Buchhaltungssoftware Vergleich 2022 für KMU (Guide)

Bevor man sich für eine Buchhaltungssoftware entscheidet, muss man sich darüber informieren, für welche Art der Buchhaltung das Programm geeignet ist: Manche Buchhaltungsprogramme eignen sich besonders gut für Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), andere wiederum sind auf die doppelte Buchführung spezialisiert. Zusätzlich werden auch oft Schnittstellen für weiterführende Buchhaltungsprogramme oder andere Zugriffsmöglichkeiten für den Steuerberater angeboten, was sich natürlich in vielen Fällen als durchaus praktisch erweist. 

Eine weitere, wichtige Unterscheidung von Buchhaltungsprogrammen liegt in der Vielfalt der angebotenen Services und dem dadurch möglichen Grad der Digitalisierung der Buchhaltung. Eine Buchhaltungssoftware, die sich an Großkonzerne richtet, bietet neben der normalen FiBu meist auch Lösungen im Bereich des Projektmanagements an. Darüber hinaus gibt es oft auch Lösungen in der Lagerverwaltung inklusive der Anbindung an ein führendes ERP System, wie beispielsweise SAP.  

Jedoch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen reicht eine deutlich weniger teure und komplexe Software, die dennoch mit dem Unternehmen mitwächst. Und die sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst, wie beispielsweise mit einer Online Banking Integration. 

Eine solche Software ist deshalb interessant, weil sie die Bilanzbuchhalter in ihren Funktionen unterstützt, die Standardfälle automatisiert und ihnen dadurch mehr Zeit für anspruchsvolle Fälle zur Verfügung stellt. 

Buchhaltungssoftware als Cloud Lösung oder zur Installation 

Ob man sich nun für eine cloudbasierte Lösung entscheidet oder lieber zu einem installierbaren Programm zurückgreift, hängt von der Struktur des eigenen Unternehmens ab. Dabei muss man die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten abschätzen: Eine Offline Software Lösung lässt sich zum Beispiel auch dann bedienen, wenn einmal keine Internetverbindung verfügbar sein sollte.

Wenn man jedoch auf eine Cloud Lösung zurückgreift, kann man unabhängig von Standort und Endgerät immer auf seine Belege und Daten zugreifen. Beide Formen von Buchhaltungsprogrammen haben ihre guten Seiten, jedoch scheint es so, dass Cloud Lösungen nicht zuletzt aufgrund ihrer Flexibilität immer mehr User überzeugen. LexOffice, domonda und SageOne sind typische Vertreter für gelungene Cloud Lösungen. 

Hinzu kommt, dass Cloud Lösungen im Bereich von Datensicherheit und Rechtskonformität immer wieder aktualisiert und somit regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden können. Für digitale Belege betrifft das vor allem die Aufbewahrungsfrist, die sowohl größere und kleinere Unternehmen als auch Selbstständige und Freiberufler einzuhalten haben. Hier ein kleiner Abstecher in die Aufbewahrungsfrist, die vom Finanzamt auferlegt wird. 

Aufbewahrungsfrist des Finanzamts für Belege 

Die Tatsache, dass man in einer Buchhaltungssoftware alle Belege jederzeit zugänglich in einem Programm „abheften“ kann, dient nicht nur der Übersicht über die firmeneigenen Einnahmen und Ausgaben und eventuellen Einnahmen Überschuss. Sondern es bringt auch andere, platztechnische Vorteile. Denn das Finanzamt hat ganz eigene Vorstellungen davon, wie lange ein Unternehmen seine Belege aufzubewahren hat: In Österreich 7 und in Deutschland sogar ganze 10 Jahre. Die aufzubewahrenden Buchungsbelege sind: 

• Konten 
• Belege 
• Geschäftspapiere

• Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, etc. 

Die Belege können mithilfe einer Buchhaltungssoftware ganz einfach und ohne viel Platz einzunehmen digital archiviert werden. Hinzu kommt, dass sie revisionssicher für die vom Finanzamt vorgeschriebene Zeit verwahrt werden können. 

Genaueres über die Aufbewahrungspflicht in Österreich erfahren Sie auf der Webseite des Finanzamts. 

