Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in elektronischer Form (kurz: GoBD) wurden mit dem 14.11.2014 vom Bundesministerium für Finanzen in Deutschland eingeführt: Seit Jänner 2015 ist die GoBD-Verordnung gültig, mit 2020 kamen einige Neuerungen dazu. Eine GoBD-konforme Buchhaltung ist demgemäß wichtig für Unternehmen.
Die GoBD-Richtlinien stellen KMU’s und Selbstständige vor ganz neue Herausforderungen. Was die GoBD-Richtlinien aussagen, wen genau sie betreffen und wie Sie die Richtlinien einfach und ohne Kopfschmerzen umsetzen können, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Was bedeutet GoBD?
Ausgesprochen steht GoBD für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Darin wurde vom BMF Deutschland geregelt, wie mit elektronischen Daten, vor allem Belegen, in Unternehmen umgegangen werden muss. Dazu zählt zum Beispiel, wie lange und in welchem Ausmaß Unterlagen aufbewahrt und archiviert werden müssen.
Die Richtlinien zählen klarerweise nur für eine IT-gestützte Buchhaltung. Um als solche zu gelten, reicht aber bereits eine Rechnung, die per Mail eingegangen ist – also im heutigen Zeitalter trifft das vermutlich auf so ziemlich jedes Unternehmen zu. Microsoft Word oder Excel reichen für eine GoBD-konforme Buchhaltung dabei schon lange nicht mehr aus. Mittlerweile gibt es eigene Buchhaltungsprogramme, die auf die GoBD-Richtlinien angepasst sind und dementsprechend arbeiten.
GoBD im Überblick
Der Sinn der GoBD liegt darin, dass eine übersichtliche und rechtlich einwandfreie Buchführung gewährleistet wird. Steuerberater, aber vor allem auch Finanz- und Steuerprüfer müssen in der Lage sein, sich schnell einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens machen zu können. Dabei spielt der Aspekt der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit eine große Rolle, der auch zentral in den GoBD-Richtlinien behandelt wird.
Inhalt der GoBD: Das sind die Richtlinien
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung vieler betrieblicher Bereiche, müssen auch die gesetzlichen Normen neu formuliert und angepasst werden. Vor allem im Bereich der Buchhaltung sind solche Richtlinien für den Staat wichtig, um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung auch im digitalen Bereich gewährleisten zu können.
Dies erledigen die GoBD, indem sie den Groß-Unternehmen, KMU’s und Selbstständigen vorgeben, wie Belege und Unterlagen digital erfasst und archiviert werden müssen.
Konkret betreffen die für Unternehmen verbindlichen Vorschriften folgende Bereiche:
- Belegwesen
- Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
- interne Kontrollen bzw. Verfahrensdokumentation
- Datensicherheit und Unveränderbarkeit bzw. Protokollierung von Änderungen an Dokumenten
- GoBD-konforme Archivierung
- maschinelle Auswertbarkeit von Unterlagen
Für wen gelten die GoBD-Richtlinien?
Die GoBD gelten für all jene, die Geschäfte machen: Also für alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler in Deutschland.
Neuerungen ab 2020
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung müssen auch die GoBD regelmäßig angepasst und erweitert werden. Deshalb ist mit dem 01.01.2020 eine Neufassung der GoBD in Kraft getreten. Diese beinhaltet im Wesentlichen Verbesserungen in folgenden Punkten:
- mobiles Scannen
Das mobile Scannen von Dokumenten ist von nun an gleichgestellt mit stationärem Scannen. Der entscheidende Vorteil: Sie können Belege auch unterwegs, also jederzeit und ortsungebunden, scannen. Das wirkt sich auch positiv auf Ihre Spesenabrechnung aus: Geschäftsessen oder Taxikosten können sofort eingescannt werden und gehen nicht auf der Reise verloren, bevor Sie sie in Ihr Buchhaltungsprogramm einlesen können.
- Bildliches Erfassen von Dokumenten im Ausland
Seit 2020 ist es laut GoBD erlaubt, mit mobilen Endgeräten Dokumente bildlich zu erfassen. Man kann also bereits während der Geschäftsreise die Erfassung durchführen und muss nicht warten, bis man sich wieder im eigenen Land befindet.
- Konvertierung wird erlaubt (in bestimmten Fällen)
Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen in ein unternehmeneigenes Format umgewandelt werden. Zur Archivierung reicht dabei die konvertierte Form, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu zählen zum Beispiel:
- Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen
- Bei der Konvertierung gehen keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren
- Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
Alle Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen, finden Sie im Detail direkt in den GoBD-Richtlinien vom Bundesfinanzministerium.
