Was ist Kontierung?
Unter Kontieren versteht man die Entscheidung, welcher Geschäftsvorfall auf welches Konto gebucht werden soll. Dies geschieht in Form eines sogenannten Buchungssatzes. Ein Buchungssatz beinhaltet die Buchungsanweisung, die für jeden Buchhalter bzw. Steuerberater eindeutig ist. In einem Buchungssatz benennen Sie alle Konten, die bei dem Geschäftsvorfall verändert werden. Er wird nach folgendem Muster gebildet: Sollkonto an Habenkonto.
Um dieses Muster verstehen zu können, muss man wissen, dass es unterschiedliche Arten von Konten gibt, die man nach Kontenklassen einteilt. Ob sich der Wert eines Kontos im Soll erhöht oder ob er sinkt, ist abhängig von der Kontenklasse.
Ein Beispiel: Wenn Sie 150,- von Ihrem Bankkonto abheben und als Bargeld in Ihre Kassa legen, dann würde der Buchungssatz dazu folgendermaßen lauten: Kassa an Bank. Grafisch sieht das auf den beiden relevanten dann folgendermaßen aus:
Mehr Informationen zu Buchungssätzen finden Sie hier.
Warum ist das so wichtig? Wenn Sie ein Unternehmen führen, ist die Buchhaltung ein wichtiger Teil. Nicht nur um die Finanzen im Blick zu behalten, sondern auch, weil der Staat eine gewisse Ordnung vorschreibt. In der Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall auf Sachkonten gebucht, Basis dafür bilden meist Rechnungen und Belege.
In regelmäßigen Intervallen ordnet man alle Geschäftsvorfälle über einen Buchungssatz einem Aufwands- oder Ertragskonto zu. Diesen Vorgang nennt man Kontierung.
Er dient zunächst dazu, dass man die Abgaben und Steuern für das Finanzamt ermitteln und die Bilanz und GuV zum Jahresende erstellen kann. Wenn Sie etwa monatlich bilanzieren, haben Sie den Vorteil, dass Sie sich für die UVA einiges an Zeit sparen.
Des Weiteren bietet Kontierung die Datenbasis für Controlling, Budgetierung und in weiterer Folge für die Unternehmenssteuerung.
Was versteht man unter Vorkontierung?
Kontierung von Belegen in 3 Schritten
Welche Belege gibt es?
- Fremdbelege/externe Belege
- Eigenbelege/interne Belege
- Notbelege
Rechnungen kontieren mit Kontenplan
Belege richtig kontieren & archvieren: So funktioniert’s!
1. Vorbereitung der Belege
Bevor Sie noch über Kontenpläne oder die Kontierung selbst nachdenken, müssen sie erst die Belege vorbereiten. Das bedeutet, wenn Sie noch manuell arbeiten, müssen Sie die Belege mit einem Eingangs- und Datumsstempel versehen. Bei einer digitalen Verarbeitung fällt dieser Schritt weg, da die Software alle Informationen automatisch speichert. Anschließend müssen Sie die Belege sortieren – dadurch entstehen sogenannte Buchungskreise. Entweder Sie machen dies manuell oder mithilfe einer Software. Das Sortieren der Belege nach Buchungskreisen ist Voraussetzung für Sammelbuchungen. Auch das Vermerken von Zusatzinformationen ist dabei wichtig: Üblicherweise wird die Kontierung und Vorkontierung von unterschiedlichen Mitarbeitern erledigt. Deshalb muss man im Rahmen der Vorkontierung die betreffende Kostenstelle und andere wichtige Informationen auf dem Beleg notieren. Nachdem Sie die Belege sortiert haben, müssen Sie die Rechnungen prüfen. Die Rechnungsprüfung ist wichtig, denn wenn Rechnungen sachlich oder formal falsch sind, kann es sein, dass Ihnen der Vorsteuerabzug aberkannt wird. Das bedeutet, dass Sie hier genau schauen müssen, ob die Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt wurde. Hier kommen Sie zu einer Rechnungsprüfung-Checkliste!2. Kontieren und buchen der Belege
Nachdem Sie diese vorbereitenden Schritte erledigt haben, werden die Belege nun tatsächlich kontiert und gebucht. In diesem Schritt wird die Buchhaltung aktiv: Jetzt wird entschieden, auf welche Konten die Belege gebucht werden sollen. Anschließend wird der Buchungssatz erstellt. Dabei ist wichtig, dass Sie Buchungssätze immer auf Basis eines Belegs erstellen. Unser Praxistipp: Nutzen Sie eineBuchhaltungssoftware, um IhreRechnungen zu digitalisieren. Dann gehören fehlende Belege am Monats- oder Jahresende der Vergangenheit an. Da es in diesem Bereich mittlerweile ausgereifte technische Unterstützung gibt, ist ein manuelles Kontieren der Belege nur mehr in Ausnahmefällen notwendig. Moderne Lösungen können Ihnen mittels künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung einen Großteil der Arbeit übernehmen.3. Belege ablegen und archivieren
Nachdem Sie die Belege verbucht haben, müssen diese auch fachgerecht archiviert werden. Früher war es üblich, alle Rechnungen, Quittungen und Belege in Ordnern irgendwo zu sammeln. Die Aufbewahrungsfrist hängt sowohl von Belegart als auch vom Land, in dem Sie steuerpflichtig sind, ab. In Österreich sind es mindestens 7, in Deutschland 6 oder 10 Jahre. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital archivieren, dann muss dies GoBD-konform sein. Aber keine Sorge: In vielen Fällen bieten moderne Buchhaltungsprogramme, eine GoBD-konforme Archivierung von Belegen an.Darum ist Kontieren so wichtig
Erst wenn Sie Rechnungen kontieren, kann das Controlling erkennen, wie die finanzielle Lage des Unternehmens aussieht. Es entsteht dadurch eine aufschlussreiche Datenbasis, anhand derer erste Analysen gemacht werden können. In unserem Beitrag erfahren Sie, warum und wie digitale Rechnungsworkflows Sie bei der Kontierung unterstützen.
Kontierungen automatisieren
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
