Coming Soon: Professionelle Rechnungen und Angebote mit wenigen Klicks erstellen.

Rechnungen kontieren: Was ist Kontierung und wie macht man es richtig?

Inhaltsverzeichnis

Was ist Kontierung?

Unter Kontieren versteht man die Entscheidung, welcher Geschäftsvorfall auf welches Konto gebucht werden soll. Dies geschieht in Form eines sogenannten Buchungssatzes. Ein Buchungssatz beinhaltet die Buchungsanweisung, die für jeden Buchhalter bzw. Steuerberater eindeutig ist. In einem Buchungssatz benennen Sie alle Konten, die bei dem Geschäftsvorfall verändert werden. Er wird nach folgendem Muster gebildet: Sollkonto an Habenkonto.
Um dieses Muster verstehen zu können, muss man wissen, dass es unterschiedliche Arten von Konten gibt, die man nach Kontenklassen einteilt. Ob sich der Wert eines Kontos im Soll erhöht oder ob er sinkt, ist abhängig von der Kontenklasse.

Ein Beispiel: Wenn Sie 150,- von Ihrem Bankkonto abheben und als Bargeld in Ihre Kassa legen, dann würde der Buchungssatz dazu folgendermaßen lauten: Kassa an Bank. Grafisch sieht das auf den beiden relevanten dann folgendermaßen aus:

Hier sehen Sie einen Buchungssatz zur die Kontierung von Belegen

Mehr Informationen zu Buchungssätzen finden Sie hier.

Warum ist das so wichtig? Wenn Sie ein Unternehmen führen, ist die Buchhaltung ein wichtiger Teil. Nicht nur um die Finanzen im Blick zu behalten, sondern auch, weil der Staat eine gewisse Ordnung vorschreibt. In der Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall auf Sachkonten gebucht, Basis dafür bilden meist Rechnungen und Belege. 

In regelmäßigen Intervallen ordnet man alle Geschäftsvorfälle über einen Buchungssatz einem Aufwands- oder Ertragskonto zu. Diesen Vorgang nennt man Kontierung.

Er dient zunächst dazu, dass man die Abgaben und Steuern für das Finanzamt ermitteln und die Bilanz und GuV zum Jahresende erstellen kann. Wenn Sie etwa monatlich bilanzieren, haben Sie den Vorteil, dass Sie sich für die UVA einiges an Zeit sparen.

Des Weiteren bietet Kontierung die Datenbasis für Controlling, Budgetierung und in weiterer Folge für die Unternehmenssteuerung. 

Was versteht man unter Vorkontierung?

Die Vorkontierung ist nicht dasselbe wie das Kontieren an sich. Die Vorkontierung erledigen Sie, wie der Name schon sagt, im Vorhinein. Dabei handelt es sich überwiegend um vorbereitende Tätigkeiten, welche wichtig für die Kontierung selbst sind. Dazu gehört auch, dass Sie zusätzliche Informationen vermerken, wie beispielsweise die Kostenstelle oder auch den Kostenträger. Diese Notizen oder Stichworte schreibt man meist direkt auf die Belege und Rechnungen. Im Zuge der Vorkontierung können auch die Personen, die von der Rechnung betroffen sind, vermerkt werden. Die Vorkontierung ist Teil der vorbereitenden Buchhaltung und kann Unternehmen viele Vorteile bieten. Hier erfahren Sie mehr zu der vorbereitenden Buchhaltung.

Kontierung von Belegen in 3 Schritten

Die Kontierung von Rechnungen und Belegen kann man grob in drei Schritte unterteilen. Im ersten Schritt werden die Belege erst einmal erfasst und das Eingangsdatum vermerkt. Im nächsten Schritt müssen alle Belege chronologisch sortiert werden. Wenn Sie Belege noch manuell sammeln und kontieren, kann die Chronologie viel Zeit kosten. Deshalb bietet es sich an, in eine digitale Buchhaltung zu investieren, wo Sie mit einem Klick alle Belege nach Eingangsdatum sortieren können. Als dritter Schritt folgt die Rechnungsprüfung: Wurde die Rechnung formal und sachlich richtig gestellt?

