Aller Anfang ist schwer: Aber auch in der Buchhaltung ist noch kein Meister vom Himmel gefallen! Wir geben Ihnen hier einen Einblick in die Grundlagen, die eine gute Buchhaltung für ein Startup oder Jungunternehmen ausmachen & erklären die unterschiedlichen Arten der Buchführung und Konten.
Was ist Buchhaltung?
Buchhaltung ist ein wichtiger Teil des Rechnungswesens innerhalb eines Unternehmens. In der Buchhaltung werden alle monetären, aber auch nicht-monetären Zahlungsvorgänge erfasst und aufgelistet. Der Begriff der „Buchhaltung“ stammt noch aus einer Zeit, in der alle Belege, die das Unternehmen betreffen, analog gesammelt und auch tatsächlich in Buchform erfasst worden sind. Heutzutage sind dafür bereits viele unterschiedliche Buchhaltungsprogramme auf dem Markt, die eine solche Erfassung wesentlich vereinfachen und erleichtern.
Einfache vs. Doppelte Buchführung – wer ist wofür verpflichtet?
Es gibt im Allgemeinen nur zwei verschiedene Verfahren, um den Gewinn am Jahresende zu ermitteln:
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Doppelte Buchführung und Bilanzierung
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird auch gerne als „einfache“ Buchführung bezeichnet, da sie weniger komplex als die doppelte Buchführung ist.
Welche Variante letztendlich verwendet werden muss, hängt vor allem davon ab, welche Rechtsform das Unternehmen eingetragen hat sowie in welcher Höhe sich der Jahresumsatz und gleichzeitig auch der Jahresabschluss befindet. So haben beispielsweise folgende Rechtsformen die Pflicht zur doppelten Buchführung:
- Kommanditgesellschaft
- Offene Handelsgesellschaft
- Aktiengesellschaft
- GmbH (& Co. KG)
Was versteht man unter „buchführungspflichtig“?
Die „Buchführungspflicht“ sagt eigentlich nur, dass ein Unternehmen dazu verpflichtet ist, Bücher zu führen. Genauer gesagt, dass ein Unternehmen die Pflicht zur doppelten Buchführung hat – dazu zählen auch Jahresabschluss und Bilanzen. Das sind wiederum jene Unternehmen, die einen bestimmten Jahresumsatz und eine passende Rechtsform besitzen.
Einfache Buchführung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) betrifft in erster Linie Einzelunternehmen oder Freiberufler, jedenfalls aber alle, die nicht buchführungspflichtig sind. Vereinfacht könnte man sagen, dass die EÜR folgendermaßen funktioniert:
Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn/Verlust
Bei diesem vereinfachten Prinzip geht es darum, den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens nur in Hinblick auf Betriebseinnahmen und -ausgaben, die im Zeitraum des Geschäftsjahres tatsächlich entweder bar oder unbar (also über Geschäftskonten) ein oder abgegangen sind, zu errechnen. Dieses Prinzip wird auch als Zufluss-Abfluss-Prinzip bezeichnet.
Doppelte Buchführung: Kontierung und Bilanzierung
Grundsätzlich erfolgt die Ermittlung des Gewinns für buchführungspflichtige Unternehmen durch einen sogenannten Betriebsvermögensvergleich. Um einen solchen Vergleich machen zu können, muss sowohl eine Eröffnungs- als auch eine Schlussbilanz erstellt werden. Einfach gesagt wird der Status zu Beginn des Geschäftsjahres mit dem am Ende verglichen und dadurch der Gewinn bzw. der Verlust errechnet:
Gewinn/Verlust = Betriebsvermögen am Jahresanfang – Betriebsvermögen am Jahresende
Grundsätzlich gilt bei der doppelten Buchführung: Jeder Geschäftsfall muss in der Buchhaltung festgehalten werden und gleichzeitig einem Konto zugewiesen werden. Die Entscheidung, welcher Beleg für welche Konten relevant ist, nennt sich Kontierung. Mittlerweile gibt es Programme, die die Vorkontierung von Belegen bereits im Zuge der Digitalisierung und mithilfe einer KI voll automatisiert vornehmen – ansonsten kann man auch einfach einen Stempel oder EDV-Sticker als Kennzeichnung, dass bereits händisch vorkontiert wurde, verwenden. Jedenfalls werden in der Buchhaltung folgende Merkmale eines Belegs benötigt, um diesen korrekt verbuchen zu können:
- Belegnummer sowie Belegdatum
- Buchungsnummer sowie Buchungsdatum
- Betrag (Steuern haben ein eigenes Konto)
- Buchungstext
Dennoch gilt sowohl hier als auch bei der EÜR: Keine Buchung ohne Beleg.
