Buchhaltung outsourcen: Vorteile einer externen Buchhaltung

Das Outsourcing der Buchhaltung bietet gerade für KMU‘s einige Vorteile: Reduktion von Personalkosten, erhöhte Datensicherheit und besser kalkulierbare Kosten. Zum Outsourcen der Buchhaltung kommen entweder Buchhalter oder Steuerberater in Frage oder man verwendet digitale Buchhaltungsprogramme.
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Inhaltsverzeichnis

Fachkundiges Personal, das sich in allen Bereichen des Unternehmens perfekt auskennt, ist das A und O für ein gut laufendes Unternehmen. Gerade in der Buchhaltung und dem Rechnungswesen ist es essenziell, geschultes Personal zu haben, das ganz genau weiß, was es tut. Doch manchmal fehlen genau in diesem Bereich das notwendige Know-How und Kleingeld, das für spezialisiertes Personal erforderlich wäre. Das sind auch der Gründe dafür, warum viele Unternehmen sich einen externen Steuerberater zulegen und ihre Buchhaltung auslagern.

Warum trotzdem auslagern?

Entscheidend für eine erfolgreiche Auslagerung der Buchhaltung ist einerseits die Transparenz, die oft mit dem Wachstum des Unternehmens sinkt, andererseits natürlich die Kosten der Auslagerung. Gerade der Transparenzverlust kann sich für die Unternehmen problematisch gestalten, da sie mit der Transparenz auch die Übersicht verlieren. Trotzdem hat eine externe Buchhaltung, wenn sie richtig gemacht wird,  gerade für KMU’s und Start-Ups  seine Vorteile: Wenn professionelle Begleitung angeboten wird und sich das gewählte System entsprechend den Umständen des Unternehmens anpasst sowie eine grundsätzliche Transparenz gewährleistet wird, dann sollte man über das Outsourcen der Buchhaltung jedenfalls nachdenken.

Vorteile einer externen Buchhaltung

Egal, ob Ihnen Buchhaltung Bauchschmerzen bereitet oder Sie sich einfach nur zu 100% auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten, die Buchhaltung auszulagern bringt Ihnen noch einige Vorteile mehr. Wir haben für Sie die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:

  • Konzentration auf das eigene Unternehmen

    Wenn die Buchhaltung im Unternehmen auf externe Partner verlagert wird, dann kann man sich mit einer ganz anderen Motivation auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Der Fokus bleibt auf den Gewinntreibern des Unternehmens und kann zielgerichtet gesetzt werden.

  • Überblick behalten dank Digitalisierung

    Heutzutage ist es beinahe Standard, seine Dokumente und Belege digital zu archivieren. Wird eine Buchhaltung mithilfe einer smarten Buchhaltungssoftware ausgelagert, so gestaltet sich der Schritt in die Digitalisierung wesentlich einfacher. Das bedeutet, dass befugtes Personal jederzeit den Überblick und Zugriff über eingegangene Belege behält und somit die letzte Instanz bleibt. Spezielle Buchhaltungsprogramme bieten sogar ein Forderungsmanagement an, das die Unternehmen dabei unterstützt, fehlende Zahlungen einzufordern.

  • Erhöhte (Daten-)Sicherheit und Kontrollmöglichkeiten

    Generell ist Datensicherheit ein wichtiger Eckpfeiler eines Unternehmens, so auch im Bereich der Buchhaltung. Ein Unternehmen muss sich nicht nur vor Cyber-Angriffen schützen, sondern auch nicht-personenbezogene Daten, wie Belege und Rechnungen, sicher verwahren können. Gerade letzteres kann eine enorme Herausforderung darstellen, wenn die Belege nur in Papierform existieren und nicht digital. Und hier kommen Buchhaltungsprogramme wie domonda ins Spiel: Mit domonda können Belege ganz einfach digitalisiert und revisionssicher verwahrt werden – mit Sicherheit keine verlorenen Belege mehr, die für die Buchhaltung relevant sind. Sollten Sie noch mehr zum Thema IT-Sicherheit wissen wollen, finden Sie diesbezüglich Informationen auf Webseite der WKO.

