Ausgabenmanagement umfasst eine Reihe finanzieller Aufgaben, die meist der CFO eines Unternehmens übernimmt. Für KMU’s ohne CFO bietet eine Ausgabenmanagement-Software eine gute Unterstützung, um gewinnorientierte Ausgaben tracken zu können. Im folgenden Beitrag erfahren Sie alles über Spend-Management-Software, was sie können muss und wie sich die einzelnen Lösungen voneinander unterscheiden.
Was versteht man unter Ausgabenmanagement?
Im Zentrum von Ausgabenmanagement steht das Kalkulieren von Einnahmen und Ausgaben. In Unternehmen gehört das Ausgabenmanagement meist zum Arbeitsbereich des CFO’s, dessen Ziel darin besteht, für jeden ausgegebenen Euro den besten Gegenwert zu erzielen.
Eine Spend-Management-Software hilft Ihnen dabei Ihre Geschäftsausgaben zu tracken und zu verwalten, welche dazu dienen, einen Gewinn zu erwirtschaften. Zu solchen Ausgaben zählen beispielsweise Kosten für Produktionsmaterialien, Dienstleistungen oder Lieferanten. Gehaltsabrechnungen hingegen sind kein Teil der gewinnorientierten Geschäftsausgaben.
Durch eine detaillierte Ausgabenanalyse können Sie Ihre Beschaffungsprozesse optimieren und einerseits Geld aber auch Ressourcen sparen. Außerdem können Sie mithilfe eines guten Ausgabenmanagements sicherstellen, dass Sie Ihre Geschäftsausgaben auch korrekt buchen.
Ziel von Ausgabenmanagement
Das Ziel von Spend-Management ist es, ausgabenbezogene Geschäftsaktivitäten zu erfassen, zu dokumentieren und transparent zu machen. Das bedeutet, angefangen von der Bezugsquelle über die Rechnungsprüfung bis hin zum Bezahlen einer Rechnung werden alle Schritte erfasst und archiviert. Spend-Management-Lösungen ermöglichen dies meist über einen Audit-Trail.
Der Vorteil eines solchen systematischen Prozesses ist, dass alle Einkäufe Ihres Unternehmens planmäßig durchgeführt werden und die Geschäftsausgaben leichter erfasst und analysiert werden können.
Eine Ausgabenmanagement-Software erleichtert diesen Prozess auch dahingehend, dass sie oft auf eine speziell trainierte künstliche Intelligenz zurückgreift, wodurch der Aufwand beim Verwalten von variablen Kosten weiter reduziert wird.
Ausgabenmanagement: Vorteile einer Software
Ein gut strukturierter, digitaler Prozess für die Verwaltung von Ausgaben ist in jedem Unternehmen wichtig. Der Einsatz einer eigens dafür entwickelten Spend-Management Software hat einige Vorteile:
Erhöhte Effizienz
Prozesse können in einer Software automatisch gestartet und einzelne Arbeitsschritte mit einem Klick an die verantwortlichen Personen weitergegeben werden.
Zeitersparnis dank smarter Automatisierungen
Arbeitsintensive Aufgaben können von einer Software übernommen und automatisiert werden, wodurch auch die Fehlerquote gesenkt wird.
Transparente Kostenübersicht
Die Einführung von Finanz-Workflows bieten eine lückenlose Verfolgung aller Ausgaben und Stellen, an welchen Kosten anfallen können schnell identifiziert werden.
Verbesserte Zusammenarbeit im Team
Eine Software bietet erweiterte Möglichkeiten, dass verschiedene Abteilungen miteinander kommunizieren können: Eine Software, die von allen benutzt wird, vereinheitlicht die Art der internen Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team wird verbessert.
Entlastung der Mitarbeiter
Eine Software übernimmt oft unbeliebte Aufgaben, die ansonsten von Mitarbeitern erledigt werden müssen oder bietet Unterstützung bei langwierigen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Spesenabrechnung.
Senkung der der allgemeinen Kosten
Kosten wie Mahnspesen, wie aufgrund von übersehenen Rechnungen entstehen, können mithilfe einer Spend-Management Software reduziert werden. Eine gute Software bietet Ihnen eine Offene-Posten-Liste oder ähnliches, damit Sie Rechnungen fristgerecht bezahlen.
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Was sollte eine Ausgabemanagement-Software können?
Wenn es um Ausgabenmanagement geht, ist nicht jede Software gleich. Unabhängig davon, ob Sie ein Einzelunternehmen sind, zu den KMU’s zählen oder stetig wachsen: die folgenden Aspekte sollte eine Ausgabenmanagement-Software jedenfalls können.
Ausgabenverfolgung in Echtzeit
Im Normalfall möchten Sie nicht bis zum Ende des Monats warten, um herauszufinden, wie viel Sie ausgegeben haben. Achten Sie bei einer Ausgabenmanagement-Software darauf, dass Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen können und die Software automatisch Transaktionen und Belege zuordnen kann. Nur so bekommen Sie und Ihr Team einen zuverlässigen Überblick über die Ausgaben.