Die Buchhaltung muss für Außenstehende in jedem Fall nachvollziehbar sein und alles, was in der Buchhaltung aufscheint, muss auch belegt werden können. Dabei ist es wichtig, ordentlich und sauber zu arbeiten, damit keine Belege verloren gehen und dann am Jahresende das große Suchen beginnt.
Unser Tipp: Gerade wenn man in die Buchhaltung als Anfänger einsteigt, ist es ratsam, auf eine Buchhaltungssoftware zurückzugreifen. Diese kann Sie in bestimmten Bereichen, wie beispielsweise der automatischen Vorkontierung, hierarchisierten Rechnungsfreigabe oder mithilfe einer smarter Bankintegration, bei Ihrer Buchhaltung effizient unterstützen.
Hier finden Sie weiterführende, offizielle Informationen der WKO zu den verschiedenen Gewinnermittlungsmethoden.
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Was passiert, wenn Belege in der Buchhaltung fehlen?
Belege sind für Unternehmen deshalb so wichtig, weil sie für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgen. Sie müssen korrekt kontiert und gebucht werden, damit man sie im Falle einer Kontrolle des Finanzamtes jederzeit vorlegen kann.
Die Buchhaltung inklusive aller Belege muss so gestaltet sein, dass diese auch von externem, Fachpersonal, wie einem Betriebsprüfer, verstanden werden kann.
Wenn im Zuge einer solchen Betriebsprüfung eine Buchung ohne Beleg auftaucht, dann werden die Anwendungen, die davon betroffen sind, vom Finanzamt nicht anerkannt – wodurch der Vorsteuerabzug nicht gewährt wird. Dadurch wiederum kommt es zu einer Erhöhung des Gewinns und damit gleichzeitig zu einer höheren zu zahlenden Steuersumme.
Sollten mehr Belege fehlen als irgendwie vertretbar, kann es sein, dass das Finanzamt die gesamte Buchhaltung für nichtig erklärt. Das wiederum führt zu einer Schätzung der Umsatzsteuer und Körperschaftsteuer (Einkommensteuer) durch das Finanzamt, was zu einer deutlichen Mehrbelastung für das Unternehmen führen kann.
Sollte man dies vermeiden wollen und einen Steuerberater beauftragen, fehlende Belege nachzubearbeiten, ist auch das keine günstige Lösung: Solche Steuerberater Kosten können durchaus enorm sein.
Deshalb ist es immer besser, Belege sauber und ordentlich aufzubewahren, am besten alle Rechnungen zu digitalisieren, um ein solches Chaos am Jahresende zu vermeiden.
Warum Buchhaltung so wichtig ist
Kein Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler kann sich freiwillig entscheiden, eine Buchhaltung zu haben oder nicht. Man ist gesetzlich dazu verpflichtet, in Unternehmen jedweder Größe seine Ein- und Ausgaben zu dokumentieren und ordentlich aufzuschlüsseln. Jedoch unterscheidet sich sehr wohl die Art und Methodik der Buchführung. Einerseits gibt es die Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜR, andererseits die doppelte Buchführung.
In Deutschland wird die Pflicht zur Buchführung im §238 des Handelsgesetzbuches (HGB) geregelt. Hier wird auch geklärt, wie die Bücher geführt werden müssen, damit auch sachverständige Außenstehende alle Angaben, Belege und Buchungen verstehen können.
