Was sind die Kreditoren?
Ein Kreditor ist ein Unternehmen oder eine Firma, die an Ihr Unternehmen Dienstleistungen erbringt oder Produkte liefert, welche anschließend in Rechnung gestellt werden. Sie sind somit der Debitor, oder auch “Schuldner”, das Unternehmen, welches Ihnen die Rechnung stellt, der Kreditor. Die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, diese Geschäftsvorfälle abzuwickeln.
Was versteht man unter Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung. Sie erledigt alle Aufgaben, die mit Eingangsrechnungen im Zusammenhang stehen. Grundsätzlich ist die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung, eingehende Rechnungen auf deren Richtigkeit zu prüfen, zu kontieren und abzulegen. Der genaue Umfang der Aufgaben hängt dabei von der Branche, der Größe und der Höhe der Ausgaben des Unternehmens ab. Natürlich spielen auch Standort und Währung eine Rolle.
Welche Ziele hat die Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass Rechnungen richtig verarbeitet werden und der Überblick über offene Posten gewahrt bleibt. Das grundlegende Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und somit die Lieferantenbeziehungen gepflegt werden. Das ist wichtig, um einen funktionierenden Liefer- und Beschaffungsprozess gewährleisten zu können.
Natürlich ist die Kreditorenbuchhaltung gerade für große Unternehmen, die mit einer Vielzahl an Lieferanten zusammenarbeiten, besonders wichtig. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von einer Kreditorenbuchhaltung: Auch für KMU’s sind Mahngebühren ärgerlich und die Zusammenarbeit mit unzufriedenen Lieferanten kann auch schwierig sein.
Unser Praxistipp: Die Etablierung einer Kreditorenbuchhaltung kann unter Umständen teuer sein: Gerade für KMU’s ist die Nutzung einer geeigneten Buchhaltungssoftware von Vorteil, welche wichtige Aufgaben automatisiert und vereinfacht, wie zum Beispiel die Verwaltung offener Posten.
Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Das Aufgabengebiet der Kreditorenbuchhaltung hat in etwa folgenden Ablauf:
- Rechnungsprüfung
- Erfassung der Eingangsrechnung
- Kontierung und Buchung der Eingangsrechnungen
- Verwaltung offener Posten
- Klären von Fragen zu Rechnungen
- Freigabe, Zahlung & Archivierung der Eingangsrechnung
- Stammdatenpflege
Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung ist ein wichtiger Teilbereich, wenn es um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen geht. Die Kreditorenbuchhaltung muss diese Rechnungen sowohl auf die formelle als auch die inhaltliche Richtigkeit überprüfen. Sollten nicht korrekte ausgestellte Rechnungen gebucht werden, könnte der Vorsteuerabzug in Gefahr geraten. Deshalb ist diese Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung besonders wichtig. In kleinen und mittelständischen Unternehmen, die keine eigene Kreditorenbuchhaltung haben, wird die Rechnungsprüfung oft von der normalen Buchhaltung übernommen. Dabei kann die Verwaltung der offenen Posten, aber auch die Bearbeitung von Eingangsrechnungen dank dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware automatisiert erledigt werden.
Erfassung der Eingangsrechnung
Im nächsten Schritt erfolgt die Erfassung der Eingangsrechnungen. Dieser Schritt ist heutzutage weitestgehend automatisiert. Die Eingangsrechnungen werden digital erfasst, ausgelesen und im besten Fall bereits vorkontiert.
Diese Automatisierung können Sie mit unterschiedlichen Programmen umsetzen
- ERP-Systeme
- Buchhaltungsprogramme
- Rechnungsprogramme
Wichtig bei der Erfassung von Eingangsrechnungen ist, dass jeder Rechnung dem richtigen Kreditor mittels einer Kreditorennummer zugeordnet wird. Nur so können die Rechnungen eindeutig wiedergefunden zu den entsprechenden Zahlungen zugeordnet werden.