Das sollte ein Buchhaltungsprogramm können

Es gibt bereits sehr viele Buchhaltungsprogramme auf dem Markt – da fällt die Entscheidung oft nicht leicht. Deshalb haben wir für Sie die essentiellen Eigenschaften herausgesucht, die eine gute Buchhaltungssoftware auf jeden Fall haben sollte: 

• Automatische Belegerfassung – automatische Auslese aller Belegdaten.
• Bankintegration – für eine effiziente Zahlungsabwicklung. Anbindung von zusätzlichen Zahlungsdienstleistern wie Paypal sollte zudem auch möglich sein.
• Automatische Kontierung der Belege und diverse Buchhaltungsfunktionalitäten
• Finanzdashboard – eine übersichtliche Darstellung aller Einnahmen, Ausgaben und essentieller Finanz KPIs
• Offene Posten Übersicht – fehlende Beträge werden aufgelistet, automatische Zuordnung von Transaktionen und Belegen

• Digitale Rechnungsfreigaben  – internes Rechtesystem für kurze Kommunikationswege 
• Kurze Kündigungsfristen (Achtung bei langlaufenden Jahresverträgen)  

Nahezu jede Buchhaltungssoftware bietet auch einen eigenen digitalen Belegassistenten an. Im Praxistest kann sich etwa die automatisierte Belegeerfassung von unterschiedlichen Lösungen deutlich unterscheiden.

So inkludiert domonda etwa einen Service zur Vollständigkeits- und Qualitätskontrolle: Nach der automatischen Auslese werden etwaige fehlende Belegdaten von domonda Mitarbeitern manuell nachgetragen und optional die gesamte Auslesung kontrolliert. So können Sie sich zu 100% sicher sein, dass die Auslese vollständig und korrekt ist – ohne internen Aufwand.

Essentiell sind die Unterschiede auch bei der Abbildung von Freigabeprozessen. Anbieter, welche sich vorrangig an Einzelunternehmer wenden, decken diese Funktion oft nicht ab.

Darüber hinaus ist es vorteilhaft, wenn die Buchhaltungssoftware branchenspezifische Lösungen anbietet. Jedes Unternehmen hat spezielle Bedürfnisse, die die Buchhaltungssoftware erfüllen sollte.

Buchhaltungssoftware Vergleich: Zusatzservices

Eine gute Software bringt zusätzlich auch Funktionen für Lohnverrechnung und der automatischen Überweisung von Rechnungen – auch mit Kreditkarte – mit. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, wenn eine Buchhaltungssoftware eine breite Auswahl an Zusatzservices anbieten kann, die fallweise vom Unternehmen dazu gebucht werden können.

Das kann ein Steuerberater sein, der Jahresabschluss und UVA erledigt und dies auch gleich ans Finanzamt schickt. Dadurch wird das Unternehmen selbst beinahe vollkommen von der Buchhaltung entlastet. Aber auch Zusatzangebote wie Controlling as a Service ist ein Merkmal für die Qualität der Buchhaltungssoftware. Damit können wachsende Unternehmen punktuell bei der Weiterentwicklung eines professionellen Controlling-Systems unterstützt werden.

Ungeachtet dessen ist gerade bei Zusatzservices Vorsicht geboten: Um den Überblick nicht zu verlieren sollte alles auf einer Plattform schlussendlich zusammenlaufen, um die wichtigsten Daten aus der eigenen Buchhaltung gleich auf einen Blick zu haben. 

Welches Programm passt zu Ihrem Unternehmen? 

Bei der Anbieterauswahl von Buchhaltungsprogrammen gibt es einige Kriterien, mit denen Sie recht schnell zu einer Shortlist gelangen. Zu beachten dabei sind: 

• die Unternehmensgröße
• die durchschnittliche Beleganzahl pro Monat
• die Komplexität der internen Freigabe- und Kontrollprozesse
• die Komplexität der Buchhaltung
• die Branche

Es gibt also einerseits Lösungen für größere Unternehmen, die sehr komplexe Unternehmensstrukturen  abbilden müssen und an diverse bestehende, komplexe Systeme angebunden werden müssen. Diese erfordern oft große Anpassungen und einen hohen Implementierungsaufwand.