Cloud-Systeme dürfen verwendet werden
Gute Nachrichten für alle, die lieber cloud-basiert arbeiten, als gerätegebunden. Laut GoBD kommt es nicht darauf an, ob das Datenverarbeitungssystem als eigene Software betrieben, oder in einer Cloud genutzt wird. Auch Kombinationen sind möglich. Das bedeutet, cloud-basierte Systeme wie domonda dürfen laut GoBD-Richtlinien ausdrücklich verwendet werden. Diese bereiten die Buchhaltung so vor, dass Ihr Steuerberater beinahe keine Arbeit mehr hat.
Die Änderungen in den GoBD sollen für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler Erleichterungen bringen. Vor allem in Bezug auf Mobilität und Flexibilität wurde eine rechtliche Basis geschaffen, um das Digitalisieren von Rechnungen zu vereinfachen. Die aktuelle gültige Version vom BMF Deutschland finden Sie im Schreiben vom 28. November 2019.
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Warum sind die GoBD-Richtlinien so wichtig?
Werden die Anforderungen, die das Bundesfinanzministerium in Form der GoBD stellt, nicht beachtet, hat ein solches Verhalten Konsequenzen. Arbeitet man also nicht GoBD-konform, kann das dazu führen, dass das Finanzamt Nachforderungen an Ihr Unternehmen stellt, weil beispielsweise falsch archivierte Belege nicht anerkannt werden. Bedenken Sie auch, dass GoBD-Konformität nicht rückwirkend umgesetzt werden kann: Der Zeitraum, in welchem digitale Dokumente falsch aufbewahrt wurden, kann nicht mehr rückgängig gemacht und korrigiert werden. Also entscheiden Sie sich lieber früher als später für eine Software, die Sie bei einer GoBD-konformen Aufbewahrung Ihrer Belege unterstützt!
Checkliste: Das muss eine GoBD-konforme Buchhaltung können
GoBD-konform archivieren
Aufbewahrungspflichtige Belege und steuerrelevante Dokumente müssen GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet, sie müssen authentisch und vor Löschung sicher aufbewahrt werden. Deshalb muss vom Unternehmen gewährleistet werden, dass alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert werden. Hier kommen Sie zu näheren Informationen zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Deutschland und Österreich.
Änderungen protokollieren
Das System, das Sie benutzen, sollte dazu in der Lage sein, Dokumente mit vollständiger Änderungshistorie speichern zu können. Alle Änderungen und Bearbeitungen, die am Dokument vorgenommen werden, müssen nach GoBD-Vorschrift protokolliert werden. Dabei unterstützt Sie eine Verfahrensdokumentation, die alle Bearbeitungsschritte an den Dokumenten in Ihrem System mit protokolliert.
Nachprüfbarkeit und richtige Zuordnung von Geschäftsvorfällen
Laut den GoBD müssen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Außerdem gilt der Grundsatz der Vollständigkeit: Es dürfen keine Belege fehlen, die Buchhaltung muss lückenlos geführt werden. Ideal ist eine Verknüpfung der Belege mit anderen relevanten Dokumenten, aber auch eine Integration Ihres Bankkontos kann von Vorteil sein, um den Überblick zu bewahren. Ein automatischer Kontenabgleich direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware ordnet Zahlungen und Belege automatisch einander zu und so fallen fehlende Belege besonders schnell auf.
Chronologische & zeitnahe Erfassung von Buchungen
Die GoBD geben in diesem Bereich nur minimalen Spielraum: Alle Geschäftsvorfälle müssen unmittelbar nach Eingang erfasst werden – und zwar in chronologischer Reihenfolge. Belege sammeln und erst nachträglich zu digitalisieren und zu buchen ist nicht erlaubt. Es gilt nach GoBD-Richtlinien: Kassa-Eingänge und -Ausgänge müssen täglich und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen im System erfasst werden.
Volltextsuche
Eine wichtige Funktion, die in einer GoBD-konformen Buchhaltung nicht fehlen darf, ist die Möglichkeit einer Volltextsuche. Belege schnell wiederfinden zu können, ist an sich schon ein großer Vorteil. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware die eingescannten Belege per OCR auslesen kann, ist das noch besser: Das System erkennt die einzelnen Belegmerkmale, kann diese im besten Fall bereits vorkontieren und sie in entsprechende Kategorien einteilen. Dadurch haben Sie nicht nur weniger Aufwand, sondern sie minimieren auch eventuelle Fehlerquellen.
Eingeschränkte Zugriffsrechte
Datenschutz wird auch in einer GoBD-konformen Buchhaltung groß geschrieben. In Ihrer Buchhaltung muss sichergestellt sein, dass Zugriffsrechte eingeschränkt werden können und Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt sind. Ihre GoBD-konforme Buchhaltungssoftware sollte deshalb digitale Finanz Workflows anbieten, die mit individuellen Zugriffsbeschränkungen und Rechtevergaben einhergehen.
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GoBD-konforme Buchhaltungssoftware domonda
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
