Belege online zu verwalten ist dank den aktuellen technischen Möglichkeiten keine Hexerei mehr. Zudem bringt es enorme Vorteile was die Flexibilität und Zugänglichkeit der Daten anbelangt. Wie Sie Ihre Belegverwaltung online umsetzen können, haben wir für Sie herausgefunden.
Warum digitalisiert man seine Unterlagen?
Die Frage ist nicht mehr, ob man seine Unterlagen digitalisiert, sondern wann und wie. Viele Unternehmen streben das papierlose Büro an, weil es nicht nur die Verwaltung der Belege erleichtert, sondern auch mehr Übersicht bringt. Außerdem kann man dadurch auf lange Sicht auch Kosten senken.
Papierbelege nehmen viel Platz weg und sind oft schlecht wiederzufinden – vor allem dann, wenn man einen bestimmten Beleg zu einem bestimmten Zeitpunkt braucht. Papier ist unpraktisch und auch nicht mehr zeitgerecht. An dessen Stelle ist mittlerweile eine digitale Rechnungsverwaltung getreten, steuerbar über das Smartphone, sicher verwaltet in der Cloud.
Belege digitalisieren: so funktioniert es am besten
Belege können nicht einfach als Foto irgendwo gespeichert werden, denn das ist nicht gesetzeskonform. Für die Online Buchhaltung gibt es Regelungen, an die man sich halten muss. Ansonsten könnte Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Diese Regelungen sind in den GoBD festgehalten. Eine detaillierte Beschreibung dieser Regelungen und eine praktische Checkliste finden Sie in unserem Beitrag zu den GoBD in der digitalen Buchhaltung.
Zum Digitalisieren Ihrer Belege und Rechnungen können Sie einen Scanner verwenden. Dieser sollte Ihre Dokumente schnell und in guter Qualität einscannen. Es ist wichtig, dass Ihre Belege lesbar bleiben und revisionssicher abgespeichert werden. Natürlich können Sie auch unterschiedliche Apps zur Digitalisierung Ihrer Belege verwenden, solange am Ende eine unveränderbare, lesbare Datei entsteht.
Unser Praxistipp: Oft bieten Buchhaltungsprogramme eine automatische Belegauslese und eine GoBD-konformer Archivierung an. Dadurch bekommen Sie nicht nur eine Unterstützung in den buchhalterischen Aufgaben, sondern Sie müssen sich keine Gedanken über die Archivierung Ihrer Belege machen.
Belege digitalisieren: Apps oder Scanner?
Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Apps und Anwendungen für Smartphone und Co, die zumindest teilweise einen teuren Scanner ersetzen können. Warum teilweise? Weil die meisten großen Scanner viele Belege auf einmal einscannen können, ohne dass Sie dabei bleiben müssen. Außerdem hat ein Scanner oft eine Duplex-Funktion, mit welcher Sie doppelseitig bedruckte Belege einfach und schnell einscannen können.
Ob Sie nun die Vorder- und Rückseite händisch abfotografieren und anschließend speichern, macht zwar für Ihre Rechnungsverwaltung keinen Unterschied, jedoch müssen Sie mehr von Ihrer Zeit dafür opfern.
Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?
Auch Unternehmen, die die digitale Buchführung nutzen, müssen einige wenige Dokumente im Original aufbewahren. Das sind konkret:
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Konzernabschlüsse
Diese Dokumente müssen in Deutschland (nach § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO) im Original aufbewahrt werden. Alle anderen Dokumente können einfach digital, gemäß den GoBD, aufbewahrt werden.
Vorteile der Belegverwaltung online
Natürlich können Sie Ihre Belegverwaltung digitalisieren, ohne dass Sie diese online zugänglich machen. Dadurch gewinnen Sie zwar bereits einige Vorteile, wie beispielsweise weniger benötigter Platz, erleichterte Suche in den digitalen Belegen, aber Sie verzichten auf einige andere Vorteile.
Ist Ihre Rechnungsverwaltung online, sind Sie nicht auf ein internes Netzwerk angewiesen. Das bedeutet, dass Sie jederzeit mit Ihrem Smartphone oder Ihrem PC, Einsicht in Ihre Belege haben. Sie haben also nicht nur verbesserte Kontrollmöglichkeiten, sondern auch erhöhte Flexibilität im Alltag. Mit der richtigen Software können Sie zudem Ihre Belege nicht einfach nur online sammeln, sondern auch Finanzprozesse etablieren, die mehr Effizienz, Übersicht und Automatisierungsmöglichkeiten bieten. Digitale Finanzprozesse in der Belegverwaltung sind in der heutigen Zeit ein wichtiges Feature, damit Sie Zeit sparen und Ihren Fokus gezielt auf essentielle Dinge im Unternehmen richten können.