Anbieter von Buchhaltungssoftware, welche sich an Freiberufler und Selbstständige wenden, ist oft sehr günstig und können nur minimal angepasst werden. Diese Lösungen sind häufig vorrangig zur Erstellung von Ausgangsrechnungen ausgelegt und bieten wenig persönlichen Support.

Anbieter, welche sich an KMUs, Start-Ups und Scale-Ups wenden, versuchen die besonderen Herausforderungen dieser Unternehmen abzubilden und trotzdem eine schnelle & einfache Implementation sicherzustellen. Achten Sie auf persönlichen Support, welcher sicherstellt, dass alle Mitarbeiter gut mit der Software arbeiten können.

Sie sind nicht sicher, welche Buchhaltungslösung für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist? Gerne beraten wir Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie Sie von einer Lösung wie domonda profitieren können.

Warum ist ein Buchhaltungssoftware Vergleich wichtig?

Ausreichend Vergleiche zwischen Buchhaltungsprogrammen können im Nachhinein zwischen Frust und Zufriedenheit entscheiden. Deshalb sollte man sich jedenfalls genug Zeit für einen richtigen Vergleich der Buchhaltungssoftware und deren einzelnen Funktionen nehmen. 

Dennoch sollte ein gutes Buchhaltungsprogramm, unabhängig von der Größe des Unternehmens, einfach zu bedienen sein. Denn dadurch kann der Aufwand für die Buchhaltung enorm minimiert werden.

Anders formuliert: Eine gut aufgebaute Buchhaltungssoftware kann mit der Zeit so intuitiv von der Hand gehen, wie online Banking oder die digitale Essensbestellung. 

Buchhaltungs­programme für KMU 

Fastbill, Billomat, Sevdesk und Buchhaltungsbutler sind Programme, die besonders auf Selbstständige und kleine Unternehmen spezialisiert sind. Je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto mehr muss eine Software auch leisten können. Beispielsweise decken diesen Bereich unter anderem Software-Anbieter wie Datev, SAP und Microsoft ab. Die Software-Lösung domonda richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Der entscheidende Vorteil von domonda ist, dass hinter der Buchhaltungssoftware das Know-How einer echten Steuerberatungskanzlei steht. Das garantiert nicht nur, dass 99,9% der eingelesenen Belege richtig vorkontiert werden, sondern auch, dass jederzeit persönliche Unterstützung des domonda-Support-Teams in Anspruch genommen werden kann. Außerdem ist die Buchhaltungssoftware einfach zu bedienen.

Vorteile einer KMU Buchhaltungssoftware

Eine optimal vorbereitete Buchhaltung macht es dem Steuerberater leicht, Jahresabschluss und Umsatzsteuer Voranmeldung (UVA) rasch und ohne viel Mehraufwand zu erledigen. Bei domonda handelt es sich um kein Massenprodukt, sondern um eine Software Lösung, die auf die Bedürfnisse von KMU’s angepasst wird.

“One Size fits all” kann in einem solch komplexen Gebiet wie der Buchhaltung nicht funktionieren. Deshalb setzt domonda auf eine Oberfläche, die einfach zu bedienen ist und bietet zudem qualitative Zusatzservices. Diese sind individuell für jedes Unternehmen anpassbar.

Buchhaltungssoftware: was wird verglichen?

Jetzt vergleichen wir 3 Arten von Buchhaltungssoftware: 

Auf der einen Seite ziehen wir Buchhaltungsprogramme für „Freelancer und kleine Unternehmen“, typische Vertreter hierfür wären Fastbill, Billomat und Sevdesk, heran. Auf der anderen Seite befindet sich dann Buchhaltungssoftware für „KMUs und Großunternehmen“. Beispielhaft soll dafür SAP genannt werden. Und in der Mitte steht domonda, als Programm für Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern. Die unterschiedlichen Arten von Buchhaltungssoftware werden hinsichtlich folgender Aspekte geprüft: 

• Anzahl Mitarbeiter 
• Belege pro Monat 
• Komplexität 
• Wesentliche Funktionen 
• Anwenderfreundlichkeit 
• Serviceplattform 
• Preis (monatlich)

Buchhaltungssoftware Vergleich 2022