Es gibt kaum etwas, das in einem Unternehmen so wichtig ist, wie Finanzprozesse. Um wettbewerbsfähig bleiben zu können ist es wichtig, dass Sie diese Finanzprozesse laufend optimieren. Denn nur wenn Finanzprozesse optimal ablaufen, kann die Liquidität Ihres Unternehmens gestärkt und ein Maximum an Effizienz erzielt werden.
Dank der Digitalisierung ist es heutzutage nicht mehr so schwer, Finanzprozesse optimieren zu können. Mit unseren 5 Tipps können Sie Ihre Finanzprozesse einfach optimieren – und somit das Wachstum Ihres Unternehmens stärken!
Vorteile dank Optimierung von Finanzprozessen
Warum eine Optimierung der Finanzprozesse so wichtig für Ihr Unternehmen ist? Prozesse im Bereich der Finanzen sind sensibel und tragen eine große Verantwortung. Außerdem kann es sein, dass diese Prozesse nicht gerade sehr effizient funktionieren – und das wiederum erhöht das Risiko, dass Zahlungen nicht richtig weiterverarbeitet werden können oder andere Fehler passieren. Wenn die Finanzprozesse jedoch optimiert, quasi „verschlankt“, werden, kann man diese auch einfacher steuern und behält so einen besseren Überblick. Außerdem werden eventuelle Fehlerquellen minimiert.
Zusätzlich können Sie Kosten aufgrund von effizientem Arbeiten senken: Mithilfe moderner Technologie können Sie ganze Arbeitsabläufe innerhalb von Finanzprozessen automatisieren. Allein Teilautomatisierungen führen bereits zu einer Reduktion des Ressourcenverbrauches und führen somit zu eienr Kostenersparnis.
6 Tipps, wie Sie Ihre Finanzprozesse optimieren können
Die folgenden 5 Tipps sollen Ihnen dabei helfen, die ersten Schritte für eine Optimierung Ihrer Finanzprozesse zu machen. Diese können einfach und ohne hohe Umstrukturierungskosten durchgeführt werden.
1. Automatische und intelligente Belegverarbeitung
Um Ihre Finanzprozesse optimieren zu können, sollten Sie auf eine smarte Belegverarbeitung setzen. Features wie automatische Belegauslese, Volltextsuche in Belegen und Bank, Tags, Kostenstellen und Kategorien erleichtern und beschleunigen Ihren buchhalterischen Alltag wesentlich. Praktische Filterfunktionen lassen Sie zusätzliche Zeit sparen.
Mit einer intelligenten Belegverarbeitung können Sie Rechnungen für die Buchhaltung einfach und schnell aufbereiten. Somit entstehen zwei essentielle Vorteile: Einerseits bekommen Sie eine tagesaktuelle Übersicht über Ihre Finanzen. Andererseits sparen Sie bis zu 80 % an Zeit, die Sie für Ihre Finanzadministration benötigen würden. Sie optimieren also nicht nur Ihre Finanzprozesse sondern entlasten auch Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung.
2. Forderungsmanagement: Automatisieren Sie Ihr Mahnwesen!
Ein effizientes Forderungsmanagement sichert Ihrem Unternehmen die nötige Liquidität, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Um Ihr Mahnwesen effektiver zu machen und somit Ihre Finanzprozesse optimieren zu können, sollten Sie auf ein digitales Rechnungswesen umsteigen. Heutzutage bringt dies entscheidende Vorteile: Zahlungseingänge können einfacher kontrolliert werden und fehlende Rechnungen fallen sofort auf. Mithilfe einer guten Buchhaltungssoftware können Sie die Kontobewegungen noch einfacher im Auge behalten und werden informiert, sollte ein Kunde noch nicht bezahlt haben. Automatisch und ohne viel Aufwand Ihrerseits!
3. Digitale Finanz Workflows: Einfache Rechnungsfreigaben
Klärungsfälle im Unternehmen benötigen oft sehr viel Zeit und Geduld, da eine Abstimmung zwischen unterschiedlichen Abteilungen nicht immer einfach ist. Wenn nicht klar hinterlegt wurde, welcher Mitarbeiter für welche Zahlungen und Kunden verantwortlich ist, kann schnell Chaos entstehen – und provoziert unzufriedene Kunden. Damit dies nicht passiert, sollten Sie auf digitale Finanz Workflows setzen. Damit können Sie Ihre Finanzprozesse strukturieren und jedem Mitarbeiter die passenden Rechte zuweisen. Komplexe Finanz-Prozesse können übersichtlich abgebildet werden, wodurch potentielles Chaos minimiert wird. Ein weiterer besonderer Vorteil von digitalen Finanz Workflows: Rechnungsfreigaben werden schnell und unkompliziert erteilt. Rechnungen können digital den verantwortlichen Personen zugewiesen werden, damit sie zeitgerecht zur Zahlung freigegeben werden können. So entlasten Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern sorgen auch für eine einwandfreie Kommunikation.