Übersichtliches Dashboard
Wenn Sie Ihre Ausgabenanalyse nicht mit einem Blick auf das Dashboard durchführen können, nutzen Sie die falsche Software. Eine gute Software für das Spend-Management stellt Ausgaben, Einnahmen aber auch Rechnungsfreigaben und Liquiditätskennzahlen übersichtlich und ansprechend dar, sodass Ihr Finanz-Team immer die Kontrolle behält.
Effiziente Zahlungsabwicklung im System
Jede Ausgabenmanagement-Software sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, Ihr Bankkonto anzubinden. Denn so können Sie schnell und unkompliziert offene Rechnungen bezahlen, ohne zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln zu müssen.
Individuelle Freigaberechte
Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugang zu denselben Daten, das ist auch rechtlich ein wichtiger Aspekt. Ein Spend-Management-Software sollte Ihnen die Möglichkeit geben, jedem Mitarbeiter bestimmte Rechte und Rollen zuweisen können. Dadurch können Sie festlegen, welcher Mitarbeiter welche Daten einsehen kann.
Digitalisierung von Belegen
Unternehmen verbringen viel Zeit mit der Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten, wie Rechnungen oder Belege. Eine gute Softwarelösung unterstützt Sie dabei, diese Dokumente schnell und bequem zu erfassen und auch GoBD-konform zu speichern.
Automatisierungsmöglichkeiten
Der größte Nachteil der herkömmlichen, nicht software-basierten Ausgabenverwaltung ist, dass sie sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb ist es wichtig, dass eine Ausgabenmanagement-Software Ihnen effiziente Automatisierungsmöglichkeiten bietet, damit Sie auch dementsprechend mehr Zeit sparen – und sich auf andere Dinge konzentrieren können.
Ein Feature für die Spesenabrechnung
Die Spesenabrechnung ist besonders für Ihre Mitarbeiter relevant: Wenn Sie schon eine Software für Ihr Ausgabenmanagement nutzen, sollten Sie auch darauf achten, dass diese Ihnen ein Feature für die Spesenabrechnung anbietet. Dadurch haben Sie nicht nur zufriedenere Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, sondern auch Ihr Finanz-Team kann die Spesenabrechnung für die Mitarbeiter schneller abwickeln.
Welche Spend-Management Software passt zu Ihnen?
Jetzt wissen Sie, welche Features eine Ausgabenmanagement-Lösung haben sollte, aber welches Tool am besten zu Ihrem Unternehmen passt ist eine sehr individuelle Entscheidung.
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie sich die jeweiligen Features der einzelnen Programme genau anschauen.
Die richtige Spend-Management-Software: 5 Tipps
Die folgenden Tipps sollen Ihnen die Entscheidung für die richtige Spend-Management-Software erleichtern:
1. One-Size-Fits-All Lösungen gibt es nicht
Eine Spend-Management-Software muss auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern, muss sich auf die Software verändern und anpassen. Glauben Sie nicht, dass eine One-Size-Fits-All-Lösung ein guter Kompromiss ist.
2. Achten Sie auf passende Features
Jede Software hat ihre Vor- und Nachteile. Sollte Ihnen eine Software gut gefallen, aber es fehlen Ihnen bestimmte Punkte, kann es sein, dass es Features gibt, die genau diese Anforderungen erfüllen. Aber Achtung: Es ist möglich, dass Sie dadurch wesentlich mehr für die Software bezahlen!
3. Überlegen Sie sich, was Sie wirklich brauchen
Überlegen Sie sich im Vorhinein, welche konkreten Anforderungen Sie an die Software haben. Was brauchen Sie wirklich und was ist, gemessen an der Größe Ihres Unternehmens, vielleicht doch nicht unbedingt notwendig?
4. Testen Sie die Software
Oft haben Sie die Möglichkeit, die Software für einen bestimmten Zeitraum zu testen. Nutzen Sie dieses Angebot, denn nur so können Sie herausfinden, ob die Software tatsächlich das hält, was sie verspricht.
5. Lesen Sie Rezensionen
Informieren Sie sich über Erfahrungen, die andere bereits mit der Software gemacht haben. Success-Stories sind meist ehrliche Erfahrungsberichte, die Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen können.
Fazit: Informieren Sie sich, was Sie benötigen und dann entscheiden Sie!
Bei der Auswahl einer Spend-Management-Lösung ist es hilfreich, wenn Sie bereits wissen, was Sie von der Software erwarten.
Wenn Sie Freiberufler oder Inhaber eines kleinen Unternehmens sind, werden Sie etwas suchen, das einfach und leicht zu bedienen ist. Wenn Sie zu den KMU’s zählen und vielleicht ein stetig wachsendes Unternehmen sind, werden Sie wahrscheinlich eine etwas umfassendere Lösung suchen, die flexibel genug ist, sich an Ihre Anforderungen anzupassen. Oder die vielleicht noch mehr Features wie eine smarte Buchhaltung bietet und nicht nur für Ausgabenmanagement verwendet werden kann.
Wie auch immer Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass Sie eine gute und verlässliche Software für das Tracken Ihrer Ausgaben verwenden. Sie werden sich dadurch nicht nur viel Zeit und Mühe sparen, sondern auch ein höheres Maß an Gewissheit darüber haben, wohin Ihre Mittel fließen.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
