Audit Trail Definition
Der Begriff Audit Trail kommt vom Lateinischen “audire”, was “hören” bedeutet. Ein Audit Trail dient in der Praxis zur Qualitätssicherung in verschiedenen Bereichen. Früher wurde der Begriff vor allem im Bereich der Finanztransaktion verwendet. Ziel war es, alle Schritte einer solchen Transaktion nachvollziehbar und transparent zu machen. Heute, im digitalen Zeitalter, dient ein Audit Trail vor allem zur Verfolgung und Dokumentation von digitalen Prozessen in Unternehmen. Dabei muss es sich heutzutage nicht mehr allein um Finanztransaktionen handeln.
Ein Audit Trail dient also in erster Linie dazu, Änderungen an bestimmten Prozessen lückenlos zu dokumentieren und zu überwachen. Dadurch werden diese Prozesse kontrollierbar, verständlich und nachvollziehbar.
Audit Trail in der Buchhaltung
Ein Audit Trail in der Buchhaltung dokumentiert alle Schritte, die mit einer Transaktion verbunden sind. Meist handelt es sich dabei um Eingangsrechnungen, die digital oder auch auf Papier ins Unternehmen gelangen. Aufgrund der heutigen Standards sind Audit Trails in der Buchhaltung meist digital – um dadurch auch eine GoBD-Konformität in der Buchhaltung gewährleisten zu können.
Konkret bedeutet das, dass ein Audit Trail in der Buchhaltung nachvollziehbar macht, was mit den Belegen passiert. Sowohl intern als auch für externe Personen. Das ist vor allem im Zuge einer Unternehmensprüfung besonders wichtig.
Ein Audit Trail in der Buchhaltung dokumentiert, wer wann etwas mit dem Beleg oder der Rechnung gemacht hat, von wem sie wann bezahlt und wo sie abgelegt wurde. Diese Dokumentation muss für jeden Beleg erstellt werden, wenn Sie GoBD-konform arbeiten wollen. Je nachdem welches Programm Sie für Ihren Audit Trail nutzen, wird dieser auch anders exportiert. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen genutzte Software einen übersichtlichen Export ermöglicht.
Was soll ein Audit Trail enthalten?
Ein Audit Trail soll folgende Informationen enthalten: Wer hat wann was weshalb getan. Nur so kann man lückenlos nachvollziehen, wie Prozesse in Unternehmen ablaufen.
Oft werden diese Informationen vom System selbst erzeugt, manchmal müssen sie aber auch händisch eingegeben werden. Wichtig dabei ist, dass das System diese Informationen chronologisch und genau aufzeichnet.
Vorteile eines Audit Trails in der Buchhaltung
Wenn Sie Ihre Buchhaltung bereits digitalisiert haben, sollten Sie jedenfalls GoBD-konform arbeiten. Dazu gehört auch die revisionssichere Archivierung der digitalen Belege. lückenlose Nachvollziehbarkeit und Transparenz sind im Falle einer Prüfung essentiell. Ein Audit Trail sorgt für die nötige Dokumentation, die von den GoBD und von den Prüfern verlangt wird. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Vorteile, welche ein Audit Trail in der Buchhaltung mit sich bringt, vor allem wenn er in einer Buchhaltungssoftware integriert ist:
- digitale Freigaben
Wenn Sie ein Programm nutzen, das Ihnen digitale Rechnungsworkflows ermöglicht, können Sie Belege mit einem Klick freigeben. Das wird dann im Audit-Trail dokumentiert. Die digitale Freigabe ist somit nicht nur GoBD-konform, sondern auch effizient und transparent.
- mehrstufige Freigabeschritte
Ein digitaler Audit Trail kann auch mehrstufige Freigabeschritte dokumentieren. Somit stellen Sie sicher, dass Ihre Belege einer formellen und sachlichen Prüfung unterzogen werden können, ohne dass Sie den Überblick verlieren.
- Überblick & Kontrolle
Ein Audit Trail in der Buchhaltung ist immer auf dem aktuellen Stand betreffend den Status einer Rechnung. Somit wissen auch Sie jederzeit, in welchem Stadium sich eine Rechnung gerade befindet, welche noch offen sind oder welche überhaupt erst geprüft und freigegeben werden müssen. Sie behalten die Kontrolle & die Übersicht über alle Belege in Ihrem Unternehmen.
- effiziente Zusammenarbeit im Team
Ein digitaler Audit Trail, der alle Änderungen an einem Beleg dokumentiert verbessert natürlich auch die Zusammenarbeit im Team. Jeder Mitarbeiter, der die Rechte dafür besitzt, kann einen Kommentar hinterlassen oder Änderungen vornehmen.
- schneller Export
Sie können die Verfahrensdokumentation mit allen Team-Kommentaren exportieren, ausdrucken oder versenden. Eine gute Buchhaltungssoftware exportiert den Audit Trail übersichtlich, damit auch im Falle einer Prüfung sofort erkennbar ist, was wann am Beleg geändert worden ist.
Warum ein guter Audit Trail in der Buchhaltung wichtig ist
Ein gut funktionierender Audit Trail in der Buchhaltung ist wichtig, um die Herausforderungen im Unternehmensalltag meistern zu können. In der digitalen Buchhaltung sind Audit Trails nicht nur gesetzlich wichtig, um GoBD-konform arbeiten zu können, sondern auch, um den Überblick und die Kontrolle über die Belge im Unternehmen nicht zu verlieren. Grundsätzlich unterstützt ein guter Audit Trail in der Buchhaltung auch das interne Kontrollsystem eines Unternehmens. Das wiederum sorgt für einen optimalen Ablauf der Unternehmensprozesse.
Gerade wenn eine Unternehmensprüfung ansteht, wird ersichtlich, wie wichtig Audit Trails in der Buchhaltung sind. Ein Prüfer muss zu jederzeit nachvollziehen können, wie das Unternehmen mit Belegen und Rechnungen umgeht. Außerdem müssen Sie nachweisen können, dass Sie in Ihrem Unternehmen klare Finanzprozesse haben. Das ist wichtig, damit Sie etwa dem Finanzamt beweisen können, dass Sie keine Scheinrechnungen oder Ähnliches ausstellen. Ein Audit Trail ermöglicht die dafür nötige Transparenz.
Darüber hinaus können Audit Trails auch vom Management genutzt werden, um einen Einblick in die Geschäftsaktivitäten zu bekommen und dadurch bessere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Audit Trail in Praxis
Die Buchhaltungssoftware domonda bietet Ihnen neben einem intelligenten Belegmanagement und einer effizienten Zahlungsabwicklung auch einen benutzerfreundlichen Audit Trail.
Dass Übersichtlichkeit, Transparenz und Kontrolle gerade in der digitalen Buchhaltung besonders wichtig sind, ist offensichtlich. Deshalb ist auch der Audit Trail in domonda übersichtlich und kann als PDF-Anhang zu jedem Beleg exportiert werden.
In der App sehen Sie zudem einen Aktivitäten-Feed, welcher alle Nutzeraktionen, Freigaben und die gesamte Kommunikation von jedem Beleg nachvollziehbar festhält.
domonda unterstützt Sie dabei, Ihre digitale Buchhaltung nach den GoBD-Richtlinien zu gestalten. Dabei sparen Sie nicht nur Zeit & Geld, sondern Sie können auch sicher sein, dass Sie eine einwandfreie, vorbereitende Buchhaltung bekommen.
Haben Sie noch Fragen? Dann vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit unseren Experten. Oder Sie testen domonda, gleich jetzt – kostenlos & unverbindlich.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
