Ein gepflegter Rechnungseingang bedeutet immer auch enorm viel Arbeit: man benötigt Fachpersonal, das Zeit in die Erfassung und Verarbeitung der Eingangsrechnungen steckt. Die Lösung, um Ihre Kosten an dieser Stelle einzusparen ist ein digitaler Rechnungseingang. Damit senken Sie jedoch nicht nur Ihre Kosten, sondern haben gleichzeitig auch andere Vorteile wie mehr Übersicht, höhere Transparenz und geringere Fehlerpotentiale. Wir zeigen Ihnen die 5 wichtigsten Gründe, die für einen digitalen Rechnungseingang sprechen.
1. Nie wieder Mahnspesen: effiziente Zahlungsabwicklung
In einem digitalen Rechnungseingang und mit der richtigen Software können Sie und Ihr Team die Belege automatisch auslesen. Warum sich das positiv auf Ihr Mahnwesen auswirkt?
Ganz einfach: Belege werden automatisch den Zahlungen zugeordnet. Bleibt eine Rechnung offen, werden Sie vom System darüber rechtzeitig informiert. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter immer genau wissen, was noch bezahlt werden muss und was bereits erledigt wurde.
Damit vermeiden Sie nicht nur Mahnspesen, sondern verbessern die Liquiditätsplanung in Ihrem Unternehmen: dank des digitalen Rechnungseingangs werden Zahlungen effizienter durchgeführt und machen somit auch die Liquitätsprognosen verlässlicher.
Zudem reduzieren Sie Wartezeiten auf gebuchte Posten: mithilfe des digitalen Rechnungseingangs können Sie Daten in Echtzeit übermitteln.
2. Schnelle und sichere Rechnungsprüfung
Ein digitaler Rechnungseingang ermöglicht nicht nur die Zuordnung von Zahlungen zu den Belegen sondern auch eine besonders einfache und sichere Form der Rechnungsprüfung. Mit der passenden Buchhaltungssoftware können Belege im digitalen Rechnungseingang mit nur einem Klick zur Prüfung freigegeben werden.
Der digitale Rechnungseingang erleichtert außerdem den Abgleich und die Kontrolle von Lieferscheinen und Bestellungen. Darüber hinaus bieten einige Programme auch eine smarte Duplikatserkennung an, die sicherstellt, dass Rechnung auch nur einmal im System vorkommen und nicht versehentlich öfter hochgeladen werden.
Mehr Übersicht und weniger fehlende Belege
Ein digitaler Rechnungseingang schafft für Sie und Ihr Team eine bessere Übersicht über all die Belege, die tagtäglich ins Unternehmen kommen. Im digitalen Raum können auch individuelle Freigaberechte für einzelne Mitarbeiter vergeben werden.
Diese können wieder einfach per Drag & Drop die Belege ins Filesystem hochladen. Es genügt ein Foto der Rechnung, damit man sie ins System hochladen, dort sammeln und anschließend mit Zahlungen synchronisieren kann. Somit wird die Wahrscheinlichkeit, dass Belege verloren gehen, bevor man sie mit dem Office-Scanner digitalisieren kann, drastisch reduziert. Mit der passenden Buchhaltungssoftware können Sie und Ihr Team auf ein übersichtliches Dashboard zugreifen, das Ihnen zeigt, wie der Status der einzelnen Belege ist und Ihnen außerdem eine Offene-Posten-Liste generiert.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen.
3. Erhöhte Transparenz der Finanzprozesse
Haben Sie auch manchmal das Problem, dass Sie nicht wissen, ob Rechnungen bereits freigegeben wurden? Ob der Prozess zu lange dauert und in der Zwischenzeit vielleicht sogar schon eine Mahnung ins Haus geflattert ist?
Mit einem digitalen Rechnungseingang können Sie Ihre Finanzprozesse so transparent wie nötig gestalten. Was bedeutet das konkret?
Sie können jederzeit einen Blick ins System werfen und den aktuellen Status aller Belege abrufen. Somit wissen Sie und Ihr Team jederzeit, in welchem Stadium sich eine Rechnung gerade befindet. Sollte es Fragen zu einer bestimmten Rechnung geben, ist die Antwort im Normalfall nur einen Klick entfernt.
Da alles digitalisiert abläuft, können Sie Rechnungen jederzeit zur Klärung an die betreffenden Personen weiterleiten, welche wiederum vom System informiert werden.
Sie können außerdem Rechte unterschiedlich verteilen, damit nur bestimmte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben. Auch das steht im Sinne der Transparenz und Effizienz Ihres Unternehmens.
Individuelle Workflows definieren
Ein Teil der verbesserten Transparenz machen auch von Ihnen definierte Finanz-Work-Flows aus. Diese können Sie individuell an Ihre Betriebsstruktur anpassen. Das bedeutet, dass Rechnungen einem gewissen Ablauf folgen, um bestimmte Standards zu erfüllen. Dazu zählt beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip, das Teil der Rechnungsprüfung ist und vom Staat vorgeschrieben wird.
4. Unterstützung bei Fachkräftemangel
In Zeiten wie diesen ist es oft schwierig, qualifizierte Fachkräfte für die Buchhaltung zu finden. Aktuell herrscht regelrecht ein Engpass an Fachpersonen im Bereich des Rechnungswesens – die Gründe dafür sind verschieden.
Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und somit auch einen digitalen Rechnungseingang umsetzen, können Sie diesen Engpass bis zu einem gewissen Grad umgehen.
Das bedeutet, dass Sie dort, wo Ihnen die Fachkräfte fehlen, die neueste Software unterstützen kann. Der große Vorteil ist, dass sich eine Software schnell updaten lässt, womit Sie auch bei Änderungen in den gesetzlichen Regelungen im auf dem neuesten Stand bleiben.
Außerdem lässt sich das Verarbeiten von Rechnungen in einem digitalen Rechnungseingang ganz einfach automatisieren. Sie können also die Ressourcen Ihres Fachteams für andere Zwecke nutzen und die repetitiven Aufgaben der Software überlassen.
5. Minimierung von Fehlern
Ein wichtiger Vorteil des digitalen Rechnungseingangs ist das Minimieren bzw. Vermeiden von Fehlern. Tippfehler oder ähnliches gehören somit der Vergangenheit an. Eine Software kann im Normalfall Rechnungen automatisiert auslesen, in manchen Fällen sogar bereits vorkontieren.
Sollten bestimmte Daten von der Software nicht ausgelesen werden können, bieten manche Software-Lösungen eine Vollständigkeit- und Qualitätskontrolle als ergänzende Serviceleistung an..
In Einzelfällen kann hier also internes oder externes Fachpersonal korrigierend eingreifen, meistens bedarf es aber höchstens einem schnellen Kontrollblick. Der digitale Rechnungseingang ermöglicht also die Minimierung von menschlichen Fehlerquellen, ermöglicht aber gleichzeitig auch eine höhere Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Diese müssen sich nämlich nicht mehr mit redundanten Arbeiten befassen, sondern können sich wichtigeren Aufgaben widmen.
Umsetzen eines digitalen Rechnungseingangs in Ihrem Unternehmen
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Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
