivieren.
2. Jederzeit verfügbar – egal von welchem Ort
Wenn man sich für ein Buchhaltungsprogramm mit einem cloudbasierten Service entscheidet, entstehen für Unternehmer oder Selbstständige zusätzliche Freiheiten: Es kann immer und überall, auch per E-Mail, auf die Daten zugegriffen werden, solange man eine Internetverbindung hat.
Zudem können Rechnungen zeitnah eingelesen werden, denn gute Buchhaltungsprogramme sind in der Lage, auch abfotografierte Rechnungen auszulesen und sind deshalb nicht auf eingescannte Belege angewiesen.
3. Wichtige Belege sind gespeichert & griffbereit
Vergessen Sie das aufwendige Sortieren von Belegen und auch das Abheften in Ordnern. Diese Arbeit übernimmt das Buchhaltungsprogramm für Sie. Manchmal braucht man bestimmte Belege öfter als andere und diese lassen sich mithilfe der Volltext-Suche im Online-Archiv egal von welchem Ort immer abrufen. Aber Achtung: Hier sollte man sich auf jeden Fall ein gutes Rechtesystem überlegen.
Darüber hinaus bietet eine gute Buchhaltungssoftware selbst ein smartes Rechtesystem an, das die Rechnungsfreigaben in effizienten Workflows managt. Das bedeutet im Grunde nur, dass nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf alles hat und in bestimmten Fällen auf eine Freigabe des Übergeordneten warten muss. Alle Vor- und Nachteile von digitalisierten Rechnungen können Sie in einem anderen Beitrag nachlesen.
Für die Archivierung und Speicherung von digitalen Rechnungen gibt es vom Finanzamt detaillierte Vorschriften, die von Unternehmen eingehalten werden müssen. Einerseits ist da der Vorteil, dass man vor Datenverlust besser geschützt ist, andererseits bleibt der Aspekt der Einhaltung der DSGVO bestehen, denn diese gilt natürlich auch für das digitale Archivieren. Es muss immer nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aufbewahrung gehandelt werden – egal ob in der doppelten Buchführung oder einfachen Buchführung arbeitet.
4. Zeitersparnis durch digitale Buchhaltung für Unternehmen
Mithilfe verschiedener Buchhaltungssoftware wird oft die automatische Zuordnung von Rechnungen zu den richtigen Konten erleichtert. Falls es das Angebot einer automatischen Vorkontierung gibt, spart das zusätzlich an Zeit. Durch eine automatische Vorkontierung wird die Buchhaltung für Unternehmen nämlich so vorbereitet, dass nur mehr ein minimaler Zeitaufwand am Jahresende nötig ist. Die papierlose Buchhaltung beinhaltet auch ein Archiv und eine Volltextsuche, wodurch man mit nur wenigen Klicks gleich findet, wonach man sucht. Dadurch wird der Aufwand der Buchhaltung für Unternehmen minimiert und man kann seine Mitarbeiter anderweitig einsetzen, da diese nun weniger Zeit für die Kontierung und das Suchen und Sortieren von Belegen brauchen. Gerade in der doppelten Buchhaltung kann eine Vorkontierung wesentliche zeitliche Vorteile bringen, aber auch im Bereich Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR) am Jahresende.
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5. Datensicherheit in der Cloud
Einbruch, Brandfall oder Wasserschaden? Ihre wichtigen Unterlagen sind geschützt, da sie digitalisiert und online abgespeichert wurden. Man sollte jedenfalls bei der Wahl der Buchhaltungssoftware darauf achten, dass diese nach GoBD Grundsätzen arbeitet. Darunter versteht man die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme. Damit wird gewährleistet, dass die Daten ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden und das entspricht wiederum den aktuellen gesetzlichen Richtlinien.
6. Bankintegration für schnelle Finanzprozesse
Um Ihren Geschäftsalltag weiter zu erleichtern, gibt es in einigen Buchhaltungsprogrammen eine sogenannte Bankintegration. Dadurch muss nicht dauernd zwischen zwei unterschiedlichen Systemen gewechselt werden.
