Spesenabrechnung: Definition, Beispiele & Vorlagen

Unter Spesen versteht man alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise anfallen. Diese Kosten werden nicht privat bezahlt, sondern können in der Spesenabrechnung geltend gemacht werden und bleibt somit nicht auf den Kosten sitzen.
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Inhaltsverzeichnis

In bestimmten Berufen ist man einfach viel unterwegs. Das bedeutet auch einen gewissen Aufwand, wie Fahrt- oder Übernachtungskosten. Und genau hier kommt die Spesenabrechnung ins Spiel: Der Arbeitnehmer oder Selbstständige kann diese Kosten beim Arbeitgeber geltend machen und in der Einkommenssteuer berücksichtigen.

Was genau man unter Spesenabrechnung versteht und wie das mit der Steuererklärung zusammenspielt, haben wir für Sie zusammengefasst. Außerdem erwarten Sie am Ende Vorlagen und Formulare, die Sie für Ihre persönliche Spesenabrechnung nutzen können.

Spesenabrechnung Bedeutung

Unter Spesen versteht man einen Mehraufwand, der vor allem auf Geschäftsreisen entsteht und nicht privat bezahlt werden muss. Egal ob als Arbeitnehmer oder als Selbstständiger, diesen Mehraufwand bekommt man mithilfe der Spesen- oder Reisekostenabrechnung rückerstattet.

 

Reisekostenabrechnung: Welche Aufwendungen werden berĂĽcksichtigt?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen 4 verschiedenen Kostenstellen: Fahrtkosten, Nächtigungsaufwand, Verpflegungsmehraufwand und sogenannte Nebenspesen. Alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise anfallen, müssen als Rechnungen aufbewahrt werden. Diese dienen als Grundlage für die Spesenabrechnung.

Fahrtkosten

Taxikosten, Bahn- oder Flugtickets sind in voller Höhe absetzbar, vorausgesetzt die Rechnung ist vorhanden. Bei Firmen-PKWs entstehen keine Spesen, da auch keine privaten Kosten anfallen.

Anders verhält es sich jedoch bei einer Reise mit dem privaten PKW. In diesem Fall gibt es eine andere Möglichkeit, die Reiskosten abzurechnen, nämlich mithilfe eines Fahrtenbuches.

  • Kilometergeld:

Um Kilometergeld abrechnen zu können, ist es essenziell, ein Fahrtenbuch zu führen. Zu beachten ist jedoch, dass maximal 30.000 Kilometer dadurch abgerechnet werden können. Ein vollständiges Fahrtenbuch muss jedenfalls: Datum, Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt, Kilometeranzahl, die Fahrtroute und den Verwendungszweck enthalten. Werden diese Voraussetzungen erfüllt, kann folgender Satz geltend gemacht werden:

Das Kilometergeld beträgt für:
  seit 01.07.2008 von 28.10.2005
bis 30.06.2008
 

PKW und Kombi pro km

 

 

€ 0,42

 

€ 0,38

Zuschlag für betrieblich notwendige Mitbeförderung pro Person und km

(seit 1.1.2011: in PKW oder Kombi)

 

€ 0,05

 

€ 0,05

Quelle: Wirtschaftskammer Ă–sterreich

Damit Ihre Spesenabrechnung fĂĽr die Fahrtkosten fehlerfrei bleibt, finden Sie hier eine Fahrtenbuchvorlage der WKO.

 

Nächtigungsaufwand

Hotelkosten können vollständig mit der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Diese reisebedingten Verpflegungsmehraufwendungen können mittels Pauschalbeträgen oder auch in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, jedoch muss es sich dabei nicht nur um eine betrieblich veranlasste Fahrt handeln, sondern darüber hinaus auch um eine „Reise“ im steuerlichen Sinn. Für das Bundesministerium für Finanzen ist eine Reise im steuerlich Sinn, „wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer normalen Tätigkeit (Ort der Betriebsstätte) entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen“.

 

Verpflegungsmehraufwand

Für die Verpflegung auf dienstlichen Reisen gibt es bestimmte Pauschalen, sogenannte Tagesgelder. So können für 24 Stunden maximal 26,4€ abgesetzt werden. (Stand 1.2020) Die genauen Sätze, die je nach Land variieren, finden Sie hier übersichtlich aufgeschlüsselt.

 

Nebenspesen

Auf Geschäftsreisen fallen natürlich auch andere Kosten an, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen. Auch diese Kosten kommen in die Spesenabrechnung, dazu zählen unter anderem Parkgebühren, Telefonkosten, etc.

Noch detaillierter ausgeführt sind die einzelnen Kategorien auf der Webseite des Österreichischen Bundesministerium für Finanzen, wo auch die aktuelle Höhe der jeweiligen Diäten angegeben ist.

 

Spesenabrechnung in der Steuererklärung

Um die Reisekosten- oder Spesenabrechnung als Selbstständiger oder Unternehmen in Deutschland beim Finanzamt auch geltend machen zu können, muss man sie als Anhang an die Steuererklärung anhängen. Eine andere Möglichkeit wäre es, die Spesen direkt in der Steuererklärung als „Werbungskosten“ geltend zu machen. In diesem Fall kann man auch Pauschalbeträge verwendet. In Österreich hingegen müssen Belege zur Spesenabrechnung erst auf Anforderung des Finanzamts eingereicht werden.

 

Formulare zur Spesenabrechnung

Um auf Reisekosten nicht sitzenzubleiben, ist es also wichtig, eine korrekte Spesenabrechnung zu machen.

Und um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern, hat domonda für Sie die Vorlagen der beiden wichtigsten Formulare zusammengesucht. Sie gelten für Österreich und stammen von der Österreichischen Wirtschaftskammer. Diese Formulare können Sie sich kostenlos als PDF herunterladen:

Spesenabrechnung PDF

Fahrtenbuch Vorlage PDF

 

Digitale Belegerfassung fĂĽr Ihre Spesenabrechnung – ganz einfach mit domonda

Man kann sich viel Zeit und Arbeit ersparen, wenn man für solche Reisen in eine Software zur Belegerfassung investiert. Mit steigenden Aktivitäten der Mitarbeiter, wird auch der administrative Aufwand der monatlichen Abrechnung intensiver. In domonda kann man beispielsweise ganz einfach für jeden Mitarbeiter Belegkreise erstellen, womit er anschließend all seine Rechnungen digitalisieren und archivieren kann. Das ist besonders sinnvoll für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, denn domonda arbeitet ortsunabhängig und Belege können jederzeit und von überall eingelesen werden. Damit erspart man sich nicht nur das Führen zeitintensiver Listen oder Formulare, sondern man hat außerdem auch eine Buchhaltungssoftware gleich mit implementiert. Außerdem muss man sich über verlorene Rechnungen nicht mehr ärgern, da die von domonda eingelesenen Belege sicher in der Cloud verwahrt sind.

Falls Sie dennoch Ihre Rechnungen selbst digitalisieren wollen, finden Sie hierfĂĽr ebenfalls eine Anleitung in unserem Blog.

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