Welche Belege gibt es?

Bei Belegen in der Buchhaltung ist ein Prinzip besonders wichtig: Keine Buchung ohne Beleg. Dieses Prinzip nennt man auch Belegprinzip. Das bedeutet, nur wenn Sie einen Beleg besitzen, können Sie die Ausgaben oder Einnahmen ordnungsgemäß buchen. Zwar können fehlende Belege mithilfe eines Steuerberaters nachbearbeitet werden, das kann aber unter Umständen sehr teuer werden.

Für die Kontierung sind Belege also auch besonders wichtig. Dabei unterscheidet man 3 Arten von Belegen:

  • Fremdbelege/externe Belege
  • Eigenbelege/interne Belege
  • Notbelege

Wenn Sie Belege vorkontieren, geben Sie direkt auf dem Beleg die Kontonummer (und Kostenstelle bzw. Kostenträger) an, mit welcher der Beleg zu buchen ist. Zusätzlich werden alle Belege fortlaufend nummeriert und nach Belegart differenziert. Alle wichtigen Informationen über Belege und Belegarten finden Sie in unserem anderen Beitrag.

Rechnungen kontieren mit Kontenplan

Belege werden im Normalfall immer anhand eines Kontenplans kontiert. Jedes Unternehmen hat einen eigenen Kontenplan. Diese individuellen Kontenpläne sind aber meist von standardisierten Plänen abgeleitet. Je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind, gibt es spezifische Kontenrahmen. Wenn Sie also einen externen Buchhalter anstellen, dann muss sich dieser nach dem Kontenplan richten, den Sie verwenden.

Unser Praxistipp: Es gibt mittlerweile bereits Buchhaltungsprogramme, welche Sie bei der Kontierung der Belege unterstützen. Sie können dort Ihren individuellen Kontenplan einspeisen und eine KI erzeugt einen automatischen Vorschlag für die Kontierung Ihrer Belege. Dadurch können Sie Kosten und Zeit sparen.

Belege richtig kontieren & archvieren: So funktioniert’s!

Nun wissen Sie, was Kontierung bedeutet, warum die Vorkontierung so wichtig ist und welche Belege es gibt. Jetzt zeigen wir Ihnen anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie die Kontierung von Belegen in Unternehmen abläuft.

1. Vorbereitung der Belege

Bevor Sie noch über Kontenpläne oder die Kontierung selbst nachdenken, müssen sie erst die Belege vorbereiten. Das bedeutet, wenn Sie noch manuell arbeiten, müssen Sie die Belege mit einem Eingangs- und Datumsstempel versehen. Bei einer digitalen Verarbeitung fällt dieser Schritt weg, da die Software alle Informationen automatisch speichert. Anschließend müssen Sie die Belege sortieren – dadurch entstehen sogenannte Buchungskreise. Entweder Sie machen dies manuell oder mithilfe einer Software. Das Sortieren der Belege nach Buchungskreisen ist Voraussetzung für Sammelbuchungen. Auch das Vermerken von Zusatzinformationen ist dabei wichtig: Üblicherweise wird die Kontierung und Vorkontierung von unterschiedlichen Mitarbeitern erledigt. Deshalb muss man im Rahmen der Vorkontierung die betreffende Kostenstelle und andere wichtige Informationen auf dem Beleg notieren.

Nachdem Sie die Belege sortiert haben, müssen Sie die Rechnungen prüfen. Die Rechnungsprüfung ist  wichtig, denn wenn Rechnungen sachlich oder formal falsch sind, kann es sein, dass Ihnen der Vorsteuerabzug aberkannt wird. Das bedeutet, dass Sie hier genau schauen müssen, ob die Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt wurde. Hier kommen Sie zu einer Rechnungsprüfung-Checkliste!