    Natürlich wird auch die Sicherheit insofern erhöht, als wenn ein Steuerberater oder Buchhalter mit ihrem Spezialwissen die Buchhaltung eines Unternehmens übernehmen, weil die Wahrscheinlichkeit von falschen Buchungen oder Fehlern, die auf Unwissen basieren, reduziert wird. Sollte dennoch ein Fehler passieren, der aufgrund grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz dem externen Buchhalter oder Steuerberater zugeschrieben werden kann, und in finanziellen Schaden des Unternehmens endet, so können Buchhalter oder Steuerberatung zur Verantwortung gezogen werden. Bei nicht korrekten Belegen beispielsweise, die fälschlicherweise an den Buchhalter oder Steuerberater weitergegeben werden, bleibt die Verantwortung jedoch beim Unternehmen.

  • Weniger Personalkosten

    Unter anderem wird der Aufwand für das Recruiting verringert und man spart sich die Eingewöhnungsphase eines neuen Mitarbeiters, wenn man die Buchhaltung auslagert. Oder man schafft neue Kapazitäten eines bestehenden Mitarbeiters, der vorher mit der Buchhaltungsaufgabe vertraut gewesen war. Und je mehr ein Unternehmen wächst, desto mehr muss auch die Buchhaltung ausgebaut werden – was sich wiederum in erhöhten Personalkosten widerspiegelt. Deshalb ist eine ausgelagerte Buchhaltung auch hier optimal, denn diese sich erhöhenden Kosten fallen dann weg. Außerdem gibt es auch Buchhaltungsprogramme wie domonda, die mit dem Unternehmen mitwachsen und somit eine flexible Lösungsvariante bieten.

    Durch die Software von domonda wird vollkommene Transparenz gewährleistet und Belege automatisch vorkontiert. Dadurch kann die Buchhaltung auch ganz einfach durch einen internen Mitarbeiter einfach erledigt werden. Schritt für Schritt kann die Buchhaltung langsam ausgelagert werden, indem man eines der Zusatzpakete von domonda nutzt, die die Buchhaltungssoftware nach Bedarf erweitern. Dann können Belege zur manuellen Nachbearbeitung an externes, professionell geschultes Personal gesendet werden, die die automatische Vorkontierung und Verbuchung kontrollieren.

  • Kostenkontrolle

    Kosten für eine ausgelagerte Buchhaltung sind wesentlich einfacher zu kalkulieren als die für eine interne Buchhaltung. Bei einer externen Buchhaltung handelt es sich meist um Fixkosten, die demnach nicht variabel und dementsprechend leicht miteinzuberechnen sind. Überstunden oder ähnliches fallen dann einfach weg.

 

Buchhaltung outsourcen: Kosten

Um die Buchhaltung sinnvoll auslagern zu können, sollten im Vorhinein die Kosten geklärt werden. Man kann sich beim Outsourcen der Buchhaltung entweder für einen externen Buchalter, Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware entscheiden. Natürlich sind die Kosten für einen externen Buchhalter oder Steuerberater je nach Tarif unterschiedlich – die Kosten steigen, je komplexer und umfangreicher sich die Datenströme gestalten. Einen enormen Vorteil bieten aktuell intelligente Buchhaltungsprogramme, die Unternehmen dort unterstützen, wo sie es brauchen, jedoch günstiger als Kanzleien sind. Wir haben für Sie dafür einen Anbietervergleich von Buchhaltungsprogrammen zusammengestellt, der Ihnen bei Bedarf weiterhelfen könnte.

Buchhaltung vom Steuerberater oder Buchhalter?

