Was genau man unter einer XRechnung versteht und vor allem wen sie betrifft erfahren Sie im folgenden Beitrag. Darüber hinaus haben wir für Sie herausgefunden, wie und unter welchem Namen die XRechnung in Österreich umgesetzt wird, haben wir für Sie zusammengestellt. Außerdem erklären wir den Unterschied zwischen einer XRechnung und einer normalen e-Rechnung – und wie Sie Ihre Rechnungen am besten selbst digitalisieren können!
XRechnung als EU-weiter Standard
Seit dem 27.11.2020 ist es fix: Die XRechnung wird in Deutschland Pflicht. Das bedeutet, dass in Deutschland alle Auftraggeber öffentlicher Institutionen verpflichtend eine standardisierte Formatvorlage für elektronische Rechnungen verwenden müssen. Sie müssen demnach die sogenannte XRechnung erstellen.
Die Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung entwickelte sich in den einzelnen Mitgliedsstaaten der EU äußerst unterschiedlich. Das führte vor allem bei grenzüberschreitendem Handel zu erhöhter Komplexität der Rechnungslegung und auch zu Mehrkosten, vor allem im Bereich öffentlicher Aufträge.
Darum ist die XRechnung wichtig
Deshalb hat das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union bereits 2014 eine EU-Richtlinie verabschiedet. Diese regelt die Formalien für elektronische Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Somit müssen Sie, sobald Sie öffentliche Aufträge annehmen auch eine XRechnung erstellen können.
Das Ziel dieser EU-Richtlinie ist es, eine einheitliche Norm für elektronische Rechnungen zu finden, um die Rechnungsstellung innerhalb der EU zu vereinfachen und zu standardisieren. Diese Norm für elektronische Rechnungen wurde im Jahr 2017 veröffentlicht.
Ab diesem Zeitpunkt hatten öffentliche Auftraggeber innerhalb der EU 30 Monate Zeit, sich an dieses Format anzupassen. Das bedeutet, sie müssen in der Lage sein, solche elektronischen Rechnungen sowohl senden als auch empfangen zu können. Aber was genau ist die „XRechnung“ und was ist der Unterschied zu einer normalen e-Rechnung?
Was ist eine XRechnung?
Zuerst sollte erwähnt werden, dass die Normvorgabe der EU nur die Basis regelt – spezielle Anforderungen können individuell von den einzelnen Mitgliedsstaaten selbst definiert werden. Diese werden CIUS (Core Invoice Usage Specifitcations) genannt. So hat sowohl Deutschland als auch Österreich, dort CIUS-AT-NAT genannt, eigene Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung gemäß dem EU-Format erstellt.
Komponenten einer XRechnung
Aus welchen Komponenten setzt sich die XRechnung in Deutschland zusammen? Wir haben für Sie einen kleinen Auszug erstellt:
- Die Grundlage bilden offene Standards, die für alle frei zugänglich und unentgeltlich nutzbar sind
- Die verwendete Technologie ist sicher und nachhaltig
- Der Rechnungs-Workflow kann automatisiert werden, sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmer-Seite.
Besonders der letzte Punkt birgt einige Vorteile für Unternehmen: Wenn Sie Ihre EU-konforme Rechnungslegung mit einer smarten Buchhaltungssoftware kombinieren, können Rechnungsfreigaben digital eingeholt werden. Dadurch beschleunigen Sie die Durchlaufzeit von Belegen deutlich. Eine digitale Belegerfassung kann auch XRechnungen auslesen und vorkontieren. Damit wird nicht nur die Rechnungslegung vereinfacht, sondern auch teure Zeit des Buchhalters gespart!
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Ist XRechnung eine e-Rechnung?
Jetzt kann man argumentieren, dass auch die meisten elektronischen Rechnungsformate, die sich bis dato durchgesetzt haben, die bereits erwähnten Punkte ebenfalls erfüllen. Also worin liegt der Unterschied von einer XRechnung zu einer normalen elektronischen Rechnung Deutschland?