Die einzelnen Vorteile einer Belegverwaltung online haben wir noch einmal übersichtlich für Sie aufgelistet:
- Verbesserte Kontrollmöglichkeiten
Sie haben jederzeit Einsicht in Ihre Belege und sehen immer, wer wann an welchem Beleg gearbeitet hat - Höhere Flexibilität
Sie sind nicht mehr an das interne Netzwerk gebunden, sondern können auch von unterwegs Belege ins System hochladen und abspeichern - Zeitsparende Archivierung von Belegen
Mit einer cloudbasierten Rechnungsverwaltung können Sie einfach mit dem Smartphone Belege scannen und direkt von dort ins System hochladen - Sie bleiben Up-to-Date
Eine GoBD-konforme Archivierung ist für das digitale Sammeln von Belegen enorm wichtig. Ändern sich Richtlinien, kann eine cloudbasierte Software die notwendigen Aktualisierungen vornehmen.
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Belegverwaltung online: Welche Software eignet sich dafür?
Je nachdem, welche Software Sie für Ihre Belegverwaltung nutzen, variieren aber auch die Features, die angeboten werden. Bei manchen Anbietern müssen Sie eine teure Gesamtversion erwerben, mit Features, die Sie eigentlich gar nicht brauchen. Besser geeignet sind deshalb Programme, die Sie individuell für Ihr Unternehmen anpassen können. So bezahlen Sie nur Features, die Sie auch tatsächlich benötigen. Außerdem sollten Sie sich überlegen, ob Sie den Schritt Richtung Cloud-basierter Buchhaltung wagen möchten.
Diese Features sollte eine Software zur Rechnungsverwaltung beinhalten:
Unterschiedliche Importmöglichkeiten
Eine gute Software bietet nicht nur eine Möglichkeit, Rechnungen zu importieren. Achten Sie darauf, dass Sie Belege sowohl per Drag & Drop als auch per E-mail importieren können. Natürlich sollte die Software auch unterschiedliche Dateiformate (z. B. PDF, HTML oder Bildformate) lesen und verarbeiten können.
Automatische Belegauslese
Die richtige Software zur Rechnungsverwaltung sollte auch dazu in der Lage sein, die Rechnungsmerkmale der Belege automatisch auszulesen und Duplikate zu erkennen. Mehrseitige Rechnungen müssen auch in der Software trennbar und neu anordenbar sein.
Filterfunktion & Volltextsuche
Filtern, sortieren und durchsuchen: Sie sollten keine Software verwenden, die Ihnen diese Möglichkeiten nicht bietet. Denn dadurch sparen Sie sich Zeit und vor allem eins: Nerven.
Einfacher Datenexport
Achten Sie darauf, dass Sie die in der Software gesammelten Daten nahtlos in weiterführenden Systemen weiterverarbeiten können. Dazu benötigen Sie jedenfalls eine Exportmöglichkeit im XLSX- bzw. CSV- Format. Digitalisierte Rechnungen sollten Sie zudem gesammelt als PDFs exportieren können. Des weiteren ist auch eine direkter Exportmöglichkeit für die Buchhaltungssoftware Ihres Steuerberaters bzw. externen Buchhalters (DATEV, BMD, dvo,…) ratsam..
Digitales Rechnungswesen: Die Zukunft der Buchführung?
Papierbelege gehören zukünftig wohl der Vergangenheit an. Das ist nicht nur umweltschonend, sondern auch für ein Unternehmen ökonomisch sinnvoll. Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie Ihre digitalen Belege automatisch auslesen und vorkontieren. Mit wenigen Klicks können Sie die Daten an Ihren Steuerberater zum Jahresabschluss weitergeben.
Dieser Ablauf, der früher sehr viel Zeit, Nerven und Geld gekostet hat, kann dank eines digitalen Rechnungswesens wesentlich effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. Viele Steuerberatungskanzleien, wie beispielsweise libraconsult, haben auch bereits die Vorteile der Digitalisierung erkannt und sich dementsprechend weiterentwickelt.
Sie bekommen dadurch die Möglichkeit, dass Ihr Steuerberater Sie von überall unterstützen kann und direkten Zugriff, sofern Sie das gestatten, auf Ihre Unterlagen hat, um Sie gezielt beraten zu können.
Tagesaktuelle Zahlen & Automatisierungen
Doch nicht nur die Anbindung an Ihren Steuerberater spricht für das digitale Rechnungswesen. Auch die Möglichkeit, dass Sie jederzeit mit tagesaktuellen Zahlen arbeiten können, die Ihnen je nach Buchhaltungssoftware auch übersichtlich aufbereitet werden, ist ein immenser Vorteil. Die digitale Buchhaltung lässt sich zudem automatisieren – zeitraubende Arbeiten können also einfach von einer KI übernommen werden. In der Rechnungsverwaltung sind das vor allem Dinge wie:
- Das Auslesen von Beleginformationen
- Das automatische Vorkontieren basierend auf individuellen Kontenplänen
- Das effiziente Bezahlen von Rechnungen durch eine Bankintegration
- Offene-Posten-Übersicht
Sie sehen, das digitale Rechnungswesen bringt einige Vorteile. Auch die Belegverwaltung in Ihrem Unternehmen könnte von einem Umstieg in die digitale Archivierung immens profitieren.
Noch nicht überzeugt? Wir geben Ihnen 10 Gründe, warum auch Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren sollten.
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
