Spesenabrechnung: Definition, Beispiele & Vorlagen

Unter Spesen versteht man alle Kosten, die auf einer GeschĂ€ftsreise anfallen. Diese Kosten werden nicht privat bezahlt, sondern können in der Spesenabrechnung geltend gemacht werden. So können die angefallenen Kosten entweder vom Arbeitgeber oder durch die SteuererklĂ€rung rĂŒckerstattet werden.
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Inhaltsverzeichnis

In bestimmten Berufen ist man einfach viel unterwegs. Das bedeutet auch einen gewissen Aufwand, wie Fahrt- oder Übernachtungskosten. Und genau hier kommt die Spesenabrechnung ins Spiel: Der Arbeitnehmer oder SelbststĂ€ndige kann diese Kosten beim Arbeitgeber geltend machen und in der Einkommenssteuer berĂŒcksichtigen.

Was genau man unter Spesenabrechnung versteht und wie das mit der SteuererklĂ€rung zusammenspielt, haben wir fĂŒr Sie zusammengefasst. Außerdem erwarten Sie am Ende Vorlagen und Formulare, die Sie fĂŒr Ihre persönliche Spesenabrechnung nutzen können.

Spesenabrechnung Bedeutung

Unter Spesen versteht man einen Mehraufwand, der vor allem auf GeschĂ€ftsreisen entsteht und nicht privat bezahlt werden muss. Egal ob als Arbeitnehmer oder als SelbststĂ€ndiger, diesen Mehraufwand bekommt man mithilfe der Spesen- oder Reisekostenabrechnung rĂŒckerstattet.

 

Reisekostenabrechnung: Welche Aufwendungen werden berĂŒcksichtigt?

GrundsĂ€tzlich unterscheidet man zwischen 4 verschiedenen Kostenstellen: Fahrtkosten, NĂ€chtigungsaufwand, Verpflegungsmehraufwand und sogenannte Nebenspesen. Alle Kosten, die auf einer GeschĂ€ftsreise anfallen, mĂŒssen als Rechnungen aufbewahrt werden. Diese dienen als Grundlage fĂŒr die Spesenabrechnung.

Fahrtkosten

Taxikosten, Bahn- oder Flugtickets sind in voller Höhe absetzbar, vorausgesetzt die Rechnung ist vorhanden. Bei Firmen-PKWs entstehen keine Spesen, da auch keine privaten Kosten anfallen.

Anders verhÀlt es sich jedoch bei einer Reise mit dem privaten PKW. In diesem Fall gibt es eine andere Möglichkeit, die Reiskosten abzurechnen, nÀmlich mithilfe eines Fahrtenbuches.

  • Kilometergeld:

Um Kilometergeld abrechnen zu können, ist es essenziell, ein Fahrtenbuch zu fĂŒhren. Zu beachten ist jedoch, dass maximal 30.000 Kilometer dadurch abgerechnet werden können. Ein vollstĂ€ndiges Fahrtenbuch muss jedenfalls: Datum, Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt, Kilometeranzahl, die Fahrtroute und den Verwendungszweck enthalten. Werden diese Voraussetzungen erfĂŒllt, kann folgender Satz geltend gemacht werden:

Das Kilometergeld betrĂ€gt fĂŒr:
  seit 01.07.2008 von 28.10.2005
bis 30.06.2008
 

PKW und Kombi pro km

 

 

€ 0,42

 

€ 0,38

Zuschlag fĂŒr betrieblich notwendige Mitbeförderung pro Person und km

(seit 1.1.2011: in PKW oder Kombi)

 

€ 0,05

 

€ 0,05

Quelle: Wirtschaftskammer Österreich

Damit Ihre Spesenabrechnung fĂŒr die Fahrtkosten fehlerfrei bleibt, finden Sie hier eine Fahrtenbuchvorlage der WKO.

