Die Buchhalter Suche ist oft nicht ganz einfach. Da stellt sich die Frage: Benötigt man überhaupt einen Buchhalter oder gibt es Alternativen? Und wieviel kostet so ein Buchhalter letztendlich? Hier erfahren Sie, was Sie beachten sollten, wenn Sie einen Buchhalter finden wollen, welche Kosten im Normalfall auf Sie zukommen und welche Alternativen zum Buchhalter es gibt.
Aufgaben eines Buchhalters
Es gibt unterschiedliche Gebiete, die ein Buchhalter betreuen kann. Buchhalter beschäftigen sich im Normalfall für die Belegverarbeitung, die Kontierung sowie die Erfassung und Buchung von Geschäftsvorfällen. Außerdem sind sie dafür zuständig, Belege zu sammeln, zu ordnen und Rechnungen zu kontieren. Alle für die Buchhaltung relevanten Unterlagen werden von ihnen erfasst und meist mithilfe einer Buchhaltungssoftware archiviert. In kleineren Unternehmen kann es aber auch sein, dass Buchhalter die Lohn- und Gehaltsverrechnung übernehmen, sowie für die Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich zeichnen.
Zu den Aufgaben eines Buchhalters gehören:
- Geschäftsfälle verbuchen
- Geschäftsbücher führen
- Bilanzen erstellen
- Zahlungen veranlassen
- Jahresabschlüsse vorbereiten
- Kontenabschlüsse erstellen
Die Aufgabengebiete eines Buchhalters sind also sehr vielfältig. Sie erstrecken sich also von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Finanz- und Bilanzbuchhaltung über Lohnbuchhaltung bis hin zur Verwaltung von Anlagevermögen. Bei der Buchhalter Suche sollten Sie sich also erst einmal überlegen, für welche Gebiete Sie einen Buchhalter benötigen. Nur so können Sie einen adäquaten Buchhalter finden.
Was kostet ein Buchhalter?
Die Kosten für einen Buchhalter hängen davon ab, ob Sie ihn intern oder extern anstellen. Externe Buchhalter können ihr Honorar frei wählen. Die typische Gehaltsspanne liegt zwischen € 2.000 und € 3.500. Natürlich hängen hier die Kosten für einen Buchhalter auch davon ab, welche Aufgaben er erledigen soll. Je aufwändiger und komplexer die von Ihnen gewünschten Leistungen sind, desto höher wird auch das Honorar des Buchhalters. Außerdem gibt es verschiedene Arten von Buchhaltern.
Der Beruf “Buchhalter” ist nicht geschützt, es gibt also keine explizite Ausbildung, um Buchhalter werden zu können. Ein Finanzbuchhalter hingegen ist eine kaufmännische Weiterbildung, die auch von unabhängigen Stellen geprüft wird. Der große Unterschied zum Buchhalter ist, dass sich Finanzbuchhalter auf den Finanzbereich spezialisieren. Dadurch arbeiten Sie auch eng mit dem Finanzmanagement zusammen. Die Kosten für einen Finanzbuchhalter liegen ca. bei € 4.000 brutto.
Ein Bilanzbuchhalter hat das größte Aufgabengebiet, meist handelt es sich bei Bilanzbuchhaltern um die Leiter des Rechnungswesens. Diese sind im Normalfall direkt der Geschäftsführung unterstellt. Mit der Größe des Aufgabengebiets und der Verantwortung steigen auch die Kosten für einen Bilanzbuchhalter: Meist startet man hier bei € 4.350. Gemäß dem BibuG ist die Bezeichnung Bilanzbuchhalter ein grundsätzlich geschützter Begriff und man braucht auch die dementsprechende Ausbildung.
Bei Ihrer Buchhalter Suche müssen Sie also das Aufgabengebiet klar abgrenzen, damit Sie auch genau wissen, welche Kosten auf Sie zukommen werden.
Buchhalter Suche: den richtigen Buchhalter finden
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel gestaltet es sich oft schwierig, einen Buchhalter zu finden, der seine Arbeit korrekt erledigt, ohne dabei ein horrendes Honorar zu verlangen.
Wie können Sie also einen passenden Buchhalter finden? Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie können einerseits eine klassische Stellenanzeige aufgeben. Dafür gibt es bereits einige Online-Plattformen, die sich für Recruiting eignen, wie Stepstone, Karriere.at, etc.
Darüber hinaus können Sie aber auch auf das Wissen und die Erfahrungen Ihrer eigenen Mitarbeiter zurückgreifen. Konzepte wie “Mitarbeiter werben Mitarbeiter” funktionieren in vielen Bereichen sehr gut. Grundsätzlich ist das Konzept folgendermaßen aufgebaut: Wenn ein Mitarbeiter erfolgreich einen neuen Mitarbeiter rekrutiert, bekommt dieser einen kleinen Bonus. Meist wird dieser Bonus ausgezahlt, wenn der neue Mitarbeiter die 6-Monats-Grenze überschritten hat. Um dies umzusetzen gibt es einige Software-Tools, wie zum Beispiel firstbird.