Der Unterschied zwischen einem externen Steuerberater und Buchhalter ist größer, als man vermuten würde: Ein Buchhalter darf zwar die laufende Buchhaltung durchführen und die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) versenden, jedoch darf ein Buchhalter keinen Jahresabschluss für das Unternehmen erstellen – ausgenommen sind hiervon Bilanzbuchhalter, die jedoch eine spezielle Berufsberechtigung besitzen. Ein Buchhalter darf auch nicht die steuerliche Vertretung des Unternehmens dem Finanzamt gegenüber übernehmen. Das gilt auch im Falle einer Steuerprüfung des Unternehmens. Außerdem unterliegen Buchhalter, im Gegensatz zu Steuerberatern, nicht der Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem Gericht.
Ein Steuerberater hingegen darf alles, was ein Buchhalter darf – laufende Buchhaltung, UVA versenden – und noch einiges zusätzlich, wie:

  • Jahresabschlüsse erstellen
  • Das Unternehmen steuerlich zu vertreten
  • Verschwiegenheit gegenüber dem Gericht

Buchhaltungssoftware: Weniger Kosten und viele Vorteile

Der wohl effizienteste Weg, Rechnungen verlustfrei zu sammeln und zu archivieren ist über eine Buchhaltungssoftware. Diese gesammelten Belege sparen sowohl dem Steuerberater als auch dem Unternehmen Zeit – und dadurch auch Geld. Natürlich gibt es auch hier wiederum wesentliche Unterschiede. Nicht alle Programme lernen mit jeder neuen Eingangsrechnung mit, um sie bereits richtig vorzukontieren. Mit domonda haben Sie eine Software, die nicht nur mittels KI mitlernt, sondern auch die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter einen einzelnen Belegkreis zu erstellen, womit sich auch Ihre Spesenabrechnung um einiges erleichtert.

Externe Buchhaltung mit domonda

Mit der übersichtlich gestalteten Plattform von domonda können Unternehmen Buchhaltung und Rechnungswesen entlang des eigenen Unternehmenswachstums optimal abbilden.

Dank der Kernfunktionalität der digitalen Belegerfassung wird beispielsweise die vorbereitende Buchhaltung so strukturiert, dass sie intern, aber auch extern, bestens nachvollziehbar ist. Mit domonda gestaltet sich das Outsourcing der Buchhaltung besonders einfach und flexibel. Es kann mit wesentlich weniger Aufwand intern oder auch extern erledigt werden. Einer der größten Vorteile der externen Buchhaltung mit  domonda ist, dass das Unternehmen zu jederzeit über seine Daten verfügen kann.  Außerdem begibt es sich in keine Abhängigkeiten.

Außerdem wächst domonda mit Ihrem Unternehmen mit! Bei komplexer werdenden Rechnungsfreigaben oder Mehrarbeit im Forderungsmanagement,  gibt es entsprechende Workflows und Features bei domonda, mit welchen Sie Ihre domonda-Plattform erweitern können.

Mit dem Finanz-Dashboard von domonda behalten Sie jederzeit den Überblick

Die virtuelle Finanzabteilung von domonda

domonda vereint auf seiner Plattform Prozessautomatisierung und verschiedenste on-demand services. Kunden können erfahrene Spezialisten zu neuen oder komplexen Finanzthemen konsultieren, ohne eigens die Position eines Controllers oder CFO’s ausschreiben zu müssen. Das domonda Expertennetzwerk entwirft passgenaue Lösungen mit Fokus auf Ihre Finanzplattform, sodass auch diese Beratung und dieser Entwicklungsschritt zentral und strukturiert abgebildet wird. Mit domonda wird eine professionelle, bedarfsgerechte Finanzabteilung im Mittelstand leistbar.

Über den Autor

Stefan Spiegel

Stefan Spiegel

Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.

Der domonda Blog

domonda ist die innovative virtuelle Finanzabteilung für Unternehmen. In unserem Blog schreiben wir über Wichtiges und Lesenswertes zu Steuerthemen, Finanzen und Digitalisierung von Finanzprozessen für Unternehmen.

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