Was ist ein Workflow?
Workflow-Management-System
Rechnungsworkflow: Definition
Sie können sich einen Rechnungsworkflow folgendermaßen vorstellen: Ein Prozess zur Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einem Unternehmen. Dort wird geregelt, welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge von wem unter welchen Bedingungen erledigt werden sollen.
Hier sehen Sie eine kleine Liste an typischen Tätigkeiten, die innerhalb eines Rechnungsworkflows stattfinden können:
- Dokumentation des Rechnungseingangs: chronologische Nummerierung und Vorerfassung der Beträge
- Prüfung der Rechnung
- Genehmigung und Freigabe
- Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung
- fachgerechte Archivierung der Rechnung
Sie bekommen die Möglichkeit, mithilfe von Softwarelösungen, einen digitalen Rechnungsworkflow größtenteils zu automatisieren, sodass Sie nur noch wenige Klicks pro Beleg benötigen. Außerdem kann man den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung in einem übersichtlichen Dashboard darstellen. Dadurch bekommen Sie mehr Übersicht und eine bessere Entscheidungsbasis. Auch für die Spesenabrechnung ist ein digitaler Rechnungsworkflow optimal: maximale Flexibilität mit hoher Sicherheit und Transparenz.
Praxistipp: Stellen Sie sicher, dass die Software jedenfalls eine Verfahrensdokumentation anbietet und GoBD-konform arbeitet. Nur so können Sie sicher sein, dass beispielsweise digitale Rechnungen anerkannt werden.
Digitaler Rechnungsworkflow – Schritt für Schritt Leitfaden
- Digitaler Rechnungseingang Egal, ob Sie Rechnungen als PDF oder per Post in Papierform bekommen: Der erste Schritt ist, die Rechnungen in den Rechnungsworkflow einzuspeisen. Digitale Rechnungen können Sie meist per Mail oder per Drag and Drop in System hochladen. Rechnungen in Papierform müssen Sie erst digitalisieren. Dann erst können Sie sie, wie eine PDF-Rechnung, ans System senden.
- Formelle Prüfung Nun müssen Sie die Rechnung auf formale Merkmale prüfen. Wenn Sie eine Software benutzen, kann diese mithilfe einer KI die Rechnung automatisch auslesen und auf steuerrechtliche Vorgaben prüfen. Dadurch muss am Ende nur mehr ein Mitarbeiter die ausgelesenen Daten kontrollieren und kurz bestätigen. Dieser Schritt ist wichtig, da Sie durch diesen kurzen Kontrollschritt eventuelle falsche Angaben auf der Rechnung sofort erkennen können. Denn im schlimmsten Fall kann bei Rechnungen, die nicht den formalen Anforderungen entsprechen, Ihr Vorsteuerabzug gefährdet werden.
- Sachliche Prüfung
Im nächsten Schritt des digitalen Rechnungsworkflow folgt die sachliche Prüfung durch den dafür zuständigen Mitarbeiter. Meist handelt es sich dabei um jene Person, die die Bestellung ausgelöst hat. Bei der sachlichen Prüfung stellen Sie sich folgende Fragen:
- Ist die Rechnung gerechtfertigt?
- Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht oder geliefert?
- Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?
- Kontierung der Rechnung Im Rahmen der Kontierung entscheiden Sie, auf welches Konto der jeweilige Beleg zu verbuchen ist. Oft wird heute noch in der Vorkontierung mit Kontierungsstempeln gearbeitet, die man auf Papierrechnungen anbringt. Mit einem digitalen Rechnungsworkflow können Sie diesen Arbeitsschritt mit wenigen Klicks abwickeln: Sobald Sie den Kontenplan in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater ins System eingespeist haben, kann man Belege mittels KI automatisch auslesen. Zudem kann die KI die Belege auch automationsgestützt kontieren. So brauchen Sie das Ergebnis in vielen Fällen nur noch kontrollieren.
- Zahlungsfreigabe Abschließend geben Sie die Rechnung zur Zahlung frei. Auch hier kann Ihnen ein Rechnungsworkflow die nötige Klarheit bieten: Dank der mehrstufiger und regelbasierter Freigaberegeln für Mitarbeiter, wird die nötige Sicherheit garantiert. Außerdem können Sie eventuellen Verwirrungen, wer denn jetzt die richtige Ansprechperson ist, entgegenwirken. Achten Sie zudem auf eine gute Verfahrensdokumentation um Prüfungssicherheit zu garantieren.
- Zahlungsabwicklung Nach der Zahlungsfreigabe ist der letzte Schritt im Rechnungsworkflow die Zahlungsabwicklung an sich. Software, welche die Erstellung eines Sepa-XMLs mit wenigen Klicks ermöglicht, spart Ihnen viel Zeit. Manche Workflow-Lösungen bieten Ihnen zudem an, Zahlungen direkt aus der Software vorzunehmen.
Profitieren Sie von digitalen Rechnungsworkflows und Prozess-Automatisierungen.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Schnittstellen zu weiteren Programmen
Wenn Sie auf der Suche nach einer Software für Ihren Rechnungsworkflow sind, sollten Sie darauf achten, dass kompatible Schnittstellen sowohl für den Datenimport als auch -export gewährleistet sind.
So ist domonda darauf ausgelegt, Ihnen einen tagesaktuellen Überblick über Ihre Finanzen zu liefern und diese Daten am Ende auch in der richtigen Form für Ihren Steuerberater exportieren zu können.
Deshalb können Sie in domonda erstellte Rechnungen mit Tools wie Billomat oder FastBill direkt synchronisieren, Zahlungsverbindungen wie Bank, Kreditkarten und PayPal hinzufügen und Transaktionen direkt in domonda veranlassen. Die vorhandenen Daten können Sie dann einfach in den entsprechenden Formaten an Ihren Steuerberater übermitteln.
Vorteile von digitalen Rechnungsworkflows
Alle Vorteile des digitalen Rechnungsworkflows auf einen Blick
- Analoge und digitale Rechnungen lassen sich leicht importieren und verarbeiten
- Kürzere Durchlaufzeiten; Laufwege und Verzögerungen entfallen
- Mahnungen werden früher verschickt
- Kosten lassen sich deutlich reduzieren und Skonti ausnutzen
- Mehr Sicherheit durch Vermeidung von Übertragungsfehlern
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