2. Kontieren und buchen der Belege

Nachdem Sie diese vorbereitenden Schritte erledigt haben, werden die Belege nun tatsächlich kontiert und gebucht.  In diesem Schritt wird die Buchhaltung aktiv: Jetzt wird entschieden, auf welche Konten die Belege gebucht werden sollen. Anschließend wird der Buchungssatz erstellt. Dabei ist wichtig, dass Sie Buchungssätze immer auf Basis eines Belegs erstellen.

Unser Praxistipp: Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, um Ihre Rechnungen zu digitalisieren. Dann gehören fehlende Belege am Monats- oder Jahresende der Vergangenheit an. Da es in diesem Bereich mittlerweile ausgereifte technische Unterstützung gibt, ist ein manuelles Kontieren der Belege nur mehr in Ausnahmefällen notwendig. Moderne Lösungen können Ihnen mittels künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung einen Großteil der Arbeit übernehmen.

3. Belege ablegen und archivieren

Nachdem Sie die Belege verbucht haben, müssen diese auch fachgerecht archiviert werden. Früher war es üblich, alle Rechnungen, Quittungen und Belege in Ordnern irgendwo zu sammeln. Die Aufbewahrungsfrist hängt sowohl von Belegart als auch vom Land, in dem Sie steuerpflichtig sind, ab. In Österreich sind es mindestens 7, in Deutschland 6 oder 10 Jahre. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital archivieren, dann muss dies GoBD-konform sein. Aber keine Sorge: In vielen Fällen bieten moderne Buchhaltungsprogramme, eine GoBD-konforme Archivierung von Belegen an.

Darum ist Kontieren so wichtig

Erst wenn Sie Rechnungen kontieren, kann das Controlling erkennen, wie die finanzielle Lage des Unternehmens aussieht. Es entsteht dadurch eine aufschlussreiche Datenbasis, anhand derer erste Analysen gemacht werden können. 

Kontierungen automatisieren

Regelmäßig und zeitnah zu kontieren bedeutet immer auch einen gewissen Personalaufwand. Mit domonda können Sie diesen Aufwand wesentlich verringern: Unsere Buchhaltungssoftware ist darauf spezialisiert, Sie bei der vorbereitenden Buchhaltung bestmöglich zu unterstützen. domonda unterstützt Sie genau dort, wo Sie es benötigen. Dadurch wird die Kontierung zum Kinderspiel und Sie können gleichzeitig mit tagesaktuellen Zahlen arbeiten.

Testen Sie domonda – kostenlos & unverbindlich. Oder vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten.

Über den Autor

Mathias Kimpl
Mathias Kimpl

Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die virtuelle Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.

Der domonda Blog

In unserem Blog schreiben wir über Wichtiges und Lesenswertes zu Steuerthemen, Buchhaltung und zur Digitalisierung von Finanzprozessen für Unternehmen.

Als Anbieter einer modernen Buchhaltungslösung haben wir bereits unzähligen KMUs und Start-Ups dabei geholfen, Finanzprozesse zu digitalisieren und damit viel Zeit & Kosten zu sparen.

Die Finanz- und Buchhaltungsprozesse der Zukunft sind zu 100% digital. Bleiben Sie informiert.

Top Beiträge

Kostenloses Rückruf-Service

Sie haben Fragen zu unserem Produkt, unseren Paketen oder unseren Zusatz-Services? Wir rufen Sie innerhalb eines Werktags zurück!

domonda bietet Expertenwissen

Bleiben Sie informiert!

Erhalten Sie laufend Tipps & Tricks zur Automatisierung Ihrer Finanzprozesse

Diese Webseite nutzt Cookies. Wenn Sie weiterhin auf dieser Webseite verbleiben stimmen Sie der Nutzung zu.