 

NĂ€chtigungsaufwand

Hotelkosten können vollstĂ€ndig mit der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Diese reisebedingten Verpflegungsmehraufwendungen können mittels PauschalbetrĂ€gen oder auch in tatsĂ€chlicher Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, jedoch muss es sich dabei nicht nur um eine betrieblich veranlasste Fahrt handeln, sondern darĂŒber hinaus auch um eine „Reise“ im steuerlichen Sinn. FĂŒr das Bundesministerium fĂŒr Finanzen ist eine Reise im steuerlich Sinn, „wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer normalen TĂ€tigkeit (Ort der BetriebsstĂ€tte) entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen“.

 

Verpflegungsmehraufwand

FĂŒr die Verpflegung auf dienstlichen Reisen gibt es bestimmte Pauschalen, sogenannte Tagesgelder. So können fĂŒr 24 Stunden maximal 26,4€ abgesetzt werden. (Stand 1.2020) Die genauen SĂ€tze, die je nach Land variieren, finden Sie hier ĂŒbersichtlich aufgeschlĂŒsselt.

 

Nebenspesen

Auf GeschĂ€ftsreisen fallen natĂŒrlich auch andere Kosten an, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen. Auch diese Kosten kommen in die Spesenabrechnung, dazu zĂ€hlen unter anderem ParkgebĂŒhren, Telefonkosten, etc.

Noch detaillierter ausgefĂŒhrt sind die einzelnen Kategorien auf der Webseite des Österreichischen Bundesministerium fĂŒr Finanzen, wo auch die aktuelle Höhe der jeweiligen DiĂ€ten angegeben ist.

 

Spesenabrechnung in der SteuererklÀrung

Um die Reisekosten- oder Spesenabrechnung als SelbststĂ€ndiger oder Unternehmen in Deutschland beim Finanzamt auch geltend machen zu können, muss man sie als Anhang an die SteuererklĂ€rung anhĂ€ngen. Eine andere Möglichkeit wĂ€re es, die Spesen direkt in der SteuererklĂ€rung als „Werbungskosten“ geltend zu machen. In diesem Fall kann man auch PauschalbetrĂ€ge verwendet. In Österreich hingegen mĂŒssen Belege zur Spesenabrechnung erst auf Anforderung des Finanzamts eingereicht werden.

 

Formulare zur Spesenabrechnung

Um auf Reisekosten nicht sitzenzubleiben, ist es also wichtig, eine korrekte Spesenabrechnung zu machen.

Und um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern, hat domonda fĂŒr Sie die Vorlagen der beiden wichtigsten Formulare zusammengesucht. Sie gelten fĂŒr Österreich und stammen von der Österreichischen Wirtschaftskammer. Diese Formulare können Sie sich kostenlos als PDF herunterladen:

Spesenabrechnung PDF

Fahrtenbuch Vorlage PDF

 

Digitale Belegerfassung fĂŒr Ihre Spesenabrechnung – ganz einfach mit domonda

Man kann sich viel Zeit und Arbeit ersparen, wenn man fĂŒr solche Reisen in eine Software zur Belegerfassung investiert. Mit steigenden AktivitĂ€ten der Mitarbeiter, wird auch der administrative Aufwand der monatlichen Abrechnung intensiver. In domonda kann man beispielsweise ganz einfach fĂŒr jeden Mitarbeiter Belegkreise erstellen, womit er anschließend all seine Rechnungen digitalisieren und archivieren kann. Das ist besonders sinnvoll fĂŒr Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, denn domonda arbeitet ortsunabhĂ€ngig und Belege können jederzeit und von ĂŒberall eingelesen werden. Damit erspart man sich nicht nur das FĂŒhren zeitintensiver Listen oder Formulare, sondern man hat außerdem auch eine Buchhaltungssoftware gleich mit implementiert. Außerdem muss man sich ĂŒber verlorene Rechnungen nicht mehr Ă€rgern, da die von domonda eingelesenen Belege sicher in der Cloud verwahrt sind.

Falls Sie dennoch Ihre Rechnungen selbst digitalisieren wollen, finden Sie hierfĂŒr ebenfalls eine Anleitung in unserem Blog.

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