Stellenausschreibungen auf der eigenen Webseite
Offene Stellen auf der eigenen Webseite zu haben, bildet die Basis für gutes Recruiting. Wenn Sie auf der Suche nach einem Buchhalter sind, sollten Sie diese Information zu allererst auf Ihrer Webseite teilen, bevor Sie aktiv andere Tools für die Suche verwenden.
Buchhalter finden über Talent Pools
Bei Talent Pools handelt es sich um eine bestimmte Anzahl an Profilen potenzieller oder auch bereits bestehender Mitarbeiter. Ein Talent Pool kann eine Online-Plattform sein, oder auch intern vom Unternehmen aufgebaut werden. Der Vorteil ist, dass der Recruiting-Prozess nicht bei Null startet. Es gibt bereits eine Vorauswahl aufgrund der vorhandenen Informationen. Ein geeignetes Tool dafür ist beispielsweise MyVeeta. Dabei handelt es sich um ein TRM-System, mit dem Sie einen eigenen Talent Pool für Ihr Unternehmen aufbauen können.
Active Sourcing bei der Buchhalter Suche
Unter Active Sourcing versteht man alle Maßnahmen, mit welchen man Kontakt zu potenziellen Mitarbeitern herstellt. Das läuft meist über diverse Social-Media-Kanäle, wie Xing oder LinkedIn. Das Ziel ist es, mit frischen Talenten erstmals in Kontakt zu kommen und diese dann in den internen Talent Pool aufzunehmen. Auch bei der Buchhalter Suche ist Active Sourcing ein vielversprechender Weg, um mit angehenden Finanz- und Bilanzbuchhaltern in Kontakt zu kommen.
Moderne Job-Apps unterstützen bei der Buchhalter Suche
Darüber hinaus gibt es natürlich auf moderne Apps, die sowohl jene unterstützen, die einen Job suchen, als auch jene, die einen Job zu vergeben haben. Hokify ist beispielsweise eine der größten mobilen Job-Plattformen, über welche man seine Dienste anbieten oder Stellenanzeigen aufgeben kann.
Jobtalks: Interessant für junge Talente
Gerade wenn Sie auf der Suche nach Studienabgängern sind, die Sie in Ihrer Buchhaltung unterstützen, sind Jobtalks durchaus rentabel. Meist werden diese über Uni-Plattformen wie uniport organisiert. Wenn Sie daran teilnehmen und sich als Unternehmen und als guten Arbeitgeber vorstellen möchten, ist ein idealer Weg, um interessierte Fachleute zu erreichen.
So können Sie die Buchhaltungskosten senken
Eine korrekte Buchhaltung ist für ein gut laufendes Unternehmen besonders wichtig. Wie können Sie hier also Ihre Kosten senken, ohne dadurch an Qualität zu verlieren?
Das ist gar nicht so schwer: Indem Sie Ihre Buchhaltung optimal vorbereiten, können Sie direkt Ihre Kosten senken. Bei folgenden Punkten können Sie ansetzen, um Kosten zu sparen und Ihre Buchhaltung richtig vorzubereiten:
- Unterlagen richtig vorbereiten
- Vollständigkeit der Unterlagen
- Schnelle Kommunikation: Finanz-Workflow etablieren
- Buchhaltungssoftware zum Vorkontieren der Belege
1. Unterlagen richtig vorbereiten
Ein Buchhalter muss sich mit Unmengen an Unterlagen herumschlagen: Ein- und Ausgangsrechnungen, Steuerbescheide, Kontoauszüge, etc. All diese Dinge sind wichtig, um eine korrekte Buchhaltung gewährleisten zu können und einen stichhaltigen Jahresabschluss erstellen zu können. Das bedeutet aber auch: Je unsortierter die Unterlagen sind, mit welchen der Buchhalter arbeiten muss, desto mehr Zeit muss er in die Sortierung stecken. Und das kostet Geld.
Das bedeutet, wenn Sie bereits alle buchhalterisch relevanten Informationen sammeln und sortieren, senkt sich dadurch der Arbeitsaufwand des Buchhalters. Dieser wird Ihnen somit weniger Stunden Arbeitszeit verrechnen.
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2. Vollständigkeit der Unterlagen
Dieser Schritt ist besonders wichtig. Ein Buchhalter kann nur dann effizient arbeiten, wenn die Unterlagen auch vollständig bei ihm angekommen sind. Deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass keine relevanten Belege oder Rechnungen fehlen. Denn das Nachfragen, wo denn bestimmte Unterlagen geblieben sind, frisst enorm viel Zeit. Und kostet dementsprechend auch Geld. Diese Vollständigkeit zu gewährleisten ist gar nicht so einfach.
Vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter Rechnungen an die Buchhaltung senden können. In diesem Fall bietet es sich an, eine Software zu nutzen, die eine Bankintegration anbietet. Dadurch kann ein automatischer Kontenabgleich gemacht werden und fehlende Belege werden vom System automatisch erkannt. Senken Sie also Ihre Buchhaltungskosten, indem Sie Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen. Am besten automatisiert, damit Sie nicht nur Geld sondern auch Zeit sparen können.