Unterschied: e-Rechnung und XRechnung
Oft spricht man von eingescannten Rechnungen oder PDFs als „e-Rechnung“. Das stimmt aber genau genommen nicht wirklich, zumindest laut der Norm für die elektronische Rechnung auf europäischer Ebene (EN 16931-1:2017 und CEN/TS 16931-2:2017). Denn diese definiert elektronische Rechnungen insofern, dass mit einer e-Rechnung immer auch eine Automatisierung möglich sein muss. Auch die Wirtschaftskammer Österreich sieht hier einen Unterschied. Einfach per E-Mail versendete Rechnungen und „echte“ e-Rechnungen sind nicht dasselbe: Denn letztere bieten dank einem „standardisierten elektronischen Format, wie z.B. EDI/EDIFACT, XML, UBL etc. weit mehr Möglichkeiten der automatischen Weiterverarbeitung“.
Was bedeutet EU-weiter Standard?
Manche elektronischen Rechnungsformate bieten aber genau eine solche Automatisierungsfunktion an. Inwiefern unterscheiden diese sich also von dem neuen EU-weiten Standard?
Es ist eigentlich ganz simpel: Der Gesetzgeber steht hinter dem Format und erfahrungsgemäß bedeutet das, dass aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe auch die Umsetzung für Unternehmen vorteilhaft ist – auch wenn man nicht mit öffentlichen Institutionen vertraglich in Beziehung steht.
Sie können Ihre Rechnungen auch noch im Nachhinein digitalisieren, damit Sie die Automatisierung von Rechnungs-Workflows nutzen können. Damit fällt auch ein Umstieg in die digitale Buchhaltung leichter.
Aber wen betrifft denn nun dieses verpflichtende Format der XRechnung genau?
Umstellung auf XRechnung in der Praxis
In der Praxis können Sie auf verschiedenen Wegen eine XRechnung erstellen. Natürlich gibt es allerlei Tools und eigene Programme, die auf diesen Aspekt spezialisiert sind.
Unser Praxistipp: Setzen Sie auf ein Produkt, das Ihnen mehr bietet, als nur die Erstellung einer XRechnung. In der digitalen Finanzabteilung von domonda können Sie auch einfach und schnell XRechnungen erstellen, darüber hinaus können Sie problemlos noch Ihre Finanzprozesse digitalisieren und automatisieren.
Wenn Sie nun in der Praxis die XRechnung einführen wollen, sollten Sie auf folgende Punkte achten:
- Analyse Ihrer Prozesse
Wie erfolgte Ihre Rechnungsstellung bisher? Welche Tools verwenden Sie dafür? Welche Kunden akzeptieren bereits XRechnungen? - Ziel der Umstellung
Welche konkreten Ziele verfolgen Sie mit der Umstellung auf XRechnung? Können Sie Synergieeffekte erzielen mit der Digitalisierung weiterer Finanzprozesse? - Einbindung der Mitarbeiter
Vergessen Sie Ihre Mitarbeiter nicht: Eine Umstellung auf XRechnung kann auch einzelne Mitarbeiter und deren Arbeitsweise betreffen. Wie und wann informieren Sie Ihre Mitarbeiter? - Angebote einholen
Wenn Sie auf die XRechnung in der Praxis umsteigen, müssen Sie sich nach einer passenden Software-Lösung umsehen. Der Markt ist groß und die Auswahl schier unendlich. Fragen Sie sich: Was muss die Software können? Ist sie für das Unternehmen geeignet?
Wen betrifft die XRechnung?
Die Norm der EU für e-Rechnungen betrifft, unabhängig von den jeweiligen Staaten, in erster Linie Behörden oder öffentliche Einrichtungen. Indirekt bedeutet das aber auch, dass all jene, die als Rechnungsempfänger oder Rechnungssteller mit öffentlichen Institutionen in Deutschland agieren, ebenfalls in der Lage sein müssen, XRechnungen generieren und empfangen zu können. – dies bedeutet auch eine eindeutige Adressierung mittels einer Leitweg-ID.
Auch in Österreich nützt man die standardisierte Rechnungsstellung (genannt ebInterface) vor allem seitens der öffentlichen Verwaltung (Bund & Länder). Aber auch Unternehmen, die wenig bis gar nicht mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten, können das standardisierte Format benutzen.