Kontierung und Buchung der Eingangsrechnungen
Nachdem die Eingangsrechnungen erfasst worden sind, zählt zu den weiteren Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung deren Kontierung und Buchung. Das bedeutet, dass der Kreditorenbuchhalter einen Buchungssatz erstellt, der sowohl das Kreditorenkonto als auch das dazugehörige Aufwandskonto anspricht.
Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, die die Rechnungen bereits vorkontiert, sind Sie hier wesentlich schneller: Das System macht bereits einen Vorschlag, wie die Rechnung gebucht werden soll, der Kreditorenbuchhalter muss nur mehr einen Kontrollblick darauf werfen.
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Verwaltung offener Posten
Eine besonders wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Verwaltung der offenen Posten. Die Kreditorenbuchhaltung muss stets im Blick behalten, welche Eingangsrechnungen noch offen sind und gemäß ihrer Fälligkeit bearbeiten.Das verhindert nicht nur Mahnspesen, sondern sorgt auch für regelmäßigen Cash-Flow und besser planbare Liquidität. Meist bieten Unternehmen auch Skonti an, wenn man innerhalb einer bestimmten Frist zahlt. Üblich sind dabei zwischen 5 und 14 Tage. Wenn Sie innerhalb dieses Zeitrahmens bezahlen, sparen Sie sich im Normalfall 1-3% des Rechnungsbetrages.
Klären von Fragen zu Rechnungen
Wenn im Zuge der Verwaltung von Eingangsrechnungen Fragen zu einzelnen Belegen auftauchen, ist es auch die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung, diese zu klären. Moderne Belegmanagementlösungen erlauben Ihnen Rechnungen mit einem Klick zu teilen, Kollegen in Kommentaren zu markieren und Freigaben einfach einzuholen So lassen sich Fragen und Probleme zeitnah und ohne viel Aufwand klären.
Freigabe, Zahlung & Archivierung der Eingangsrechnung
Nachdem alle Fragen bezüglich einer Eingangsrechnung geklärt worden sind, wird diese zur Zahlung freigegeben. Auch das ist die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung. Wenn Sie Ihr Bankkonto mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft haben, ist auch das Bezahlen von Rechnungen ein Aufwand von nur wenigen Klicks.
Nachdem die Rechnung bezahlt worden ist, muss sie auch fachgerecht archiviert werden: Dafür müssen die GoBD beachtet werden. Am besten nutzen Sie ein Programm, das nach den GoBD-Richtlinien agiert. Wir haben für Sie eine Checkliste für eine GoBD-konforme Buchhaltung zusammengestellt.
Stammdatenpflege
Natürlich steht auch in der Kreditorenbuchhaltung Ordnung ganz oben: Alle Stammdaten von Kreditoren müssen regelmäßig gepflegt werden. Das bedeutet, jeder Kreditor bekommt eine eigene Identifikationsnummer, auch Kreditorennummer genannt. Diese Nummer können Sie mit zusätzlichen Informationen versehen, die den jeweiligen Kreditor betreffen.
Das könnte beispielsweise die Lieferanschrift oder die UID-Nummer sein. Diese Daten müssen regelmäßig gepflegt werden, auch diese Aufgabe übernimmt im Normalfall die Kreditorenbuchhaltung.
Wer kann die Kreditorenbuchhaltung machen?
Um Kreditorenbuchhalter zu werden, benötigt man eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Von den meisten Unternehmen wird aber auch erwartet, dass man mit ERP-Systemen umgehen kann. Dazu zählen beispielsweise SAP R/3 oder ähnliches.
Dabei spielt der Grad der Digitalisierung im Unternehmen eine tragende Rolle: Die buchhalterischen Aufgaben werden immer öfter digital erledigt. Deshalb sollte ein Kreditorenbuchhalter auch mit Buchhaltungsprogrammen u. ä. gut umgehen können und sich nicht scheuen, sich im technischen Bereich weiterzubilden.