3. Schnelle Kommunikation: Digitale Freigaben etablieren
Manchmal tauchen im Zuge der Buchung von Belegen Fragen oder Probleme auf. Sei es, weil nicht klar ist, wer die Rechnung freigeben darf oder weil die Kostenstelle nicht angegeben wurde. In diesem Fall ist es wichtig, schnell kommunizieren zu können. Am besten etablieren Sie in Ihrem Unternehmen digitale Rechnungsfreigaben. Diese sind nicht nur rechtlich wichtig, sondern sie können damit Rechnungen digital an Personen zur Freigabe oder Klärung schicken, ohne dass diese im Büro sein müssen. Das senkt Ihre Buchhaltungskosten insofern, als dass der Buchhalter am Monatsende nur Rechnungen bekommt, die durch das Vier-Augen-Prinzip gelaufen sind und bei welchen im Normalfall kein Klärungsbedarf mehr besteht.
4. Buchhaltungssoftware zum Kontieren der Belege
Mittlerweile gibt es bereits gut ausgereifte Buchhaltungsprogramme, die es Ihnen ermöglichen, die komplette Kontierung für Ihre Belege automationsgestützt vorzunehmen. Automationsgestützt bedeutet, dass die Software die Hauptarbeit übernimmt und menschliche Arbeit nur mehr eine Kontrollfunktion hat. Eine smarte Buchhaltung ist gerade bei der Buchhalter Suche entscheidend, weil Sie dadurch Ihren Buchhalter entlasten und dieser wesentlich effizienter arbeiten kann.
Deswegen ist oft kein zusätzlicher Buchhalter nötig. Es empfiehlt sich also, die Buchhaltung zum Teil auszulagern und die Vorbereitung einem Buchhaltungsprogramm zu überlassen. Achten Sie darauf, dass Sie nach Möglichkeit einen “Full Service” in Anspruch nehmen können. Das bedeutet bei der Buchhaltungssoftware domonda zum Beispiel, dass Sie der Software nicht blind vertrauen müssen, sondern ein Buchhalter von domonda die Ergebnisse der Software jedenfalls überprüft und notfalls ergänzt.
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Brauchen Sie wirklich einen Buchhalter?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Bücher ordentlich zu führen. Und die Buchhaltung besteht aus vielen gesetzlichen Regelungen, die beachtet werden müssen. Bei Buchhaltern handelt es sich um Experten, die sich in diesem rechtlichen Bereich genau auskennen. Wenn Sie diesen Bereich sind selbst erledigen möchten, kann es sich schon rentieren, einen Buchhalter einzustellen oder gleich eine externe Firma damit zu beauftragen und die Buchhaltung auszulagern.
Jedoch sollten Sie beachten, dass einige buchhalterische Aufgaben auch von Steuerberatern übernommen werden können. Einen Jahresabschluss erstellen darf grundsätzlich nur ein anerkannter Steuerberater oder der Unternehmer selbst, nicht ein normaler Buchhalter oder Finanzbuchhalter. Nur Bilanzbuchhalter sind dazu befähigt, Jahresabschlüsse zu erstellen.
Buchhaltungsvorbereitung outsourcen
Wenn Sie sich die anstrengende Suche nach einem guten Buchhalter sparen wollen, dann können Sie auf Buchhaltungsservices wie von domonda zurückgreifen.
Was bedeutet “Outsourcen” in diesem Fall konkret? Mitarbeiter von domonda übernehmen Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung. Das heißt, dass sie die automatische Auslese, die mithilfe der Software vorgenommen wird, vervollständigen und kontrollieren aber auch Zahlungszuordnungen vornehmen. Dadurch muss der überwiegende Teil der Arbeit, die in der vorbereitenden Buchhaltung anfällt, nicht mehr von den eigenen Mitarbeitern erledigt werden. Somit können Sie diese Arbeit einfach und sicher auslagern, um Ihre Mitarbeiter für wichtigere Dinge freizuspielen. Mit den passenden Schnittstellen wie DATEV, BMD oder AGENDA können Sie dann auch die so aufbereiteten Daten direkt an Ihren Steuerberater übermitteln.
Optimal vorbereitete Buchhaltung statt Buchhalter
Unter der vorbereitenden Buchhaltung versteht man all jene Tätigkeiten, die alle Unterlagen in der Buchhaltung für den Buchhalter bestmöglich aufbereiten, sodass dieser sich auf seine Kernaufgaben fokussieren kann.
Die vorbereitende Buchhaltung erledigt konkret folgende Arbeitsschritte:
- Belege sammeln & digitalisieren
- Belege sortieren
- Belege mit Zusatzinformationen ausstatten
- Belege vorkontieren (optional)
- Übergabe der Unterlagen an den Buchhalter
In unserem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die vorbereitende Buchhaltung in Ihrem Unternehmen optimal umsetzen können.
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