Eine Aufbewahrungspflicht in Deutschland gibt es für Geschäftsunterlagen. Wir klären auf, wer in Deutschland von der Aufbewahrungsfrist betroffen ist und wie lange sie gilt. Außerdem erfahren Sie, welche Konsequenzen folgen, wenn gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen wird.
Was versteht man unter der Aufbewahrungspflicht in Deutschland?
Die Aufbewahrungspflicht in Deutschland ist eine sogenannte Rechtspflicht. Das bedeutet, dass Sie dazu verpflichtet sind, bestimmte Geschäftsunterlagen geordnet aufzubewahren. Das sind meist Unterlagen zu bereits abgeschlossenen Geschäftsvorfällen, die einem handels- oder steuerrechtlichen Zweck dienen. Das Aufbewahren dieser Unterlagen ist wichtig, damit Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können.
Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen: Wer ist betroffen?
Grundsätzlich gilt, dass jeder Gewerbetreibende seine geschäftlichen Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren muss. Dabei unterscheidet man verschiedene Fristen in Deutschland, meist 6 oder 10 Jahre.
Aber wer genau ist nun von der Aufbewahrungspflicht in Deutschland betroffen? Die Aufbewahrungspflicht ist eine steuerliche und handelsrechtliche Pflicht. Das heißt, jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht Bücher führen muss, der muss diese Aufzeichnungen auch aufbewahren. Für diese Personen gilt die Aufbewahrungspflicht. Die handelsrechtliche Aufbewahrungsflicht in Deutschland ist im § 257 i. V. m. § 238 HGB festgehalten. Dieser Paragraph sagt aus, dass jeder Kaufmann seine Handelsgeschäfte und die finanzielle Lage ersichtlich machen muss und die dementsprechenden Unterlagen geordnet aufzubewahren hat.
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Welche Geschäftsunterlagen müssen Sie aufbewahren?
Im Grunde müssen Sie, als Kaufmann, zwei Arten von Unterlagen aufbewahren. Einerseits steuerrelevante, andererseits handelsrechtliche Geschäftsunterlagen. Dazu zählen zum Beispiel folgende Dokumente:
- Handelsbücher, die für steuerrechtliche Zwecke geführt werden
- Alle Dokumente die den Jahresabschluss betreffen
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
Als Richtwert könnte man sagen: Jedes Dokument, das Sie für die Buchhaltung benötigen, sollten Sie im Zweifelsfall 10 Jahre aufbewahren. Für andere Dokumente, die nicht direkt in der Buchhaltung benötigt werden, gilt meist eine Frist von 6 Jahren – zumindest in Deutschland. (In Österreich gelten geringfügig abweichende Aufbewahrungsfristen.)
6 oder 10 Jahre? Aufbewahrungsfristen in Deutschland von Geschäftsunterlagen
Die Aufbewahrungsfrist in Deutschland für Geschäftsleute beträgt entweder 6 oder 10 Jahre – je nachdem, um welche Dokumente es sich handelt.
6 Jahre Aufbewahrungszeit
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie zum Beispiel:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Buchführungsprogramm
- Mahnungen
10 Jahre Aufbewahrungszeit
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
- Bankunterlagen und Kontoauszüge
- Fahrtenbücher
- Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
Wie müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Im Grunde können Sie alle Dokumente, die in der Buchhaltung eines Unternehmens relevant sind, digital aufbewahren. Einige wenige Ausnahmen gibt es dabei allerdings: Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen und etwaige Zolldokumente müssen im Original vorliegen.
Wenn Sie Ihre Belege digital archivieren, was einige Vorteile bringt, müssen Sie sich an die GoBD halten. Das bedeutet, Sie müssen im ersten Schritt Ihre Dokumente richtig digitalisieren und dann rechtskonform archivieren. Alle Details für eine GoBD-konforme Archivierung finden Sie in einem aktuellen Beitrag.
Aussetzung der Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht in Deutschland gilt unter der Prämisse, dass alle Steuerbescheide des betreffenden Zeitraumes vom Finanzamt auch bestandskräftig sind. Das bedeutet gemäß § 165 AO: Ein vorläufiger Steuerbescheid ist dann bestandskräftig, wenn er für endgültig erklärt wird. Bis dahin müssen Sie die Dokumente aufbewahren – auch wenn dann die 10 Jahre bereits überschritten wurden.
Was passiert bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht in Deutschland?
Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht in Deutschland liegt dann vor, wenn Kaufleute aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der Frist beiseiteschaffen, verheimlichen, zerstören oder beschädigen. Denn daraus resultiert in den meisten Fällen eine erschwerte Übersicht über die Vermögensgegenstände im Unternehmen. Somit verstößt man dadurch nicht nur gegen die Aufbewahrungspflicht, sondern auch gegen die Buchführungspflicht. Welche Konsequenzen können aus einem solchen Verhalten resultieren? Unter anderem beruft sich das Finanzamt auf das Strafgesetzbuch oder auf die Abgabenordnung. Dort sind auch die verschiedenen Pflichten verankert.
Das Finanzamt geht bei einem Verstoß meist wie folgt vor:
- Im ersten Schritt werden die Vermögensgegenstände, also Gewinn & Umsatz, mithilfe eines Branchenvergleichswertes geschätzt. Dies tritt dann ein, wenn die Besteuerungsgrundlage nicht ermittelt werden kann, da die Bücher unvollständig sind.
Je nachdem, wie schwerwiegend der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht in Deutschland ist, kann es auch bis vor Gericht gehen. Im schlimmsten Fall drohen hohe Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen.
Diese Unterlagen können Sie 2022 vernichten
Mit Ablauf des vergangenen Kalenderjahres können einige Unterlagen in Ihrem Unternehmen vernichtet werden. Wenn Sie noch nicht eine online Buchhaltung mit GoBD-konformer Archivierung nutzen, ist das Vernichten der Dokumente wichtig: Das schafft neuen Platz und mehr Übersicht.
Wenn Sie also beispielsweise im Jahr 2011 die letzten Buchungen für das Kalenderjahr 2010 erledigt und den Jahresabschluss erstellt haben, beginnt auch die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen im Jahr 2011. Anders gesagt: Sie können im Jahr 2021 die Unterlagen für das Jahr 2010 (und früher) vernichten. Außer natürlich, das Finanzamt kündigt schriftlich eine Außenprüfung an.
Einfache Aufbewahrung mithilfe einer Buchhaltungssoftware
Sparen Sie sich die Zeit, Ihre Unterlagen händisch zu vernichten und steigen Sie um auf eine digitale Buchhaltung. Damit brauchen Sie keinen Platz für Dokumente & Co., und können außerdem mithilfe einer Volltextsuche all Ihre Daten einfach und unkompliziert durchsuchen. Das ist auch im Falle einer Prüfung praktisch.
Eine Buchhaltungssoftware unterstützt Sie darüber hinaus auch über das Jahr hinweg dabei, Ihre Bücher ordentlich und zeitsparend zu führen. Ein intelligentes Belegmanagement sowie digitale Rechnungsfreigaben erleichtern Ihren Arbeitsalltag enorm. Wenn Sie eine digitale Buchhaltung für Ihr Unternehmen umsetzen wollen, erweitert sich aber auch die rechtliche Grundlage. Denn dann müssen Sie die GoBD beachten. Wir haben für Sie alle wichtigen Informationen zu einer GoBD-konformen Buchhaltung erstellt.
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Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