Gute Buchhaltungsprogramme unterstützen Unternehmen auch bei der Umstellung auf das neue Format. Denn dort werden oft passende Schnittstellen für XRechnung oder ebInterface angeboten. Dadurch werden die e-Rechnungen im Unternehmen vereinheitlicht und gleichzeitig Kosten & Zeit gespart.
XRechnung erstellen: Wie funktioniert es?
Eine XRechnung ist im Grunde eine mit XML codierte Rechnung, weshalb es auch keine Vorlagen für Excel oder Word gibt. Deshalb kann man eine XRechnung nicht einfach selbst erstellen, außer man verfügt über XML-Kenntnisse.
Deshalb greifen die meisten Unternehmen auf externe Software-Lösungen zurück, um sich nicht in die Untiefen der XML-Kodierung einarbeiten zu müssen.
Wenn Sie jetzt der Meinung sind, dass es besser ist, gleich die gesamte Buchhaltung zu digitalisieren, um einheitliche, digitale Rechnungen erstellen zu können, dann lassen Sie sich kostenlos von unseren Experten beraten. Das richtige Buchhaltungsprogramm für Ihr Unternehmen sollte nicht vorschnell ausgewählt werden: In unserem großen Buchhaltungssoftware Anbietervergleich können Sie sich über die verschiedenen Vor- und Nachteile der einzelnen Programme informieren und sich überlegen, welche Lösung die Beste für Ihr Unternehmen darstellt und sich selbst überzeugen.
Denn wer weiß, vielleicht wird irgendwann die elektronische Rechnung Pflicht?
XRechnung erstellen: Beispiele
Um eine Rechnung zu erstellen, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Einige Software-Lösungen bieten eine Funktion zum Erstellen von XRechnungen an. Aber Achtung: Das kann manchmal teuer werden!
Achten Sie darauf, dass die Software auch andere Features anbietet, die über das reine Erstellen von XRechnungen hinausgehen.
Software-Lösungen sollten außerdem andere Formate unterstützen, wie ZUGFeRD. Dabei handelt es sich um ein branchenübergreifendes Dateiformat, das alle Anforderungen der XRechnung erfüllt. Es wurde gemeinsam mit dem Bund in Deutschland sowie Vertretern der Wirtschaft entwickelt, um einen schnellen und einfachen Austausch von elektronischen Rechnungen zu schaffen.
XRechnung in Österreich: ebInterface oder AustroFIX
In Deutschland gilt die XRechnung als standardisierte Formvorlage der e Rechnung Deutschland mit staatsspezifischen Zusätzen, in Österreich arbeitet man mit ebInterface oder AustroFIX als Format für die elektronische Rechnung Österreich. Grundsätzlich basieren beide Formate auf XML (Extensible Markup Language) und ermöglichen die vollautomatische Rechnungserstellung bzw. den vollautomatischen Rechnungseingang („strukturierte E-Rechnung“). Der Unterschied von AustroFIX zu ebInterface ist kein großer, dabei handelt es sich vorrangig um funktionale Unterscheidungen, aber keine, die die EU-Standards betreffen. Deshalb gelten in Österreich grundsätzlich beide Formate.
XRechnung erstellen in domonda
XRechnungen erstellen kann lange dauern, teuer sein und viele Nerven kosten. Vor allem, wenn man dafür eine eigene Software benötigt, die keinen anderen Zweck erfüllt als XRechnungen zu erstellen.
Mit domonda ist damit Schluss. Denn domonda ist die digitale Finanzabteilung für KMU’s und Start-Ups: neben der Digitalisierung der Finanzprozesse sowie smarten Automatisierungen können Sie jetzt in domonda ohne viel Zeitaufwand professionelle Rechnungen und XRechnungen erstellen.
Besonders praktisch: domonda ermöglicht es Ihnen, Rechnungen welche Sie in Ihrem ERP-System erstellt haben, in eine X-Rechnung umzuwandeln.
Entscheiden Sie sich mit domonda für eine zukunftssichere Lösung – erstellen Sie nicht nur passende Rechnungen, sondern digitalisieren Sie Ihre Finanzabteilung. So unterstützen Sie Ihre Buchhaltung genauso wie das Controlling oder Ihre Mitarbeiter bei der Spesenabrechnung. Finanzen waren noch nie so einfach wie mit domonda!
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Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