In Österreich finden sich alle Regelungen zur Buchführungspflicht sowie zur Buchführung allgemein im Unternehmensgesetzbuch (UGB). Grundsätzlich ist sich die Gesetzeslage in Österreich und Deutschland relativ ähnlich, jedoch bei den Schwellenwerten (ab welchen die Unternehmen als buchführungspflichtig gelten) variieren die Zahlen: In Deutschland reicht ein Jahresumsatz von 600.000€ aus, in Österreich müssen es hingegen 700.000€ sein, um die Pflicht zur doppelten Buchführung zu haben.
Buchhaltung digitalisieren
Abgesehen davon, dass Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler quasi dazu gezwungen werden, ordentlich mit ihrer Buchhaltung umzugehen, ist dies gleichzeitig auch ein großer Vorteil für die Kaufleute selbst: Wenn man von Anfang an den Überblick über alle Finanzen und sonstige firmeninterne Transaktionen behält, können Geschäftsabläufe optimiert und Kosten eingespart werden.
Eine gute Buchhaltungssoftware kann genau hier unterstützen, Belege digital erfassen, Rechnungsprüfung- und Freigaben digital abwickeln, Verbindlichkeiten übersichtlich auflisten oder sogar die Anbindungen an den Steuerberater gewährleisten, um dadurch den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren.
Mittlerweile zählt es quasi zu dem Standard, dass ein Unternehmen auf externe Steuerberater zurückgreift. Das bietet einerseits den Vorteil, dass Jahresabschluss und Co. ausgelagert werden können, andererseits kann die Arbeitsleistung individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Wenn Sie Ihre Finanzen bereits digitalisiert haben oder im Begriff sind, dies zu tun, sollten Sie auf externe Steuerberater zurückgreifen, die ebenfalls im digitalen Bereich arbeiten. Wir haben für Sie eine Liste an Partnerkanzleien zusammengestellt, welche technisch besonders versiert sind und die perfekte Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware bieten.
Grundsätzlich ist die Buchhaltung für ein Unternehmen auch deshalb so wichtig, weil man bestimmte, essenzielle unternehmensrelevante Kennzahlen griffbereit hat. Dazu zählen zum Beispiel:
- die Höhe des Eigenkapitals bzw. des Vermögens
- sind Schulden vorhanden – wenn ja wie hoch?
- wie hoch sind die Einnahmen und Ausgaben?
Wer ein erfolgreiches Unternehmen führen möchte, der hat diese (und noch weitere) Kennzahlen im Auge, um die finanzielle Lage jederzeit richtig einschätzen und rechtzeitig die richtigen Maßnahmen treffen zu können.
Buchführung mit einer Buchhaltungssoftware
Egal ob doppelte Buchhaltung oder EÜR – eine digitale Unterstützung in der Buchhaltung lohnt sich in jedem Fall. Wichtig dabei ist, dass sich das Buchhaltungsprogramm an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst und im besten Fall sogar mit diesem mitwächst.
Es gibt sowohl für sehr große als auch für sehr kleine Unternehmen, KMU’s oder Freiberufler das passende Programm, das speziell für die jeweils relevanten Fälle ausgerichtet ist. In unserem großen Buchhaltungssoftware Vergleich können Sie sich selbst ein Bild von dem Angebot an Buchhaltungssoftware machen.
Besonders empfehlenswert ist es, wenn man auf eine Buchhaltungssoftware umsteigen möchte, im Zuge dessen gleich die gesamten Finanzen zu digitalisieren. Denn es gibt viele gute Gründe, seine Buchhaltung zu digitalisieren! Unter anderem können Sie dadurch eine vorbereitende Buchhaltung etablieren, die Sie Zeit & Geld sparen lässt, dank smarter Automatisierungen.
Sie möchten sich nun hinsichtlich der Digitalisierung Ihrer Finanzen beraten lassen? Unsere Experten stehen gerne zu Ihrer Verfügung und beraten Sie kostenlos. Oder Sie testen einfach & unkompliziert unsere Buchhaltungssoftware domonda – und überzeugen sich einfach selbst. So einfach kann Buchhaltung sein!
Über den Autor
Mathias ist Geschäftsführer von domonda und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Unternehmer im Tech- und Marketingumfeld. Die digitale Finanzabteilung erfolgreich in KMUs zu etablieren ist seine Mission.