4. Offene Forderungen: automatische Übergabe an Inkasso -Unternehmen
Eine Rechnung wurde auch nach mehrfachen Mahnungen nicht bezahlt? Dann sollten Sie lieber keine Zeit verlieren und den Posten an ein Inkasso-Unternehmen übergeben. Dieses benötigt jedoch alle relevanten Unterlagen und Dokumente. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass diese vollständig und zeitnah beim Inkasso-Unternehmen einlangen. Wenn Sie Ihre Rechnungen in einer Online-Software digital abgespeichert haben, können Sie einfach mithilfe einer Volltextsuche die richtigen Belege finden. Oder sie filtern einfach nach den relevanten Belegdaten. Die richtige Buchhaltungssoftware ermöglicht Ihnen hier die nötige Flexibilität und Übersicht, um schnell die wichtigsten Unterlagen finden zu können. Dadurch können Mitarbeiter die Unterlagen schneller weiterleiten und an das Inkasso-Unternehmen übergeben.
5. Cloud-Software: übersichtlich und jederzeit abrufbar
Eine gute Finanzsoftware kann die relevanten Prozesse um ein Vielfaches verbessern und effizienter gestalten. Dann stellt sich aber die Frage: Ist eine Online-Software besser als eine Software zur Installation am PC?
Natürlich gibt es für beide Lösungen sowohl Vor- als auch Nachteile.
Sogenannte SaaS-Lösungen sind über das Internet bereitgestellte Anwendungen, welche natürlich auch für Ihre Mitarbeiter einige Vorteile bieten: So sind Mitarbeiter nicht auf Ihr Arbeitsgerät angewiesen, um auf die Software zugreifen zu können. Gute Cloud-Lösungen können schnell und einfach implementiert werden – egal welches System Sie vorher verwendet haben. Außerdem können Sie auf Ihre Daten unabhängig von Ort und Zeit zugreifen. Das ermöglichen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein hohes Maß an Flexibilität, das sich wiederum positiv auf Ihre Finanzprozesse auswirken kann.
6. Automatische Kontierung Ihrer Belege
Mithilfe einer automatischen Kontierung Ihrer Belege können Sie Ihre Finanzprozesse optimieren – einfach und ohne hohe Umstellungskosten. Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, die komplette Kontierung der Belge direkt im System vorzunehmen. domonda bietet Ihnen beispielsweise eine ausgereifte KI, die manuelle Prozesse einfach automatisiert. Die KI wird beim Set-Up auf Basis Ihrer historischen Buchungen trainiert – und bietet Ihnen somit die optimalen Voraussetzungen für eine smarte Buchhaltung! So optimieren Sie Ihre Finanzprozesse auf praktische Weise: Dank praktischer Funktionen wie einer intelligenten Duplikatserkennung, korrekten Splitbuchungen und der automatischen Auslese internationaler Rechnungen wird die Buchhaltung zum Kinderspiel.
7. Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarte
Die Reisekostenabrechnung kann sehr viel zeit im Arbeitsalltag beanspruchen. Sogar wenn Sie bereits eine moderne Buchhaltungssoftware verwenden, ist die Spesenabrechnung noch immer mit Arbeit verbunden: Geldbeträge müssen im Vorhinein von den Mitarbeitern bezahlt werden und die Rechnungen müssen gesammelt, eingereicht und aufbewahrt werden. Danach müssen in einem weiteren Arbeitsschritt die Kosten an die Mitarbeiter wieder rückerstattet werden.
Nutzen Ihre Mitarbeiter Firmenkreditkarten, von der Ausgaben für berufliche Reisen bezahlt werden, fallen diese Schritte weg. Auch Online-Einläufe, der Kauf von Software-Lizenzen und vieles mehr wird dadurch vereinfacht. Oft laufen die Kreditkarten in Kombination mit einer App, welche den Nutzer gleich nach dem Einkauf dazu auffordert, den Beleg mit dem Smartphone abzufotografieren.
Neben klassischer Kreditkarten bieten moderne Lösungen auch virtuelle Kreditkarten an, welche Sie in der Software in sekundenschnelle selbst erstellen können und so die größtmögliche Flexibilität liefern.
Unser Praxistipp: Die moderne Businesskreditkartenlösung Pliant ermöglicht Ihnen, Businesskreditkarten schnell & unkompliziert auszustellen und zu verwalten. Vergeben Sie physische und virtuelle Firmenkreditkarten an Ihre Mitarbeiter und vereinfachen Sie Spesenabrechung, Online-Einkäufe & Co!
Das praktische daran: Belege & Transaktionsdaten werden mit Buchhaltungstools, wie z.B. domonda, automatisch synchronisiert.
Finanzprozesse optimieren mit digitalem Rechnungswesen
Der digitale Wandel ist mittlerweile im Alltag jedes Unternehmens vertreten. Das führt aber auch dazu, dass Sie Ihr Geschäftsmodell dementsprechend anpassen müssen. Um mit konkurrierenden Unternehmen mithalten zu können, ist es nötig, auf Automatisierungen zu setzen, um dadurch Zeit & Kosten sparen zu können. Der steigende Wettbewerbsdruck innerhalb der einzelnen Branchen zwingt viele Firmen zu einer Neuausrichtung auch im Rechnungswesen.
Mit einer digitalen Finanzplattform können Sie die Vorteile von Automatisierungen einfach und kostengünstig nutzen – ohne technisches Vorwissen haben zu müssen. Mit der vorbereitenden Buchhaltung durch domonda können Sie Ihre Finanzprozesse optimieren.
Unser Praxistipp: Ihr Steuerberater arbeitet noch nicht digital? Dann wechseln Sie jetzt Ihren Steuerberater – mit unseren Tipps tappen Sie in keine Fallen.
Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung mit domonda.
Einfach & unkompliziert!
Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