Durch die Bankintegrationen können Sie direkt in der Buchhaltungssoftware die Bezahlung Ihrer Rechnungen veranlassen. Genauigkeit ist das A und O in jedem Finanzmanagement. Dies bedeutet für vor allem mehr Transparenz, Tagesaktualität der Zahlen und mehr Zeit für wichtige Dinge.
7. Automatisierungen nutzen
Die digitale Buchhaltung für Unternehmen bietet viele neue Möglichkeiten, die weit über das Speichern von Rechnungen allein hinausgeht: So auch die Automatisierung der Buchhaltung und Belegverarbeitung. Meist wird dafür eine künstliche Intelligenz (KI) verwendet, die bei jedem Beleg mitlernt und sich dadurch laufend verbessert.
Sie sollten bei der Wahl der Buchhaltungssoftware darauf achten, dass solche Automatisierungsprozesse auch angeboten werden. Dieses Feature unterstützt die Fehlervermeidung und gibt Mitarbeiter für wichtigere Tätigkeiten frei.
8. Bessere Kommunikation mit dem Steuerberater
Eine digitale Buchhaltung für Unternehmen lässt sich gut mit der Kommunikation mit dem Steuerberater kombinieren. Wenn Sie es erlauben, kann der Steuerberater jederzeit die Zahlen ansehen und anrufen, wenn es aus seiner Sicht notwendig scheint.
Diese Zusammenarbeit in Echtzeit kann die Fehlervermeidung unterstützen und einen Mehraufwand am Jahresende vermeiden. Außerdem werden mithilfe der digitalen Buchhaltung die Belege nicht nur gespeichert und archiviert, sie werden auch so aufbereitet, dass sie problemlos per E-Mail versendet werden können und der Steuerberater gut damit arbeiten kann. Dadurch sparen Sie sich teure Zeit des Steuerberaters und haben selbst auch immer Zugriff auf die eigenen, geordneten Daten.
9. Überblick über die Finanzen
Die Zahlen der digitalen Buchhaltung können von guten Software Lösungen ordentlich aufbereitet werden, um einen gesamtheitlichen Überblick über die Finanzen des Unternehmens zu gewähren. Das Finanz Dashboard ist ein wichtiges Steuerungsinstrument und sollte bei jeder guten Buchhaltungssoftware beinhaltet sein.
Dadurch entsteht eine aktuelle Übersicht zu Einnahmen und Ausgaben und aussagekräftige Visualisierungen zum aktuellen Geschäftsverlauf. Durch eine tagesaktuelle Anzeige der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten (Offene-Posten-Liste) können Sie Finanzierungslücken schneller, und nicht ein oder zweimal pro Jahr, und einfacher entdecken und schon vorzeitig etwas dagegen unternehmen.
10. Bessere Entscheidungen mithilfe digitaler Workflows
Mithilfe von digitalen Rechnungsfreigaben werden oft langwierige Prozessketten verkürzt und Verantwortlichkeiten können klar festgelegt werden. Dadurch bekommt jeder Mitarbeiter genau den Zugriff, den er braucht und kann von seinem Vorgesetzten um Freigabe bitten, ohne vor Ort sein zu müssen.
Durch die intelligente Verteilung von Kompetenzen und den Zugriff auf tagesaktuelle Informationen können nicht nur Reportings und Berichte schneller erledigt werden, sondern auch Auswertungen zu Kunden und Lieferanten zeitnah umgesetzt werden. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung, was interne Finanzfragen betrifft.
Die digitale Buchhaltung für Unternehmen überzeugt immer mehr Selbstständige, Freiberufler und KMU’s. Wenn auch Sie noch heute Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, dann lassen Sie sich hier unverbindlich und kompetent beraten.
Über den Autor
Michael Haller
Michael ist Chief Visionary Officer bei domonda. Er ist seit fast 10 Jahren Unternehmer, seine Leidenschaft ist Entrepreneurship in all seinen Facetten. Michaels Ziel ist Unternehmern mit domonda zu mehr Zeit & Erfolg zu verhelfen.