Was verdient ein Kreditorenbuchhalter?
Abhängig von Berufserfahrung und Ausbildung verdient ein Kreditorenbuchhalter im Durchschnitt 30.000€ – 50.000€ im Jahr. Weiterbildungskurse, zum Beispiel im Bereich Umsatzsteuer oder Mahnwesen, verbessern dabei auch die Chancen auf eine Überzahlung. Darüber hinaus kann ein Kreditorenbuchhalter eine Weiterbildung zum IHK-geprüften Bilanzbuchhalter machen, wodurch seine Qualifikation steigt und im Normalfall auch sein Gehalt.
Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?
Der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ist schnell erklärt: Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um die Verwaltung der Kreditorenstammdaten und um Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten). Die Debitorenbuchhaltung hingegen kümmert sich um die Verwaltung der Debitorenstammdaten und um Ausgangsrechnungen (Forderungen).
Im Grunde ist die Debitorenbuchhaltung quasi das Spiegelbild zur Kreditorenbuchhaltung. Die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, sich um Lieferantenbeziehungen und um das Bezahlen offener Eingangsrechnungen zu kümmern. Dadurch können Sie Mahnspesen verhindern und Skonti nutzen.
Die Debitorenbuchhaltung kümmert sich um Ausgangsrechnungen, die an Kunden des Unternehmens gehen. Der größte Unterschied liegt dabei im Mahnwesen: Die Debitorenbuchhaltung ist einerseits zuständig für das Eintreiben der Forderungen, aber auch für die Einschätzung der Kreditwürdigkeit von Kunden. Das ist wichtig, um die Liquidität des Unternehmens gewährleisten zu können. Dazu werden oft Liquiditätsprognosen verwendet, um eventuelle Engpässe zu vermeiden, um einen reibungslosen Geldfluss im Unternehmen sicherstellen zu können.
Kreditorenbuchhaltung & Digitalisierung
Die Digitalisierung hält in allen Bereichen des Unternehmensalltags Einzug, so auch im Bereich der Buchhaltung. Mit steigender Digitalisierung, ändert sich auch das Anforderungsprofil an Kreditorenbuchhalter: Belege werden überwiegend digital verarbeitet, automatisch vorkontiert und verarbeitet. Teilweise werden Belege auch bereits dunkel gebucht. Auch die Bearbeitungs- sowie die Freigabeprozesse werden mittlerweile in vielen Unternehmen automatisiert, bzw. technisch unterstützt. Das bedeutet in Bezug auf die Aufgaben der Kreditorenbuchhalter, dass diese nicht nur fachliches Knowhow mitbringen müssen, sondern auch technisch versiert sein sollten.
Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung: Vorteile
Digitalisierung bedeutet nicht nur Mehrarbeit für Kreditorenbuchhalter, sondern sie nimmt ihnen auch redundante Arbeit ab. Ein gutes Buchhaltungsprogramm kann digitale Rechnungen automatisch auslesen und vorkontieren. Somit muss der Kreditorenbuchhalter nur mehr kontrollieren, ob die Vorkontierung korrekt ist. Auch Freigabeprozesse werden mithilfe der Digitalisierung erleichtert: Der Kreditorenbuchhalter muss bei Fragen nicht mehr telefonieren oder E-Mails schreiben, sondern kann die Rechnung mit nur einem Klick an den jeweiligen Mitarbeiter schicken, um die Rechnung sachlich prüfen zu lassen.
Wenn man sich erst einmal eingearbeitet hat, bringen Buchhaltungsprogramme enorme Vorteile und erleichtern die Aufgaben der Kreditorenbuchhalter um einiges. Wenn Sie selbst auf der Suche nach einem geeigneten Buchhaltungsprogramm sind, testen Sie doch domonda – kostenlos & unverbindlich. Sie sind noch nicht sicher, ob domonda das ist, wonach Sie suchen? Dann vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch, wir nehmen uns Zeit für Sie und beraten Sie gerne.
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
